Organizacja pięciu spotkań informacyjno-konsultacyjnych dla dyrektorów szkół/placówek

Wielkość lub zakres

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa pięciu spotkań informacyjno-konsultacyjnych dla dyrektorów szkół/placówek, zwane dalej „Zadaniem”.2. Każde spotkanie odbędzie się w Warszawie lub okolicach Warszawy (w promieniu do 40 km mierząc od Dworca Centralnego w Warszawie) i obejmuje kompleksową obsługę gastronomiczną, hotelarską i konferencyjną. Każde spotkanie będzie trwało 2 dni i weźmie w nim udział maksymalnie 160 osób, Zamawiający każdorazowo wskaże do 8 osób (np. trenerów oraz osób kontrolujących), które wezmą udział w poszczególnych spotkaniach na takich samych warunkach, jak uczestnicy. Zamawiający ma prawo zmniejszyć liczbę uczestników na każdym ze spotkań o 20 % , liczone od maksymalnej liczby osób na danym spotkaniu.. Spotkanie będą przeprowadzone w 2 dniowych cyklach, uczestnicy będą pracować w 6 grupach o liczebności 24-27 osób.3. Wykonawca podczas organizacji każdego spotkania będzie odpowiadać zwłaszcza za zapewnienie:— przygotowania list uczestników spotkania;— sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem konferencyjnym i obsługą techniczną;— materiałów informacyjnych, konferencyjnych i szkoleniowych dla wszystkich osób obecnych na spotkaniu;— możliwości wydrukowania/skserowania materiałów przez Zamawiającego w hotelu/obiekcie/ośrodku konferencyjnym przeznaczonych na potrzeby każdego spotkania w liczbie 200 stron (format A4, jednostronny druk/ksero, czarno-biały);— obsługi gastronomicznej i wyżywienia;— rozdania zaświadczeń z udziału w spotkaniu przygotowanych przez Zamawiającego;— noclegów w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych.— wydrukowania dla uczestników każdego ze spotkań materiałów. Na każde spotkanie maksymalnie w liczbie 4800 stron w formacie A4, czarno-białe, jednostronne zgodnie z zaleceniami Zamawiającego.4. Hotel/ośrodek/obiekt konferencyjny musi spełniać standardy minimum hotelu trzygwiazdkowego (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarkii Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów,w których są świadczone usługi hotelarskie) i znajdować się w miejscu, do którego możliwy jest bezpośredni (bez przesiadki) dojazd środkiem komunikacji miejskiej (tj. m.in. autobus, tramwaj, kolej miejska) z Dworca Centralnego w Warszawie. Czas dojazdu komunikacją publiczną, zgodnie z rozkładem jazdy, nie może przekraczać 30 minut. Czas dojazdu do hotelu/ośrodka/obiektu konferencyjnego nie dotyczy dojścia z/do przystanku i oczekiwania na transport. Odległość między przystankiem a miejscem spotkania nie może przekroczyć 300 m. odległości drogowej.5. Jeżeli hotel/ośrodek/obiekt konferencyjny znajduje się w miejscu, do którego niemożliwy jest bezpośredni dojazd środkiem komunikacji miejskiej (tj. m.in. autobus, tramwaj, kolej miejska) z Dworca Centralnego w Warszawie a czas dojazdu komunikacją publiczną, zgodnie z rozkładem jazdy, przekracza 30 minut, Wykonawca zapewni transport uczestników z Dworca Centralnego w Warszawie do hotelu/ośrodka/obiektu konferencyjnego i odwrotnie na własny koszt. Pojazdy do transportu zostaną podstawione w odległości do 200 m. odległości drogowej od Dworca Centralnego w Warszawie, w miejscu umożliwiającym bezpieczne wsiadanie uczestników spotkania.Pojazd powinien spełniać następujące wymagania:— rok produkcji - nie starszy niż z 2005 r.— wyposażenie - duże luki bagażowe, sprawna klimatyzacja;— stan techniczny musi spełniać warunki dopuszczenia do ruchu drogowego zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.Ponadto pojazd będzie oznakowany w sposób umożliwiający bezproblemową identyfikację dla uczestników spotkania (np. nazwa ORE wraz z logotypami, zgodnymi z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL). W przypadku konieczności uczestniczenia w spotkaniach osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni pojazd przystosowany do transportu osób niepełnosprawnych.6. Spotkanie, zakwaterowanie i wyżywienie musi odbywać się w tym samym hotelu/ośrodku/obiekcie konferencyjnym.7. Wykonawca, w ramach budżetu, zapewni niezbędną obsługę spotkań w zakresie administracyjno-organizacyjnym, tj. zapewni obsługę minimum 3 specjalistów ds. administracyjnych odpowiedzialnych w szczególności za:— rejestrację uczestników;— rozdanie (do wypełnienia) uczestnikom formularzy PEFS, sprawdzenie kompletności wpisów w formularzach przy odbieraniu ich od uczestników, odebranie wypełnionych formularzy PEFS od uczestników i przekazanie ich do Zamawiającego;— pomoc uczestnikom we wszystkich kwestiach organizacyjnych;— kontakty z Zamawiającym we wszystkich kwestiach organizacyjno–technicznych związanych z realizacją Zadania;— bieżące ustalenia z osobami odpowiedzialnymi za: wynajem sali, wyżywienie, zakwaterowanie i noclegi;— wydawanie materiałów informacyjnych, materiałów przekazanych przez Zamawiającego itp. w tym materiałów wydrukowanych przez Wykonawce na każde ze spotkań (w maksymalnej liczbie 4800 stron na każde ze spotkań) w oparciu o wytyczne przekazane przez Zamawiającego;— rozwiązywanie bieżących problemów technicznych (np. problemów ze sprzętem, aranżacją sal szkoleniowych, itp.);— oznakowanie, zgodnie z zasadami oznakowania projektów PO KL (logo PO KL, znak ORE, UE) sal, w których będą odbywały się szkolenia oraz przygotowanie drogowskazów i tablic informacyjnych (zawierających informację o współfinansowaniu projektu ze środków UE i EFS i odpowiednio oznakowanych) w budynkach, w których znajdują się sale.— rozdawanie zaświadczeń, potwierdzających udział w spotkaniach.8. Wykonawca realizuje Zadanie zgodnie z zasadą polityki równości płci.500 530,49