Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego/spotkań konsultacyjnych/szkoleń dla Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) organizacja minimalnie jednego, maksymalnie trzech posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (KM) na terenie obszaru wsparcia PO (dwa planowane po stronie polskiej – obszar województwa lubuskiego oraz jedno po stronie niemieckiej – część Kraju Związkowego Brandenburgia);
2) organizacja minimalnie dwóch, maksymalnie ośmiu spotkań konsultacyjnych/szkoleń organizowanych przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (WST), na terenie obszaru wsparcia PO (po stronie polskiej-obszar województwa lubuskiego oraz po stronie niemieckiej- część Kraju Związkowego Brandenburgia).
Opis Przedmiotu Zamówienia.
Część I OPZ.
I. Przedmiotem zamówienia jest organizacja minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie trzech posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 w ciągu roku 2015.
1. Miejsce planowanego posiedzenia:
a) obszar województwa lubuskiego;
b) obszar 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgii: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.
3. Ostateczne miejsce posiedzenia zostanie wskazane przez Zamawiającego nie później niż 15 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.
Planowana liczba uczestników każdego z posiedzeń: maksymalnie 35 osób.
4. Ramy czasowo-lokalizacyjne posiedzenia:
Posiedzenia jednodniowe (maks. czas trwania posiedzenia: 8 godz.) lub dwudniowe (maks. czas trwania posiedzenia: 8 godz. w pierwszym dniu oraz 8 godz. w drugim dniu) w ciągu I, II, III lub IV kwartału 2015 r. w miejscu leżącym na terenie województwa lubuskiego lub na terenie 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgii: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.
II. Usługa ma zawierać następujące elementy:
1. usługa konferencyjna:
a) sala klimatyzowana/ogrzewana dla minimum 35 osób;
b) stoły konferencyjne – układ stołów w podkowę zewnętrzną;
c) sala musi posiadać zaplecze sanitarne;
d) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania;
e) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny;
f) dodatkowe miejsce na 1 kabinę do tłumaczenia symultanicznego.
Sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie dla obsługi technicznej tłumaczy i cateringu oraz przygotowana i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia dla pracowników Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się oddelegować co najmniej 1 pracownika na czas spotkania, który będzie odpowiadał za prawidłowy przebieg spotkania pod względem organizacyjnym.
Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się:
— przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
— dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania,
— estetycznie podawać posiłki,
— zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia. Wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki,
— zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników posiedzenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku,
— świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych,
— przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.),
— przestrzegać przepisów sanitarno-epidemiologicznych, BHP i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi,
— dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia.
W przypadku, gdy Zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym Wykonawcę w terminie nie później niż 2 tygodnie przed datą planowanego posiedzenia. Koszt wynajmu sali konferencyjnej w tym przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji posiedzenia.
2. Usługi cateringowe (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji posiedzenia):
— 1 dzień posiedzenia: 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja.
Oprócz wyznaczonego miejsca na bufet („Szwedzki stół” z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje: woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę) oraz soki (soki owocowe 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). Szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę.
Przerwa kawowa – Przerwa kawowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób):
a) pierwsza przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.
W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki (obłożone 1-2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 3 sztuk/osobę).
b) druga przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą).
c) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób): w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:
— 2 rodzaje zupy,
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę),
— 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym – 100–150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu: banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z Zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę).
Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona/z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.
d) Kolacja: dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy maksymalnie 40 osób), w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń - min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.
— 2 dzień posiedzenia (w przypadku posiedzenia trwającego 2 dni): 1 przerwa kawowa, obiad.
Przerwa kawowa – Przerwa kawowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób):
a) przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę;
W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki (obłożone 1-2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 3 sztuk/osobę).
b) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy - maksymalnie 40 osób): w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:
— 2 rodzaje zupy,
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser – dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę),
— 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym – 100–150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu: banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z Zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę).
Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.
3. Usługi hotelarskie:
— o konieczności rezerwacji miejsc noclegowych oraz rezerwacji blokowej Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 10 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia KM,
— w zależności od wskazanych przez Zamawiającego ram czasowych danego posiedzenia Wykonawca zapewni od jednego do ośmiu noclegów (maksymalnie po 2 noclegi dla 4 osób) dla uczestników posiedzenia. Dokładna liczba osób zostanie wskazana najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem,
— Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane posiedzenie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez Zamawiającego. Maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji posiedzenia nie może być większa niż 2,5 km,
— Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z Niemiecką klasyfikacją hoteli oraz Niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (Deutschen Hotelklassifizierung, Deutsche Klassifizierung für Gästehäuser, Gasthöfe und Pensionen [G-Klassifizierung]),
— Wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania pokoje 1-osobowe i/lub 2-osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym,
— Zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 4 pokoi jednoosobowych (każdy na maksymalnie 2 noclegi),
— dla pozostałych uczestników posiedzenia (maksymalnie 25 osób) Wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „PL-BB”,
— rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia. Koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej,
— ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie,
— cena śniadania będzie wliczona w cenę noclegu.
Część II OPZ
I. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca, kompleksowej obsługi gastronomicznej na potrzeby organizacji minimalnie 2 spotkań/szkoleń, maksymalnie 8 spotkań/szkoleń organizowanych przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (WST) w ciągu roku 2015.
1. Miejsce planowanych spotkań/szkoleń:
a) obszar województwa lubuskiego;
b) obszar 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgia: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.
2. Dokładne miejsce, czas (spotkanie 1 lub 2 dniowe) spotkania/szkolenia zostanie wskazane przez Zamawiającego nie później niż 10 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania/szkolenia.
Planowana liczba uczestników każdego spotkania/szkolenia: minimalnie 8 osób, maksymalnie 30 osób.
II. Usługa zawierać ma następujące elementy (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):
1. usługa gastronomiczna:
Oprócz wyznaczonego miejsca na bufet (Szwedzki stół z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym muszą być zapewnione napoje: woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). oraz soki (soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). Szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Przerwy kawowe, obiady oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę.
2. Szczegółowe elementy usługi cateringowej:
— 1 dzień spotkania/szkolenia: 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja,
— 2 dzień posiedzenia/szkolenia (w przypadku spotkania trwającego 2 dni): 1 przerwa kawowa, obiad.
Dzień 1.
— Przerwa kawowa. Wybór wariantu przerwy kawowej zostanie potwierdzony przez Zamawiającego w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia. Możliwe warianty:
a) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą);
b) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: kanapki (obłożone 1-2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 4 sztuk/osobę), ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.).
— Przerwa obiadowa - przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:
2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba np.: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę).
— Kolacja - przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:
2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba np.: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę).
Dzień 2
— Przerwa kawowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:
herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą).
— Przerwa obiadowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:
2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).
Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę).
2. Usługi hotelarskie (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):
W zależności od wskazanych przez Zamawiającego ram czasowych danego spotkania/szkolenia Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie/szkolenie. Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z Niemiecką klasyfikacją hoteli oraz Niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (Deutschen Hotelklassifizierung, Deutsche Klassifizierung für Gästehäuser, Gasthöfe und Pensionen [G-Klassifizierung]).
Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez Zamawiającego. Maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji spotkania nie może być większa niż 2,5 km.
Wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania/szkolenia pokoje 1-osobowe i/lub 2-osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym. Śniadanie będzie wliczone w cenę noclegu.
Dla uczestników spotkania/szkolenia (maksymalnie 20 osób) Wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „PL-BB”.
Rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem spotkania/szkolenia. Koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej.
Ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie.
3. Wynajem oraz przygotowanie sali konferencyjnej na potrzeby spotkania (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):
Usługa konferencyjna:
a) sala klimatyzowana dla minimum 30 osób;
b) stoły konferencyjne – układ stołów w podkowę zewnętrzną;
c) sala musi posiadać zaplecze sanitarne;
d) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny;
e) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania;
f) dodatkowe miejsce na 1 kabinę do tłumaczenia symultanicznego.
Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania.
Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się:
— przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,
— dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania,
— estetycznie podawać posiłki,
— zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia. Wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki,
— zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników spotkania/szkolenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku,
— świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych,
— przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.),
— przestrzegać przepisów sanitarno-epidemiologicznych, BHP i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi,
— dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia.
Sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie dla obsługi technicznej tłumaczy i cateringu oraz przygotowana i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia dla pracowników Zamawiającego.
W przypadku, gdy Zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym Wykonawcę w terminie nie później niż 10 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia. Koszt wynajmu sali konferencyjnej w takim przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji spotkania.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2014-12-11. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-12-03.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Deluxe Event Sp. z o.o.

Kto?

• Centrum Projektów Europejskich

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2014-12-03	Ogłoszenie o zamówieniu
2015-01-13	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2014-12-03)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres: 50 000
Całkowita wartość zamówienia: 50 000 💰
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Centrum Projektów Europejskich
Adres pocztowy: ul. Domaniewska 39a
Kod pocztowy: 02-672
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.cpe.gov.pl 🌏
E-mail: katarzyna.bien@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783124 📞
Fax: +48 222019725 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2014-12-03 📅
Termin składania ofert: 2014-12-11 📅
Data publikacji: 2014-12-06 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2014/S 236-415311
Numer Dz.U.-S: 236
Informacje dodatkowe

Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) organizacja minimalnie jednego, maksymalnie trzech posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (KM) na terenie obszaru wsparcia PO (dwa planowane po stronie polskiej – obszar województwa lubuskiego oraz jedno po stronie niemieckiej – część Kraju Związkowego Brandenburgia);

2) organizacja minimalnie dwóch, maksymalnie ośmiu spotkań konsultacyjnych/szkoleń organizowanych przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (WST), na terenie obszaru wsparcia PO (po stronie polskiej-obszar województwa lubuskiego oraz po stronie niemieckiej- część Kraju Związkowego Brandenburgia).

Opis Przedmiotu Zamówienia.

Część I OPZ.

I. Przedmiotem zamówienia jest organizacja minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie trzech posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 w ciągu roku 2015.

1. Miejsce planowanego posiedzenia:

a) obszar województwa lubuskiego;

b) obszar 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgii: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.

3. Ostateczne miejsce posiedzenia zostanie wskazane przez Zamawiającego nie później niż 15 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

Planowana liczba uczestników każdego z posiedzeń: maksymalnie 35 osób.

4. Ramy czasowo-lokalizacyjne posiedzenia:

Posiedzenia jednodniowe (maks. czas trwania posiedzenia: 8 godz.) lub dwudniowe (maks. czas trwania posiedzenia: 8 godz. w pierwszym dniu oraz 8 godz. w drugim dniu) w ciągu I, II, III lub IV kwartału 2015 r. w miejscu leżącym na terenie województwa lubuskiego lub na terenie 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgii: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.

II. Usługa ma zawierać następujące elementy:

1. usługa konferencyjna:

a) sala klimatyzowana/ogrzewana dla minimum 35 osób;

b) stoły konferencyjne – układ stołów w podkowę zewnętrzną;

c) sala musi posiadać zaplecze sanitarne;

d) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania;

e) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny;

f) dodatkowe miejsce na 1 kabinę do tłumaczenia symultanicznego.

Sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie dla obsługi technicznej tłumaczy i cateringu oraz przygotowana i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia dla pracowników Zamawiającego.

Wykonawca zobowiązuje się oddelegować co najmniej 1 pracownika na czas spotkania, który będzie odpowiadał za prawidłowy przebieg spotkania pod względem organizacyjnym.

Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się:

— przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,

— dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania,

— estetycznie podawać posiłki,

— zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia. Wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki,

— zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników posiedzenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku,

— świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych,

— przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.),

— przestrzegać przepisów sanitarno-epidemiologicznych, BHP i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi,

— dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia.

W przypadku, gdy Zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym Wykonawcę w terminie nie później niż 2 tygodnie przed datą planowanego posiedzenia. Koszt wynajmu sali konferencyjnej w tym przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji posiedzenia.

2. Usługi cateringowe (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji posiedzenia):

— 1 dzień posiedzenia: 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja.

Oprócz wyznaczonego miejsca na bufet („Szwedzki stół” z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje: woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę) oraz soki (soki owocowe 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). Szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

Przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę.

Przerwa kawowa – Przerwa kawowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób):

a) pierwsza przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.

W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki (obłożone 1-2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 3 sztuk/osobę).

b) druga przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą).

c) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób): w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:

— 2 rodzaje zupy,

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę),

— 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym – 100–150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu: banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z Zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę).

Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona/z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.

d) Kolacja: dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy maksymalnie 40 osób), w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).

Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń - min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.

— 2 dzień posiedzenia (w przypadku posiedzenia trwającego 2 dni): 1 przerwa kawowa, obiad.

a) przerwa kawowa: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę;

b) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy - maksymalnie 40 osób): w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym:

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser – dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę),

Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.

3. Usługi hotelarskie:

— o konieczności rezerwacji miejsc noclegowych oraz rezerwacji blokowej Zamawiający poinformuje Wykonawcę na 10 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia KM,

— w zależności od wskazanych przez Zamawiającego ram czasowych danego posiedzenia Wykonawca zapewni od jednego do ośmiu noclegów (maksymalnie po 2 noclegi dla 4 osób) dla uczestników posiedzenia. Dokładna liczba osób zostanie wskazana najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem,

— Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane posiedzenie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez Zamawiającego. Maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji posiedzenia nie może być większa niż 2,5 km,

— Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z Niemiecką klasyfikacją hoteli oraz Niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (Deutschen Hotelklassifizierung, Deutsche Klassifizierung für Gästehäuser, Gasthöfe und Pensionen [G-Klassifizierung]),

— Wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania pokoje 1-osobowe i/lub 2-osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym,

— Zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 4 pokoi jednoosobowych (każdy na maksymalnie 2 noclegi),

— dla pozostałych uczestników posiedzenia (maksymalnie 25 osób) Wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „PL-BB”,

— rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia. Koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej,

— ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie,

— cena śniadania będzie wliczona w cenę noclegu.

Część II OPZ

I. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca, kompleksowej obsługi gastronomicznej na potrzeby organizacji minimalnie 2 spotkań/szkoleń, maksymalnie 8 spotkań/szkoleń organizowanych przez Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (WST) w ciągu roku 2015.

1. Miejsce planowanych spotkań/szkoleń:

b) obszar 3 powiatów Kraju Związkowego Brandenburgia: Märkisch-Oderland, Oder-Spree oraz Spree-Neiße oraz miast na prawach powiatu: Frankfurt nad Odrą i Cottbus.

2. Dokładne miejsce, czas (spotkanie 1 lub 2 dniowe) spotkania/szkolenia zostanie wskazane przez Zamawiającego nie później niż 10 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania/szkolenia.

Planowana liczba uczestników każdego spotkania/szkolenia: minimalnie 8 osób, maksymalnie 30 osób.

II. Usługa zawierać ma następujące elementy (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):

1. usługa gastronomiczna:

Oprócz wyznaczonego miejsca na bufet (Szwedzki stół z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym muszą być zapewnione napoje: woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). oraz soki (soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). Szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

Przerwy kawowe, obiady oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę.

2. Szczegółowe elementy usługi cateringowej:

— 1 dzień spotkania/szkolenia: 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja,

— 2 dzień posiedzenia/szkolenia (w przypadku spotkania trwającego 2 dni): 1 przerwa kawowa, obiad.

Dzień 1.

— Przerwa kawowa. Wybór wariantu przerwy kawowej zostanie potwierdzony przez Zamawiającego w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia. Możliwe warianty:

a) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą);

b) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: kanapki (obłożone 1-2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 4 sztuk/osobę), ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.).

— Przerwa obiadowa - przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:

2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba np.: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).

Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę).

— Kolacja - przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:

Dzień 2

— Przerwa kawowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:

herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami - mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). W miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne: ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą).

— Przerwa obiadowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia:

2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser - dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).

2. Usługi hotelarskie (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):

W zależności od wskazanych przez Zamawiającego ram czasowych danego spotkania/szkolenia Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie/szkolenie. Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z Niemiecką klasyfikacją hoteli oraz Niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (Deutschen Hotelklassifizierung, Deutsche Klassifizierung für Gästehäuser, Gasthöfe und Pensionen [G-Klassifizierung]).

Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez Zamawiającego. Maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji spotkania nie może być większa niż 2,5 km.

Wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania/szkolenia pokoje 1-osobowe i/lub 2-osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym. Śniadanie będzie wliczone w cenę noclegu.

Dla uczestników spotkania/szkolenia (maksymalnie 20 osób) Wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „PL-BB”.

Rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem spotkania/szkolenia. Koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej.

Ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie.

3. Wynajem oraz przygotowanie sali konferencyjnej na potrzeby spotkania (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia):

Usługa konferencyjna:

a) sala klimatyzowana dla minimum 30 osób;

d) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny;

e) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania;

Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania.

— zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności: urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników spotkania/szkolenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku,

W przypadku, gdy Zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym Wykonawcę w terminie nie później niż 10 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia. Koszt wynajmu sali konferencyjnej w takim przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji spotkania.

Numer referencyjny: CPE-II-261-71/MZ/14
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Priorytetu Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013 (PO).

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

Rozdział IV.

Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału.

1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.

2) posiadania wiedzy i doświadczenia: tj. w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi polegające na kompleksowym zorganizowaniu spotkania dla grupy liczącej co najmniej 30 osób (za kompleksową organizację rozumie się zapewnienie: sali konferencyjnej z wyposażeniem, wyżywienia i noclegów dla uczestników);

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.

Rozdział V.

Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.

1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, odbiorców i dat wykonywania (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.

3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.

4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.

Rozdział VI.

Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy.

1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest w załączniku nr 4 do SIWZ;

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.

2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.

Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożą wyżej wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów lub którzy nie złożą pełnomocnictw, albo którzy złożą dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje: Nie dotyczy.
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

1. Wykonawca uprawniony jest do wystawiania Zamawiającemu rachunków/faktur VAT z tytułu prawidłowo wykonanej każdej części Zadania.

2. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie rachunków/faktur VAT, wystawionych przez Wykonawcę po wykonaniu każdej części Zadania, w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionego rachunku/ faktury VAT Zamawiającemu na adres:

Centrum Projektów Europejskich

Wspólny Sekretariat Techniczny

Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej

Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007-2013

ul. Kościelna 2

65-064 Zielona Góra

Dane do rachunku/faktury:

ul. Domaniewska 39 a

02-672 Warszawa

NIP: 7010 1588 87

3. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę rachunku/faktury VAT będzie podpisanie przez Panią Sylwię Pędzińską, Kierownik Wspólnego Sekretariatu Technicznego dla Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia 2007-2013, protokołu wykonania każdej części Zadania.

4. Suma łączna rachunków/faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę za poszczególne części Zadania nie może przekroczyć wynagrodzenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 niniejszej umowy.

5. Wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa w § 2 ust. 1 umowy może zostać rozdysponowane na poszczególne Zadania zgodnie z potrzebami Zamawiającego.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Inne szczególne warunki:

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do 50 % wartości zamówienia podstawowego.

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2014-12-11 📅
Miejsce otwarcia: CPE, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa, wejście E, piętro III.
Miejsce: CPE, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa, wejście E, piętro III.
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (80)
2. Doświadczenie w organizacji usług polegających na kompleksowym zorganizowaniu spotkania, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ (20)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Katarzyna Bień
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Odniesienie
Daty
Data rozpoczęcia: 2015-01-02 📅
Data końcowa: 2015-12-31 📅
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: CPE-II-261-71/MZ/14
Informacje dodatkowe

1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy;

2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587700 📞
Informacje o terminach składania odwołań:

1. Wykonawcom i innym podmiotom przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale VI ustawy, w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.

2. Środki ochrony prawnej przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej, prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2014/S 236-415311 (2014-12-03)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2015-01-13)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 57 390 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Instytucja zamawiająca
Kontakt
E-mail: malgorzata.zych@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783111 📞

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-01-13 📅
Data publikacji: 2015-01-15 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 010-013115
Odnosi się do ogłoszenia: 2014/S 236-415311
Numer Dz.U.-S: 10

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2014-12-16 📅
Nazwa: Deluxe Event Sp. z o.o.
Adres pocztowy: ul. Krasnobrodzka 5
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 03-214
Kraj: Polska 🇵🇱
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 2

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Małgorzata Zych

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Telefon: +48 224587777 📞
Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl 🌏
Fax: +48 224587700 📠
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2015/S 010-013115 (2015-01-13)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (8)