Organizacja posiedzenia Podkomitetu Monitorującego
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wybranie operatora będącego w stanie świadczyć kompleksową usługę polegająca na organizacji posiedzenia Podkomitetu Monitorującego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007–2013 w Zakopanem na terenie Polski.
Hotel:
Standard – co najmniej 4 gwiazdki,
Położenie – Zakopane (Polska),
W skład usługi polegającej na organizacji Podkomitetu Monitorującego wchodzić będą: obsługa gastronomiczna podczas posiedzenia (w tym kolacja, przerwy kawowe, obiad), usługa hotelarska oraz wynajem sali konferencyjnej w hotelu dla ok. 50 osób wraz z zapewnieniem sprzętu niezbędnego do prowadzenia tłumaczenia symultanicznego w dniu 04.12.2014 r.. Posiedzenie odbędzie się w dniu 4.12.2014 r. w Zakopanem w Polsce - (obszar wsparcia Programu).
I. Organizacja posiedzenia Podkomitetu Monitorującego PWT PL-SK 2007–2013
Termin: od 3.12.2014 r. do 4.12.2014 r. (posiedzenie PKM w dniu 4.12.2014 r.)
Ilość uczestników: około 50 osób
I. Sala konferencyjna (klimatyzowana) w dniu posiedzenia 4.12.2014 r. – warunki ogólne:
— wynajem w dniu: 4.12.2014 r. w godzinach od 8:00 - do godzin wieczornych. Z uwagi na konieczność umieszczenia na sali konferencyjnej sprzętu do tłumaczenia symultanicznego oraz materiałów informacyjnych sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie, czyli 3.12.2014 r. od godziny 16.00, ponadto musi być zamykana na noc z 3.12 na 4.12.2014 r.
— układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy zewnętrznej,
— stół prezydialny z 8 krzesłami dla prowadzących,
— projektor multimedialny,
— stolik pod projektor ,
— ekran zapewniający bardzo dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania,
— przedłużacz – 6 szt.,
— flipchart 1 szt. oraz flamastry i blok,
— laptop (kompatybilny z projektorem, pełną wersją MS Office z podłączeniem do Internetu, pełną wersją MS Office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikacją umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV),
— bezprzewodowy dostęp do Internetu,
— dostęp do drukarki, ksero, faksu, zagwarantowanie 3 ryz papieru,
— bezprzewodowy dostęp do Internetu,
— multifony na stolikach- dopuszczalny 1 multifon na 2 osoby;
— 2 mikrofony bezprzewodowe;
— zagwarantowanie miejsca do ustawienia kabiny symultanicznej ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy umieszczona na sali konferencyjnej w miejscu, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu spotkania, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń wraz ze sprzętem niezbędnym do prowadzenia tłumaczeń;
— zapewnienie kabiny symultanicznej ze stanowiskiem pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (w tym słuchawki w ramach tłumaczenia symultanicznego). Wykonawca odpowiada za kompletność, prawidłowość funkcjonowania dostarczonego sprzętu oraz jego kompatybilność (w tym m.in. kompatybilność sprzętu z nagłośnieniem i wyposażeniem sali, kompatybilność słuchawek z dostarczonym sprzętem do tłumaczenia)-także w przypadku, gdy dany hotel nie będzie dysponował sprzętem tłumaczeniowym i konieczne będzie dostarczenie go przez Wykonawcę (w całości lub częściowo) z zewnątrz.
Kabina zamknięta, oddzielająca przestrzeń pracy tłumaczy od reszty sali, zapewniająca izolację dźwiękową.
— zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w ramach dostarczonego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz z montażem/demontażem;
— przygotowanie kabiny symultanicznej wraz z niezbędnym sprzętem/wyposażeniem do tłumaczenia symultanicznego na dzień przed posiedzeniem Podkomitetu Monitorującego tj. 3.12.2014 r. w godzinach dostępności sali konferencyjnej.
— zapis dźwięku i sprzęt do nagrywania spotkań, w tym jakościowo dobre nagranie całości obrad, dwie odrębne ścieżki nagraniowe: w języku oryginalnym oraz w wersji polskiej, podział na poszczególne części obrad na nośniku CD/DVD
(Dokładna ilość multifonów oraz słuchawek zostanie podana w późniejszym terminie- najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą posiedzenia).
Usługę tłumaczenia ustnego (obecność tłumaczy) zapewnia Zamawiający.
II. Wyżywienie:
1) Kolacja w dniu 3.12.2014 r. w hotelu dla ok. 50 osób (dokładna godzina oraz liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą posiedzenia PKM):
— uroczysta kolacja w formie bufetu, w skład której wchodzi: przystawka (do wyboru dwa rodzaje), zupa (do wyboru trzy rodzaje), główne danie (do wyboru trzy rodzaje, w tym jedno danie jarskie), deser, napoje (kawa, herbata wraz z dodatkami; mleko, śmietanka, cukier, cytryna soki - 3 rodzaje, woda mineralna, lampka wina- białe i/lub czerwone do wyboru). Kolacja w wyodrębnionej sali.
Propozycje menu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia Podkomitetu Monitorującego.
2) Lunch w dniu 4.12.2014 r. dla ok. 50 osób (dokładna godzina oraz liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą posiedzenia PKM).
Ciepły lunch podany w formie bufetu (co najmniej 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje głównego dania na ciepło, w tym jedno wegetariańskie, sałatki, surówki, dodatki typu ryż, ziemniaki, warzywa gotowane, 2 rodzaje deseru) wraz z napojami, pieczywem, owocami, ciastkami. Napoje dostępne podczas lunchu: kawa, herbata (wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna), soki (3 rodzaje), woda mineralna.
Propozycje menu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowana datą posiedzenia Podkomitetu Monitorującego.
3) Serwis kawowy w dniu posiedzenia czyli 04.12.2014 r. - możliwość ciągłego dostępu do jedzenia, napojów (w tym herbata, kawa wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna, soki - 3 rodzaje, woda mineralna) dla ok. 50 osób (dokładna godzina oraz liczba uczestników zostanie podana najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą posiedzenia PKM).
Serwis kawowy dostępny na 15 min przed rozpoczęciem obrad. Dodatkowo oprócz wyznaczonego w sali konferencyjnej miejsca na bufet - zapewnienie napojów: woda, soki na stole prezydialnym oraz stołach dla uczestników spotkania
W skład serwisu kawowego, oprócz wyżej wymienionych napojów, muszą także wchodzić owoce, kruche ciastka, ciasta domowe lub inne wypieki np. drożdżówki.
Wszystkie posiłki mają być serwowane na poziomie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel co najmniej 4-gwiazdkowy.
III. Zakwaterowanie:
Rezerwacja do 50 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z 03/04.12.2014 r.
— zakwaterowanie ze śniadaniem,
— rezerwacja blokowa na hasło: Podkomitet Monitorujący, w terminie do 24.11.2014 r.,
W ramach zakwaterowania: zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie 13 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej
Dokładna liczba pokoi, których koszt wynajęcia pokrywa Zamawiający, zostanie podana najpóźniej na 5 dni przed planowaną datą posiedzenia Podkomitetu Monitorującego.
— zapewnienie parkingu dla gości (ok. 40 miejsc parkingowych).
IV. Inne warunki:
Wykonawca zapewni:
— dostęp do drukarki, kserokopiarki oraz komputera przed oraz w trakcie trwania spotkania (w dniu 4.12.2014 r. od godziny 8.00 do zakończenia obrad),
— stół rejestracyjny wraz z dwoma krzesłami, który powinien być ustawiony na 1 godzinę przed rozpoczęciem spotkania w dniu 4.12.2014 - do zakończenia obrad),
— osobę kontaktową (opiekuna) odpowiedzialną za organizację, obecną w dniu 3.12.2014 r. od godz. 16:00 oraz w trakcie spotkania (począwszy od godzin porannych w dniu 4.12.2014 r. do zakończenia obrad). Wykonawca zapewni we własnym zakresie nocleg, pobyt oraz dojazd dla opiekuna,
— umieszczenie w miejscu spotkania począwszy od dnia 03.12.2014 r. do zakończenia spotkania (przy wejściu do hotelu i na sali konferencyjnej) informacji o współfinansowaniu ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007–2013 oraz stosownych logotypów według zasad przekazanych przez Zamawiającego.
— przygotowanie dwujęzycznej, polsko-słowackiej informacji o umiejscowieniu sal konferencyjnych, restauracji itp. do rozdawania uczestnikom spotkania podczas rejestracji w hotelu,
Podstawą do wyliczenia ogólnej kwoty brutto za wykonanie przedmiotowego zamówienia jest iloczyn uczestników spotkania i kosztu osobo-doby przedstawionej w ofercie.
Ostateczne potwierdzenie ilości osób oraz innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi najpóźniej na 5 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem posiedzenia.
Oferta musi zawierać nazwę i adresu hotelu, w którym zostanie zorganizowane posiedzenie Podkomitetu Monitorującego.
Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w organizacji międzynarodowych spotkań/konferencji/szkoleń (co najmniej 2 spotkania w ciągu ostatnich trzech lat, zgodnie z pkt 1 ppkt 2 rozdział IV SIWZ).
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-11-03.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-10-24.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-10-24
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-11-27
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|