Organizacja techniczna i obsługa logistyczna spotkań konsultacyjnych dotyczących EZD PUW

Wojewoda Podlaski

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja techniczna i obsługa logistyczna spotkań konsultacyjnych dotyczących EZD PUW w ramach Projektu ”Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP” finansowanego z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007–2013.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 7 do SIWZ.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2015-01-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-11-19.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• KDK Sp. z o.o.

Kto?

• Wojewoda Podlaski

Co?

• Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2014-11-19	Ogłoszenie o zamówieniu
2015-01-23	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2014-11-19)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres: 774 753,60
Całkowita wartość zamówienia: 774 753,60 💰
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska, z udziałem krajów GPA
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Ministerstwo lub inny organ państwowy lub federalny
Nazwa instytucji zamawiającej: Wojewoda Podlaski
Adres pocztowy: ul. Mickiewicza 3
Kod pocztowy: 15-213
Miasto pocztowe: Białystok
Kontakt
Adres internetowy: http://www.bialystok.uw.gov.pl 🌏
E-mail: kpalanis@bialystok.uw.gov.pl 📧
Telefon: +48 857439387 📞
Fax: +48 857439254 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2014-11-19 📅
Termin składania ofert: 2015-01-07 📅
Data publikacji: 2014-11-21 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2014/S 225-397748
Numer Dz.U.-S: 225
Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, stanowiących nie więcej niż 20 % wartości zamówienia podstawowego. Data rozpoczęcia realizacji zamówienia, określona w sekcji II.3 jest datą przybliżoną i niewiążącą. Wiążąca jest data zakończenia realizacji zamówienia.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 7 do SIWZ.

Numer referencyjny: OK-III.272.38.2014
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu „Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP", finansowanego z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007–2013.

Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Polska.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

A. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy:

1) którzy spełniają warunki, dotyczące:

a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

b) posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. Wykonawca wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji co najmniej dwudniowego spotkania (konferencji, warsztatu, szkolenia itp.) wraz z rekrutacją uczestników, dla co najmniej 100 osób, z wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych/szkoleniowych, wyżywieniem oraz miejscami noclegowymi dla uczestników, o wartości nie mniejszej niż 50 000 PLN brutto każda (usługi mogły być wykonane w ramach jednego lub dwóch zamówień), w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie;

c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

d) sytuacji ekonomicznej i finansowej;

2) wobec których brak jest podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy.

2. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia, Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawców pisemnych oświadczeń lub dokumentów, określonych w rozdziale VI SIWZ.

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia będą oceniane w oparciu o kryterium spełnia/nie spełnia.

B. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu

1. Wykonawca składa następujące oświadczenia lub dokumenty:

1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 2 do SIWZ;

2) w celu potwierdzenia warunku posiadania przez Wykonawcę wiedzy i doświadczenia:

a) wykaz wykonanych głównych usług zawierający 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji co najmniej dwudniowego spotkania (konferencji, warsztatu, szkolenia itp.) wraz z rekrutacją uczestników, dla co najmniej 100 osób, z wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych/szkoleniowych, wyżywieniem oraz miejscami noclegowymi dla uczestników, o wartości nie mniejszej niż 50 000 PLN brutto każda (usługi mogły być wykonane w ramach jednego lub dwóch zamówień), w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ.;

3) w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy:

a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 3 do SIWZ;

b) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

c) aktualne zaświadczenie właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

d) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

e) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

f) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

g) aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 10 i 11 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

h) listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy, albo informację o tym że nie należy do grupy kapitałowej z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SIWZ.

2. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, który w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy Wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co Zamawiający będzie w stanie wykazać za pomocą dowolnych środków dowodowych. Zamawiający nie wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy, który udowodni, że podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, które mają zapobiec zawinionemu i poważnemu naruszaniu obowiązków zawodowych w przyszłości oraz naprawił szkody powstałe w wyniku naruszenia obowiązków zawodowych lub zobowiązał się do ich naprawienia.

3. Jeżeli Wykonawca będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, Wykonawca w takiej sytuacji będzie zobowiązany udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Pisemne zobowiązanie innego podmiotu powinno być podpisane przez osobę/osoby odpowiednio umocowane. Dokumenty poświadczające umocowanie należy dołączyć do oferty.

4. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej lub innego porozumienia regulującego ich współpracę w celu uzyskania zamówienia) należy załączyć dodatkowo pełnomocnictwo udzielone przez Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Oświadczenia lub dokumenty wymienione w SIWZ składane są przez Wykonawców wspólnie, z wyjątkiem wymienionych w ust. 1 pkt 3, które składane są przez każdego z Wykonawców oddzielnie. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Wykonawcy, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.

5. W przypadku Wykonawcy mającego siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 5–8, 10 i 11 ustawy mają miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Wykonawca składa w odniesieniu do nich zaświadczenie właściwego organu sądowego albo administracyjnego miejsca zamieszkania dotyczące niekaralności tych osób w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 5–8, 10 i 11 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, z tym że w przypadku, gdy w miejscu zamieszkania tych osób nie wydaje się takich zaświadczeń - zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego miejsca zamieszkania tych osób lub przed notariuszem.

6. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 3:

1) lit. b-d i lit. f – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości;

b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;

2) lit. e i g – składa zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4–8, 10 i 11 ustawy.

7. Dokumenty, o których mowa w ust. 6 pkt 1 lit. a i c oraz pkt 2, powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument, o którym mowa w ust. 6 pkt 1 lit. b, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

8. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 6, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Przepis ust. 7 stosuje się odpowiednio.

9. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

10. Wszystkie dokumenty muszą być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których Wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. W przypadku składania elektronicznych kopii dokumentów powinny być one opatrzone przez Wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

11. W przypadku gdy, w którymkolwiek z dokumentów składanych przez Wykonawcę celem potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, zostaną podane wartości kwot w walucie innej, niż polska, Wykonawca winien przeliczyć te kwoty w określonej walucie zagranicznej na polskie złote (PLN) według średniego kursu NBP na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeśli Wykonawca nie dokona powyższej czynności, stosowne przeliczenia wykona Zamawiający.

Zdolności techniczne i zawodowe:

Wykaz wykonanych głównych usług zawierający 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji co najmniej dwudniowego spotkania (konferencji, warsztatu, szkolenia itp.) wraz z rekrutacją uczestników, dla co najmniej 100 osób, z wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych/szkoleniowych, wyżywieniem oraz miejscami noclegowymi dla uczestników, o wartości nie mniejszej niż 50 000 PLN brutto każda (usługi mogły być wykonane w ramach jednego lub dwóch zamówień), w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ.

Minimalny poziom(y) standardów:

Wykonawca wykonał co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji co najmniej dwudniowego spotkania (konferencji, warsztatu, szkolenia itp.) wraz z rekrutacją uczestników, dla co najmniej 100 osób, z wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych/szkoleniowych, wyżywieniem oraz miejscami noclegowymi dla uczestników, o wartości nie mniejszej niż 50 000,00 PLN brutto każda (usługi mogły być wykonane w ramach jednego lub dwóch zamówień), w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.

Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje:

1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium.

2. Kwota wadium: 10 000 PLN (słownie: dziesięć tysięcy złotych).

3. Termin złożenia wadium: przed upływem terminu składania ofert.

4. Wadium może być wniesione w formach określonych w art. 45 ust. 6 ustawy.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu należy dokonać tego przelewem na rachunek bankowy Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego: Narodowy Bank Polski Oddział Okręgowy w Białymstoku nr 83 1010 1049 0000 3913 9120 0000, z dopiskiem: „Organizacja techniczna i obsługa logistyczna spotkań konsultacyjnych dotyczących EZD PUW”.

6. Wadium wnoszone w pieniądzu musi wpłynąć na rachunek bankowy Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

7. Wadium wnoszone w innej formie, niż w pieniądzu musi zostać złożone w sekretariacie Biura Organizacji i Kadr Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w zamkniętej kopercie opisanej tak, jak oferta, z dopiskiem „WADIUM” i być ważne przez cały okres związania ofertą.

8. W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej w ich treści winien znajdować się zapis o tym, że jest ona nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie Zamawiającego. Zapłata musi nastąpić niezależnie od ewentualnych zastrzeżeń Wykonawcy i bez dochodzenia zasadności wezwania Zamawiającego.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Warunki finansowe zostały ustalone we wzorze umowy stanowiącym załącznik do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej lub innego porozumienia regulującego ich współpracę w celu uzyskania zamówienia) należy załączyć dodatkowo pełnomocnictwo udzielone przez Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2015-01-07 📅
Miejsce otwarcia:

Białystok, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku, ul. Mickiewicza 3, pokój nr 50.

Miejsce: Białystok, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku, ul. Mickiewicza 3, pokój nr 50.
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (90)
2. Termin organizacji pierwszego, jednodniowego spotkania typu A (10)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Karol Palanis
Adres internetowy: www.bialystok.uw.gov.pl 🌏
Nazwa: Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
URL dla dodatkowych informacji: www.bialystok.uw.gov.pl 🌏
URL dokumentów: www.bialystok.uw.gov.pl 🌏
Adres pocztowy: ul. Mickiewicza 3, pokój nr 49
URL do udziału: www.bialystok.uw.gov.pl 🌏

Odniesienie
Daty
Data rozpoczęcia: 2015-02-02 📅
Data końcowa: 2015-11-30 📅
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: OK-III.272.38.2014
Informacje dodatkowe

Data rozpoczęcia realizacji zamówienia, określona w sekcji II.3 jest datą przybliżoną i niewiążącą. Wiążąca jest data zakończenia realizacji zamówienia.

Źródło: OJS 2014/S 225-397748 (2014-11-19)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2015-01-23)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 595 765 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-01-23 📅
Data publikacji: 2015-01-27 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 018-029209
Odnosi się do ogłoszenia: 2014/S 225-397748
Numer Dz.U.-S: 18

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2015-01-08 📅
Nazwa: KDK Sp. z o.o.
Adres pocztowy: ul. Mokotowska 14
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 00-561
Kraj: Polska 🇵🇱
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 5
Źródło: OJS 2015/S 018-029209 (2015-01-23)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (8)