Organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach Summer Fancy Food, odbywających się w Nowym Jorku (USA) w terminie 28.06-01.07.2014 r
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiot zamówienia obejmuje organizację uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach Summer Fancy Food odbywających się w Nowym Jorku (USA) w terminie 28.06-1.07.2014 r. (SFF 2014), realizowanego w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4 Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ.
2. Zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
3. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
79956000-0 – Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
79930000-2 – Specjalne usługi projektowe
60170000-0 – Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
22100000-1 – Drukowane książki, broszury i ulotki
22462000-6 – Materiały reklamowe
39294100-0 – Artykuły informacyjne i promocyjne
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55500000-5 – Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków
55400000-4 – Usługi podawania napojów
60161000-4 – Usługi w zakresie transportu paczek
60000000-8 – Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia
1. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania zamówienia zgodnie z SOPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ i szczegółowymi ustaleniami określonymi przez Zamawiającego oraz jest odpowiedzialny za należyte wykonanie Zamówienia.
2. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia.
3. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapozna się z warunkami technicznymi zabudowy stoisk dla Wystawców określanych dla zamówienia przez Organizatora targów SFF 2014, które są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów:
http://www.specialtyfood.com/fancy-food-show/ oraz zobowiąże się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z tymi warunkami.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia.
5. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego wykupienia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 300.000,00 zł od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów, w związku z wykonywanym zamówieniem.
6. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniającego na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy Pzp na poszczególne części zamówienia w zakresie 48 000 PLN co stanowi 15% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego wynoszącego 320 000 zł.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Ostateczny termin zakończenia wykonania Zamówienia - do 3 lipca 2014 r. do godz. 0.00 (data ostatecznego demontażu stoisk), w tym:
1) Wykonanie projektów stoiska – w terminie do 5 dni od daty podpisania umowy;
2) Wykonanie stoiska. Dostawa elementów i ich montaż - od 26 czerwca 2014, godz. 7:00 do 28 czerwca 2014 do godz. 17:00;
3) Utrzymanie i obsługa stoiska oraz logistyka wyjazdu – w terminie od 29 czerwca do 1 lipca 2014 r.;
4) Demontaż stoiska – od 1 lipca 2014 r. godz.16.00 do 3 lipca 2014 r. do godz. 0.00.
Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach Summer Fancy Food, odbywających się w Nowym Jorku (USA) w terminie 28.06-01.07.2013 r.
2. Plan stoiska stanowi Załącznik nr 1 do SOPZ.
3. Zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z firmą National Association for the Speciality Food Trade (organizatorem targów Fancy Food)
z siedzibą w Nowym Jorku, na wynajęcie Zamawiającemu łącznie 92,29 m2 niezabudowanej powierzchni wystawienniczej w hali głównej na czas trwania targów Summer Fancy Food zwanych dalej „targami”. Zamawiający informuje, iż wynajął liczbę 10 sąsiadujących ze sobą pawilonów, każdy o wielkości 10'x10' stóp (ok. 9,29 m2), co daje łączną powierzchnię (przeliczając stopy na metry) stoiska o wielkości 92,29 m2.
4. Zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko Polski Wschodniej, składa się z sąsiadujących ze sobą 10 pawilonów, które noszą odpowiednie numery: 3762, 3766, 3768, 3770, 3772, 3865, 3867, 3869, 3871, 3873.
5. Zamawiający informuje, iż targi Summer Fancy Food odbywają się przez 3 dni (w terminie 29 czerwca – 1 lipca 2014 r.). Targi Summer Fancy Food organizowane są przez firmę National Association for the Speciality Food Trade. Zamawiający informuje, iż wszelkie niezbędne informacje dotyczące danych technicznych, logistycznych i innych związanych z zabudową, terminami, przyłączami prądów, wody, etc., są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów:
http://www.specialtyfood.com/fancy-food-show/
6. Zamawiający przewiduje, iż na regionalnym stoisku Polski Wschodniej wspólnie będzie prezentować się 20 firm z Makroregionu, dalej zwanych podwystawcami.
7. Zamawiający poszukuje Wykonawcy, który wykona stoisko począwszy od zaprojektowania, poprzez dostawę elementów stoiska, transport tych elementów i innych niezbędnych materiałów wraz z eksponatami oraz elementami wystawienniczymi wskazanymi przez Zamawiającego na miejsce targów, aż do demontażu stoiska.
8. Wykonawca w trakcie trwania targów zapewni: obsługę cateringowo-informacyjną stoiska (1 hostessa mówiąca swobodnie w j. polskim i angielskim) oraz obsługę techniczną stoiska (co najmniej 1 osoba mówiąca swobodnie w j. polskim i angielskim) – przez Kierownika Projektu. Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wejścia na teren targów i wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem ww. personelu.
9. Wykonawca zapewni obsługę cateringową stoiska, tj. w trakcie trwania targów będzie serwował ciepłe i zimne napoje (kawa, herbata, naturalne soki owocowe, gazowane napoje, woda mineralna gazowana i niegazowana wraz z dodatkami: cytryna, cukier, mleko, śmietanka) oraz dla podwystawców oraz dla gości odwiedzających stoisko. W skład cateringu na stoisku będą wchodziły również owoce (przynajmniej 4 różne rodzaje), ciasteczka (przynajmniej 4 różne rodzaje), paluszki, krakersy, orzeszki itp. dostępne przez cały czas trwania targów, tj. przez 3 dni w godzinach otwarcia dla zwiedzających w ilościach potrzebnych przez 3 dni dla podwystawców i gości odwiedzających stoisko.
10. Wykonawca zapewni profesjonalny projekt, grafikę, przygotowanie do druku oraz druk katalogu wystawców (250 sztuk) na podstawie materiałów własnych oraz materiałów informacyjnych o firmach przekazanych przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy.
11. Wykonawca wynajmie klimatyzowany, autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 30 osób). Autokar powinien być do dyspozycji Zamawiającego w Nowym Jorku w terminie 28 czerwca -1 lipca 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką „POLAND PAIZ”. Koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi Wykonawca.
12. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy transportu oraz montażu i demontażu stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem targów).
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-05-14.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-04-29.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-04-29
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-07-10
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|