Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miasta Katowice

Miasto Katowice

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe, kurierskie i paczki pocztowe), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529) - w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, z zastrzeżeniem, że wykonanie umowny rozpocznie się od 1 dnia miesiąca kalendarzowego i nie wcześniej niż od 1.4.2015 r.
1) Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (gabaryt A i B):
a) zwykłe ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
g) przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana,
za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.
Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach:
Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.
Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm,
Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
2) Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (gabaryt A i B):
a) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii,
c) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością,
d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone
za pokwitowaniem odbioru.
Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.
Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach:
Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm.
3) Przez przesyłki kurierskie będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
a) przesyłki listowe krajowe i zagraniczne,
b) paczki krajowe i zagraniczne o wadze do 50 000 g.
2. 1) Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą odbierane przez Wykonawcę z Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Katowice mieszczącej się na I piętrze budynku przy ul. Rynek 1 w Katowicach. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek w dni robocze od poniedziałku do piątku dwukrotnie w ciągu dnia tj od godz. 10:30 do godz.11:00 oraz od godz. 14:30 do godz. 15:00.
2) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego.
3) Na druku oferty Wykonawca jest zobowiązany do wskazania placówki, w której będzie można nadać przesyłkę:
a) w dniach roboczych w godzinach od 15:00 do 19:00
b) w wyjątkowych sytuacjach w czasie pracy urzędu.
4) Placówka ta winna mieścić się na terenie miasta Katowice w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Zamawiającego w Katowicach przy Rynek 1 ( liczonej nie w linii prostej ale w odległości do przejścia ) .
3. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych.
4. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zadeklarowana wartość i/lub ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.
5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć dla przesyłek:
1) nierejestrowanych - sporządzenie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych przedziałów wagowych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
2) rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, sporządzonej w dwóch egzemplarzach, z których każdy oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego stanowić będzie potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
7. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. Ponadto powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
8. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu.
9. Wykonawca będzie doręczał do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Katowice pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru' niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia.
10. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Katowice zwroty nie doręczonych przesyłek.
11. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru.
12. W przypadku przesyłek nadawanych 'za potwierdzeniem odbioru' Zamawiający będzie używał druków 'za potwierdzeniem odbioru' dostarczonych przez Wykonawcę. W przypadkach, gdy przesyłki nadawane 'za potwierdzeniem odbioru' będą wymagały stosowania przyjętych wewnętrznie przez Zamawiającego druków 'za potwierdzeniem odbioru' Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń odbioru. Decyzja, który druk zastosować zależy od Zamawiającego.
13. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę nw. wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie:
1) skutków nadania pisma (moc doręczenia) - m.in. art. 57 § 5 pkt 2 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego /termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, art. 165 § 2 - Kodeks postępowania cywilnego /oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu/, art. 12 § 6 pkt 2 - Ordynacja podatkowa /Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, art. 198b ust. 2 zdanie drugie ustawy - Prawo zamówień publicznych (złożenie skarg w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego wniesieniem),
2) skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) - zob. art. 17 ustawy - Prawo pocztowe /potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego/.
Uwaga!
Zamawiający informuje, że ok. 80 % przesyłek przez niego nadawanych stanowią pisma dla których wymagane jest nadanie w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego ze względu na wymaganą dla tych pism urzędową moc doręczenia pisma.
14. Przesyłki listowe, paczki i przesyłki kurierskie nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą.
15. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, z wyłączeniem przesyłek kurierskich będą odbierane przez adresatów osobiście w sposób doręczenia określony w kodeksie postepowania administracyjnego, lub we właściwie oznaczonych placówkach Wykonawcy.
Każda z placówek Wykonawcy, w której odbierane będą przesyłki awizowane musi spełniać niżej wymienione warunki::
a) winna być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze przez minimum 4 godziny z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,
b) oznakowana w sposób widoczny nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na placówkę Wykonawcy,
c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy
16. Nadawanie przesyłek kurierskich:
1) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca, dokonywał odbioru przesyłek kurierskich, w terminie 1 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego, z Kancelarii Ogólnej Urzędu Miasta Katowice.
2) Wykonawca doręczy przyjęte do nadania w obrocie krajowym przesyłki kurierskie w następnym dniu roboczym liczonym od daty nadania przesyłki
3) Wykonawca doręczy przyjęte do nadania w obrocie zagranicznym przesyłki kurierskie, w następnym dniu roboczym, liczonym od daty nadania tej przesyłki lub najszybciej jak to możliwe, jednak nie później niż w ciągu 5 dni roboczych.
4) W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wykonawca dostarczy przesyłkę adresatowi w dniu odebrania tej przesyłki od Zamawiającego.
17. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie lub karę umowną, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529) i postanowieniami umowy.
18. Faktury VAT będą wystawiane na: Miasto Katowice – Urząd Miasta Katowice, ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice, NIP: 634-001-01-47 i przesyłane będą wraz ze specyfikacją wykonanych usług na adres Zamawiającego: Urząd Miasta z dopiskiem: „Wydział Administracyjny”.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-12-01. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-10-17.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Poczta Polska S.A.

Kto?

• • Miasto Katowice

Co?

• • Usługi pocztowe i kurierskie › Usługi pocztowe

Gdzie?

• • Śląskie › Katowicki