Zakup usług polegających kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji pt. „Rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. Prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014-2020”
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji pt. „Rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. Prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014-2020”.
Wykonawca zapewni:
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu:
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura,
b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny
c) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
Podstawowe zadania Biura:
Kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej konferencji pt. „Rezerwy zasobów pracy w rolnictwie szansą rozwoju gospodarczego. Prezentacja dobrych praktyk i nowych możliwości w zakresie mobilności zawodowej rolników i członków ich rodzin w aspekcie programów na lata 2014-2020” dla minimalnie 130, a maksymalnie 150 uczestników:
— Wykonawca w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu propozycje terminów realizacji konferencji, przy założeniu, że termin konferencji nie będzie przypadał w terminie posiedzeń Sejmu oraz, że konferencja zostanie zrealizowana do 20 lutego 2015 r. Ostateczny termin konferencji musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego.
— Wykonawca w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 propozycje obiektów hotelarskich o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym, w którym zorganizowana zostanie konferencja (w tym zapewnione zostaną sale konferencyjne, zakwaterowanie i wyżywienie). Miejsce realizacji konferencji musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
Wykonawca zapewni co najmniej:
1. Nabór uczestników.
Nabór uczestników projektu (minimalnie 130 osób a maksymalnie 150) spośród przedstawicieli: związków i organizacji rolniczych, izb rolniczych, organizacji pracodawców i biznesów prowadzących działalność na obszarach wiejskich, naukowców, samorządów terytorialnych, Lokalnych Grup Działania.
Ponadto Wykonawca skieruje zaproszenie do: posłów, przedstawicieli Kancelarii Prezydenta, przedstawicieli administracji rządowej w tym Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, Ministerstwa Gospodarki, Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej.
2. Sale konferencyjne:
a. salę konferencyjną (zgodnie z programem konferencji), dla maksymalnie 150 osób położoną w granicach administracyjnych miasta stołecznego Warszawa lub w odległości maksymalnie 40 km od granic administracyjnych miasta stołecznego Warszawa, wyposażoną minimalnie w:
a) ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 130 osób a maksymalnie 150,
c) mównicę,
d) mikrofony bezprzewodowe, 6 szt.,
e) zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu.
— umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku;
b. cztery sale warsztatowe (zgodnie z programem konferencji), w tym każda dla minimalnie 20 osób a maksymalnie 45 osób, wyposażone minimalnie w:
a) w ilość miejsc siedzących wraz z miejscem przy stoliku, dostosowaną do ilości osób uczestniczących w warsztatach;
b) zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, mikrofon bezprzewodowy (po 2 na każdej sali), laptop z dostępem do internetu.
Wykonawca zapewni oznakowanie sal konferencyjnych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7a do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;
3. Obsługa organizacyjno-techniczna
Wykonawca zapewni obsługę organizacyjno-techniczną
— sprzętu multimedialnego i audiowizualnego
— rejestracji uczestników w dniu konferencji.
4. Zakwaterowanie
Zapewnienie zakwaterowania – 1 nocleg wraz ze śniadaniem dla uczestników konferencji:
— w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym,
— w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju.
Liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania.
5. Wyżywienie.
Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników konferencji (zgodnie z ramowym programem konferencji), składającego się minimalnie z:
a) dwóch trzydaniowych obiadów (po jednym każdego dnia, codziennie inne menu), do wyboru uczestników, składających się co najmniej z: dwóch rodzajów zup, dwóch dań mięsnych oraz dania wegetariańskiego, wyboru warzyw i surówek, zimnych napojów (minimalne 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata);
b) jednej uroczystej zasiadanej kolacji pierwszego dnia konferencji, składającej się co najmniej z: 3 przystawek zimnych, 2 rodzajów sałat, pieczywa, 2 rodzajów zup do wyboru gości, 2 dań głównych na ciepło, w tym danie wegetariańskie – do wyboru gości, 4 rodzajów deserów, zimnych napojów (minimalnie 3 rodzaje), gorących napojów (kawa, herbata);
c) trzy serwisy kawowe (tj. dwa pierwszego dnia oraz jeden drugiego) każdy serwis ma się składać co najmniej z: dwóch rodzajów ciastek oraz napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków owocowych) i napojów gorących (kawy, herbaty) oraz owoców. Przy czym pierwszy serwis (pierwszego dnia, w trakcie rejestracji uczestników) dodatkowo ma być wzbogacony co najmniej o trzy rodzaje kanapek (w tym wegetariańskie).
Podczas wszystkich posiłków zapewniony powinien być: cukier biały i brązowy, mleczko do kawy, cytryna.
Liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia.
Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w trakcie uroczystej kolacji, w liczbie kelnerów dostosowanej do liczby uczestników kolacji jednak nie mniej niż 15 kelnerów.
Wykonawca przekaże w terminie 14 dni od podpisania umowy propozycje menu uroczystej kolacji, w tym do wyboru co najmniej 6 rodzajów przystawek (w tym ryby, wędliny, warzywa, sery), 4 rodzaje sałat, 4 rodzaje zup, 6 dań głównych na ciepło, z dodatkami (w tym danie z mięsem wieprzowym, wołowym, drobiowym lub ryba oraz dania wegetariańskie), 8 rodzajów deserów w tym wybór owoców (w tym krajowych), serów, ciast i ciasteczek. Ostateczne menu uroczystej kolacji musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego.
6. Program konferencji
Realizacja ramowego programu konferencji oraz przygotowanie scenariusza ujednoliconego dla wszystkich grup warsztatowych (przy czym wystąpienia i warsztaty pierwszego dnia powinny trwać co najmniej 6 godzin zegarowych, a drugiego powinny trwać co najmniej 4 godziny zegarowe), zawierającego w szczególności następujące zagadnienia:
I dzień
— rejestracja uczestników, serwis kawowy
— otwarcie Konferencji – ok. godz. 12:00
— I Sesja plenarna – Zasoby pracy w rolnictwie – diagnoza i możliwości ich wykorzystania.
1. „Charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość”
2. „Polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników – ujęcie problemowe.”
3. „Aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”.
4. „Rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich”- prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie MRiRW badania.
5. „ Reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” – w nowej perspektywie 2014-2020
6. Dyskusja tematyczna.
— przerwa obiadowa
— kontynuacja I Sesji plenarnej.
1. Wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie na przykładzie projektów. zrealizowanych przy wsparciu PROW 2007-2013.
2. Prezentacja 4 dobrych praktyk z działania tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw oraz różnicowanie działalności rolniczej.
3. Dyskusja tematyczna
— serwis kawowy
— praca w grupach warsztatowych (równolegle):
I grupa – aktywizacja zasobów pracy kobiet na wsi;
II grupa – rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich;
III grupa – reorientacja zawodowa rolników;
IV grupa – tworzenie pozarolniczych miejsc pracy na wsi:
— kolacja uroczysta.
W trakcie kolacji lub tuż przed kolacją Wykonawca zapewni mikrofon i sprzęt nagłaśniający umożliwiający wystąpienia gości. Ponadto Wykonawca zapewni ok. 30 minutowy program o charakterze artystyczno-kulturalnym przygotowany w oparciu o działania będące efektem projektów realizowanych z środków unijnych przez Lokalne Grupy Działania.
II dzień
— kontynuacja prac w grupach warsztatowych
— II Sesja plenarna
1. prezentacja prac poszczególnych grup warsztatowych
2. dyskusja tematyczna
— serwis kawowy
— III Sesja plenarna
— Prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014-2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej:
— Program Rozwoju Obszarów Wiejskich
— Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój
— Regionalne Programy Operacyjne
— podsumowanie i zamknięcie Konferencji
— obiad.
Grupy warsztatowe będą liczyły minimalnie 20 osób a maksymalnie 45 osób.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy szczegółowy program konferencji, listę proponowanych wykładowców i moderatorów oraz informacje o 4 przykładach dobrych praktyk prezentowanych pierwszego dnia konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uzasadnionych uwag do szczegółowego programu konferencji oraz do listy wykładowców. Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie.
Program konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7a do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl
7. Eksperci. Zapewnienie ekspertów niezbędnych do realizacji szczegółowego programu konferencji. Wykonawca zapewni co najmniej:
— 1 eksperta z wykształceniem wyższym, który będzie pełnił rolę prowadzącego całość konferencji, w tym dyskusje.
— 4 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz doświadczaniem w prowadzeniu co najmniej 3 warsztatów, paneli lub dyskusji dotyczących polityki rozwoju obszarów wiejskich lub rynku pracy, którzy będą pełnili role moderatorów grup warsztatowych i przedstawią wnioski z pracy grup, drugiego dnia konferencji.
— 2 ekspertów z wykształceniem wyższym i stopniem naukowym co najmniej doktora oraz udziałem w co najmniej 3 projektach naukowo - badawczych w ciągu 6 ostatnich lat, dotyczących rynku pracy lub rozwoju obszarów wiejskich, do wygłoszenia wystąpień:
1. „Charakterystyka zasobów pracy w rolnictwie – stan obecny i trendy na przyszłość”
2. „Aspiracje kobiet na obszarach wiejskich a ich udział w rynku pracy”.
— 4 ekspertów z wykształceniem co najmniej wyższym lub przedstawicieli administracji centralnej i agencji rządowych, do wygłoszenia wystąpień:
1. „Polityka państwa w zakresie mobilności zawodowej rolników - ujęcie problemowe.”
2. „Rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich”- prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie MRiRW badania.
3. „Reorientacja zawodowa rolników i członków ich rodzin” - w nowej perspektywie 2014-2020
4. Prezentacje programów lub ich aktualnych projektów na lata 2014-2020, w szczególności wybranych działań wpływających na pełniejsze wykorzystanie zasobów pracy w rolnictwie, w tym co najmniej:
— Program Rozwoju Obszarów Wiejskich
— Program Operacyjny Wiedza, Edukacja, Rozwój
— Regionalne Programy Operacyjne
Wykonawca wystosuje do Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa zaproszenie do wygłoszenia na konferencji ww. wystąpień. Treść zaproszenia przekaże Zamawiającemu do akceptacji.
— Wykonawca zapewni nocleg i wyżywienia dla eksperta wskazanego przez Zamawiającego, który wygłosi wystąpienie:
1. „Rozwój przedsiębiorczości na terenach wiejskich – diagnoza, kierunki, rekomendacje dla polityki rozwoju obszarów wiejskich”- prezentacja rekomendacji z przeprowadzonego na zlecenie MRiRW badania.
8. Ankieta ewaluacyjna. Przygotowanie, przeprowadzenie i podsumowanie w trakcie konferencji ankiety ewaluacyjnej (ankieta przeprowadzona wśród uczestników konferencji) dot. konferencji oraz opracowanie wyników ankiety. Celem ankiety będzie ocena organizacji i przebiegu konferencji. Ankieta ma wykazać stopień satysfakcji uczestników, efektywność i przydatność prezentowanych treści dla kształtowania polityki w tym obszarze.
Wykonawca przedstawi projekt ankiety (pytania) w terminie 14 dni po podpisaniu umowy. Wykonawca zaakceptuje ostateczny kształt ankiety.
Wykonawca opracuje wyniki ankiety w formie informacji opisowej wraz z tabelkami/wykresami i przekaże je zamawiającemu wraz z rozliczeniem projektu.
9. Wystawa posterowa. Wykonawca zorganizuje w miejscu odbywania się konferencji wystawę posterową prezentującą co najmniej 4 przykłady dobrych praktyk – projektów dotyczących reorientacji zawodowej mieszkańców obszarów wiejskich, realizowanych przy udziale ośrodków doradztwa rolniczego lub instytucji zajmujących się rynkiem pracy.
Plakaty wydrukowane zostaną w formacie minimum A1.
10. Zestawy konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni zestawy konferencyjne zawierające co najmniej:
a. notatnik z zachowaniem poniższych wymagań:
— format A5,
— okładka w kolorze zielonym z zadrukiem 4+0 CMYK
— papier offset 70-80g/m2 biały w kratkę,
— min. 50 kartek,
b. teczka kartonowa z zachowaniem poniższych wymagań:
— format A4 w kolorze zielonym,
— karton,
— zapinane gumką,
c. długopis z zachowaniem poniższych wymagań:
— plastikowy lub metalowy w kolorze zielonym
— wyposażony w niebieski wkład
d. torba z zachowaniem poniższych wymagań:
— torba papierowa
— wymiary: min. 320 mm x 250 mm x 110 mm
— rączki: papierowe skręcane, długość ok. 60 cm (tolerancja +/- 5 cm)
e. materiały konferencyjne
a) wersja papierowa oraz na nośniku elektronicznym (pendrive w wielkości co najmniej 6 GB) zawierające materiały konferencyjne. Materiały konferencyjne będą się składały z:
— szczegółowego programu konferencji
— wydruk prezentacji/streszczeń wystąpień wygłoszonych w trakcie konferencji.
— informacja o ekspertach/prelegentach
Wersja papierowa materiałów zostanie wydrukowana w formacie A4, bindowana.
Zamawiający przekaże Wykonawcy dodatkowe materiały konferencyjne do dystrybucji wraz z zestawem konferencyjnym, w terminie 4 dni przed terminem rozpoczęciem konferencji. Wykonawca odbierze materiały z siedziby Zamawiającego.
- Zestawy konferencyjne w ilości dostosowanej do liczby uczestników
zostaną rozdystrybuowane wśród wszystkich uczestników konferencji.
Uwaga:
Wszystkie elementy zestawu konferencyjnego będą zawierać logotypy i slogany wskazane
w załączniku nr 7a do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy i pendrivy mogą zawierać jedynie logotypy. Materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych.
Ponadto Wykonawca zamieści na pierwszej stronie materiałów konferencyjnych treść wskazaną w załączniku nr 7b do SIWZ.
11. Transfer
W przypadku gdy miejsce konferencji wyznaczone zostanie poza granicami administracyjnymi dzielnicy Warszawa – Śródmieście, Wykonawca zapewni transport dla uczestników konferencji z Dworca Centralnego (Al. Jerozolimskie 54) lub parkingu przed Pałacem Kultury i Nauki w Warszawie do miejsca odbywania konferencji oraz po zakończeniu konferencji, z miejsca odbywania się konferencji do Dworca Centralnego w Warszawie lub na parking przed Pałacem Kultury i Nauki w Warszawie.
12. Media
Wykonawca opracuje zaproszenie dla dziennikarzy – komunikat prasowy dotyczący konferencji i jej tematyki. Wykonawca zaprosi do udziału w konferencji przedstawicieli mediów ogólnopolskich, regionalnych, lokalnych, branżowych, w szczególności redaktorów specjalizujących się w rynku pracy oraz przedsiębiorczości, w tym zaproszenie zostanie skierowane co najmniej do:
3 płatnych dzienników ogólnopolskich, 3 płatnych tygodników ogólnopolskich o tematyce społeczno-gospodarczej, 3 stacji telewizyjnych ogólnopolskich (w tym telewizja publiczna), 3 stacji radiowych (w tym radio publiczne) oraz mediów regionalnych i lokalnych.
W terminie 1 dnia od zakończenia konferencji Wykonawca roześle do mediów informację podsumowującą, o przebiegu konferencji, wystąpieniach i wnioskach.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu do zamieszczenia na portalu KSOW:
— przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji;
— najpóźniej 3 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień z konferencji, materiały konferencyjne oraz min. 40 zdjęć.
Uwaga:
Uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do SIWZ.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-11-28.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-11-17.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-11-17
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-12-17
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|