Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju, o zasięgu lokalnym lub regionalnym, z udziałem rolników lub posiadaczy lasów.
Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia będą imprezy z udziałem rolników lub posiadaczy lasów odbywające się na obszarze całego kraju, wskazane przez Zamawiającego.
Zlecenia organizacji stoisk, zawierające termin i miejsce organizacji danego stoiska informacyjnego oraz dane podmiotu organizującego i osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy będą przekazywane Wykonawcy każdorazowo telefonicznie lub e-mailowo, nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem imprezy.
Zamawiający oświadcza i zapewnia, iż wskaże wyłącznie powierzchnię wystawienniczą (miejsca organizacji stoisk), na odpłatne udostępnienie której uprawniony wyraża zgodę, oraz której cena udostępnienia na warunkach określonych w niniejszej SIWZ każdorazowo nie przekroczy kwoty 3.000,00 zł brutto.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z poniższymi postanowieniami:
1) w przypadku imprez kilkudniowych Wykonawca zapewni organizację stoiska informacyjnego podczas jednego, wybranego przez Zamawiającego dnia;
2) Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia Wykonawcy zorganizowania nie więcej niż 10 stoisk na imprezach, które będą odbywały się w tym samym terminie, lecz w różnych lokalizacjach;
3) Zamawiający każdorazowo dokona akceptacji wykonanego zlecenia organizacji stoiska po jego wykonaniu;
4) w przypadku odwołania imprezy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zlecenia organizacji stoiska, ale nie później niż w dniu poprzedzającym wykonanie danego zlecenia, nie ponosząc z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej względem Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje zwrot kosztów w zakresie przygotowania do uczestnictwa w odwołanej imprezie;
5) w przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w dniu wykonania zlecenia, Zamawiający dopuszcza odpowiedzialność finansową względem Wykonawcy w zakresie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w ramach przygotowania do realizacji danego zlecenia.
W ramach każdego ze zleceń na organizację stoiska Wykonawca zapewni:
1. Wykonanie i obsługę techniczną stoiska:
W ramach zamówionej usługi Wykonawca zobowiązany jest do nabycia od organizatora imprezy praw do powierzchni na organizację stoiska informacyjnego o wymiarach min. 16 m2 poprzez wynajęcie jej od organizatora imprezy. W zależności od charakteru i miejsca imprezy Wykonawca zapewni zadaszoną powierzchnię w budynku lub pod oznakowanym namiotem, pozwalającą na stworzenie warunków technicznych urządzenia stoiska tj:
- ustawienia nie mniej niż 2 stolików o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 2,5 m2;
- ustawienia nie mniej niż 4 krzeseł;
- uwzględnienia odpowiednio wyeksponowanych elementów dekoracyjnych, nawiązujących do charakteru regionu;
- zapewnienia nie mniej niż jednej osoby do stałej obsługi technicznej.
W celu monitorowania prawidłowej organizacji stoisk informacyjnych, Wykonawca zapewni dodatkowo miejsce siedzące w obrębie stoiska pracownikowi Zamawiającego, lub innej upoważnionej osobie, nadzorującej realizację zadania.
Wykonawca zapewni wizualizacje w formie banerów informacyjnych umieszczanych na stoiskach organizowanych pod namiotem, ścianek reklamowych umieszczanych na stoiskach organizowanych w budynku oraz materiałów promocyjnych:
- Baner o wymiarach 2 m x 1 m powinien być wykonany z materiału wytrzymałego na rozciąganie, rozdarcie, wilgoć, wodę, promieniowanie UV i temperaturę. Na banerze powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do SIWZ, zastosowane zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 dostępną na stronie internetowej
www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu:
http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-2007-2013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy;
- Ścianka reklamowa łukowa o wymiarach 315 x 325 cm powinna być wyposażona w panele - wydruki z plotera pigmentowego zabezpieczone laminatem, profile aluminiowe, listwy magnetyczne, oświetlenie halogenowe – nie mniej niż 2 lampy i kufer transportowy. Na ściance w górnej części powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do SIWZ. Poniżej nadruk w kolorze z elementami krajobrazu wiejskiego lub motywu rolniczego np. zwierzęta, kłos, maszyna rolnicza;
- Na każdym stoisku informacyjnym Wykonawca zapewni materiały promocyjne w liczbie 150 szt. każdej pozycji wskazanej w załączniku nr 8 do SIWZ, w formie: długopis drewniany, notes, kredki, piłka mini, pendrive, kolorowanka dla dzieci i plan lekcji, których wygląd zawiera elementy wskazujące na pozytywne przemiany zachodzące na obszarach wiejskich i w rolnictwie lub aspekty ochrony środowiska, tradycji i kultury wiejskiej.
UWAGA: Na podstawie § 6 ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2013 r.
poz. 231) w celu potwierdzenia, że oferowane materiały promocyjne odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga załączenia do oferty opisu i projektu graficznego każdego z materiałów promocyjnych wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ. Opis oraz projekt muszą zawierać wszelkie niezbędne informacje pozwalające jednoznacznie stwierdzić, iż oferowane materiały promocyjne są zgodne z opisem zawartym w załączniku nr 8 do SIWZ.
Wykonawca zapewni dystrybucję na stoisku dwustronnych, kolorowych ulotek informacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do SIWZ) w liczbie dostosowanej do wielkości danej imprezy (każdorazowo co najmniej 300 szt.).
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekty: baneru i ścianki. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do projektów zarówno na piśmie, telefonicznie, jak i faksem lub e-mailem. Wykonawca zobowiązany jest zastosować się do uwag Zamawiającego niezwłocznie po ich otrzymaniu. Po uzyskaniu akceptacji i wykonaniu baneru i ścianki. Wykonawca prześle Zamawiającemu ich zdjęcia.
Po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia ostatniej faktury, Zamawiający dokona odbioru od Wykonawcy banerów i ścianek reklamowych, z której to czynności zostanie sporządzony odpowiedni protokół.
Uwaga! W przypadku imprez plenerowych Wykonawca zapewni odpowiednią ochronę stoiska przed szkodliwym działaniem warunków atmosferycznych
2. Obsługę merytoryczną stoiska
W ramach obsługi merytorycznej stoiska informacyjnego Wykonawca zapewni usługi informacyjne z zakresu działań PROW 2007 – 2013 oraz nowej perspektywy finansowej na lata 2014 – 2020 w szczególności:
- Zapewnienie beneficjentom działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013” wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat możliwości skorzystania z pomocy finansowej na realizację projektów szkoleniowych dla rolników i posiadaczy lasów prowadzących do restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa, zwiększenia konkurencyjności i dochodowości działalności rolniczej lub leśnej oraz do spełnienia odpowiednich norm krajowych i UE;
- Informowanie rolników i posiadaczy lasów o możliwościach bezpłatnego udziału w szkoleniach realizowanych w ramach działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”;
- Upowszechnianie informacji na temat zasad prawidłowego rozliczania operacji przez beneficjentów;
- Informowanie o rezultatach zrealizowanych projektów, dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działań PROW 2007-2013;
- Informowanie o nowej perspektywie finansowej na lata 2014 – 2020.
Na każdym stoisku informacyjnym obsługa merytoryczna będzie realizowana przez jednego eksperta posiadającego wyższe wykształcenie rolnicze lub średnie rolnicze i co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie promocji, pomocy lub doradztwa dotyczącego problematyki rolnictwa i rozwoju wsi w tym zagadnienia PROW 2007 – 2013. Do zadań eksperta będzie należało udzielanie informacji, konsultacji i odpowiedzi na pytania odwiedzających stoisko oraz inicjowanie rozmów mających na celu promocję działań z ww. zakresu.
Obsługa merytoryczna zostanie zapewniona w godzinach otwarcia imprez dla odwiedzających.
Wykonawca zapewni identyfikatory dla obsługi merytorycznej oraz widoczną informację
o możliwości skorzystania z konsultacji. Identyfikatory lub inne powstałe w ramach projektu materiały muszą zawierać niezbędne logotypy i slogany wskazane w załączniku
nr 7 do SIWZ. Przed organizacją pierwszego stoiska Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji wzór identyfikatora oraz informację o możliwości skorzystania z konsultacji.
Wszystkie koszty związane z udziałem w imprezie, w tym koszty dojazdu eksperta pokrywa Wykonawca.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 11 do SIWZ.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-08-08.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-08-01.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-08-01
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-08-25
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|