Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 20 i nie więcej niż 150 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju, o zasięgu lokalnym lub regionalnym, z udziałem rolników lub posiadaczy lasów.
Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia będą imprezy z udziałem rolników lub posiadaczy lasów odbywające się na obszarze całego kraju, wskazane przez Zamawiającego.
Zlecenia organizacji stoisk, zawierające termin i miejsce organizacji danego stoiska informacyjnego oraz dane podmiotu organizującego i osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy będą przekazywane Wykonawcy każdorazowo telefonicznie lub e-mailowo, nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem imprezy.
Zamawiający oświadcza i zapewnia, iż wskaże wyłącznie powierzchnię wystawienniczą (miejsca organizacji stoisk), na odpłatne udostępnienie której uprawniony wyraża zgodę, oraz której cena udostępnienia na warunkach określonych w niniejszej SIWZ każdorazowo nie przekroczy kwoty 3.000,00 zł brutto.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z poniższymi postanowieniami:
1) w przypadku imprez kilkudniowych Wykonawca zapewni organizację stoiska informacyjnego podczas jednego, wybranego przez Zamawiającego dnia;
2) Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia Wykonawcy zorganizowania nie więcej niż 10 stoisk na imprezach, które będą odbywały się w tym samym terminie, lecz w różnych lokalizacjach;
3) Zamawiający każdorazowo dokona akceptacji wykonanego zlecenia organizacji stoiska po jego wykonaniu;
4) w przypadku odwołania imprezy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zlecenia organizacji stoiska, ale nie później niż w dniu poprzedzającym wykonanie danego zlecenia, nie ponosząc z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej względem Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje zwrot kosztów w zakresie przygotowania do uczestnictwa w odwołanej imprezie;
5) w przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w dniu wykonania zlecenia, Zamawiający dopuszcza odpowiedzialność finansową względem Wykonawcy w zakresie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w ramach przygotowania do realizacji danego zlecenia.
W ramach każdego ze zleceń na organizację stoiska Wykonawca zapewni:
1. Wykonanie i obsługę techniczną stoiska:
W ramach zamówionej usługi Wykonawca zobowiązany jest do nabycia od organizatora imprezy praw do powierzchni na organizację stoiska informacyjnego o wymiarach min. 16 m2 poprzez wynajęcie jej od organizatora imprezy. W zależności od charakteru i miejsca imprezy Wykonawca zapewni zadaszoną powierzchnię w budynku lub pod oznakowanym namiotem, pozwalającą na stworzenie warunków technicznych urządzenia stoiska tj:
- ustawienia nie mniej niż 2 stolików o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 2,5 m2;
- ustawienia nie mniej niż 4 krzeseł;
- uwzględnienia odpowiednio wyeksponowanych elementów dekoracyjnych, nawiązujących do charakteru regionu;
- zapewnienia nie mniej niż jednej osoby do stałej obsługi technicznej.
W celu monitorowania prawidłowej organizacji stoisk informacyjnych, Wykonawca zapewni dodatkowo miejsce siedzące w obrębie stoiska pracownikowi Zamawiającego, lub innej upoważnionej osobie, nadzorującej realizację zadania.
Wykonawca zapewni wizualizacje w formie banerów informacyjnych umieszczanych na stoiskach organizowanych pod namiotem, ścianek reklamowych umieszczanych na stoiskach organizowanych w budynku oraz materiałów promocyjnych:
- Baner o wymiarach 2 m x 1 m powinien być wykonany z materiału wytrzymałego na rozciąganie, rozdarcie, wilgoć, wodę, promieniowanie UV i temperaturę. Na banerze powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do SIWZ, zastosowane zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 dostępną na stronie internetowej www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu: http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-2007-2013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy;
- Ścianka reklamowa łukowa o wymiarach 315 x 325 cm powinna być wyposażona w panele - wydruki z plotera pigmentowego zabezpieczone laminatem, profile aluminiowe, listwy magnetyczne, oświetlenie halogenowe – nie mniej niż 2 lampy i kufer transportowy. Na ściance w górnej części powinny znajdować się logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 7 do SIWZ. Poniżej nadruk w kolorze z elementami krajobrazu wiejskiego lub motywu rolniczego np. zwierzęta, kłos, maszyna rolnicza;
- Na każdym stoisku informacyjnym Wykonawca zapewni materiały promocyjne w liczbie 150 szt. każdej pozycji wskazanej w załączniku nr 8 do SIWZ, w formie: długopis drewniany, notes, kredki, piłka mini, pendrive, kolorowanka dla dzieci i plan lekcji, których wygląd zawiera elementy wskazujące na pozytywne przemiany zachodzące na obszarach wiejskich i w rolnictwie lub aspekty ochrony środowiska, tradycji i kultury wiejskiej.
UWAGA: Na podstawie § 6 ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2013 r.
poz. 231) w celu potwierdzenia, że oferowane materiały promocyjne odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga załączenia do oferty opisu i projektu graficznego każdego z materiałów promocyjnych wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ. Opis oraz projekt muszą zawierać wszelkie niezbędne informacje pozwalające jednoznacznie stwierdzić, iż oferowane materiały promocyjne są zgodne z opisem zawartym w załączniku nr 8 do SIWZ.
Wykonawca zapewni dystrybucję na stoisku dwustronnych, kolorowych ulotek informacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do SIWZ) w liczbie dostosowanej do wielkości danej imprezy (każdorazowo co najmniej 300 szt.).
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekty: baneru i ścianki. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do projektów zarówno na piśmie, telefonicznie, jak i faksem lub e-mailem. Wykonawca zobowiązany jest zastosować się do uwag Zamawiającego niezwłocznie po ich otrzymaniu. Po uzyskaniu akceptacji i wykonaniu baneru i ścianki. Wykonawca prześle Zamawiającemu ich zdjęcia.
Po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia ostatniej faktury, Zamawiający dokona odbioru od Wykonawcy banerów i ścianek reklamowych, z której to czynności zostanie sporządzony odpowiedni protokół.
Uwaga! W przypadku imprez plenerowych Wykonawca zapewni odpowiednią ochronę stoiska przed szkodliwym działaniem warunków atmosferycznych
2. Obsługę merytoryczną stoiska
W ramach obsługi merytorycznej stoiska informacyjnego Wykonawca zapewni usługi informacyjne z zakresu działań PROW 2007 – 2013 oraz nowej perspektywy finansowej na lata 2014 – 2020 w szczególności:
- Zapewnienie beneficjentom działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013” wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat możliwości skorzystania z pomocy finansowej na realizację projektów szkoleniowych dla rolników i posiadaczy lasów prowadzących do restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa, zwiększenia konkurencyjności i dochodowości działalności rolniczej lub leśnej oraz do spełnienia odpowiednich norm krajowych i UE;
- Informowanie rolników i posiadaczy lasów o możliwościach bezpłatnego udziału w szkoleniach realizowanych w ramach działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”;
- Upowszechnianie informacji na temat zasad prawidłowego rozliczania operacji przez beneficjentów;
- Informowanie o rezultatach zrealizowanych projektów, dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działań PROW 2007-2013;
- Informowanie o nowej perspektywie finansowej na lata 2014 – 2020.
Na każdym stoisku informacyjnym obsługa merytoryczna będzie realizowana przez jednego eksperta posiadającego wyższe wykształcenie rolnicze lub średnie rolnicze i co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie promocji, pomocy lub doradztwa dotyczącego problematyki rolnictwa i rozwoju wsi w tym zagadnienia PROW 2007 – 2013. Do zadań eksperta będzie należało udzielanie informacji, konsultacji i odpowiedzi na pytania odwiedzających stoisko oraz inicjowanie rozmów mających na celu promocję działań z ww. zakresu.
Obsługa merytoryczna zostanie zapewniona w godzinach otwarcia imprez dla odwiedzających.
Wykonawca zapewni identyfikatory dla obsługi merytorycznej oraz widoczną informację
o możliwości skorzystania z konsultacji. Identyfikatory lub inne powstałe w ramach projektu materiały muszą zawierać niezbędne logotypy i slogany wskazane w załączniku
nr 7 do SIWZ. Przed organizacją pierwszego stoiska Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji wzór identyfikatora oraz informację o możliwości skorzystania z konsultacji.
Wszystkie koszty związane z udziałem w imprezie, w tym koszty dojazdu eksperta pokrywa Wykonawca.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 11 do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-08-08. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-08-01.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Rural Development Roman Dybko

Kto?

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Gdzie?

• • Polska