Zarządzanie nowobudowanymi budynkami oraz lokalami mieszkalnymi będącymi w zasobach Miasta Siedlce

Miasto Siedlce

Przedmiotem zamówienia objęty jest:
1. Budynek komunalny przy ulicy Kazimierza Przerwy Tetmajera oraz lokale w tym budynku: 1 816,04 m2 (planowane oddanie do użytku – czerwiec 2014 r.)
Ponadto Zamawiający jest w trakcie realizacji następujących budynków:
2. Budynek mieszkalny przy ulicy Spokojnej 24: 3 146,86 m2 (planowane oddanie do użytku październik 2014 r.)
3. Budynek mieszkalny przy ulicy Geodetów: 3 245,95 m2 (planowane oddanie do użytku październik 2015 r.)
4. Budynek mieszkalny przy ulicy Geodetów – 2 678,21 m2 (planowane oddanie do użytku październik 2015 r.)
Zadania z zakresu zarządzania:
1. Wykonawca ma obowiązek w zakresie obsługi użytkowników prowadzenie na terenie miasta Siedlce punktu kasowego do bezprowizyjnego przyjmowania wpłat od osób korzystających z nieruchomości powierzonych w zarząd oraz biura obsługi użytkowników tychże nieruchomości. Obsługa użytkowników prowadzona będzie w dni robocze w godzinach co najmniej od 700 do 1500, w tym jeden dzień w tygodniu od godziny 7:00 do godziny 17:00. Natomiast punkt kasowy będzie czynny w dni robocze przez co najmniej osiem godzin. Punkt kasowy oraz biuro obsługi użytkowników Wykonawca uruchomi w terminie 3 dni od dnia obowiązywania umowy.
2. Do dnia 31 lipca 2014 roku Wykonawca utworzy elektroniczną bazę danych stanowiącą źródło informacji o budynkach i lokalach powierzonych w zarząd oraz ich użytkownikach. Dane zawarte w bazie będą gromadzone i przetwarzane wyłącznie w związku z czynnościami Wykonawcy wynikającymi z umowy oraz przetwarzane zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883 ze zm.).
3. Zorganizowanie i zapewnienie pogotowia awaryjnego po godzinach pracy i w dni wolne od pracy, w zakresie napraw instalacji elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych oraz centralnego ogrzewania w sezonie grzewczym.
4. Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności prowadzenie obsługi finansowo – księgowej w zakresie naliczania opłat należnych z tytułu zajmowanego lokalu.
5. Przyjmowanie w imieniu i na rzecz Zamawiającego wszelkich opłat na konto Wykonawcy oraz przekazywanie zebranych należności w terminie 7 dni na konto Zamawiającego.
6. Kontrolowanie terminowości wpłat, a w przypadku opóźnień, naliczanie odsetek za zwłokę, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu w terminie do 9 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni:
— sprawozdania finansowego z należności i dochodów,
— rejestru VAT ze sprzedaży związanej z nieruchomościami powierzonymi w zarząd wraz z kopiami faktur.
8. Przygotowywanie i przekazywanie Zamawiającemu w terminie do 14 dnia miesiąca następującego po upływie każdego kwartału, następujących dokumentów:
— sprawozdania z czynności wykonywanych w ramach upoważnienia – działania w imieniu Miasta Siedlce,
— sprawozdania finansowego z windykacji należności (tabela uzgodniona pomiędzy stronami).
9. Prowadzenie wykazu kaucji mieszkaniowych oraz rozliczanie wpłaconych kaucji na podstawie protokołów zdawczo – odbiorczych, sporządzanych przez Wykonawcę.
10. Ubezpieczanie budynków powierzonych w zarząd.
11. Zawieranie, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w imieniu i na rzecz Zamawiającego umów najmu na lokale mieszkalne, na warunkach przez niego określonych i zaakceptowanych.
12. Umieszczanie w umowach najmu na lokale mieszkalne zapisu o wysokości pobranej od najemcy kaucji mieszkaniowej, bądź w przypadku zwolnienia z jej wpłacenia odpowiedniej adnotacji informującej o podstawie zwolnienia.
13. Przekazywanie użytkownikom lokali:
— Regulaminu Porządku Domowego,
— książeczek czynszowych zabezpieczonych w odpowiedniej ilości przez Wykonawcę.
14. Wypowiadanie w imieniu Zamawiającego umów najmu na lokale mieszkalne, w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach prawa oraz umowach najmu.
15. Pisemne wzywanie użytkowników lokali do zwrotu przedmiotu najmu niezwłocznie po zakończeniu okresu obowiązywania umowy oraz wyznaczanie terminu przekazania lokali.
16. Zawieranie, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w imieniu i na rzecz Zamawiającego umów na umieszczanie reklam na nieruchomościach komunalnych na warunkach przez niego określonych i zaakceptowanych.
17. Wypowiadanie w imieniu Zamawiającego umów na umieszczanie reklam na nieruchomościach komunalnych, w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach prawa oraz umowach.
18. Sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych oraz protokołów z oceny stanu technicznego lokali wraz z wykonanym szkicem funkcjonalno-przestrzennym oraz określeniem niezbędnego do zasiedlenia zakresu robót oraz przekazywanie ich Zamawiającemu w terminie 7 dni od momentu przyjęcia lokalu przez Wykonawcę.
19. Zawieranie, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w imieniu i na rzecz Zamawiającego umów na dostawę wody i energii elektrycznej pobieranych przez inne podmioty z przyłączy w nieruchomościach powierzonych w zarząd.
20. Wypowiadanie w imieniu Zamawiającego umów na dostawę wody i energii elektrycznej pobieranych przez inne podmioty z przyłączy w nieruchomościach powierzonych w zarząd.
21. Przyjmowanie budynków oraz lokali w budynkach powierzonych w zarząd na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego lub pisma Zamawiającego informującego o zaistniałych zmianach. W przypadku zmiany powierzchni w ciągu miesiąca rozliczenia powierzchni będą rozliczane według faktycznej liczby dni danego miesiąca przy czym uznaje się dla miesiąca liczbę dni 30.
22. Przekazywanie w imieniu Zamawiającego lokali mieszkalnych (protokołem zdawczo-odbiorczym, będącym podstawą rozliczenia kaucji).
23. Przyjmowanie w imieniu Zamawiającego lokali mieszkalnych po byłych najemcach (protokołem zdawczo-odbiorczym będącym podstawą rozliczenia kaucji).
24. Prowadzenie i aktualizowanie ewidencji budynków i wynajmowanych w nich lokali z uwzględnieniem:
— ilości budynków oraz lokali,
— powierzchni budynków oraz lokali,
-— powierzchni przynależnych do wynajmowanych lokali.
Podstawą aktualizacji jest protokół zdawczo-odbiorczy.
25. Prowadzenie obsługi w zakresie zasiedlania, zamieszkiwania i zwalniania lokali:
— bieżące prowadzenie dla każdego lokalu mieszkalnego tzw. „teczki lokalu” z zachowaniem pełnej dokumentacji i korespondencji związanej z najmem, obejmującej:
protokół zdawczo-odbiorczy lokalu z ustalonym stopniem zużycia znajdujących się w nim elementów wyposażenia technicznego będący podstawą rozliczenia kaucji, umowę najmu lokalu, względnie inny dokument stwierdzający posiadanie tytułu prawnego i określającego warunki najmu lokalu wraz z wykazem opłat związanych z tytułu użytkowania lokalu, korespondencję dotyczącą realizacji wzajemnych obowiązków i roszczeń w toku użytkowania lokalu, pisemne rozliczenie z tytułu zużycia lokalu oraz elementów wyposażenia technicznego w przypadku opuszczenia lokalu (sporządzone w oparciu o protokół zdawczo- odbiorczy).
— prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali oraz kontrola prawidłowości wykorzystania lokali,
— poświadczanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego w zakresie posiadanego tytułu prawnego do lokalu, bądź jego braku (adnotacja: „umowa najmu”, „po wygaśnięciu umowy”, „po wypowiedzeniu umowy”), powierzchni lokalu, wydatków związanych z użytkowaniem lokalu, za ostatni miesiąc oraz liczbą osób zamieszkujących w lokalu,
— informowanie Zamawiającego o osobach, które otrzymały dodatek mieszkaniowy, a nie dopłacają do czynszu,
— informowanie Zamawiającego o osobach, które uregulowały zaległości z tytułu opłat za lokal, w związku z decyzją wstrzymującą przyznanie dodatku mieszkaniowego,
— informowanie Zamawiającego o osobach, które otrzymały dodatek mieszkaniowy, a w trakcie pobierania utraciły tytuł prawny do lokalu,
— przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń, interwencji i wniosków oraz realizowanie ich zgodnie z obowiązującymi przepisami.
26. Zapewnienie dostaw do powierzonych w zarząd budynków wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz innych usług niezbędnych do funkcjonowania nieruchomości.
27. Zapewnienie poszczególnym lokalom znajdującym się w powierzonych w zarząd budynkach dostaw wody, energii cieplnej, jeżeli obowiązek taki wynika z umów zawartych przez Zamawiającego.
28. Dokonywanie pomiarów temperatur w lokalach mieszkalnych wyposażonych w c.o. w dniu zgłoszenia przez użytkownika lokalu lub Zamawiającego oraz sporządzenie protokołu z tych pomiarów.
29. Zawieranie w imieniu i na rzecz Zamawiającego, po jego uprzedniej akceptacji umów, z zachowaniem zasad wynikających z obowiązujących przepisów, w następującym zakresie:
— odprowadzania ścieków,
— dostarczania ciepłej i zimnej wody,
— dostarczania energii cieplnej i elektrycznej,
— konserwacji anten zbiorczych.
30. Egzekwowanie od kontrahentów należytego wywiązywania się z zawartych umów, w razie konieczności ich wypowiadanie i dochodzenie roszczeń na ich podstawie.
31. Ustalanie, rozliczanie i weryfikacja kosztów z tytułu zużycia wody, ciepła, wywozu odpadów, itp. na podstawie liczników, normy dla lokali lub na mieszkańca.
32. Weryfikacja dokumentów będących podstawą do regulowania zobowiązań (faktury, rachunki, zestawienia, pisma, noty księgowe, itp.) pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dotyczących nieruchomości powierzonych w zarząd w terminie umożliwiającym terminową płatność zobowiązań przez Zamawiającego.
33. Udział w odczytach liczników zbiorczych przez podmioty dostarczające media oraz kontrola prawidłowości tych odczytów.
34. Plombowanie zamontowanych lub wymienionych wodomierzy, kontrola prawidłowości ich działania oraz przygotowywanie półrocznych wykazów wykonywanych prac. Wykaz zaplombowanych wodomierzy należy przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego półrocza.
35. Prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w razie potrzeby uzupełnianie brakujących wpisów lub dokumentacji, w terminie 3 miesięcy od dnia obowiązywania umowy).
36. Prowadzenie dokumentacji technicznej budynków, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
37. Natychmiastowe informowanie Zamawiającego (nr kontaktowy: 502-539-491) o katastrofach budowlanych, pożarach lub poważnych awariach zaistniałych w nieruchomościach oddanych w zarząd.
38. Sporządzanie protokołów, notatek w przypadku katastrof budowlanych, pożarów lub poważnych awarii oraz przekazywanie ich Zamawiającemu nie później niż dnia następnego po zdarzeniu.
39. Usuwanie awarii na przyłączach przynależnych do budynków oddanych w zarząd (np. na przykanaliku sanitarnym, itp.) na koszt Zamawiającego, po uprzednim uzgodnieniu z nim zakresu robót.
40. Wykonywanie w imieniu Zamawiającego czynności określonych w rozdziale 6 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz.U. z 2013 r. poz. 1409) oraz Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 roku w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych (Dz. U. z 1999 roku, Nr 74, poz. 836 ze zm.).
41. Wykonywanie przeglądów roboczych, mających na celu określenie stanu przygotowania budynków, urządzeń i instalacji do użytkowania w okresie zimowym, niezależnie od kontroli okresowych. Wykaz przeprowadzonych przeglądów należy przekazać Zamawiającemu w terminie do 15 października każdego roku obowiązywania umowy.
42. Zapewnienie ochrony przeciwpożarowej dla budynków polegającej na realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym wykonywanie okresowych kontroli z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
43. Sprawowanie nadzoru inspektorskiego nad pracami remontowymi prowadzonymi przez użytkowników nieruchomości oddanych w zarząd oraz dokonywanie odbioru tych prac.
44. Udział w komisjach dokonujących przekazania placu budowy oraz odbioru końcowego tych robót.
45. Udział w odbiorach prac remontowych.
46. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego budynków i lokali, bilansu potrzeb remontowych oraz projektów planów remontów na następny rok kalendarzowy w terminie do 15 września każdego roku w budynku i lokalach w układzie rzeczowo- finansowym, uwzględniającym adres, rodzaj i ilość robót oraz ocenę pilności realizacji potrzeb remontowych.
47. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego lokali bilansu potrzeb remontowych oraz projektów planów remontów na następny rok kalendarzowy w terminie do 15 września każdego roku w lokalach w układzie rzeczowo - finansowym, uwzględniającym adres, rodzaj i ilość robót oraz ocenę pilności realizacji potrzeb remontowych.
48. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego budynków i lokali, zestawień potrzeb remontowych, uwzględniających adres, rodzaj naprawy w kolejności pilności potrzeby ich realizacji i przekazywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego kwartału.
49. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego budynków i lokali, zestawień potrzeb remontowych (roboty wodno - kanalizacyjne), uwzględniających adres, rodzaj naprawy w kolejności pilności potrzeby ich realizacji i przekazywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego kwartału.
50. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego budynków i lokali, zestawień potrzeb remontowych (roboty elektryczne), uwzględniających adres, rodzaj naprawy w kolejności pilności potrzeby ich realizacji i przekazywanie Wykonawcy w terminie 14 dni po zakończeniu każdego kwartału.
51. Sporządzanie w oparciu o kontrole stanu technicznego budynków i lokali, zestawień potrzeb remontowych (roboty ogólnobudowlane), uwzględniających adres, rodzaj naprawy w kolejności pilności potrzeby ich realizacji i przekazywanie Wykonawcy w terminie 14 dni po zakończeniu każdego kwartału.
52. W przypadku stwierdzenia nieodpowiedniego stanu technicznego obiektu budowlanego lub jego części, mogącego spowodować zagrożenie życia lub zdrowia ludzi i bezpieczeństwa mienia, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego podjęcia czynności celem usunięcia zagrożenia na własny koszt w zakresie do 1.000,00 zł netto za 1 budynek. W przypadku potrzeby usunięcia zagrożenia w szerszym zakresie tj. powyżej 1 000 PLN netto za 1 budynek, wymagane jest wcześniejsze uzgodnienie zakresu robót i kosztów z Zamawiającym, który po akceptacji zleci Wykonawcy wykonanie robót remontowych.
53. Dokonywanie przeglądów budynków z uwzględnieniem Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 12 października 2011 r. w sprawie ochrony gatunkowej zwierząt (Dz.U. z 2011 r. nr 237, poz. 1419).
54. Konserwacja i naprawy w celu utrzymania budynków i lokali powierzonych w zarząd, oraz instalacji i urządzeń technicznych w stałej sprawności technicznej i użytkowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami:
1) W zakresie elementów budowlanych:
— Egzekwowanie napraw gwarancyjnych od firmy AKPOL.
— Usuwanie odstających tynków i cegieł.
— W razie konieczności naprawa uszkodzeń elewacji tj. ściany, gzymsy, elementy balkonowe, loggie, zadaszenia nad wejściami do budynków, murki oporowe, kominy, polegająca na uzupełnianiu tynków lub cegieł w ilości do 10 m2 w każdym roku obowiązywania umowy (łącznie 50 m2 przez cały okres obowiązywania umowy),
— Naprawa uszkodzeń obróbek blacharskich polegająca na prostowaniu, mocowaniu, lutowaniu oraz uszczelnianiu silikonem.
— W razie konieczności Uzupełnianie obróbek blacharskich w przypadku kradzieży lub zniszczenia w ilości do 50 mb, w każdym roku obowiązywania umowy (łącznie 150 mb przez cały okres obowiązywania umowy).
— Usuwanie z dachów i elewacji budynków powierzonych w zarząd - anten, uchwytów itp., zamontowanych bez zgody Wykonawcy.
— Osadzanie lub wymiana uszkodzonych drobnych elementów na ścianach np. kratki wentylacyjne.
— Naprawa i udrożnianie kanałów dymowych i wentylacyjnych.
— Naprawa i uzupełnianie brakujących elementów okuć, samozamykaczy, szklenie stolarki okiennej i drzwiowej w pomieszczeniach wspólnego użytkowania oraz ich regulacja.
— Naprawa uszkodzeń posadzek i schodów.
— Uzupełnianie tralek w poręczach oraz podstopnic w pomieszczeniach wspólnego użytkowania.
— W szczególnych przypadkach szklenie stolarki okiennej i wymiana drzwi wejściowych w lokalach mieszkalnych.
2) W zakresie instalacji elektrycznych i odgromowych:
— Egzekwowanie napraw gwarancyjnych od firmy AKPOL.
— Naprawa uszkodzonej instalacji elektrycznej.
— Naprawa lub wymiana osprzętu elektrycznego w pomieszczeniach wspólnego użytkowania tj. lampy, wyłączniki, przyciski, gniazda, żarówki, itp.
— Wymiana bezpieczników i główek bezpiecznikowych w obwodzie administracyjnym budynków.
— Wymiana i uzupełnianie dekli w puszkach elektrycznych.
— Wyszukiwanie przerw i zwarć w instalacji elektrycznej oraz usuwanie ich przyczyn wraz z wymianą upalonych końcówek w obwodzie administracyjnym budynków.
— Sprawdzanie mocowania przewodów elektrycznych, w razie konieczności ich umocowanie.
— Kontrola sprawności instalacji elektrycznej w obwodzie administracyjnym budynków oraz eliminowanie kradzieży.
— Utrzymywanie skrzynek elektrycznych w sprawności technicznej.
— Przeprowadzanie badań stanu izolacji obwodów elektrycznych oraz skuteczności ochrony przeciwporażeniowej wraz ze sporządzeniem dokumentacji dla Rejonu Energetycznego w Siedlcach dla lokali nowo zasiedlanych oraz na wniosek Zamawiającego.
— Egzekwowanie od użytkowników lokali naprawy instalacji elektrycznej w lokalach mieszkalnych w zakresie ich obciążającym, a w szczególnych przypadkach naprawa i obciążenie za wykonaną usługę Zamawiającego po wcześniejszym uzgodnieniu,
— Usuwanie uszkodzeń w instalacji odgromowej budynków, wraz z wymianą uszkodzonych elementów.
— Dokonywanie okresowych pomiarów instalacji elektrycznej i odgromowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz sporządzanie protokołów z tych pomiarów.
3) W zakresie instalacji c.o. i wodno - kanalizacyjnej:
— Egzekwowanie napraw gwarancyjnych od firmy AKPOL.
— Wymiana niesprawnych zaworów grzejnikowych, usuwanie przecieków w instalacji łącznie z wymianą niesprawnych urządzeń odbiorczych w pomieszczeniach wspólnego użytku.
— Czyszczenie, udrożnianie oraz usuwanie miejscowych przecieków pionów i poziomów kanalizacyjnych.
— Czyszczenie, udrożnianie studzienek kanalizacyjnych oraz przyłączy kanalizacyjnych przyległych do nieruchomości.
55. Wyrażanie zgody na wprowadzanie ulepszeń przez użytkowników lokali oraz zawieranie umowy określającej sposób rozliczeń z tego tytułu, wcześniej zaakceptowany przez Zamawiającego.
56. Wywieszenie w budynkach w widocznym i dobrze oświetlonym miejscu tablic informacyjnych oraz w miarę potrzeby ich uzupełnianie.
57. Wywieszenie na tablicach informacyjnych w terminie 30 dni od dnia obowiązywania umowy oraz uzupełnianie na bieżąco:
— informacji o Zarządcy,
— wykazu numerów telefonów straży pożarnej, policji, pogotowia ratunkowego, pogotowia technicznego elektrycznego, pogotowia gazowego, pogotowia awaryjnego Zarządcy tj. hydraulika, elektryka, instalacji domofonowej, pod które można dzwonić w przypadku awarii,
— wykazu dni tygodnia, w których będą zamiatane i zmywane klatki schodowe,
— informacji o zasadach prawidłowego korzystania z instalacji wentylacyjnej i elektrycznej,
— informacji o zagrożeniach wynikających z zamykania otworów wentylacyjnych, zastawiania dróg ewakuacyjnych oraz dróg dojazdowych do obiektów.
58. W razie konieczności wywieszanie znaków ostrzegawczych tj. „niski strop”, itp. oraz w miarę potrzeby ich uzupełnianie.
59. Na bieżąco usuwanie materiałów palnych i przedmiotów z dróg komunikacji ogólnej służących celom ewakuacji.
60. Utrzymanie porządku i czystości w budynkach poprzez:
— zamiatanie klatek schodowych, korytarzy, pomieszczeń wspólnego użytkowania oraz usuwanie odpadów 2 razy w tygodniu,
— mycie klatek schodowych, korytarzy oraz wspólnych sanitariatów po wcześniejszym zamieceniu – co najmniej 1 raz w tygodniu,
— mycie okien na klatkach schodowych, w pomieszczeniach wspólnego użytkowania, co najmniej 2 razy w roku, w okresie od 15 do 30 marca oraz od 15 do 30 października,
— mycie parapetów, balustrad, poręczy, grzejników, kloszy oświetleniowych, kratek wentylacyjnych, skrzynek pocztowych, tablic informacyjnych, tablic porządkowych budynków, lamperii, drzwi wejściowych do klatek schodowych, co najmniej 1 raz w miesiącu,
— wykonywanie doraźnych czynności sprzątania w dni wolne od pracy, w sytuacji, gdy zaistnieje pilna potrzeba,
— w przypadku pożaru lub innych zdarzeń losowych zabezpieczanie miejsca zdarzenia wraz z wywózką nieczystości i zniszczonych elementów powstałych w ich wyniku,
— usuwanie z budynków nieaktualnych ogłoszeń oraz plakatów.
61. Wykonywanie zamówienia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 roku o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz.U. z 2013r. poz. 1399 ze zm.) oraz ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz. U. z 2013 roku poz. 21 ze zm).
62. Harmonogram zamiatania i mycia klatek schodowych, korytarzy, w budynkach Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 30 dni od dnia obowiązywania umowy.
63. Zapewnienie deratyzacji w pomieszczeniach wspólnego użytkowania oraz w pomieszczeniach węzłów cieplnych - przynajmniej 2 razy w roku, w miesiącu kwietniu (deratyzacja wiosenna) oraz w miesiącu październiku (deratyzacja jesienna).
64. W miarę potrzeby zapewnienie dezynsekcji w częściach wspólnych w budynkach. Protokół z wykonanych czynności należy niezwłocznie przekazać Zamawiającemu.
65. Dekoracja flagami budynku z okazji świąt państwowych w ciągu dwóch dni od zgłoszenia i dostarczenia flag przez Zamawiającego.
66. Montowanie na budynku uchwytów na flagi.
67. Usuwanie sopli lodowych oraz nawisów śnieżnych.
68. Usuwanie śniegu z dachów budynku.
69. Usuwanie z dachu liści i innych zanieczyszczeń (np. gałęzi), utrudniających swobodny spływ wody, a także czyszczenie i udrożnianie rynien i rur spustowych.
70. Zabezpieczanie budynku przed gołębiami i innym ptactwem oraz dostępem bezdomnych zwierząt.
71. Prowadzenie czynności windykacyjnych zmierzających do odzyskania zaległych należności Zamawiającego, z wyłączeniem postępowań sądowych i egzekucyjnych oraz umorzeń, odroczeń i rozłożenia na raty w zakresie:
— postępowania wobec najemców i osób bezumownie korzystających z lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Miasta Siedlce, którzy mają zaległości z tytułu czynszu i innych opłat za używanie lokalu oraz odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu, zgodnie z Zarządzeniem Nr 201/2008 Prezydenta Miasta Siedlce z dnia 14 maja 2008 roku,
— udostępniania i przekazywania do Biura Informacji Gospodarczej oraz aktualizowania i usuwania informacji gospodarczych o zobowiązaniach dłużników korzystających z lokali wchodzących w skład lokalowego zasobu Miasta Siedlce, którzy mają zaległości z tytułu czynszu i innych opłat za używanie lokalu oraz odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu, zgodnie z Zarządzeniem Nr 379/2011 Prezydenta Miasta Siedlce z dnia 27 października 2011 roku,
— windykacji należności z tytułu zawartych umów na umieszczanie reklam na nieruchomościach komunalnych oraz umów na dostarczanie wody lub energii elektrycznej innym podmiotom
z przyłączy w nieruchomościach powierzonych w zarząd, w tym przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentów niezbędnych do dochodzenia należności na drodze postępowania sądowego.
72. Udział przedstawiciela Wykonawcy w charakterze świadka na każdorazowe wezwanie sądu w postępowaniach sądowych dotyczących lokalowego zasobu Miasta.
73. Przygotowywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego kwartału wykazu stanu zadłużenia wynikającego z umów najmu na lokale mieszkalne, umów na umieszczanie reklam na nieruchomościach komunalnych, umów na media pobierane przez inne podmioty z przyłączy w nieruchomościach powierzonych w zarząd oraz bezumownego korzystania.
74. Przygotowywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca wykazu zasądzonych nakazów zapłaty oraz ich realizacji. Wykaz należy sporządzić w formie pisemnej, zawierającej imię i nazwisko dłużnika, adres, datę nakazu, sygnaturę akt, wysokość zasądzonej należności głównej, odsetki, koszty sądowe oraz koszty zastępstwa procesowego.
75. Przygotowywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca wykazu dłużników, którzy nie realizują postanowień umowy na ratalną spłatę zadłużenia.
76. Aktywne kontrolowanie nieruchomości powierzonej w zarząd, pod względem prawidłowości wykorzystania zasobu lokalowego. Wykonawca jest zobowiązany do uzgodnienia terminu kontroli, z podaniem propozycji lokali do kontroli oraz każdorazowo do sporządzenia protokołów kontroli lokali.
77. Przygotowywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca wykazu przeprowadzonych kontroli nieruchomości powierzonej w zarząd wraz z kserokopiami protokołów kontroli lokali.
78. Przygotowywanie Zamawiającemu w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca wykazu pustostanów, lokali porzuconych oraz opuszczonych z wyszczególnieniem lokali wyłączonych z eksploatacji.
79. Zabezpieczanie pustostanów oraz lokali porzuconych i opuszczonych przed dewastacją i samowolnym zajęciem.
80. Zapobieganie awariom w lokalach niezamieszkałych, pustostanach oraz lokalach wyłączonych z eksploatacji.
81. Informowanie Komendy Miejskiej Policji o stwierdzonych przypadkach dewastacji budynków.
82. Podejmowanie czynności mających na celu ustalenie miejsca pobytu najemców lub byłych najemców niezamieszkałych lokali w nieruchomościach powierzonych w zarząd, poprzez:
— pisemne występowanie do Komendy Miejskiej Policji o ustalenie miejsca pobytu najemcy,
— przeprowadzanie wywiadu z sąsiadami i sporządzanie notatek służbowych.
83. Obsługa techniczna czynności egzekucyjnych, mających na celu eksmisję z lokali znajdujących się w nieruchomościach powierzonych w zarząd.
84. Opróżnianie z przedmiotów i sprzętów lokali po zmarłych najemcach opuszczonych
i porzuconych lokali z nieruchomości powierzonej w zarząd wraz z wywożeniem na wysypisko, niezwłocznie po powzięciu informacji o zwolnieniu lokali.
85. Zapewnienie pomieszczenia o powierzchni minimum 30 m2 do przechowywania przedmiotów z lokali znajdujących się w nieruchomości powierzonych w zarząd, opróżnianych w wyniku postępowania egzekucyjnego o eksmisję.
86. Nadawanie w uzgodnieniu z Zamawiającym numerów ewidencyjnych lokalom (znakowanie drzwi) w nieruchomościach powierzonych w zarząd.
87. Przyjmowanie skarg od użytkowników nieruchomości oddanych w zarząd w zakresie świadczonych przez Wykonawcę usług oraz ich rozpatrywanie.
88. Przechowywanie i archiwizowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszelkich źródłowych dokumentów dotyczących budynków i lokali powierzonych w zarząd, w tym m.in.: dokumentacji remontowej, finansowo- księgowej, itp.
89. Udostępnianie Zamawiającemu wszelkich informacji i dokumentów dotyczących nieruchomości powierzonych w zarząd oraz sporządzanie dodatkowych sprawozdań i zestawień.
90. Udzielanie Zamawiającemu, w związku z przysługującym mu prawem kontroli czynności zarządzania, wszelkich wyjaśnień, informacji oraz udostępnianie dokumentów dotyczących nieruchomości powierzonych w zarząd oraz sporządzanie dodatkowych sprawozdań i zestawień.
91. Przygotowanie informacji z realizacji umowy, odpowiednio do 31 stycznia 2015 roku, 31 lipca 2015 roku oraz 30 grudnia 2015 roku lub według potrzeb Zamawiającego.

Termin składania ofert wynosił 2014-06-05. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-04-25.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Przedsiębiorstwo Gospodarki Mieszkaniowej Spółka z o.o.

• • Miasto Siedlce

• • Obsługa nieruchomości realizowana na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy › Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

• • Ostrołęcko-siedlecki