Zorganizowanie i przeprowadzenie dla uczestników Sieci „Partnerstwo Środowisko dla Rozwoju” dwóch zagranicznych wizyt studyjnych: do Włoch w dniach 15-19 września 2014 roku oraz do Szwecji w dniach 22-26 września 2014 roku, w ramach projektu „Wsparcie na działania sieci organów środowiskowych i instytucji zarządzających funduszami unijnymi „Partnerstwo: Środowisko dla Rozwoju” w 2014 r.” Postępowanie nr 35/GDOŚ/2014

Wielkość lub zakres

1. Przedmiotem zamówienia jest:1) w przypadku Części Nr 1 - zorganizowanie i przeprowadzenie wyjazdu studyjnego dla 25 uczestników Sieci „Partnerstwo: Środowisko dla Rozwoju” do Włoch w dniach 15-19 września 2014r., w szczególności poprzez: objęcie wszystkich uczestników ubezpieczeniem na czas wyjazdu (KL, OC, NNW, Assistance), zapewnienie i opłacenie połączeń lotniczych w dniu 15 i 19 września 2014r., (zakup biletu bądź biletów grupowych na przelot pomiędzy Warszawą a Mediolanem oraz pomiędzy Rzymem a Warszawą, zgodnie z zapotrzebowaniem w ściśle określonych terminach wskazanych w Załączniku Nr 1 do SIWZ), zapewnienie wszystkich lokalnych transferów autokarowych w standardzie autokarów do podróży międzynarodowych tj. rozpoczynając od momentu przylotu do Mediolanu, na dostarczeniu grupy na lotnisko kończąc, zapewnienie wyżywienia, zgodnie z programem wyjazdu, rozpoczynając od obiadu lub kolacji w dniu 15 września 2014r. (zależnie od pory wylotu), kończąc obiadem w dniu 19 września 2014r., zapewnienie zwiedzania Rzymu w terminie określonym w Załączniku nr 1 do SIWZ, zapewnienie zakwaterowania dla uczestników wyjazdu w hotelach o standardzie przynajmniej trzygwiazdkowym, w pokojach dwu i jednoosobowych, wyposażonych we własny węzeł sanitarny i dostęp do Internetu, zgodnie z zapotrzebowaniem w ściśle określonych terminach wskazanych w Załączniku Nr 1 do SIWZ, zapewnienie tłumacza języka włoskiego. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia wersji wegetariańskiej wyżywienia oraz uwzględniającej dietę bezglutenową dla niektórych uczestników wyjazdu.2) w przypadku Części Nr 2 - zorganizowanie i przeprowadzenie wyjazdu studyjnego dla 30 uczestników Sieci „Partnerstwo: Środowisko dla Rozwoju” do Szwecji w dniach 22-26 września 2014r., w szczególności poprzez: objęcie wszystkich uczestników ubezpieczeniem na czas wyjazdu (KL, OC, NNW, Assistance), zapewnienie i opłacenie połączeń lotniczych w dniu 22 i 26 września 2014r. (zakup biletu bądź biletów grupowych na przelot pomiędzy Warszawą a Sztokholmem, zgodnie z zapotrzebowaniem w ściśle określonych terminach wskazanych w Załączniku Nr 2 do SIWZ), zapewnienie wszystkich lokalnych transferów autokarowych w standardzie autokarów do podróży międzynarodowych - rozpoczynając od momentu przylotu, aż po dostarczeniu grupy na lotnisko na lot w Sztokholmie kończąc, zapewnienie wyżywienia zgodnie z programem wyjazdu, rozpoczynając od obiadu lub kolacji w dniu 22 września 2014r. (w zależności od godziny przylotu),, a kończąc obiadem w dniu 26 września 2014r., zapewnienie zakwaterowania uczestników wyjazdu w hotelu o standardzie przynajmniej trzygwiazdkowym w pokojach dwu i jednoosobowych, w pokojach z własnym węzłem sanitarnym i dostępem do Internetu, zgodnie z zapotrzebowaniem w ściśle określonych terminach wskazanych w Załączniku Nr 2 do SIWZ. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia wersji wegetariańskiej wyżywienia oraz uwzględniającej dietę bezglutenową dla niektórych uczestników wyjazdu.2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, zwany dalej: „SOPZ”, stanowi odpowiednio Załącznik Nr 1 i Załącznik nr 2 do SIWZ.3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.356 172

Informacje dodatkowe

1. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik pełnomocnictwo, które musi być udzielone na piśmie i podpisane przez osoby wymienione w aktualnym odpisie z rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty w oryginale lub w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Załączenie pełnomocnictwa w formie kserokopii, na której widnieją podpisy samego umocowanego nie zostanie uznane za ważne.

2. Zaleca się aby dokument pełnomocnictwa w swej treści zawierał:

a) dane identyfikacyjne – w treści pełnomocnictwa należy podać dane identyfikujące osobę, której pełnomocnictwo jest udzielane. Powinno to być w przypadku: osób fizycznych – seria i numer dowodu osobistego, PESEL, a w przypadku osób prawnych – siedziba, numer Krajowego Rejestru Sądowego, NIP, REGON,

b) zakres umocowania,

c) okres ważności pełnomocnictwa,

d) w treści pełnomocnictwa powinna być uregulowana kwestia substytucji,

tj. uprawnienia do udzielania dalszych pełnomocnictw. Zgodnie z art. 106 Kodeksu cywilnego, pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników, tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy, lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. W przypadku, gdy wolą mocodawcy jest,

aby jego pełnomocnik był uprawniony do upoważniania innych osób

do reprezentowania go, należy to wyraźnie zaznaczyć w treści pełnomocnictwa,

e) datę wystawienia pełnomocnictwa celem uniknięcia wątpliwości, od jakiego momentu pełnomocnik jest uprawniony do dokonywania czynności określonych w treści pełnomocnictwa w imieniu i na rzecz swego mocodawcy.

3. Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są:

1) Pani Justyna Pokorska - Główny Specjalista w Zespole do spraw Zamówień Publicznych w Wydziale Administracyjno-Kadrowym w Biurze Administracyjno-Kadrowym – fax +48 225792112, adres e-mail: zampub@gdos.gov.pl, oraz

2) Pani Magdalena Bławdziewicz-Odolińska – Starszy Specjalista w Zespole do spraw Zamówień Publicznych w Wydziale Administracyjno-Kadrowym w Biurze Administracyjno-Kadrowym – fax +48 225792112, adres e-mail: zampub@gdos.gov.pl

4. W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną. Forma faksu lub elektroniczna jest niedopuszczalna do następujących czynności wymagających pod rygorem nieważności formy pisemnej:

1) złożenia Oferty;

2) zmiany Oferty;

3) powiadomienia Zamawiającego o wycofaniu złożonej przez Wykonawcę Oferty;

4) uzupełnienia pełnomocnictw oraz oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, w odpowiedzi na wezwanie z art. 26 ust. 3 Pzp.

5. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują jakiekolwiek dokumenty za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, to każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających.

7. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia.

8. W niniejszym postępowaniu zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie jest wymagane.

9. Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w terminie:

1) w przypadku Części nr 1 – w dniach 15-19 września 2014 roku;

2) w przypadku Części nr 2 – w dniach 22-26 września 2014 roku;

10. W celu przeliczenia na PLN wszystkich wartości i danych finansowych podanych w innych walutach, Zamawiający zastosuje średni kurs Narodowego Banku Polskiego (NBP) aktualny na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłaszany w sposób przewidziany w § 8 uchwały Zarządu Narodowego Banku Polskiego Nr 51/2002 z dnia 23 września 2002 roku w sprawie sposobu wyliczania i ogłaszania bieżących kursów walut obcych (Dz. Urz. NBP Nr 14, poz. 39, z późn. zm.).

11. Przy składaniu ofert, w celu zachowania terminu wyznaczonego na składanie ofert, należy uwzględnić fakt objęcia budynku, w którym znajduje się siedziba Zamawiającego, systemem kontroli dostępu.

12. Zmiany umowy.

12.1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach:

1) termin wykonania zamówienia może ulec wydłużeniu maksymalnie o 42 dni kalendarzowe, licząc od dnia 15 września 2014r. (w przypadku Części nr 1), od dnia 22 września 2014 r. (w przypadku Części nr 2) w następujących przypadkach:

a) kiedy ulegnie wydłużeniu okres procedowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w związku z wniesieniem przez Wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia środków ochrony prawnej;

b) kiedy przedłuży się procedura postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z przyczyn innych niż wymienione w pkt a;

c) w związku z powstaniem przyczyn niezależnych od Wykonawcy i po wyrażeniu przez Zamawiającego zgody na zmianę terminu realizacji Umowy nie później niż przed upływem terminów, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy;

d) w sytuacji gdyby Zamawiającemu nie udało się zrekrutować liczby uczestników Wyjazdu, o której mowa w § 1 ust. 1 Umowy.

2) zmiany tłumacza języka włoskiego pod warunkiem, że Strony Umowy wyrażą na to zgodę, a osoba proponowana w zastępstwie lub nowa dodatkowa osoba w całości spełni warunki udziału w postępowaniu - - dotyczy tylko Części 1.

12.2. Zmiany umowy w sprawie zamówienia publicznego wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

12.3. Zmiana osób odpowiedzialnych po obu Stronach za realizację Umowy oraz danych dotyczących ich numerów telefonów lub adresów e-mail nie będzie stanowić zmiany treści Umowy. Zmiana ta jednak powinna zostać zgłoszona niezwłocznie w sposób umożliwiający skuteczne i szybkie zapoznanie się z treścią informacji oraz potwierdzona w formie pisemnej.