Zorganizowanie imprezy pn. „Promocja projektów realizowanych w ramach podejścia Leader: współpraca szkół rolniczych i LGD – uroczystości dożynkowe wydarzeniem kulturalnym regionu”
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy pn. „Promocja projektów realizowanych w ramach podejścia Leader: współpraca szkół rolniczych i LGD – uroczystości dożynkowe wydarzeniem kulturalnym regionu”.
Szczegółowy zakres rzeczowy zlecenia wraz z harmonogramem
W ramach umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się do:
1. zapewnienia miejsca Wydarzenia: Wydarzenie musi się odbyć w hotelu lub kompleksie hotelarsko-gastronomiczno-konferencyjnym, zwanych dalej „obiektem”, o standardzie minimum 2 – gwiazdkowym, z min. 2 salami konferencyjnymi, otoczonym terenem rekreacyjnym, na którym Zleceniobiorca będzie w stanie wybudować namiot o wymiarach 30 m x 50 m wraz z drewnianą podłogą, tak aby wokół namiotu pozostało min. 2 m wolnej przestrzeni do swobodnego poruszania się. Obiekt musi być położony w odległości do 30 km od Zespołu Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego im. Jadwigi Dziubińskiej w Golądkowie, 06-120 Winnica. Na terenie obiektu muszą znajdować się przyłącza wysokiego napięcia, wystarczające do obsługi elektrycznej Wydarzenia. Ponadto obiekt musi spełniać kryteria opisane poniżej.
2. zapewnienia zakwaterowania w dniach 11-13 października 2014 r. dla 200 osób. Zakwaterowanie odbywać się musi na terenie jednego obiektu. Obiekt musi mieć dostępne pokoje z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w: TV, radio, telefon, darmowy dostęp do Internetu, minibar – min. woda 0,5l/osobę, 3 ręczniki, kosmetyki (min. żel do mycia, szampon, mydło w płynie). Ponadto obiekt musi zapewnić codzienny room-service: wymiana ręczników, uzupełnianie minibarku oraz sprzątanie pokoju.
3. zapewnienia transportu 2 autokarów dla minimum 100 uczestników Wydarzenia w dniach 11-12 października 2014 r., na trasie Zespół Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Golądkowie – obiekt - Zespół Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Golądkowie i Zespół Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Gołotczyźnie – obiekt - Zespół Szkół Centrum Kształcenia Rolniczego w Gołotczyźnie, posiadających minimum po 50 miejsc siedzących. Autokar musi spełniać wymogi bezpieczeństwa.
4. zapewnienia wyżywienia w 2 oddzielnych salach. Sala A musi być wyposażona w liczbę stołów i krzeseł dla pomieszczenia min. 300 osób; sala B - dla pomieszczenia min. 100 osób. Sale podczas trwania Wydarzenia nie mogą być dostępne dla osób trzecich, muszą zapewniać pełną obsługę kelnerską w liczbie min. 1 kelner na 25 osób, oferować szeroki i zróżnicowany asortyment potraw i napojów. Posiłki muszą być serwowane na porcelanie ze sztućcami ze stali nierdzewnej. Serwowane posiłki:
1) kolacja w dniu 11 października 2014 r. serwowana w sali A dla 322 osób w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru, ponadto pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędlin, minimum 2 rodzaje serów, warzywa (pomidor, ogórek), masło (min. 10g/osobę) napojów w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami: cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna;
2) śniadanie w dniu 12 października 2014 r. dla 200 osób, serwowane w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru oraz: pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędliny, minimum 2 rodzaje serów, masło (min. 20g/osobę), warzywa (pomidor, ogórek), minimum 2 rodzaje dżemów (min. 40g/osobę), miód naturalny (min. 20g/osobę), masło (min. 10g/osobę), jogurt naturalny i smakowy (po min.150 g/osobę), mleko(min. 200ml/osobę), chrupki kukurydziane naturalne i smakowe (po min. 50g/osobę), napoje w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami: cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna;
3) obiad w dniu 12 października 2014 r.:
a) serwowany w sali A dla 325 osób – w postaci bufetu szwedzkiego, dostępny w godzinach 12:00-15:00. Obiad powinien składać się z: 2 rodzajów zup do wyboru (min. 200-250 ml/osobę), 2 dań głównych (2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaki zapiekane, ryż - do wyboru, 2 rodzaje surówek (po min. 50g/osobę), warzywa gotowane, 1 danie wegetariańskie, napojów: 0,5 litra wody na osobę, 0,5 litra soku naturalnego na osobę, 3 rodzajów ciast, kawy herbaty wraz z dodatkami: cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna,
b) serwowany w sali B dla 100 osób – zasiadany, dostępny w godzinach 10:00-15:00. Obiad powinien składać się z gorących dań: 2 rodzajów zup (min. 200-250 ml/osobę), 2 dań głównych (2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaki zapiekane, ryż - do wyboru, 2 rodzaje surówek, warzywa gotowane), 1 danie wegetariańskie, napojów: 0,5 litra wody na osobę, 0,5 litra soku naturalnego na osobę, 3 rodzajów ciast, kawy herbaty wraz z dodatkami: cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna;
4) biesiadna kolacja w dniu 12 października 2014 r., serwowana w sali A dla 325 osób - zasiadana, składająca się z: 2 rodzajów zup (do wyboru) 200 - 250 ml/osoba, dania głównego na ciepło: 2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaków zapiekanych, ryżu - do wyboru, warzyw gotowanych, jednego dania wegetariańskiego, deseru (3 rodzaje ciast do wyboru), 0,5 litra woda mineralnej na osobę, 3 rodzajów soków do wyboru w ilości po 0,5 litra z każdego rodzaju na osobę, kawy, herbaty, cukru, lub śmietanka bądź mleczko do kawy i, cytryna na osobę, bufetu sałatkowo-surówkowego z minimum 2 rodzajami surówek i 2 rodzajami sałatek (po min. 50g/osobę), 3 rodzajów owoców (banan, mandarynki, winogrona). Podczas trwania kolacji musi być przygotowany, ogólnodostępny stół wiejski, z pełną dekoracją nawiązującą charakterem do kultury wiejskiej, oferujący minimum: 2 sztuki smalcu w chlebie, ogórki kiszone (min. 2 sztuki/osobę), kiełbasy swojskie, regionalne wyroby wędliniarskie (minimum 5 rodzajów), pieczywo białe i ciemne na zakwasie (min. 4 kromki lub 2 bułki/osobę), masło (min. 10g/osobę), musztardę, ketchup oraz chrzan. Przez cały czas trwania kolacji musi być zapewniona obsługa kelnerska;
5) śniadanie w dniu 13 października 2014 r dla 200 osób, serwowane w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru oraz: pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędliny, minimum 2 rodzaje serów, masło (min. 20g/osobę), warzywa (pomidor, ogórek), minimum 2 rodzaje dżemów (min. 40g/osobę), masło (min. 10g/osobę), miód naturalny (min. 20g/osobę), jogurt naturalny i smakowy (po min.150 g/osobę), mleko(min. 200ml/osobę), chrupki kukurydziane naturalne i smakowe (po min. 50g/osobę), napoje w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami: cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna na osobę.
5. obsługi technicznej i logistycznej, w tym do:
1) zapewnienia ochrony na terenie Wydarzenia:
a) w dniach 11-12.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 12:00 – 08:00,
b) w dniu 12.10.2014 r. – 5 osoby w godzinach 08:00 – 22:00,
c) w dniach 12-13.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 22:00 - 6:00,
d) w dniu 13.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 6:00 – 12:00;
2) sprzątania terenu:
a) zapewnienia bieżącego serwisu sprzątającego na terenie Wydarzenia oraz w namiocie - min. 2 osoby w dniu 11 października w godz. 13:00-20:00 i min. 5 osób w dniu 12 października 2014 r. w godz. 8:00-18:00,
b) zapewnienia 20 koszy na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieżącym opróżnianiem,
c) zapewnienia kontenera na śmieci wystarczającego do całkowitego oczyszczenia terenu,
d) sprzątnięcia namiotu i terenu Wydarzenia po jego zakończeniu w dniu 13 października 2014 r. do godz. 13:00, jednak nie wcześniej niż w dniu 13 października 2014 r. od godz. 6:00. Teren po zakończeniu Wydarzenia musi być doprowadzony do stanu pierwotnego (przed Wydarzeniem),
e) wywozu śmieci po zakończeniu Wydarzenia w dniu 13 października 2014 r. do godz. 15:00, jednak nie wcześniej niż w dniu 13 października 2014 r. od godz. 12:00;
3) zapewnienia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji;
4) zapewnienia dróg prowadzących pomiędzy wejściem na teren obiektu, namiotem, restauracjami i salami konferencyjnymi;
5) zapewnienia 2 osób przeszkolonych w zakresie znajomości obiektu, harmonogramu Wydarzenia oraz lokalizacji punktów logistycznych terenu Wydarzenia, w celu kierowania ruchem osobowym na terenie obiektu i Wydarzenia (pomoc uczestnikom Wydarzenia) oraz wykonywania zadań poleconych przez Zleceniodawcę Wydarzenia;
6) zapewnienia i opłacenia 150 miejsc parkingowych na terenie obiektu w czasie trwania Wydarzenia dla samochodów osobowych z możliwością parkowania tam również autokarów, wskazanych przez Zleceniodawcę. Dodatkowo zapewnienie min. 2 osób kierujących ruchem na terenie parkingu;
7) zabezpieczenia Wydarzenia pod względem zaplecza sanitarnego tj.: ustawienie w dniu 11 października 2014 r. do godz. 12:00 jednak nie wcześniej niż od godz. 6:00, 12 sztuk toalet przenośnych, w tym 2 przystosowanych dla osób niepełnosprawnych, bieżący serwis (Zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia list kontroli czystości sprawdzających co 30 min. stan zaplecza sanitarnego); sprzątnięcie i usunięcie do godz. 15:00 w dniu 13 października 2014 r. jednak nie wcześniej niż od godz. 12:00, w dniu 13 października 2014 r.;
8) zapewnienia instalacji systemu nagłośnienia terenu Wydarzenia (ilość głośników oraz wzmacniaczy wystarczająca do właściwego nagłośnienia terenu Wydarzenia), do dnia 11 października 2014 r., do godz. 18:00. Zleceniodawca musi zaakceptować w dniu 11 października ilość głośników i wzmacniaczy i stan nagłośnienia. Zleceniobiorca zobowiązany jest do bezpłatnego uwzględnienia uwag Zleceniodawcy;
9) zapewnienia okablowania elektrycznego terenu tj. podłączenia do sieci elektrycznej wszystkich stoisk do dnia 11 października 2014 r. do godz.: 12:00 za pomocą agregatorów prądotwórczych wraz z paliwem w ilości niezbędnej do zapewnienia prądu przez cały czas trwania imprezy tj. od dnia 11 października 2014 r. od godz. 12:00 do dnia 13 października 2014 r. do godz. 15:00;
10) zapewnienia namiotu znajdującego się na terenie obiektu wraz z poniesieniem wszelkich opłat dotyczących rozstawienia namiotu, tj.:
a) powierzchnia namiotu: 1500 m kw., wymiary 30x50 m, transparentny dach (opcjonalnie), namiot musi posiadać minimum 2 zamykane wejścia o szerokości min. 3 m i wysokości min. 3 m (nie dopuszcza się łączenia namiotów),
b) zapewnienie i zbudowanie drewnianej podłogi na całej powierzchni namiotu,
c) zapewnienie i podłączenie oświetlenia na całej powierzchni namiotu oraz na zewnątrz przy wszystkich wejściach do namiotu,
d) zapewnienie i ustawienie w namiocie 10 nagrzewnic wraz z paliwem w ilości niezbędnej do zapewnienia prądu przez cały czas trwania Wydarzenia tj. od dnia 11 października 2014 r. od godz. 12:00 do dnia 13 października 2014 r. do godz. 15:00,
e) zapewnienie i ustawienie na stoiskach 204 sztuk stołów i 357 sztuk krzeseł (tj. po 4 stoły i 7 krzeseł na każde stoisko),
f) zapewnienie 100 krzeseł i przygotowanie widowni przed sceną w minimum 4 rzędach,
g) rozstawienie namiotu wraz z całym ww. wyposażeniem musi nastąpić w dniu 11 października 2014 r. do godz. 12:00, demontaż musi nastąpić do godz. 18:00 w dniu 13 października 2014 r. jednak nie wcześniej niż od godz. 12:00;
11) budowy w namiocie sceny wraz z wymaganymi instalacjami technicznymi (montaż w dniu 11 października 2014 r. do godz. 18:00, demontaż w dniu 13 października 2014 r. do godz. 15:00 – jednak nie później niż do godz. 18:00),:
a) zbudowanie sceny o szerokości 8 m, głębokości 6m, wysokości min. 1 m, wysokości od poziomu sceny do sufitu min. 4 m, ze stabilnej konstrukcji, ze schodami umiejscowionymi na krótszych bokach oraz zainstalowanymi uziemionymi gniazdami prądowymi o mocy 230 V ponadto transport, montaż, demontaż sceny. Scena musi spełniać wymogi BHP i posiadać atesty bezpieczeństwa,
b) zbudowanie w namiocie zaplecza technicznego przy scenie o wymiarach 6x3 metry, zabudowanego nieprzezroczystymi ściankami z PCV, z wejściem z drzwiami zamykanymi na klucz, wyposażonego w wieszaki, stolik, 4 krzesła oraz 50 l wody (butelkowana po 0,5l),
c) zapewnienie kompleksowego systemu nagłośnienia sceny (m.in. głośniki, wzmacniacze), w tym transport, montaż, demontaż,
d) zapewnienie oświetlenia sceny, w tym transport i montaż oraz demontaż,
e) zapewnienie wystarczającej ilości agregatów prądotwórczych i paliwa, zabezpieczających zasilanie energetyczne nagłośnienia, oświetlenia oraz innych instalacji technicznych sceny oraz pełnego okablowania wszystkich urządzeń elektrycznych w dniu 12 października w godz. 6:00 do 19:00,
f) zapewnienie na scenie sprzętu multimedialnego: trzech mikrofonów, nagłośnienia,
g) zapewnienie personelu niezbędnego do właściwego funkcjonowania systemów oświetlenia i nagłośnienia, między innymi: akustyków, elektryków, oświetleniowców itp.;
12) koordynacji rozstawienia stoisk w namiocie, tj.:
a) przygotowanie planu rozmieszczenia 51 stoisk o wymiarach 6x3 metrów, z zainstalowanymi uziemionymi gniazdami prądowymi o mocy 230 V, oddzielonych stabilną ścianką PCV o wysokości min. 1 metra, wraz z przypisaniem do nich wystawców biorących udział w Wydarzeniu oraz przekazanie go do akceptacji Zleceniodawcy w ciągu 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy,
b) przekazanie każdemu wystawcy informacji, w formie elektronicznej, o umiejscowieniu jego stoiska, w ciągu 1 dnia roboczego od dnia akceptacji przez Zleceniodawcę planu, o którym mowa w lit. a,
c) nadzór i bieżący serwis techniczny podczas rozstawienia stoisk w dniach 11-12 października 2014 r.;
13) zapewnienia Prezentera znanego z mediów, który poprowadzi, według przedstawionego przez Zleceniodawcę harmonogramu, Wydarzenie w dniu
12 października 2014 r. bez przerwy w godzinach od 8:00 do 17:30. Prezenter musi być przygotowany merytorycznie w zakresie prowadzonego Wydarzenia. Zleceniobiorca w dniu zawarcia umowy przedstawi propozycję Prezentera do wyboru przez Zleceniodawcę, w przypadku braku akceptacji przedstawionej propozycji, Zleceniobiorca zobowiązuje się przedstawić inne propozycje do momentu ostatecznej akceptacji Zleceniodawcy. W przypadku niedyspozycji Prezentera odpowiedzialność nienależytego wykonania części zlecenia ponosi Zleceniobiorca;
14) zapewnienia występu artystycznego Łukasza Zagrobelnego wraz z zespołem podczas Wydarzenia w dniu 12 października 2014 r. trwającego 45-60 minut bez przerwy. W przypadku niedyspozycji artysty odpowiedzialność nienależytego wykonania części zlecenia ponosi Zleceniobiorca oraz zapewnienia, w dniu 12 października 2014 r. w godzinach 18:00 – 22:00, oprawy muzycznej – Dj;
15) zabezpieczenia pomocy medycznej: zorganizowanie w dniu 12 października
2014 r. w godzinach 08:00 – 18:00 jednego punktu medycznego w składzie karetka R, lekarz, ratownik medyczny, kierowca;
16) zapewnienia rejestracji fotograficznej Wydarzenia oraz przekazania Zleceniodawcy min. 100 zdjęć w formie elektronicznej (w tym zdjęcia wieńców dożynkowych każdej szkoły, stoisk każdego wystawcy, sceny oraz przebiegu Wydarzenia);
17) wynajęcia w dniach 11-12 października 2014 r. na terenie Wydarzenia 2 sal każda minimum 6 m2 zamykanych na klucz w celu zabezpieczenia zaplecza organizacyjno-technicznego Zleceniodawcy;
18) wynajęcia dwóch sal konferencyjnych z miejscami siedzącymi na min. 100 osób każda, znajdujących się na terenie obiektu, w których odbędą się prelekcje promujące PROW 2007 – 2013, oraz osobą do obsługi technicznej wyposażenia sali w dniu 12 października 2014 roku w godz. 13:00 – 16:00. Sale muszą być wyposażone w 2 mikrofony, rzutnik, ekran, laptop wraz z pakietem Microsoft Office;
19) wykonywania podczas trwania Wydarzenia, w razie potrzeby, napraw bieżących sprzętu;
20) pozostania do pełnej dyspozycji Zleceniodawcy i wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia Wydarzenia;
21) całkowitego naprawienia szkód i przywrócenia działania systemu w ciągu 20 min. w razie każdej awarii systemu elektrycznego.
6. zapewnienia materiałów informacyjno-promocyjnych, tj.:
1) przygotowanie do druku, druk zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zleceniodawcę oraz dostarczenie do siedziby Zleceniodawcy w ciągu 2 dni roboczych od dnia zatwierdzenia projektu:
a) zaproszeń wraz z kopertami w ilości 150 sztuk. Zaproszenie o wymiarach 240mm x 170 mm składane, pełen kolor, papier kreda mat o gramaturze 350 g/m2, jednostronnie pokryty folią błysk. Koperty białe z papieru 80 g.;
b) plakatów w formacie A1 w ilości 30 sztuk. Plakat na papierze kreda połysk o gramaturze 300g/m2, pełen kolor, jednostronne. Plakaty muszy być oklejone taśmą dwustronną po stronie niezadrukowanej.
Wyżej wymienione materiały mają być opatrzone logotypami: Unii Europejskiej, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi (zgodnie z Księgą Wizualizacji znaku PROW na lata 2007 – 2013) według wzoru znajdującego się poniżej:
c) identyfikatorów z danymi przekazanymi przez Zleceniodawcę w formacie 117x155 mm. oraz pionowych etui na identyfikatory z folii przezroczystej z otworem na zawieszki, z bezbarwnym górnym paskiem, w ilości max. 400 sztuk każde.
2) przygotowanie do druku, druk 1000 sztuk mapek sytuacyjnych terenu Wydarzenia z wydrukowanym na odwrocie programem Wydarzenia, zgodnie z projektem zatwierdzonym przez Zleceniodawcę, z zaznaczeniem dróg ewakuacyjnych, punktu medycznego oraz wszystkich stref Wydarzenia oraz dostarczenie ich na teren Wydarzenia w dniu 11 października 2014 r. do godz. 18:00 i przekazanie przedstawicielowi Zleceniodawcy.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2014-09-24.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2014-09-16.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2014-09-16
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2014-10-29
|
Dodatkowe informacje
|