50/KSOW/PN-U/2015 Kompleksowa organizacja oraz realizacja międzynarodowej konferencji w dniach 28-29 maja 2015 r. w woj. łódzkim, podczas której zostaną zaprezentowane wyniki projektu flagowego „Zrównoważony rozwój obszarów wiejskich Strategii Unii Europejskiej dla regionu Morza Bałtyckiego” dotyczącego innowacyjnych metod wspierania przedsiębiorczości młodzieży na obszarach wiejskich

Wielkość lub zakres

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja oraz realizacja międzynarodowej konferencji w dniach 28-29 maja 2015 r. w woj. łódzkim, podczas której zostaną zaprezentowane wyniki projektu flagowego „Zrównoważony rozwój obszarów wiejskich Strategii Unii Europejskiej dla regionu Morza Bałtyckiego” dotyczącego innowacyjnych metod wspierania przedsiębiorczości młodzieży na obszarach wiejskich.W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług,b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny,c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemui uczestnikom konferencji. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni w szczególności:A. Sprawną realizację programu dwudniowej konferencji, w ramach której odbędzie się szkolenie w terenie, w tym:1) całodzienną obsługę techniczną, w tym obsługę prelegentów,2) moderatora, który będzie prowadził całe spotkanie w pierwszym dniu – osobę ze stopniem naukowym doktora, doświadczeniem w prowadzeniu minimum3 konferencji z zakresu przedsiębiorczości lub innowacyjności lub wspierania młodzieży na obszarach wiejskich,3) co najmniej 2 ekspertów w drugim dniu konferencji z doświadczeniem w realizacji projektów z zakresu przedsiębiorczości lub adresowanych do młodzieży na obszarach wiejskich.4) Program dwudniowej konferencji obejmie:w pierwszym dniu w godz. 9.30-17.30 wystąpienia prelegentów, w drugim dniuw godz. 9.00-18.00 szkolenie na terenie lokalnej grupy działania.5) Szczegółowy program pierwszego dnia konferencji, jak również kontakty do prelegentów konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy.6) Szczegółowy program konferencji będzie zawierał stałą i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.B. Nabór uczestników konferencji.Konferencja będzie skierowana do pracowników naukowych, przedstawicieli instytucji zajmujących się problematyką rozwoju przedsiębiorczości wśród młodzieży wiejskiej i innowacyjności (np. instytucjom zaangażowanym w realizację programów na rzecz rozwoju obszarów wiejskich, instytucjom edukacyjnym, jednostkom samorządu terytorialnego), partnerów projektu flagowego ze Szwecji, Estonii, Finlandii, Łotwy, Litwy i Polski. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę potencjalnych uczestników, do których Wykonawca wyśle zaproszenia. W pierwszym dniu konferencji weźmie udział maksymalnie 80 osób,a minimalnie 70 osób. Osoby z listy przekazanej przez Zamawiającego będą miały pierwszeństwo w naborze. Wykonawca przygotuje listę rezerwową uczestników. Spośród osób zgłoszonych Wykonawca przeprowadzi nabór maksymalnie 80 uczestników,a minimalnie 40 uczestników na szkolenia w terenie.C. Zorganizowanie szkolenia w terenie, 29.5.2015 dla maksymalnie 80 osób,a minimalnie 40 osób na obszarze lokalnej grupy działania/lokalnych grup działaniaw województwie łódzkim:LGD Dolina Pilicy http://www.dolinapilicy.pl/LGD BUD-UJ RAZEM http://www.buduj.eu/LGD STER http://www.lgd-ster.pl/.Szkolenie będzie dotyczyć co najmniej dwóch spośród następujących zagadnień ukierunkowanych na osoby młode z obszarów wiejskich: przedsiębiorczość, innowacyjność, aktywność. Program szkolenia obejmie co najmniej 3 projekty zrealizowane przez LGDw ww. obszarach oraz podsumowanie szkolenia w terenie i zamknięcie konferencji. Wykonawca zapewni prezentację działalności skansenu w Nagawkach i kolację regionalnąw skansenie. Wykonawca opracuje i dostarczy Zamawiającemu, w wersji elektronicznej, najpóźniej w terminie 2 dni od podpisania umowy, szczegółowy program szkolenia w terenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu.Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie.Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom transport w dniu szkolenia w terenie.D. Obiekt konferencyjny, zgodnie z poniższymi wymaganiami:1) termin 28.5.20152) zakwaterowanie w obiekcie dysponującym co najmniej 80 miejscami noclegowymi ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, z dostępem do wi-fi, gwarantującym co najmniej15 pokoi jednoosobowych,3) miejsce konferencji, na terenie działania lokalnych grup działania w województwie łódzkim:LGD Dolina Pilicy http://www.dolinapilicy.pl/LGD BUD-UJ RAZEM http://www.buduj.eu/LGD STER http://www.lgd-ster.pl/obiekt konferencyjny będzie zlokalizowany na obszarach wiejskich. Czas dojazdu do miejsc szkolenia w terenie, o których mowa w pkt. c) nie może przekroczyć 40 minut;4) Wykonawca zapewni salę konferencyjną w miejscu zakwaterowania, w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób (wyposażoną w sprzęt audiowizualny, mikrofony, nagłośnienie, sprzęt do tłumaczenia symultanicznego), która będzie oznakowana w sposób zapewniający odpowiednią widoczność logotypów i sloganów, wskazanych w załączniku nr 8 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.E. Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na język angielski i odwrotnie podczas konferencji. Wykonawca zapewni wykwalifikowanych tłumaczy posiadających kwalifikacje i doświadczenie w tłumaczeniu tematyki dotyczącej rozwoju obszarów wiejskich. Wykonawca zapewni sprzęt do tłumaczenia symultanicznego dla uczestników dwudniowej konferencji w tym szkolenia w terenie.F. Wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji:1) obiad w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalnie z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne: woda,2) obiad w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składający się minimalniez dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowane jarzyny i surówki, deser, napoje zimne: woda,3) serwis kawowy dla maksymalnie 80 osób dostępny przez cały czas trwania pierwszego dnia konferencji bez ograniczeń: kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkiei wytrawne, owoce, napoje zimne: woda i soki owocowe (tłoczone na zimno);4) uroczystą kolację w pierwszym dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób do wyboru gości co najmniej: dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa, dodatki do mięs, co najmniej 4 przystawki zimne: co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów, wędlin i wyrobów garmażeryjnych oraz napoje zimne – woda soki, i gorące - kawa, herbata.5) kolację regionalną w Skansenie, w drugim dniu konferencji dla maksymalnie 80 osób, składająca się z 3 dań regionalnych, gorących i zimnych przystawek, napoje zimnei gorące.Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu uroczystej kolacji przewidzianej w dniu 28.05.2015 r., do wyboru i akceptacji Zamawiającego, w terminie 2 dni od daty podpisania umowy.G. Materiały konferencyjne, w tym:1) zestawy dla wszystkich uczestników przygotowanych w związku z konferencją:a) program konferencji (wydruk w kolorze),b) wydruk prezentacji/ opracowań merytorycznych przygotowanych przez prowadzących (minimalnie: 20 a maksymalnie 60 stron (4 slajdy na stronie.), wydruk czarno-białyZamawiający przekaże prezentacje/opracowania merytoryczne najpóźniej 3 dni przed dniem realizacji Konferencji.Wykonawca oznaczy powyższe zestawy logotypami i sloganami stanowiącymi załączniknr 8 do SIWZ.Wykonawca przekaże Zamawiającemu na adres a.markuszewska@fapa.org.pli j.surowiec@fapa.org.pl informacje do zamieszczenia na portalu KSOW:a) zaproszenie do udziału w konferencji zawierające podstawowe informacje o jej tematyce miejscu, czasie trwania, możliwościach rejestracji.b) merytoryczną relację z konferencji wraz z min. 10 zdjęciami, najpóźniej na 3 dni od jej zakończenia.Uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w konferencji.Wykonawca poda w ofercie adres obiektu, w którym zapewni salę konferencyjnąi zakwaterowanie zgodnie z opisem zawartym w pkt D.Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załączniknr 9 do SIWZ.

Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z 29.8.1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014

r., poz. 1182) Zamawiający informuję, iż administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Fundacja

Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa.

Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zamówienia publicznego.

W razie takiej konieczności dane mogą zostać udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie

przepisów prawa. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich

poprawiania.