63/ZFS/PN-U/2015 Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 2 i nie więcej niż 9 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju o zasięgu lokalnym lub regionalnym z udziałem rolników lub posiadaczy lasów
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji nie mniej niż 2 i nie więcej niż 9 stoisk informacyjnych podczas imprez organizowanych na terenie kraju o zasięgu lokalnym lub regionalnym z udziałem rolników lub posiadaczy lasów.
Termin realizacji przedmiotu zamówienia planowany jest do 31.7.2015 roku.
Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia będą imprezy z udziałem rolników lub posiadaczy lasów odbywające się na obszarze całego kraju wskazane przez Zamawiającego.
Zlecenie organizacji stoiska zawierające termin i miejsce organizacji danego stoiska informacyjnego oraz dane podmiotu organizującego i osoby odpowiedzialnej za organizację imprezy będzie przekazywane Wykonawcy telefonicznie lub e-mailowo nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem imprezy.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z poniższymi postanowieniami:
— Zamawiający oświadcza i zapewnia, iż wskaże powierzchnię wystawienniczą (miejsca organizacji stoisk), wyłącznie na odpłatne udostępnienie której uprawniony wyraża zgodę, oraz której cena udostępnienia każdorazowo nie przekroczy kwoty 3 000 PLN brutto.
— W przypadku imprez kilkudniowych Wykonawca zapewni organizację stoiska informacyjnego podczas jednego, wybranego przez Zamawiającego dnia.
— Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenia Wykonawcy zorganizowania nie więcej niż 3 stoisk na imprezach, które będą odbywały się w tym samym terminie, lecz w różnych lokalizacjach.
— Akceptacja usługi organizacji stoiska informacyjnego nastąpi po jej wykonaniu.
— W przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zlecenia organizacji stoiska, ale nie później niż w dniu poprzedzającym wykonanie danego zlecenia, nie ponosząc z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności finansowej względem Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje zwrot kosztów w zakresie przygotowania do uczestnictwa w odwołanej imprezie.
— W przypadku odwołania imprezy, z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w dniu wykonania zlecenia, Zamawiający dopuszcza odpowiedzialność finansową względem Wykonawcy w zakresie uzasadnionych i udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę w ramach przygotowania do realizacji danego zlecenia.
1. Zapewnienie obsługi technicznej:
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do nabycia od organizatora imprezy praw do powierzchni na organizację stoiska informacyjnego o wymiarach min. 16 m² poprzez wynajęcie jej od organizatora imprezy. W zależności od charakteru i miejsca imprezy Wykonawca zapewni zadaszoną powierzchnię w budynku lub pod oznakowanym namiotem, pozwalającą na tworzenie warunków technicznych urządzenia stoiska tj:
— ustawienia nie mniej niż 2 stolików o łącznej powierzchni nie mniejszej niż 2,5 m²,
— ustawienia nie mniej niż 4 krzeseł,
— uwzględnienia odpowiednio wyeksponowanych elementów dekoracyjnych, nawiązujących do charakteru regionu,
— zapewnienia nie mniej niż jednej osoby do stałej obsługi technicznej.
Wykonawca poniesie koszty związane z zapewnieniem wizualizacji w formie banerów informacyjnych umieszczanych na stoiskach organizowanych pod namiotem, ścianek reklamowych umieszczanych na stoiskach organizowanych w budynku oraz materiałów promocyjnych:
— Baner o wymiarach 2 m x 1 m powinien być wykonany z materiału wytrzymałego na rozciąganie, rozdarcie, wilgoć, wodę, promieniowanie UV i temperaturę. Na banerze powinny znajdować się logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ, zastosowane zgodnie z Księgą wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013 dostępną na stronie internetowej
www.minrol.gov.pl (ścieżka dostępu:
http://www.minrol.gov.pl/pol/Wsparcie-rolnictwa-i-rybolowstwa/PROW-2007-2013/Dzialania-informacyjne-PROW/Ksiega-wizualizacji-i-logotypy.
— Ścianka reklamowa łukowa o wymiarach 315 x 325 cm powinna być wyposażona w panele – wydruki z plotera pigmentowego zabezpieczone laminatem, profile aluminiowe, listwy magnetyczne, oświetlenie halogenowe – nie mniej niż 2 lampy i kufer transportowy. Na ściance w górnej części powinny znajdować się logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ. Poniżej nadruk w kolorze z elementami krajobrazu wiejskiego lub motywu rolniczego np. zwierzęta, kłos, maszyna rolnicza.
— Na każdym stoisku informacyjnym Wykonawca zapewni materiały promocyjne w liczbie 150 szt. każdej pozycji, tj.: długopis drewniany, notes, kredki, piłka mini, pendrive, kolorowanka dla dzieci i plan lekcji, których projekt graficzny będzie zawierać elementy wskazujące na pozytywne przemiany zachodzące na obszarach wiejskich i w rolnictwie lub aspekty ochrony środowiska, tradycji i kultury wiejskiej. Szczegółową specyfikację wykonania materiałów promocyjnych zawiera załącznik nr 8 do SIWZ.
— Wykonawca zapewni dystrybucję na stoisku dwustronnych, kolorowych ulotek informacyjnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do SIWZ) w liczbie dostosowanej do wielkości danej imprezy (każdorazowo co najmniej 300 szt.).
— W celu monitorowania prawidłowej organizacji stoisk informacyjnych Wykonawca zapewni dodatkowo miejsce siedzące w obrębie stoiska pracownikowi Zamawiającego lub innej upoważnionej osobie, nadzorującej realizację zadania.
— Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekty baneru, ścianki oraz materiałów promocyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania uwag do projektów zarówno na piśmie, telefonicznie, jak i faksem lub e-mailem. Wykonawca zobowiązuje zastosować się do uwag Zamawiającego niezwłocznie po ich otrzymaniu. Po uzyskaniu akceptacji i wykonaniu baneru, ścianki oraz materiałów promocyjnych Wykonawca prześle Zamawiającemu ich zdjęcia w celu potwierdzenia prawidłowego wykonania zadania.
— Po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia faktury, Zamawiający dokona odbioru od Wykonawcy banerów i ścianek reklamowych, z której to czynności zostanie sporządzony protokół.
Uwaga! W przypadku imprez plenerowych Wykonawca zapewni odpowiednią ochronę stoiska przed szkodliwym działaniem warunków atmosferycznych.
2. Zapewnienie obsługi merytorycznej
W ramach obsługi merytorycznej stoiska informacyjnego Wykonawca zapewni usługi informacyjne z zakresu działań PROW 2007–2013 oraz nowej perspektywy finansowej na lata 2014–2020 w szczególności:
— Zapewnienie beneficjentom działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013” wyczerpującej i łatwej w odbiorze informacji na temat możliwości skorzystania z pomocy finansowej na realizację projektów szkoleniowych dla rolników i posiadaczy lasów prowadzących do restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa, zwiększenia konkurencyjności i dochodowości działalności rolniczej lub leśnej oraz do spełnienia odpowiednich norm krajowych i UE.
— Informowanie rolników i posiadaczy lasów o możliwościach bezpłatnego udziału w szkoleniach realizowanych w ramach działania „Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie”, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013”.
— Upowszechnianie informacji na temat zasad prawidłowego rozliczania operacji przez beneficjentów.
— Informowanie o rezultatach zrealizowanych projektów, dobrych praktykach stosowanych przy realizacji działań PROW 2007–2013.
— Informowanie o nowej perspektywie finansowej na lata 2014–2020.
Na każdym stoisku informacyjnym obsługa merytoryczna będzie realizowana przez jednego eksperta posiadającego wyższe wykształcenie rolnicze lub średnie rolnicze i co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie promocji, pomocy lub doradztwa dotyczącego problematyki rolnictwa i rozwoju wsi w tym zagadnienia PROW 2007–2013. Do zadań eksperta będzie należało udzielanie informacji, konsultacji i odpowiedzi na pytania odwiedzających stoisko oraz inicjowanie rozmów mających na celu promocję działań z ww. zakresu.
Obsługa merytoryczna zostanie zapewniona w godzinach otwarcia imprez dla odwiedzających.
Wykonawca zapewni identyfikatory dla obsługi merytorycznej oraz widoczną informację
o możliwości skorzystania z konsultacji. Identyfikatory lub inne powstałe w ramach projektu materiały muszą zawierać niezbędne logotypy i slogany zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ. Przed organizacją pierwszego stoiska Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji wzór identyfikatora oraz informację o możliwości skorzystania z konsultacji.
Wszystkie koszty związane z udziałem w imprezie, w tym koszty dojazdu eksperta pokrywa Wykonawca.
Uwaga:
Zgodnie z art. 93 pkt 1a ustawy Pzp Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu – w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 11 do SIWZ.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-06-19.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-06-10.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-06-10
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-07-02
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|