Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z III naboru wniosków w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w Przemyślu

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z III naboru wniosków w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013
(dalej Programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w Przemyślu.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konferencji zamykającej wdrażanie projektów z III naboru wniosków w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) w listopadzie lub w grudniu 2015 w Przemyślu. Dokładny termin organizacji konferencji Zamawiający potwierdzi z wyprzedzeniem minimum 15 dni roboczych. Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych.
I. Usługi hotelarskie
1. Wynajem pokoi dla maksymalnie 140 osób w jednym hotelu w Przemyślu na 2 doby – tylko hotele oddalone o maksymalnie 2 km od Zamku Kazimierzowskiego w Przemyślu, obiekt hotelarski o standardzie minimum 3 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych), w tym
— maksymalnie 62 pokoje 2-osobowe (nocleg 2 osób na oddzielnych łóżkach),
— maksymalnie 16 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania.
Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
2. Wynajem maksymalnie 15 miejsc parkingowych na 2 doby. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
3. Wynajem sali konferencyjnej w hotelu zakwaterowania, pojemność sali: minimum 150 osób w układzie kinowym plus miejsce na min. 2 kabiny tłumaczy plus mównica, plus ścianka reklamowa Zamawiającego (długość 3 m). Wyposażenie sali: mównica, ekran, projektor multimedialny, klimatyzacja. Wynajem od godziny 16:00 w dniu poprzedzającym konferencję (przygotowanie), cały dzień w dniu konferencji. Zamówienie obejmuje także obsługę techniczną – sterowanie światłem i klimatyzacją, obsługa dźwięku. Zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie materiałów promocyjnych (wykonanie maksymalnie 130 pakietów materiałów, praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 h). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
II. Usługi gastronomiczne
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ):
4. W dniu poprzedzającym konferencję:
a. Obiad dla maksymalnie 50 osób w sali restauracyjnej na trasie między Hajnówką a Lublinem. Miejsce postoju do uzgodnienia z Zamawiającym w zależności od godziny wyjazdu autokaru, która zostanie ustalona na drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym. Restauracja musi posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich.
b. Kolacja w formie bufetu w oddzielnej sali restauracyjnej lub na wyraźnie wydzielonej powierzchni takiej sali dla maksymalnie 140 osób w hotelu zakwaterowania z uwzględnieniem różnych czasów przyjazdu autokarów z gośćmi.
5. W dniu konferencji:
a. Obiad w formie bufetu dla maksymalnie 140 osób w sali restauracyjnej w hotelu zakwaterowania. Obiad musi być tak zorganizowany, aby wszyscy mogli zjeść posiłek w ciągu godziny (m.in. kilka stref do nakładania posiłków wraz z opisami posiłków, etc.).
b. Kompleksowa przerwa kawowa w miejscu konferencji: powitalna dla maksymalnie 140 osób na 30 min przed godziną rozpoczęcia konferencji oraz jej kontynuacja dla maksymalnie 140 osób w godzinach 11:00 – 11:30 (godziny orientacyjne, do uzgodnienia).
c. Kolacja w formie bufetu dla maksymalnie 140 osób w sali restauracyjnej w hotelu zakwaterowania.
6. W dniu po konferencji:
a. Obiad dla maksymalnie 50 osób w sali restauracyjnej na trasie między Przemyślem a Lublinem. Miejsce postoju do uzgodnienia z Zamawiającym w zależności od godziny wyjazdu autokaru, która zostanie ustalona na drodze kontaktów roboczych z zamawiającym. Restauracja musi posiadać parking dla autokarów oraz system toalet złożony przynajmniej z 2 kabin męskich oraz 2 kabin damskich.
Opis posiłków. Posiłki będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach.
Ramowe menu – dotyczy pojedynczego posiłku (tj. np. jednej kolacji, jednego obiadu)
Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, min 0,6 l na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych w ilości przynajmniej po 0,3 l na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym; wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 200 g na osobę).
Obiad:
2 zupy do wyboru (300 ml każdego rodzaju na osobę), 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby (porcja mięsa/ryby min. 150 g/os); warzywa: sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os); 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub półksiężyce). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę, woda z cytryną (min. 0,5 l/os), wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 200 g na osobę).
Kolacja:
2 rodzaje przystawki zimnej i 2 rodzaje przystawki ciepłej w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os każdej z przystawek); pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę; danie główne – danie mięsne i rybne dla każdej osoby (porcja mięsa/ryby min. 150 g/os) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego; dodatki typu ryż, kasza gryczana, ziemniaki (w ilości minimum 200 g/osobę); 2 rodzaje warzyw: sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os), deser (ciasto domowe lub inny zimny deser w ilości minimum 150 g na osobę). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu Latte, Espresso, Cappuccino) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń, woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w dzbankach lub butelkach, dostępne przynajmniej 0,5 l na osobę), woda gazowana i niegazowana w ilości 0,5 l na osobę.
III. Usługi transportowe i zakup biletów przewozowych
Wszystkie pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Zamówienie obejmuje obsługę każdego autokaru przez 2 kierowców tam gdzie zajdzie taka potrzeba, aby jazda była wykonana bez przerw. Wyjazd w dniu przed konferencją plus powrót w dniu po konferencji. Dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych.
7. Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych (np. ścianki reklamowe, wydruki, materiały reklamowe) z siedziby Zamawiającego do hotelu zakwaterowania. Objętość materiałów – do 6 m3. Zamówienie obejmuje załadunek (w siedzibie Zamawiającego, jest winda) i rozładunek środka transportu oraz transport powrotny materiałów, które pozostaną po konferencji (ścianka reklamowa, roll-up, etc).
8. Transport maksymalnie 50 osób autokarem na trasie Hajnówka-Lublin-Zamość-Przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem (z możliwością dodania jako miejsca wyjazdu przejścia granicznego Białowieża-Piererow).
9. Transport maksymalnie 12 osób busem na trasie przejście graniczne Białowieża-Piererow – Hajnówka i z powrotem. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
10. Transport maksymalnie 50 os autokarem na trasie Lwów-Przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
11. Zakup i dostarczenie biletów na samolot na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 11 osób. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE.
12. Transport maksymalnie 11 osób busem na trasie Rzeszów (lotnisko)-Jarosław-Przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem na trasie Przemyśl-Rzeszów (lotnisko). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
13. Zakup i dostarczenie biletu na samolot na trasie Mińsk-Warszawa-Mińsk (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 1 osoby. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE.
14. Zakup i dostarczenie biletu na samolot na trasie Kijów-Warszawa-Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem) dla maksymalnie 1 osoby. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE.
15. Transport maksymalnie 25 osób autokarem na trasie Rzeszów-Przemyśl (do hotelu zakwaterowania) i z powrotem.
IV. Produkcja i dostawa materiałów promocyjnych
16. Długopisy 200 sztuk – materiał: metal (kolor czarny) i/lub drewno; wkład: kolor niebieski, wysuwany poprzez przyciśnięcie górnej części korpusu; wymiary: długość minimum 12 cm; grawerowanie/nadruk 2 znaków graficznych.
17. Torby papierowe białe na materiały konferencyjne – 200 sztuk: 32 x 44 cm (wysokość) x 16 cm (+/- 2 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka – sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach.
18. Składany parasol – 160 szt, zbudowany z co najmniej 8 paneli, otwierany automatycznie, 3x składana metalowa laska, rączka plastikowa gumowana, szyny z metalu/włókna szklanego, poszycie: poliester ze specjalną wodoodporną powłoką, pasek spinający na rzep lub zatrzask, pokrowiec: poliester ze specjalną wodoodporną powłoką w kolorze czaszy. Dopuszczalne kolory: szary/grafitowy/granatowy (zamawiający dopuszcza możliwość dostarczenia parasoli w różnych kolorach – ilości poszczególnych kolorów muszą być zaakceptowane przez zamawiającego). Wymiary: średnica czaszy parasola: 100 cm (+/- 4 cm), długość parasola po złożeniu: 27 cm (+/- 3 cm). Zamówienie obejmuje także nadruk maksymalnie 4 znaków graficznych na czaszy (nadruk kolorowy w skali CMYK). Zdjęcie poglądowe:
Wykonawca musi dostarczyć materiały na miejsce konferencji, w ilości kompletów zgodnej z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego),
do godziny 19:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
Wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria:
a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. parasol składa się i otwiera automatycznie i jest nieprzemakalny;
b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe;
c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np.:
— nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu);
— poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte;
— graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem;
— dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne;
— sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. materiał, z którego wykonany jest parasol itp.
V. Usługi drukowania i powiązane
19. Kolorowy wydruk prezentacji – maksymalnie 140 kompletów (w tym 3 różne wersje językowe), w komplecie maksymalnie 50 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
20. Przygotowanie maksymalnie 140 identyfikatorów na konferencję wraz ze smyczami, zamówienie obejmuje: projekt graficzny, dwustronny cyfrowy wydruk na kartach plastikowych, (kolor smyczy do uzgodnienia z Zamawiającym); wzór kart plastikowych do uzgodnienia z Zamawiającym, karty wg standardu: identyfikatory w rozmiarze 124 x87 mm (+/- 20 mm), ze względu na wymiar można na nich umieścić loga, hasło etc.; identyfikatory w pełni spersonalizowane (imię nazwisko, instytucja, narodowość itp.).
21. Skład graficzny oraz wydruk ulotki informacyjnej o projektach realizowanych w ramach III naboru wniosków. Skład graficzny obejmuje: całościowy szablon graficzny, użycie zdjęć dostarczonych przez zamawiającego z ewentualną drobną ich edycją (kadrowanie, korekta kontrastu itp.), zaprojektowanie elementów graficznych takich jak ikony, proste infografiki obrazujące np. dane statystyczne, skład tekstu. Materiały tekstowe i zdjęciowe zostaną przekazane przez Zamawiającego. Ulotka ma składać się z 3 kartek A4 zadrukowanych obustronnie i złożonych (jak na zdjęciu poglądowym poniżej).
Specyfikacja wydruku: druk wysokiej jakości, po obu stronach kartek, kolor 4x4. Nakład: 300 egzemplarzy. Grubość papieru: minimum 250 g/m2, papier kredowy błysk. Możliwe uszlachetnienia: folia aksamitna matowa (soft touch); lakier UV wybiórczy. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).
Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.
Gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego.
Zdjęcie poglądowe:
VI. Wynajem sprzętu do tłumaczenia, nagłośnienia oraz usługa tłumaczenia
22. Dostawa i montaż nagłośnienia, w tym min. 3 mikrofony bezprzewodowe, 1 mikrofon na mównicy, mikrofony muszą być przetestowane wcześniej, aby wyeliminować sprzężenia dźwięku, nagłośnienie dla mikrofonów oraz dla prezentacji multimedialnych uruchamianych z komputera przenośnego (komputer dostarcza Wykonawca) oraz dla odtwarzacza podkładu muzycznego. Zamówienie obejmuje także wynajem technika obsługującego sprzęt do nagłośnienia. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
23. Wynajem zespołu tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji: język polski, rosyjski, ukraiński. Minimum 2 tłumaczy (polsko-ukraiński, polsko-rosyjski, Wykonawca musi także przewidzieć konieczność tłumaczenia w układzie języków rosyjski-ukraiński):
a. Usługi tłumaczenia symultanicznego dla uczestników podczas konferencji (ok. 9:00 – 13:30). Tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy UE, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych.
b. Usługa tłumaczenia konsekutywnego podczas planowanej wycieczki w drugim dniu konferencji (ok. 14:30-17:30 – dokładne godziny do ustalenia z zamawiającym).
Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tematyce konferencji oraz prezentacji. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia tłumaczy.
24. Wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w godzinach ok. 8:00 – 14:00 w miejscu konferencji. Zamówienie obejmuje:
— min 2 dźwiękoszczelne kabiny do tłumaczena w konfiguracji język polski-rosyjski-ukraiński wraz z niezbędnym wyposażeniem;
— maksymalnie 140 słuchawek z odbiornikami (wraz z dystrybucją)
— montaż i demontaż sprzętu
Montaż sprzętu i kabin musi zakończyć się najpóźniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji. System do tłumaczenia symultanicznego musi również obsługiwać tłumaczenia treści materiałów multimedialnych puszczanych z komputera (np. film wideo z wypowiedziami itp.).
25. Obsługa tłumaczenia pisemnego – ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
— Tłumaczenie tekstów z języka polskiego na ukraiński i odwrotnie (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
— Tłumaczenie pisemne tekstów z języka polskiego na rosyjski i odwrotnie (maksymalnie 40 stron rozliczeniowych – 1600 znaków ze spacjami na stronę).
Wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. W zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego – poszczególne ilości stron w różnych językach można łączyć/zamieniać w ramach dostępnego budżetu na tłumaczenia pisemne.
Wykonawca powinien każdorazowo konsultować z Zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa.
VII. Usługi fotograficzne
26. Jeden fotograf (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie), praca podczas konferencji i później w ramach wycieczki tj. od godziny rozpoczęcia konferencji (ok. godz. 8) do końca wycieczki (ok. godz. 18), dokładne godziny zostaną ustalone w trakcie kontaktów roboczych z zamawiającym, w tym: wykonanie zdjęć reportażowych, zdjęć grupowych; dostarczenie Zamawiającemu wszystkich zdjęć w postaci cyfrowej (format JPG, każde zdjęcie w dwóch wersjach rozdzielczości: do druku (300 dpi) oraz do użycia na stronie www) w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia konferencji. Zamówienie obejmuje dostarczenie minimum 200 zdjęć (tzw. prewki) (w tym min. 100 zdjęć z posiedzenia (od rana do obiadu), min. 70 zdjęć z wycieczki), z których Zamawiający dokona ostatecznego wyboru zdjęć do finalnej obróbki graficznej. Wykonawca przekazuje także Zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. Zamówienie obejmuje także dostawę urządzeń naświetlających (wykonywanie zdjęć wewnątrz i na zewnątrz w różnych warunkach oświetleniowych).
VIII. Usługi w zakresie organizacji wycieczek
27. Organizacja wycieczki w dniu konferencji od godziny około 14:00. Wycieczka powinna trwać nie krócej niż 3,5 godziny. Wykonawca musi zapewnić:
— Przewóz autokarami maksymalnie 140 osób na trasie z hotelu zakwaterowania po wszystkich miejscach zwiedzania i z powrotem;
— Usługę przewodnicką w języku polskim
— zwiedzanie powinno objąć m.in. następujące obiekty (dokładny program wycieczki do ustalenia z Zamawiającym w zależności od możliwości czasowych i organizacyjnych): wystawa stała na temat Twierdzy Przemyśl w Muzeum Narodowym Ziemi Przemyskiej, Fort XII „Werner” – zwiedzanie fortu i muzeum (w miarę możliwości w towarzystwie przewodnika przebranego w strój z epoki), Fort I Siedliska „Salis Soglio”, Fort XVI „Zniesienie” i Kopiec Tatarski. Koszt wycieczki powinien zawierać koszt biletów wstępu do obiektów.
— zorganizowanie poczęstunku/przerwy kawowej (w formie bufetu) dla uczestników wycieczki w jednym ze zwiedzanych fortów mniej więcej w połowie zaplanowanej wycieczki (dokładna godzina do ustalenia). Ramowe menu: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana i gazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 1 butelce na osobę); kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym; zupa: żurek z kiełbasą lub grzybowa z leśnych grzybów lub grochowa lub barszcz ukraiński (300 ml/os); wybór ciast domowych – minimum 2 rodzaje (minimum 200 g na osobę); pieczywo.
Poczęstunek zostanie zorganizowany w miejscu do tego przystosowanym (m.in. z dostępem do toalety), w pomieszczeniu zamkniętym i ogrzewanym, umożliwiającym spożycie posiłku na stojąco przy stołach koktajlowych oraz na siedząco przy stołach (Wykonawca musi zapewnić miejsca siedzące przynajmniej dla połowy uczestników).
Poczęstunek powinien być zaserwowany wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki, miski itp.), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki itp.), a także papierowych serwetek.
— W przypadku bardzo licznej grupy Wykonawca musi zapewnić sprawne zwiedzanie obiektów w podziale na mniejsze grupy.
— Wykonawca musi zapewnić taki program wycieczki, aby umożliwiał zwiedzanie fortów za dnia/przy świetle dziennym.
Harmonogram
Dokładny termin organizacji konferencji Zamawiający potwierdzi z wyprzedzeniem minimum 15 dni roboczych. Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych.
Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu przynajmniej 2 modele każdego materiału promocyjnego do wyboru (zgodnie z opisem zamieszczonym w OPZ). Zamawiający wybierze jeden z modeli pod warunkiem spełniania wymogów OPZ. Jeśli zamawiający zgłosi uwagi związane z niezgodnością modeli z OPZ, wykonawca zobowiązany jest w ciągu 3 dni kalendarzowych przedstawić nowe modele do wyboru. Po wybraniu modelu zostanie ustalone umiejscowienie oznakowania na materiałach promocyjnych. Wykonawca musi dostarczyć materiały na miejsce konferencji, w ilości kompletów zgodnej z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego), do godziny 19:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
Zamawiający dostarczy wykonawcy gotowe materiały do przygotowania graficznego ulotki informacyjnej o projektach (pkt. 21 OPZ). Wykonawca dostarczy pierwszą wersję publikacji najpóźniej na 10 dni kalendarzowych od momentu przekazania materiałów. Zamawiający naniesie poprawki i przekaże komentarze do 5 dni roboczych od momentu otrzymania pierwszej wersji. Wykonawca dostarczy poprawioną wersję w przeciągu 5 dni roboczych od tego momentu. Każde kolejne poprawki nanoszone będą w analogicznym trybie. Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Wydruk publikacji nastąpi po zatwierdzeniu proofa i musi być wykonany najpóźniej na 2 tygodnie przed planowanym terminem konferencji. Gotowy nakład publikacji zostanie dostarczony do siedziby zamawiającego.

Termin składania ofert wynosił 2015-10-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-09-23.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Jarosław Grzegorz Głowacki FORDEWIND

• • Centrum Projektów Europejskich

• • Aparatura i sprzęt do celów demonstracyjnych › Artykuły informacyjne i promocyjne
• • Dodatkowe usługi biurowe › Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych
• • Dodatkowe usługi biurowe › Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi fotograficzne i pomocnicze
• • Usługi biur podróży i podobne › Organizacja wycieczek
• • Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania › Usługi drukowania i powiązane
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
• • Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

• • Polska