Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji posiedzeń Wspólnego Komitetu Programującego Programu Współpracy Transgranicznej Polska–Białoruś–Ukraina 2014–2020 oraz Wspólnego Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Polska–Białoruś–Ukraina 2007–2013
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
— Wydarzenie I. Organizacja Posiedzenia Wspólnego Komitetu Programującego w 22.4.2015,
— Wydarzenie II. Organizacja Posiedzenia Wspólnego Komitetu Monitorującego w 23.4.2015,
— Zakup biletów przewozowych.
Ostateczne potwierdzenie liczby osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 2 dni roboczych przed datą każdego wydarzenia.
I. Posiedzenie wspólnego komitetu programującego
Usługi hotelarskie
Hotel spełniający następujące kryteria:
— zlokalizowany w Warszawie, w dzielnicy Śródmieście,
— obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j.: Dz.U. z 2014 r., poz. 196 z późn. zm.).
1. Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 obiekty hotelarskie spełniające podane kryteria (Zamawiający wybierze obiekt zlokalizowany jak najbliżej miejsca organizacji posiedzenia). W przypadku odległości hotel – miejsce organizacji posiedzenia przekraczającej 600 metrów Wykonawca zobowiązany jest do przewiezienia uczestników z hotelu do miejsca organizacji posiedzenia na swój koszt (autokar – minimum 20 miejsc siedzących).
2. Wynajem maksymalnie 20 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania na jedną dobę wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania.
3. Wynajem 5 miejsc parkingowych przy ww. hotelu na maksymalnie 2 doby. Zamówienie opcjonalne
Usługi gastronomiczne
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu do akceptacji przez Zamawiającego.
1. W dniu poprzedzającym spotkanie komitetu: kolacja serwowana w formie bufetu w hotelu, o którym mowa w pkt 1 usług hotelarskich, dla maksymalnie 20 osób, dostępna na bieżąco dla pojedynczych gości w godz. 18:00–22:00.
2. W dniu spotkania całodzienna przerwa kawowa plus obiad dla maksymalnie 40 osób (miejsce świadczenia usługi: budynek Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa).
Usługi drukowania i powiązane
Kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych maksymalnie 40 kompletów, w każdym komplecie maksymalnie 100 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. Dostawa w ciągu 2 dni roboczych od dnia przesłania gotowego pliku PDF z materiałami informacyjnymi przez Zamawiającego. Zamówienie opcjonalne
Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych
Transport: z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39a) do miejsca organizacji posiedzenia Wspólnego Komitetu Programującego – transport samochodem dostawczym, objętość ładunku do 5 m³. Zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek oraz przygotowanie 40 kompletów materiałów (konfekcjonowanie) – składanie teczek informacyjnych, dodanie wydruków do teczek, wkładanie materiałów do toreb (praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 godziny). Termin dostawy – w dniu poprzedzającym posiedzenie do godziny 15:00. Zamówienie obejmuje także transport powrotny wybranych materiałów z miejsca organizacji posiedzenia Wspólnego Komitetu Programującego do siedziby Zamawiającego, załadunek i rozładunek. Objętość ładunku do 3 m³. Godziny dostawy zostaną szczegółowo ustalone z Zamawiającym w trakcie realizacji umowy w zależności od godziny zakończenia posiedzenia. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze, opłat drogowych pokrywa Wykonawca.
II. Posiedzenie wspólnego komitetu monitorującego
Usługi hotelarskie
Hotel spełniający następujące kryteria:
— zlokalizowany w Warszawie, w dzielnicy Śródmieście,
— obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j.: Dz.U. z 2014 r., poz. 196 z późn. zm.).
1. Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 obiekty hotelarskie spełniające podane kryteria: Wynajem maksymalnie 25 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania na maksymalnie 2 doby wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania.
2. Wynajem 5 miejsc parkingowych przy ww. hotelu na maksymalnie 2 doby. Zamówienie opcjonalne
Usługi gastronomiczne
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu do akceptacji przez Zamawiającego:
1. W dniu poprzedzającym spotkanie komitetu uroczysta kolacja, serwowana przez kelnerów, dla maksymalnie 45 osób; miejsce świadczenia usługi: Warszawa, Stare Miasto lub Park Łazienki Królewskie lub pobliże Ogrodu Saskiego, restauracja musi być na rekomendowanej liście w przewodniku Michelin. Zamówienie obejmuje także transport maksymalnie 45 osób z miejsca posiedzenia do restauracji, o której mowa wyżej, plus powrót do hotelu, o którym mowa w pkt. 1. usług hotelarskich. Autokar musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa Wykonawca. Czas kolacji do 3 godzin, dokładna godzina zostanie ustalona za porozumieniem Stron.
Zamówienie opcjonalne
2. W dniu spotkania całodzienna przerwa kawowa plus obiad dla maksymalnie 45 osób (miejsce świadczenia usługi: budynek Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa).
Usługi drukowania i powiązane
1. Kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych maksymalnie 45 kompletów, w każdym komplecie maksymalnie 100 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. Dostawa w ciągu 2 dni roboczych od dnia przesłania gotowego pliku PDF z materiałami informacyjnymi przez Zamawiającego. Zamówienie opcjonalne
2. Wydruk i oprawa 10 różnych broszur informacyjnych, druk wysokiej jakości, kolor 4 x 4. Nakład: po 300 egzemplarzy każdej broszury. Objętość każdej broszury: maksymalnie 36 stron w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m², papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 170 g/m², papier kredowy błysk. Oprawa klejona. Format broszur: A4. Broszury mają być tak przygotowane, aby można było swobodnie przewracać kartki (otwarta broszura nie może sama się zamykać, leżąc na stole). Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego 10 gotowych już plików produkcyjnych do przygotowania produkcji. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).
Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.
3. Etui na broszury: 150 sztuk. Okładka: tektura lita 2–2,5 mm grubości, format: do pudełka muszą zmieścić się broszury formatu A4; grzbiet: 19–37 mm, uszlachetnianie: okleina: kreda mat 150 g (okleina zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz opakowania) folia aksamitna-matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy; tłoczenie; nadruk na opakowaniu (zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz) – 4/4 CMYK; wycięcie na palec.
Poniższy rysunek przedstawia widok od tylnej strony etui.
Dostawa broszur i etui do siedziby zamawiającego ma nastąpić najpóźniej 3 pełne dni robocze przed datą posiedzenia Wspólnego Komitetu Monitorującego.
Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych
Transport: Z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39a) do miejsca organizacji posiedzenia Wspólnego Komitetu Monitorującego – transport samochodem dostawczym, objętość ładunku do 5 m³. Zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek oraz przygotowanie 45 kompletów materiałów (konfekcjonowanie) – składanie teczek informacyjnych, dodanie wydruków do teczek, wkładanie materiałów do toreb (praca dla 2 osób przez maksymalnie 3 godziny). Termin dostawy – w dniu poprzedzającym posiedzenie do godziny 15:00.
Transport powrotny wybranych materiałów z miejsca organizacji posiedzenia Wspólnego Komitetu Programującego do siedziby Zamawiającego. Zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek. Objętość ładunku do 3 m³. Godziny dostawy zostaną szczegółowo ustalone z Zamawiającym w trakcie realizacji umowy w zależności od godziny zakończenia posiedzenia. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze, opłat drogowych pokrywa Wykonawca.
Obsługa fotograficzna
Obsługa fotograficzna posiedzenia: praca 1 fotografa (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie) w dniu organizacji Wspólnego Komitetu Monitorującego (w godzinach 9:00–16:00 w Warszawie – miejsce świadczenia usługi: budynek Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa), w tym: wykonanie zdjęć reportażowych; dostarczenie Zamawiającemu wszystkich zdjęć w postaci cyfrowej w dniu organizacji Wspólnego Komitetu Monitorującego. W ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu wydarzenia, Wykonawca musi dostarczyć Zamawiającemu wydrukowane zdjęcia na papierze fotograficznym (maksymalnie 50 kopii wybranego zdjęcia, format 21 x 30. Fotograf dostanie wzór ramki, aby dokładnie przyciąć na wymiar). Wykonawca przekazuje Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. Koszty przejazdów i wyżywienia fotografa pokrywa Wykonawca.
Usługi tłumaczeniowe
1. Wynajem sprzętu
Zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w dniu organizacji posiedzenia w godzinach 9:00–16:00 w Warszawie (miejsce świadczenia usługi: budynek Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa). Zamówienie obejmuje:
— 2 dźwiękoszczelne kabiny (tłumaczenie w konfiguracji język polski-rosyjski),
— 1 dodatkowa kabina do obsługi języka angielskiego (zamówienie opcjonalne),
— maksymalnie 45 słuchawek z odbiornikami,
— maksymalnie 45 multifonów,
— nagłośnienie,
— 4 mikrofony bezprzewodowe,
— funkcja nagrywania przebiegu spotkania.
Montaż sprzętu i kabin musi nastąpić w dniu poprzedzającym spotkanie. Wykonawca dokona demontażu sprzętu po zakończeniu spotkania.
2. Obsługa tłumaczenia symultanicznego
Tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy UE, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych.
— Wynajem zespołu tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji: język polski, rosyjski.
— Dodatkowy zespół do obsługi tłumaczenia między językami: polski – angielski, rosyjski – angielski. Zamówienie opcjonalne.
Wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształcących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia.
W przypadku tłumaczeń ustnych Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tematyce spotkania, konferencji, szkolenia. Koszty zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia tłumaczy pokrywa Wykonawca. Wykonawca powinien każdorazowo konsultować z Zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa.
III. Zakup biletów przewozowych na posiedzenie wspólnego komitetu programującego i posiedzenie wspólnego komitetu monitorującego
1. Zakup i dostarczenie (na adres mailowy
joanna.satora@cpe.gov.pl) biletów lotniczych na trasie Lwów–Warszawa–Lwów (loty bezpośrednie tam i z powrotem, dokładne godziny i dni do uzgodnienia z Zamawiającym) dla maksymalnie 5 osób. Nazwiska osób Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed wylotem. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA.
2. Zakup i dostarczenie (na adres mailowy
joanna.satora@cpe.gov.pl) biletów lotniczych na trasie Rzeszów–Warszawa–Rzeszów (loty bezpośrednie tam i z powrotem, dokładne godziny i dni do uzgodnienia z Zamawiającym) dla maksymalnie 3 osób. Nazwisko osób Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed wylotem. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA.
3. Zakup i dostarczenie (na adres mailowy
joanna.satora@cpe.gov.pl) biletów lotniczych na trasie Kijów–Warszawa–Kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem, dokładne godziny i dni do uzgodnienia z Zamawiającym) dla maksymalnie 5 osób. Nazwiska osób Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed wylotem. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA.
4. Zakup i dostarczenie (na adres mailowy
joanna.satora@cpe.gov.pl) biletów lotniczych na trasie Mińsk–Warszawa–Mińsk (loty bezpośrednie tam i z powrotem, dokładne godziny i dni do uzgodnienia z Zamawiającym) dla maksymalnie 5 osób. Nazwiska osób Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed wylotem. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA.
Opis posiłków dla każdego z posiedzeń
Menu:
— kolacja w hotelu w formie bufetu: przystawki zimne składające się z: talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); danie główne – porcja dania mięsnego i rybnego dla każdej osoby (przystawka ciepła i danie główne) na bazie następującego rodzaju mięsa: do wyboru wieprzowina z wołowiną (np. gulasz mięsny), filet z indyka lub podobne oraz ryba (morszczuk, miruna, mintaj lub podobne); dodatki typu ryż, (w ilości minimum 200 g/osobę, ziemniaki w całości lub „półksiężyce”); warzywa: ogórki kiszone i kapusta kiszona w ilości minimum 200 g/osobę; deser - ciasto domowe (w ilości minimum 200 g na osobę). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona, lub owocowa do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu Latte, Espresso, Cappuccino) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier (kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 2 rodzajach smakowych, dostępne przynajmniej 0,3 l na osobę,
— przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje w tym śliwki, gruszki, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę),
— obiad: 2 zupy do wyboru:, 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: wołowina 100 % (stek, bydło z gatunków mięsnych) i jagnięcina 100 %; ryba: łosoś i sandacz do wyboru oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); warzywa: mix sałat (w ilości minimum 100 g/osobę), ogórki małosolne i kiszone (co najmniej 3 sztuki na osobę), marynaty (co najmniej 150 g / osobę); 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3–0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
Zakup materiałów konferencyjnych i biurowych
a) Długopisy 100 sztuk, obudowa z metalu, srebrne lub pomarańczowe, wkład niebieski, zamówienie obejmuje dodatkowo grawer 3 znaków graficznych na obudowie.
b) Torby papierowe białe na materiały konferencyjne, 100 sztuk: 32 x 44 cm (wysokość) x 16 cm (+/- 2 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka – sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach.
c) Notes 100 sztuk, format B5, okładka twarda (folia typu soft touch, lakierowana mat), kolorowy nadruk na okładce na bazie znaków graficznych dostarczonych przez Zamawiającego (zamówienie obejmuje także skład graficzny okładki), środek offset 90 g papier gładki typu chamois, minimum 190 stron (strony gładkie, bez linii czy kratek), oprawa kartek – szycie. Dodatki: tasiemka do zaznaczania stron w kolorze okładki.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-04-03.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-03-26.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-03-26
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-04-28
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|