Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi, w tym wykonanie projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania
1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie
i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik
nr 1 do SIWZ).
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) na przestrzeni sierpnia-października 2015 r.
w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi oraz wykonania projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania. Potwierdzenie terminu spotkań w Polsce i na Ukrainie nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. Spotkanie na Białorusi ma ustalone daty 12-14 sierpnia 2015. Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. Harmonogram stanowi załącznik nr 1 do OPZ.
I. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA W POLSCE
1. USŁUGI HOTELARSKIE:
a. Wynajem maksymalnie 19 pokoi jednoosobowych z łóżkiem typu king size lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – dla 19 osób w jednym hotelu w Zamościu (usytuowanym nie dalej niż w promieniu 3 km od Rynku Wielkiego w Zamościu) na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 19 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez określony czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 3 minibusy do przewozu osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Każdy z minibusów dowozi gości z trzech województw na miejsce spotkania w pierwszym dniu spotkania (goście powinni dotrzeć na obiad) oraz odwożą z powrotem w trzecim dniu (dzień wyjazdu, po śniadaniu): jeden z woj. podlaskiego, drugi z lubelskiego, trzeci z podkarpackiego. Dokładna trasa każdego z pojazdów wraz z przystankami oraz godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym. Trasa każdego minibusa nie będzie przekraczać w jedną stronę: w przypadku woj. podlaskiego 570 km, w przypadku województwa lubelskiego 350 km, w przypadku województwa podkarpackiego 350 km. Koszt zostanie ostatecznie oszacowany w zależności od ustalonej trasy na podstawie kilometrów mierzonych przy pomocy Google Maps.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Roztoczańskim Parku Narodowym według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Parku w tym miejsce hodowli Konika Polskiego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować transport z i do hotelu zakwaterowania grupy do parku oraz po terenie parku, usługę przewodnika, bilety wstępu do parku, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
II. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA UKRAINIE
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem maksymalnie 21 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką dla maksymalnie 21 osób w jednym hotelu w Truskawcu na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek oraz posiadający ocenę min. 8/10 w rankingu
Booking.com. Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 21 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 1 pojazd do przewozu maksymalnie 21 osób, pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Lwów-Truskawiec-Lwów (powrót nastąpi drugiego dnia po dniu przyjazdu do Truskawca). Dokładne daty i godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Truskawcu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Truskawcu w tym Parku Zdrojowego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
III. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA BIAŁORUSI
1. USŁUGI HOTELARSKIE
a. Wynajem pokoi dla maksymalnie 18 osób do zakwaterowania pojedynczo lub jeśli nie będzie takiej możliwości po dwie osoby w pokoju w jednym hotelu w Nieświeżu na 2 doby w dniach 12-14 sierpnia 2015 – wszystkie pokoje muszą posiadać łazienki z toaletą i prysznicem/wanną oraz hotel musi mieć usługę serwowania śniadań dla swoich gości.
b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (12/08/2015) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (13/05/2015). Pojemność sali minimum 20 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 20 krzeseł.
Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).
2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:
Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ) Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 18 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:
a. W pierwszym dniu spotkania – 12/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez dłuższy czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. Kolacja serwowana do stołu:
Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:
— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);
— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).
— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
b. Drugi dzień spotkania – 13/08/2015:
i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:
— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);
— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);
— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);
— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);
— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).
— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).
ii. kolacja serwowana do stołu:
Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).
iii. Przerwa kawowa:
W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.
3. USŁUGI TRANSPORTOWE
Wykonawca zapewni 2 pojazdy do przewozu każdy dla maksymalnie 15 osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Brześć-Nieśwież-Brześć (pierwszy pojazd), Grodno-Nieśwież-Grodno (drugi pojazd). Wyjazd w dniu 12/08 (przyjazd na obiad), powrót 14/08 po śniadaniu. Dokładne godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.
4. USŁUGI DODATKOWE:
Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania zwiedzania zamku w Nieświeżu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Nieświeżu w tym Zamku, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt zwiedzania ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania 13/08, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.
IV. USŁUGI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM PROJEKTU GRAFICZNEGO ORAZ Z WYDRUKIEM PUBLIKACJI PODSUMOWUJĄCEJ SPOTKANIA
Usługa polegająca na opracowaniu koncepcji graficznej (kolorystyka 4+4 CMYK), składzie, łamaniu i przygotowaniu do druku oraz do wykorzystania na stronie internetowej jednej publikacji w trzech wersjach językowych polskiej, rosyjskiej i ukraińskiej (w sumie osobne 3 broszury) podsumowującej zorganizowane spotkania oraz wydruku w 2016 r. polskiej wersji językowej. Materiał tekstowy dostarcza Zamawiający. Objętość broszury nie przekroczy 100 stron formatu A4. Zadaniem Wykonawcy jest:
a. projekt graficzny:
— Opracowanie formatu publikacji, szablonu graficznego, koncepcji wizualnej
— Opracowanie okładki
— Skład graficzny trzech osobnych broszur (trzy wersje językowe tego samego tekstu) na bazie materiałów tekstowych i zdjęciowych przekazanych przez Zamawiającego oraz na bazie form graficznych zaprojektowanych przez Wykonawcę
— Zaprojektowanie infografik, tabeli, ikon i innych graficznych elementów – dotyczy wypełnienia do 15 % maksymalnej objętości każdej z trzech broszur (zakładając format A4)
— Opracowanie specyfikacji technicznej wykonania publikacji (rodzaj papieru, oprawy, uszlachetnienia etc.) oraz przygotowanie plików produkcyjnych
— Kadrowanie zdjęć, ewentualnie nieznaczną korektę cyfrową zdjęć- szacunkowo dotyczy wypełnienia maksymalnie do 10 % maksymalnej objętości broszur.
— Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich wykonanych przez Wykonawcę dla Zamawiającego form graficznych w postaci cyfrowej (każdy plik oddzielnie) w 2 formatach grafiki: edytowalnej (np. EPS) oraz PDF.
— Wykonanie każdej broszury w formie elektronicznej, której strony można będzie przeglądać jak książkę za pomocą strony internetowej Zamawiającego (przekładanie kartek, system nawigacji – wybór dowolnej strony).
Wykonawca jest zobowiązany zapewnienić realizację usługi projektowania graficznego na najwyższym poziomie, w szczególności przez osoby posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w dziedzinie projektowania autorskich rozwiązań graficznych oraz wykształcenie kierunkowe.
b. wydruk (w roku 2016):
Wydruk i oprawa polskiej wersji językowej publikacji, o której mowa w pkt. a, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. Nakład: 1500 egzemplarzy. Objętość: maksymalnie 100 stron w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 135 g/m2, papier kredowy mat. Oprawa klejona. Format broszury: A4. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).
Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.
Gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego.
V. USŁUGA PRODUKCJI MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH
1. Aktówki – 100 szt. (po 50 szt. z każdego koloru), wymiary około (+/- 4 cm): wysokość: 30 cm, szerokość: 36 cm, głębokość: 6 cm, materiał: wysokiej jakości skóra ekologiczna. Komora główna zamykana na suwak z wygodnym uchwytem otwierająca się od góry lub na dwie równe sobie strony (jak książka). W środku 2 kieszenie zamykane na suwak, 2 kieszenie otwarte, kieszeń na telefon, uchwyty na długopisy, kieszonki na karty magnetyczne/wizytówki. Aktówka musi mieć uchwyt w postaci dwóch rączek na stałe i trwale przymocowanych do teczki. Kolorystyka biznesowa: kolor czarny i brązowy (kolor wg wzoru poniżej). Na aktówkach należy wytłoczyć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oznakowania: logotyp programu, flaga UE.
Każda aktówka powinna być osobno zapakowana w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, porysowaniem itd. w transporcie.
2. Maty piknikowe z izolacją – 100 szt., wymiar 150 x 180 cm, składana tak, że po złożeniu przybiera formę teczki z rączką (wymiary po złożeniu: ok. 25x15x5 cm). Mata od spodu pokryta ma być wysokiej jakości aluminium zabezpieczającym przed zimnem i wilgocią, dodatkowo z warstwą 2 mm pianki PVC. Warstwa wierzchnia wykonana z miękkiej i przyjemnej w dotyku tkaniny (np. bawełna, polar). Kolory jednolite i stonowane, niezbyt jasne: zieleń i niebieski (po 50 szt. z każdego koloru). Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu przynajmniej 3 modele do wyboru. Zamówienie obejmuje także nadruk znaków graficznych w tym logotyp programu, flaga UE z napisem (nadruk monochromatyczny, trwały, biała farba).
Dostawa materiałów musi nastąpić wg następujących ilości i harmonogramu:
1. Dostawa do miejsca organizacji spotkania w Polsce – ilość kompletów zgodna z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
2. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Ukrainie – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Ukrainy w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
3. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Białorusi – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Białorusi w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
Wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria:
a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. aktówka mieści dokumenty formatu A4;
b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe;
c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np.:
— nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu);
— poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte np. rączki są dobrze przyszyte/przymocowane do teczki;
— graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem;
— krawędzie artykułów są prawidłowo wykończone i nie niosą niebezpieczeństwa skaleczeń;
— dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne
— sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. faktura materiału do produkcji aktówki
— logotypy zamieszczone na próbce są widoczne i odpowiednio wyeksponowane.
Wykonawca jest zobowiązany do udzielenia gwarancji na dostarczone materiały promocyjne,
na okres nie krótszy niż 6 miesięcy.
Do składanej oferty powinny być dołączone próbki każdego z materiałów promocyjnych wymienionych powyżej.
Załącznik nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia
HARMONOGRAM
1. Spotkania
Spotkania w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi powinny się odbyć niezależnie, na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. z tym, że spotkanie na Białorusi ma odbyć się w dniach 12-14 sierpnia 2015 r. Ustalenie terminu spotkań w Polsce i na Ukrainie nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych.
Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych.
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu, w terminie 3ech dni od dnia zawarcia umowy, szczegółowych scenariuszy usług dodatkowych dla każdego ze spotkań,
o których mowa w OPZ. Realizacja usług dodatkowych w sposób przedstawiony przez Wykonawcę, wymaga uprzedniej akceptacji scenariuszy przez Zamawiającego.
2. Przygotowanie materiałów promocyjnych
Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych od dnia podpisania umowy przynajmniej 3 modele każdego materiału promocyjnego do wyboru (zgodnie z opisem zamieszczonym w OPZ). Zamawiający wybierze jeden z modeli pod warunkiem spełniania wymogów OPZ. Jeśli zamawiający zgłosi uwagi związane z niezgodnością modeli z OPZ, wykonawca zobowiązany jest w ciągu 3 dni kalendarzowych przedstawić nowe modele do wyboru. Po wybraniu modelu zostanie ustalone umiejscowienie oznakowania na materiałach promocyjnych.
Dostawa materiałów musi nastąpić wg następujących ilości i harmonogramu:
1. Dostawa do miejsca organizacji spotkania w Polsce – ilość kompletów zgodna z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.
2. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Ukrainie – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Ukrainy w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
3. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Białorusi – ilość kompletów zgodna
z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);
do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Białorusi w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego
w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).
3. Przygotowanie graficzne publikacji i wydruk
Zamawiający dostarczy wykonawcy gotowe materiały do przygotowania graficznego publikacji. Wykonawca dostarczy pierwszą wersję publikacji najpóźniej na 14 dni kalendarzowych od momentu przekazania materiałów. Zamawiający naniesie poprawki i przekaże komentarze do 7 dni kalendarzowych od momentu otrzymania pierwszej wersji. Wykonawca dostarczy poprawioną wersję w przeciągu 10 dni kalendarzowych od tego momentu. Każde kolejne poprawki nanoszone będą w opisanym trybie.
Wydruk publikacji nastąpi w roku 2016, najpóźniej do końca marca. Gotowy nakład publikacji zostanie dostarczony do siedziby zamawiającego.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-07-15.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-07-07.
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-07-07
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|