Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi, w tym wykonanie projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest:
1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie
i na Białorusi;
2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;
3) dostawa materiałów promocyjnych.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik
nr 1 do SIWZ).

Termin

Termin składania ofert wynosił 2015-08-05. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-07-28.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Deluxe Event Sp. z o.o.

Kto?

• Centrum Projektów Europejskich

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2015-07-28	Ogłoszenie o zamówieniu
2015-09-21	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2015-07-28)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Centrum Projektów Europejskich
Adres pocztowy: ul. Domaniewska 39a
Kod pocztowy: 02-672
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.cpe.gov.pl 🌏
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783178 📞
Fax: +48 222019725 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-07-28 📅
Termin składania ofert: 2015-08-05 📅
Data publikacji: 2015-08-01 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 147-271604
Numer Dz.U.-S: 147
Informacje dodatkowe

Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy, 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 na przestrzeni sierpnia-października 2015 r. w Polsce, na Ukrainie

i na Białorusi;

2) przygotowanie projektu graficznego wraz z wydrukiem publikacji podsumowującej spotkania;

3) dostawa materiałów promocyjnych.

2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik

nr 1 do SIWZ).

Opis opcji:

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji serii trzech spotkań beneficjentów projektów Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007–2013 (dalej Programu) na przestrzeni sierpnia-października 2015 r.

w Polsce, na Ukrainie i na Białorusi oraz wykonania projektu graficznego i wydruku publikacji podsumowującej spotkania. Potwierdzenie terminu spotkań w Polsce i na Ukrainie nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. Spotkanie na Białorusi ma ustalone daty 26-28 sierpnia 2015 (zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu). Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych. Harmonogram stanowi załącznik nr 1 do OPZ.

I. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA W POLSCE

1. USŁUGI HOTELARSKIE:

a. Wynajem maksymalnie 19 pokoi jednoosobowych z łóżkiem typu king size lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – dla 19 osób w jednym hotelu w Zamościu (usytuowanym nie dalej niż w promieniu 3 km od Rynku Wielkiego w Zamościu) na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek (wg kategoryzacji opisanej w art.38 ustawy o usługach turystycznych). Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).

b. Wynajem maksymalnie 3 miejsc parkingowych na 2 doby przy hotelu, o którym mowa w pkt. a. ZAMÓWIENIE OPCJONALNE

c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (pierwszy dzień spotkania) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (drugi dzień spotkania). Pojemność sali minimum 25 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 25 krzeseł.

Wykonawca musi zagwarantować sprzęt do nagrywania audio w celu zarejestrowania całego spotkania (nagranie audio bez video).

2. USŁUGI GASTRONOMICZNE:

Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 19 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:

a. W pierwszym dniu spotkania:

i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez określony czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):

— 2 dowolne zupy do wyboru w tym jedna wegetariańska (300 ml każdego rodzaju na osobę);

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie dla każdej osoby (co najmniej 110 g każdego z trzech dań na osobę);

— sałatki/surówki/warzywa (co najmniej 150 g /os);

— 2 dodatki typu: ryż biały oraz gotowane ziemniaki z koperkiem (co najmniej 150 g/os);

— deser w formie ciast/ciastek (co najmniej 150 g/os) i owoców (co najmniej 200 g/os).

— Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna bez ograniczeń wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,4 l na osobę oraz woda z cytryną (min. 0,5 l/os).

ii. Kolacja serwowana do stołu:

Goście otrzymają skróconą (ustaloną wcześniej z Zamawiającym) kartę i dokonają wyboru jednej zupy, jednego dania głównego i jednego deseru. Karta powinna zawierać następujący wybór:

— 2 przystawki w tym jedna wegetariańska (porcja min. 150 g/os);

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło – danie mięsne, rybne oraz wegetariańskie (porcja mięsa/ryby min. 200 g/os) wraz z surówką/warzywami/miksem sałat (porcja min. 200 g /os) oraz dodatkiem skrobiowym (porcja min. 150 g/os);

— 2 rodzaje deseru w tym jeden deser „light” (porcja min. 180 g/os).

— Napoje możliwe do zamówienia w trakcie całego trwania kolacji bez ograniczeń: herbata, kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) dostępna wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier oraz uzupełniane na bieżąco na stole dla wszystkich dzbanki z wodą i sokami owocowymi (min. 0,75 l/os).

iii. Przerwa kawowa:

W trakcie trwania spotkania (między obiadem a kolacją): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.

b. Drugi dzień spotkania

i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1:

— 2 dodatki typu: kasza oraz ziemniaki opiekane (co najmniej 150 g/os);

ii. kolacja serwowana do stołu:

Wymogi identyczne jak dla kolacji w pierwszym dniu spotkania (pkt. 2.a.ii).

W trakcie trwania spotkania (między śniadaniem a obiadem): kawa (ekspres) bez ograniczeń, herbata – bez ograniczeń, woda (min. 0,3 l/os), soki owocowe (min. 0,3 l/os), wybór ciastek i ciast domowych (3 różne rodzaje, min. 0,2 kg/os), cukier, mleko.

3. USŁUGI TRANSPORTOWE

Wykonawca zapewni 3 minibusy do przewozu osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Każdy z minibusów dowozi gości z trzech województw na miejsce spotkania w pierwszym dniu spotkania (goście powinni dotrzeć na obiad) oraz odwożą z powrotem w trzecim dniu (dzień wyjazdu, po śniadaniu): jeden z woj. podlaskiego, drugi z lubelskiego, trzeci z podkarpackiego. Dokładna trasa każdego z pojazdów wraz z przystankami oraz godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym. Trasa każdego minibusa nie będzie przekraczać w jedną stronę: w przypadku woj. podlaskiego 570 km, w przypadku województwa lubelskiego 350 km, w przypadku województwa podkarpackiego 350 km. Koszt zostanie ostatecznie oszacowany w zależności od ustalonej trasy na podstawie kilometrów mierzonych przy pomocy Google Maps.

4. USŁUGI DODATKOWE:

Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Roztoczańskim Parku Narodowym według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Parku w tym miejsce hodowli Konika Polskiego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować transport z i do hotelu zakwaterowania grupy do parku oraz po terenie parku, usługę przewodnika, bilety wstępu do parku, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.

II. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA UKRAINIE

1. USŁUGI HOTELARSKIE

a. Wynajem maksymalnie 21 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką dla maksymalnie 21 osób w jednym hotelu w Truskawcu na 2 doby – obiekt hotelarski o standardzie minimum 4 gwiazdek oraz posiadający ocenę min. 8/10 w rankingu Booking.com. Zakwaterowanie wszystkich osób wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania i dostępem do bezprzewodowego Internetu (Wi-Fi).

Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ). Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 21 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:

Wykonawca zapewni 1 pojazd do przewozu maksymalnie 21 osób, pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Lwów-Truskawiec-Lwów (powrót nastąpi drugiego dnia po dniu przyjazdu do Truskawca). Dokładne daty i godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.

Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania wycieczki po Truskawcu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Truskawcu w tym Parku Zdrojowego, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt wycieczki ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.

III. OPIS USŁUG DLA SPOTKANIA NA BIAŁORUSI

a. Wynajem pokoi dla maksymalnie 18 osób do zakwaterowania pojedynczo lub jeśli nie będzie takiej możliwości po dwie osoby w pokoju w jednym hotelu w Nieświeżu na 2 doby w dniach 26-28 sierpnia 2015 – wszystkie pokoje muszą posiadać łazienki z toaletą i prysznicem/wanną oraz hotel musi mieć usługę serwowania śniadań dla swoich gości.

c. Wynajem sali konferencyjnej na pół dnia od obiadu do kolacji (26/08/2015) oraz pół dnia od śniadania do obiadu (27/08/2015). Pojemność sali minimum 20 osób w układzie konferencyjnym. Wyposażenie sali: klimatyzacja, ekran do prezentacji, projektor, dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 20 krzeseł.

Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu (zawierające gramaturę dań) na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego (na bazie ramowego menu podanego w OPZ) Posiłki wymienione poniżej każdorazowo dla maksymalnie 18 osób. Dokładne godziny do ustalenia na drodze kontaktów roboczych:

a. W pierwszym dniu spotkania – 26/08/2015:

i. Obiad w formie bufetu w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1 – dostępny przez dłuższy czas dla gości przybywających o różnej porze (dokładne godziny dostępności bufetu zostaną ustalone z Wykonawcą):

b. Drugi dzień spotkania – 27/08/2015:

Wykonawca zapewni 2 pojazdy do przewozu każdy dla maksymalnie 15 osób, pojazdy muszą być czyste z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdów nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowców pokrywa Wykonawca. Transport zostanie zapewniony na trasie Brześć-Nieśwież-Brześć (pierwszy pojazd), Grodno-Nieśwież-Grodno (drugi pojazd). Wyjazd w dniu 26/08 (przyjazd na obiad), powrót 28/08 po śniadaniu. Dokładne godziny wyjazdów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych z Zamawiającym.

Zorganizowanie dla wszystkich uczestników spotkania zwiedzania zamku w Nieświeżu według scenariusza zaproponowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wycieczka ma umożliwiać uczestnikom poznanie najciekawszych obiektów/miejsc w Nieświeżu w tym Zamku, zapoznanie się z atrakcjami okolicy oraz miłe spędzenie czasu wolnego. Koszt zwiedzania ma obejmować ewentualny transport z i do hotelu zakwaterowania grupy na miejsce rozpoczęcia zwiedzania, usługę przewodnika, ewentualne bilety wstępu, ewentualny koszt dodatkowych atrakcji zaproponowanych przez Wykonawcę w scenariuszu. Wycieczka zostanie zorganizowana drugiego dnia spotkania 27/08, po obiedzie i potrwa nie krócej niż 3 godziny.

IV. USŁUGI ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM PROJEKTU GRAFICZNEGO ORAZ Z WYDRUKIEM PUBLIKACJI PODSUMOWUJĄCEJ SPOTKANIA

Usługa polegająca na opracowaniu koncepcji graficznej (kolorystyka 4+4 CMYK), składzie, łamaniu i przygotowaniu do druku oraz do wykorzystania na stronie internetowej jednej publikacji w trzech wersjach językowych polskiej, rosyjskiej i ukraińskiej (w sumie osobne 3 broszury) podsumowującej zorganizowane spotkania oraz wydruku w 2016 r. polskiej wersji językowej. Materiał tekstowy dostarcza Zamawiający. Objętość każdej broszury nie przekroczy 100 stron formatu A4. Zadaniem Wykonawcy jest:

a. projekt graficzny:

— Opracowanie formatu publikacji, szablonu graficznego, koncepcji wizualnej

— Opracowanie okładki

— Skład graficzny trzech osobnych broszur (trzy wersje językowe tego samego tekstu, każda broszura na tym samym projekcie graficznym jedynie ze zmianą tekstu) na bazie materiałów tekstowych i zdjęciowych przekazanych przez Zamawiającego oraz na bazie form graficznych zaprojektowanych przez Wykonawcę

— Zaprojektowanie infografik, tabeli, ikon i innych graficznych elementów – dotyczy wypełnienia do 15 % maksymalnej objętości każdej z trzech broszur (zakładając format A4)

— Opracowanie specyfikacji technicznej wykonania publikacji (rodzaj papieru, oprawy, uszlachetnienia etc.) oraz przygotowanie plików produkcyjnych

— Kadrowanie zdjęć, ewentualnie nieznaczną korektę cyfrową zdjęć- szacunkowo dotyczy wypełnienia maksymalnie do 10 % maksymalnej objętości broszur.

— Dostarczenie Zamawiającemu wszelkich wykonanych przez Wykonawcę dla Zamawiającego form graficznych w postaci cyfrowej (każdy plik oddzielnie) w 2 formatach grafiki: edytowalnej (np. EPS) oraz PDF.

— Wykonanie każdej broszury w formie elektronicznej, której strony można będzie przeglądać jak książkę za pomocą strony internetowej Zamawiającego (przekładanie kartek, system nawigacji – wybór dowolnej strony).

Wykonawca jest zobowiązany zapewnić realizację usługi projektowania graficznego na najwyższym poziomie, w szczególności przez osoby posiadające minimum 3-letnie doświadczenie w dziedzinie projektowania autorskich rozwiązań graficznych oraz wykształcenie kierunkowe.

b. wydruk (w roku 2016):

Wydruk i oprawa polskiej wersji językowej publikacji, o której mowa w pkt. a, druk wysokiej jakości, kolor 4x4. Nakład: 1500 egzemplarzy. Objętość: maksymalnie 100 stron w tym okładka. Grubość okładki: 250 g/m2, papier kredowy mat, uszlachetnienie okładki: folia aksamitna matowa (soft touch) 1/0; lakier UV wybiórczy, środek: papier 135 g/m2, papier kredowy mat. Oprawa klejona. Format broszury: A4. Zamówienie obejmuje także wszelkie prace przygotowawcze związane z uruchomieniem druku (poza składem publikacji).

Minimum 5 dni roboczych przed drukiem całego nakładu Wykonawca dostarczy do zatwierdzenia przez Zamawiającego proof – arkusz A3. Zatwierdzenie proofa jest warunkiem wydruku nakładu.

Gotowe wydruki mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego.

V. USŁUGA PRODUKCJI MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH

1. Aktówki – 100 szt. (po 50 szt. z każdego koloru), wymiary około (+/- 4 cm): wysokość: 30 cm, szerokość: 36 cm, głębokość: 6 cm, materiał: wysokiej jakości skóra ekologiczna (nie skóra naturalna). Zmiana proporcji sztuk w danym kolorze możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Komora główna zamykana na suwak z wygodnym uchwytem otwierająca się od góry lub na dwie równe sobie strony (jak książka). W środku min. 1 komora otwarta, min. 1 kieszeń zamykana na suwak, małe kieszonki z przeznaczeniem np. na telefon, długopisy, karty magnetyczne/wizytówki. Aktówka musi mieć uchwyt w postaci dwóch rączek na stałe i trwale przymocowanych do teczki. Kolorystyka biznesowa: kolor czarny i brązowy (kolor wg wzoru poniżej). Na aktówkach należy wytłoczyć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego oznakowania: logotyp programu, flaga UE. Zdjęcia poglądowe:

Kolor brązowy zbliżony do tego:

Każda aktówka powinna być osobno zapakowana w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, porysowaniem itd. w transporcie.

2. Maty piknikowe z izolacją – 100 szt., wymiary min.: 140 x 170 cm, składana tak, że po złożeniu przybiera formę teczki z rączką (wymiary po złożeniu: min. 25x15x5 cm). Mata od spodu pokryta ma być wysokiej jakości aluminium zabezpieczającym przed zimnem i wilgocią, dodatkowo z warstwą 2 mm pianki PVC. Warstwa wierzchnia wykonana z miękkiej i przyjemnej w dotyku tkaniny (np. bawełna, polar). Kolory jednolite i stonowane, niezbyt jasne: zieleń i niebieski (po 50 szt. z każdego koloru). Inna kolorystyka możliwa jest jedynie po zaakceptowaniu przez Zamawiającego. Zamówienie obejmuje także nadruk znaków graficznych w tym logotyp programu, flaga UE z napisem (nadruk monochromatyczny, trwały, biała farba). Zdjęcie poglądowe:

Dostawa materiałów musi nastąpić wg następujących ilości i harmonogramu:

1. Dostawa do miejsca organizacji spotkania w Polsce – ilość kompletów zgodna z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);

do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie.

2. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Ukrainie – ilość kompletów zgodna

z maksymalną liczbą uczestników (Zamawiający może potwierdzić mniejszą ilość, wtedy pozostałe materiały muszą zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego);

do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Ukrainy w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego

w ciągu 3 dni roboczych od akceptacji umiejscowienia oznakowania na materiałach przez Zamawiającego).

3. Dostawa do miejsca organizacji spotkania na Białorusi – ilość kompletów zgodna

do godziny 20:00 w dniu poprzedzającym spotkanie. Zamówienie obejmuje cały proces spedycyjny, w tym organizację przewozu materiałów przez granicę (materiały będą rozdawane bezpłatnie na terenie Białorusi w ramach działalności promocyjnej). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE (w przypadku rezygnacji z tej usługi Wykonawca musi dostarczyć zamówione materiały standardowo do siedziby Zamawiającego

Wszystkie artykuły muszą spełniać łącznie następujące kryteria:

a. funkcjonalność, tj. spełnia swoje przeznaczenie np. aktówka mieści dokumenty formatu A4;

b. trwałość, tj. czy produkt nie ulega trwałym zniekształceniom np. podczas ściskania palcami lub nie kruszy się, nadruki muszą być trwałe;

c. estetyka, tj. jak pod względem estetycznym produkt został wykonany, np.:

— nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia, ewentualnie inne uszkodzenia artykułu widoczne gołym okiem (odpowiednio do rodzaju artykułu);

— poszczególne części artykułu są dobrze do siebie dopasowane, zamocowane oraz zszyte np. rączki są dobrze przyszyte/przymocowane do teczki;

— graficzne elementy artykułu nie są starte, nie są rozmazane, popękane ani nie zmieniły kolorów podczas pocierania ręką lub drapania paznokciem;

— krawędzie artykułów są prawidłowo wykończone i nie niosą niebezpieczeństwa skaleczeń;

— dany produkt pod względem wyglądu nie odbiega od dostępnych na rynku standardów oraz czy wszystkie jego elementy są względem siebie proporcjonalne

— sposób wykonania i użyte materiały nie wywołują wątpliwości co do jakości produktu np. faktura materiału do produkcji aktówki

— logotypy zamieszczone na próbce są widoczne i odpowiednio wyeksponowane.

Wykonawca jest zobowiązany do udzielenia gwarancji na dostarczone materiały promocyjne,

na okres nie krótszy niż 6 miesięcy.

Czas trwania: 9 miesięcy
Numer referencyjny: CPE-II-261-50/ARK/15
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś – Ukraina 2007 – 2013.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

ROZDZIAŁ IV.

Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału

1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:

Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.

2) posiadania wiedzy i doświadczenia:

tj. w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej

trzy usługi polegające na zapewnieniu usług hotelarskich wraz z usługami gastronomicznymi oraz organizacją minimum jednego wydarzenia dodatkowego (zwiedzanie lub wycieczka krajoznawcza) dla grupy liczącej co najmniej 25 osób,

o wartości każdej usługi w wysokości nie mniejszej niż 30 000 PLN brutto.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.

ROZDZIAŁ V.

Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy

1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału

w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, odbiorców i dat wykonywania

(wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.

3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.

4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu

w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.

ROZDZIAŁ VI.

Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy

1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest

w załączniku nr 4 do SIWZ;

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert

5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.

2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne

i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.

Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje: Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium.
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie rachunku/faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT Zamawiającemu.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy

o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2015-08-05 📅
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (75)
2. 2. Doświadczenie w realizacji usług spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ (15)
3. Okres gwarancji na materiały promocyjne (10)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Agnieszka Rutkowska-Komornik

Odniesienie
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: CPE-II-261-50/ARK/15
Informacje dodatkowe

Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu

umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany

postanowień umowy w przypadkach gdy:

1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na

realizację przedmiotu umowy,

2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn

niezależnych od Wykonawcy.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: ul. Postępu 17 a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587700 📞
Informacje o terminach składania odwołań:

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz

poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują

środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.

Środkami ochrony prawnej są:

a) odwołanie,

b) skarga do sądu

Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy

Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje

skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2015/S 147-271604 (2015-07-28)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2015-09-21)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 146 900 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-09-21 📅
Data publikacji: 2015-09-24 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 185-336095
Odnosi się do ogłoszenia: 2015/S 147-271604
Numer Dz.U.-S: 185
Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Procedura
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 2. Doświadczenie w realizacji usług spełniających warunek wskazany w pkt 1 ppkt 2) rozdział IV SIWZ (15)

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2015-08-27 📅
Nazwa: Deluxe Event Sp. z o.o.
Adres pocztowy: ul. Krasnobrodzka 5
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 03-214
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 3

Instytucja zamawiająca
Kontakt
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl 🌏
Fax: +48 224587800 📠
Informacje o terminach składania odwołań:

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.

a) odwołanie;

b) skarga do sądu.

Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180–198 ustawy.

Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a–198 g ustawy.

Źródło: OJS 2015/S 185-336095 (2015-09-21)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (8)