Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w Warszawie oraz szkolenia dla beneficjentów z zamykania projektów w Janowie Lubelskim (przy trasie Rzeszów – Lublin)
1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w Warszawie: Wydarzenie nr 1 (II połowa września 2015) oraz szkolenia dla beneficjentów w Janowie Lubelskim 2 października 2015: Wydarzenie nr 2.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik
nr 1 do SIWZ).
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji szkolenia dla audytorów w Warszawie (II połowa września 2015) oraz szkolenia dla beneficjentów w Janowie Lubelskim 2 października 2015. Ostateczne potwierdzenie terminu każdego wydarzenia nastąpi na podstawie porozumienia z Wykonawcą (dostępność noclegów) z wyprzedzeniem minimum 7 dni roboczych. Ostateczne potwierdzenie ilości osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych.
WYDARZENIE NR 1 – SZKOLENIE DLA AUDYTORÓW W WARSZAWIE
USŁUGI HOTELARSKIE I GASTRONOMICZNE
1. Wynajem maksymalnie 10 pokoi do pojedynczego wykorzystania (1-osobowe) oraz maksymalnie 10 pokoi 2-osobowych (z 2 oddzielnymi łóżkami) wraz ze śniadaniem na jedną dobę w II połowie września 2015 w obrębie jednego hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdek w Warszawie (dopuszczalne dzielnice: Mokotów, Ursynów, Ochota). Zakwaterowanie gości możliwe jest w 2 różnych hotelach, jednak w takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest także do pokrycia kosztów przewiezienia osób do miejsca organizacji szkolenia, a standardowy czas przejazdu nie może przekraczać 10 minut.
2. Zapewnienie usług gastronomicznych, tj.: kolacja w dniu przed szkoleniem (dla maksymalnie 30 osób), obiad (dla maksymalnie 40 osób) i 2 przerwy kawowe (dla maksymalnie 40 osób) w dniu szkolenia. Zamówienie obejmuje także dowóz do siedziby Zamawiającego produktów spożywczych, które pozostały po spotkaniu (napoje w butelkach, owoce, słodycze, itp.).
Opis posiłków: Przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę. Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także serwetek i obrusów na stołach:
— Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (gazowana oraz niegazowana podawana w szklanych butelkach o pojemności max. 0,33 l, przynajmniej po 1 butelce na osobę podczas przerwy), soki owocowe typu 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach 0,5 litra na osobę); kanapeczki bankietowe (min. 4 rodzaje, min. 4 składniki) – 3 szt./osobę (na pieczywie jasnym, ciemnym oraz wieloziarnistym, z pastami, schabem pieczonym, wędliną, serami itp.), deser (mix cukierków w czekoladzie opakowane w papierkach, w równomiernych ilościach: śliwka w czekoladzie deserowej, wiśnia w białej czekoladzie, masa kokosowa w czekoladzie – po min. 300 g/osobę – łącznie minimum 12 kg cukierków – po 4 kg każdego rodzaju), mix ciast domowych (łącznie 2 rodzaje, np. „sernik”, „murzynek”- po min. 100 g na osobę), owoce sezonowe mix (jabłka, gruszki – po 1 sztuce na osobę, inne – winogrona, śliwki żółte – po min. 200 g na osobę).
Obiad: zupa (barszcz ukraiński), 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba: dorsz, miruna lub podobne do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „Dauphine” lub „Puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę); 2 rodzaje deseru (wybór ciast domowych min. 150 g/osobę). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę.
Kolacja: 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne do wyboru dla każdej osoby np.: wołowina, wieprzowina, łosoś, pstrąg lub podobne do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego, wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: surówki, pokrojone warzywa (w ilości min. 150 g/osobę), dodatki typu ziemniaki opiekane, przystawek składających się z talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca – łącznie minimum 150 g na osobę), śledź w oleju (100 g na osobę), dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); 2 rodzaje deseru (owoce w galaretce, sałatka owocowa, łącznie min. 200 g/osobę). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje smakowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
3. Wynajem sali konferencyjnej w hotelu, o którym mowa w pkt. 1 wraz z obsługą techniczną; sala na minimum 40 osób w układzie szkolnym, wyposażenie sali: dostęp do Internetu, projektor multimedialny, ekran, zaplecze sanitarne; czas wynajmu: 9:00-17:00. Zamówienie obejmuje także odbiór od Zamawiającego 2 sztuk reklam typu roll-up i rozstawienie ich w sali przed szkoleniem, demontaż i transport powrotny do Zamawiającego.
4. Wynajem maksymalnie 20 miejsc parkingowych na 1 dobę dla uczestników szkolenia przy hotelu o którym mowa w pkt. 1 (w odległości do 300 metrów od hotelu).
USŁUGI DRUKOWANIA
5. Wydruk materiałów szkoleniowych dla uczestników: maksymalnie 40 kompletów (maksymalnie 60 stron w komplecie), okładka druk kolorowy, środek druk kolorowy, papier środek minimum 80 g/m2, okładka minimum 200 g/m2; oprawa spiralna. Zamówienie obejmuje dostawę kompletów do hotelu, o którym mowa w pkt. 1. przed rozpoczęciem szkolenia, rejestrację uczestników wg listy przekazanej przez Zamawiającego oraz dystrybucję materiałów podczas rejestracji.
USŁUGI TRANSPORTU
6. Transport maksymalnie 3 osób z siedziby Zamawiającego do hotelu o którym mowa w pkt. 1, tam i z powrotem (wyjazd przed szkoleniem rano, powrót po szkoleniu). ZAMÓWIENIE OPCJONALNE.
WYDARZENIE NR 2 – SZKOLENIE DLA BENEFICJENTÓW
USŁUGI HOTELARSKIE I GASTRONOMICZNE
1. Usługi hotelarskie świadczone w obiekcie hotelarskim o standardzie co najmniej 4 gwiazdek, zlokalizowanym w Janowie Lubelskim lub w promieniu 5 km od jego granic (blisko trasy Rzeszów – Lublin). Wynajem miejsc noclegowych dla maksymalnie 70 osób na 1 dobę 1-2 października 2015 (liczba gwarantowana przez Zamawiającego: 50 osób), w tym maksymalnie 12 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania. Pokoje wieloosobowe muszą dysponować oddzielnymi łóżkami (2-osobowe: 2 łóżka, etc). Zakwaterowanie każdej osoby wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania.
2. Wynajem sali konferencyjnej w dniu 2 października 2015 (dzień szkolenia) oraz od godziny 17:00 do 20:00 w dniu poprzedzającym szkolenie. Pojemność sali minimum 80 osób w układzie kinowym plus stół prezydialny dla 5 osób. Wyposażenie sali: ekran do prezentacji dla 80 osób, system do zdalnej zmiany slajdów, wskaźnik laserowy, projektor, nagłośnienie (w tym 3 mikrofony bezprzewodowe), dostęp do Internetu (Wi-Fi w sali), 80 krzeseł.
3. Wynajem maksymalnie 30 miejsc parkingowych na 1 dobę przy hotelu, o którym mowa w pkt. 1.
4. Zapewnienie usług gastronomicznych. Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu na każdy dzień do akceptacji przez Zamawiającego:
W dniu poprzedzającym szkolenie:
a) obiad na trasie Warszawa – Janów Lubelski dla maksymalnie 12 osób, w miejscu ustalonym z Zamawiającym (dla każdej osoby: zupa, przystawka zimna, danie główne, deser, kawa lub herbata do wyboru, porcja soku, deser do wyboru – dania a la carte, obiekt restauracyjny o charakterze zajazdu).
b) kolacja w formie bufetu dla maksymalnie 70 osób w sali restauracyjnej w hotelu, o których mowa w pkt. 1.
W dniu szkolenia w hotelu o którym mowa w pkt. 1.:
a) kompleksowa przerwa kawowa dla maksymalnie 80 osób (dostępna od rana przed szkoleniem i raz w trakcie szkolenia)
b) obiad dla maksymalnie 80 osób
Wszystkie posiłki powinny być serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek i obrusów na stołach.
RAMOWE MENU:
Przerwa kawowa złożona z: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa (rozpuszczalna i parzona
wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 3 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 3 butelki na osobę); wybór ciastek kruchych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę), przekąski słone – minimum 2 rodzaje (paluszki, orzeszki) etc. – (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). Kanapki bankietowe z minimum 4 składnikami (wędlina + ser + warzywo/owoc + masło), minimum 4 kanapki na osobę. Wybór regionalnych ciast domowych (2 rodzaje, po minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). Wybór owoców: umyte winogrona, mandarynki, filetowane ananasy (po 100 g każdego rodzaju na osobę).
Obiad w formie bufetu: 2 dowolne zupy do wyboru:, 2 rodzaje dania głównego na ciepło do wyboru – danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: kaczka 100 % (np. udko dla każdej osoby), oraz ryba rzeczna filetowana (do wyboru okoń, sandacz lub szczupak), surówka warzywna: w ilości minimum 100 g/osobę, kiszonki (ogórki i kapusta), 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”), deser – 2 rodzaje do wyboru. Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
Kolacja w formie bufetu: przystawki zimne składających się z: talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów wędzona drewnem, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); danie główne – porcja dania mięsnego i rybnego dla każdej osoby (przystawka ciepła i danie główne) wołowina lub polędwica wieprzowa 100 % oraz ryba rzeczna filetowana (do wyboru okoń, sandacz lub szczupak), sałatka warzywna: w ilości minimum 100 g/osobę, ogórki kiszone i kapusta kiszona w ilości minimum 200 g/osobę, 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”), deser – 2 rodzaje do wyboru. Napoje dostępne podczas obiadu: herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, dostępna bez ograniczeń), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.
USŁUGI TRANSPORTU
5. Transport mini-busem grupy maksymalnie 12 osób oraz materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39 A) do hotelu, o którym mowa w pkt. 1. i z powrotem. Pojazd musi być czysty z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2009; wymagane wyposażenie: fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu oraz koszty wyżywienia i noclegu kierowcy pokrywa Wykonawca. Dokładne godziny wyjazdów zostaną określone na drodze kontaktów roboczych. Zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek oraz przewóz materiałów informacyjnych i promocyjnych na trasie (może być ten sam pojazd, wymagana pojemność bagażowa minimum 6 m3 – alternatywnie materiały mogą zostać wysłane kurierem). Zamówienie obejmuje także odbiór od Zamawiającego 3 sztuk reklam typu roll-up/ścianka reklamowa, przewiezienie ich na miejsce szkolenia i rozstawienie w sali szkoleniowej oraz demontaż i transport powrotny do Zamawiającego (godziny do ustalenia).
USŁUGI DRUKOWANIA
6. Wydruk materiałów szkoleniowych: przygotowanie maksymalnie 80 kompletów wydruków. Ilość druku dla każdego uczestnika: maksymalnie 50 stron (po 2 slajdy na stronie), druk cyfrowy, kolorowy, oprawa zeszytowa lub spiralna). Zamówienie obejmuje także konfekcjonowanie i dystrybucję materiałów informacyjnych/promocyjnych przed salą przed rozpoczęciem szkolenia oraz rejestrację uczestników wg listy przekazanej przez Zamawiającego.
USŁUGI W ZAKRESIE PROMOCJI
7. Zakup i dostawa materiałów promocyjnych: ZAMÓWIENIE OPCJONALNE
Przygotowanie 100 pamiątkowych pakietów dla uczestników oraz reprezentowanych przez nich instytucji, w pakiecie:
— Ser podpuszczkowy dojrzewający Wiżajny (produkt wpisany na Listę Produktów Tradycyjnych, prowadzoną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi), waga 400 g (+/- 10 g), okrągły, zapakowany w tzw. folię oddychającą i pudełko,
— Słoiczek miodu regionalnego – tzw. Miód z Sejneńszczyzny, chroniony znakiem CHNP (około 120 ml, minimum 200 g), słoiczek zakręcany, z banderolą ze znakiem CHNP, etykieta na słoiczku – informacja o produkcie
Komplet (ser, miód) zapakowane dodatkowo w pamiątkową torebkę papierową z uszami lub woreczek (przewiązany sznurkiem z lnu, juty lub podobne) wykonany z papieru – dostarcza Wykonawca. Zamówienie obejmuje także nadruk 2-kolorowy na pamiątkowym opakowaniu zbiorczym (na papierze) – 4 znaków graficznych Zamawiającego.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-08-14.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-08-07.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-08-07
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-08-10
|
Dodatkowe informacje
|
| 2015-09-29
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|