Kompleksowa organizacja centralnego etapu Olimpiady Wiedzy o Odnawialnych Źródłach Energii połączona z konferencją pn.”Rozwój odnawialnych źródeł energii na obszarach wiejskich” w dniach 27-28 maja 2015 r. w Poznaniu

Wielkość lub zakres

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług polegających na kompleksowej organizacji centralnego etapu Olimpiady Wiedzy o Odnawialnych Źródłach Energii połączonej z konferencją pn. „Rozwój odnawialnych źródeł energii na obszarach wiejskich” 27–28.5.2015 w Poznaniu.Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:a) kierownika projektu zapewniającego prawidłową i terminową realizację usług,b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny,c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.Wykonawca zapewni:A. Nabór:- minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia. Pierwszeństwo w naborze będą mieli laureaci eliminacji wojewódzkich Olimpiady, opiekunowie laureatów oraz osoby reprezentujące instytucje i organizacje działające na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich, zgodnie z listą przekazaną przez Zamawiającego 2 dni od daty podpisania umowy.B. Zakwaterowanie:- w dniach od 27.5.2015 do 28.5.2015 dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników Olimpiady, nocleg ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub w innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowychz osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta Poznań.C. Wyżywienie dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia:- 27.5.2015:— obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących,w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się Olimpiady, w godz. 13:00–13:45.— serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się Olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10:00 do 15:30,— kolacja (w odległości nie większej niż 2 km od miejsca zakwaterowania) składająca się z gorącej przystawki oraz zimnej płyty w formie stołu szwedzkiego zawierająca co najmniej zestaw wędlin, serów, warzyw, pieczywa, masła, sałatek, napoje zimne i gorące, oraz z deseru.- 28.5.2015:— obiad z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących,w tym zupy i drugiego dania oraz napojów (woda i soki), w miejscu odbywania się Olimpiady, w godz. 13.00–14:00.— serwis kawowy, składający się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu odbywania się Olimpiady dostępny przez cały czas jej trwania tj. od 10:00 do 15:00,D. Transport - autokar lub bus dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników wydarzenia z sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia Olimpiady) do miejsca zakwaterowania w dniu 27.05.2015 r. oraz z miejsca zakwaterowania do sali konferencyjnej (miejsca przeprowadzenia Olimpiady) 28.5.2015 Pojazdy powinny być wyposażone co najmniej w klimatyzację. Pojazdy powinny być sprawne technicznie oraz posiadać odpowiednią ilość miejsc siedzących, z miejscem na bagaże podręczne.E. Salę konferencyjną, w tym:- 1 salę konferencyjną lub powierzchnię przystosowaną do przeprowadzenia konferencji, zapewniającą co najmniej 120 miejsc siedzących, na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, ul. Głogowska 14 w Poznaniu 27.5.2015 oraz 28.5.2015, w godzinach 9:00–16:30 w obu wskazanych dniach.Sala wyposażona będzie co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do Internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikachw liczbie przewyższającej liczbę uczestników, podest o wymiarach minimalnie 12m x 4m, stół prezydialny dla 10 osób, oraz stół dla 5 osób w osobnym miejscu.Wykonawca zapewni oznakowanie sali logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8a do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.F. Moderator zgodnie z poniższymi wymaganiami:- 27–28.5.2015 – moderator z wykształceniem wyższym, posiadający co najmniej 3-letnie doświadczenie w moderowaniu konferencji lub prowadzeniu szkoleń z udziałem minimum 50 osób. Moderator będzie czuwał nad przebiegiem Olimpiady i prelekcji, zgodnie z ramowym programem Olimpiady stanowiącym załącznik nr 11 do SIWZ.G. Ekspert zgodnie z poniższymi wymaganiami:- 27.5.2015 – 2 ekspertów z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, każdy z nich posiadający co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i Olimpiady. Eksperci powinni posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów dot. odnawialnych źródeł energii.Tematy prelekcji:- „Biogazowanie rolnicze szansą niezależności energetycznej wiejskich gospodarstw domowych”;- „Nowelizacja ustawy o odnawialnych źródłach energii, a wpływ na obszary wiejskie”.- 28.5.2015 – 1 eksperta z wykształceniem wyższym z zakresu ochrony środowiska, rolnictwa, nauk ekonomicznych, posiadającego co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych związanych z tematyką prelekcji i Olimpiady. Ekspert powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów.Temat prelekcji:- „Fotowoltaika – niezależność energetyczna czy również pomysł na biznes”.H. Opracowanie oraz druk testów dotyczących odnawialnych źródeł energii.Wykonawca zapewni druk testów w ilości min. 55 kompletów oraz pytań ustnych pogrupowanych w koperty po 3 pytania w każdej, oznaczone cyfrą od 1 do 10. Testy oraz pytania ustne Zamawiający przekaże Wykonawcy 3 dni przed realizacją wydarzenia. Wykonawca dostarczy materiały 27.5.2015 do sali konferencyjnej wymienionej w ppkt. E) do godz. 9.00.I. Zapewnienie materiałów promocyjnych dla uczestników Olimpiady przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z Olimpiadą:— długopisy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):- długopis w kolorze białym,- wyposażony w niebieski wkład,— notesy, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):- notes minimum 45-kartkowy w kratkę,- klejony na górnej krawędzi,- format A5 (210 mm x 148 mm),— teczki, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):- teczka tekturowa w kolorze białym,- gładka,- format A4 x 2,- karton 300 g/m2,- powierzchnia laminowana,— identyfikatory, z zachowaniem poniższych wymagań (80 szt.):- wymiary: 90 mm x 55 mm- smycz o długości ok. 800 mm- dopuszczalna tolerancja +/- 5 mm- 55 sztuk z nadrukiem „Uczestnik”, 25 „Opiekun”,— dyplomy, z zachowaniem poniższych wymagań (75 szt.):- format A4- papier co najmniej 230 g/m2- kolor biały- tekstura ozdobna kartka- miejsce na odręczne wpisanie imienia i nazwiska- 10 sztuk dla laureatów Olimpiady z gradacją miejsc od pierwszego do dziesiątego, 40 podziękowań dla pozostałych uczestników oraz 25 podziękowań dla opiekunów.Wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8a do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy będą zawierać jedynie logotypy z załącznika nr 8b do SIWZ. Materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych.Projekty graficzne wszystkich ww. materiałów promocyjnych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.J. Zapewnienie wejścia dla minimalnie 70, a maksymalnie 80 uczestników na GreenPOWER Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej odbywające się w Poznaniu na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, ul. Głogowska 14, w dniach 27.05.2015 oraz 28.05.2015 r., potwierdzone protokołem odbioru według załącznika nr 12 do SIWZ.K. Wykonawca zapewni realizację Olimpiady zgodnie z Ramowym programem Olimpiady, stanowiącym załącznik nr 11 do SIWZ.Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załączniknr 10 do SIWZ.

Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014

r., poz. 1182) Zamawiający informuję, iż administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Fundacja

Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa.

Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zamówienia publicznego.

W razie takiej konieczności dane mogą zostać udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie

przepisów prawa. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich

poprawiania.