Kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej III Europejskiej Konferencji Ekoturystycznej pt. European Ecotourism: facing global challenges” w terminie 27–28.4.2015 r. Konferencja poświęcona będzie wymianie doświadczeń i analizie trendów i dobrych praktyk, w ekoturystyce, turystyce wiejskiej i zrównoważonej w Polsce i w Europie dla minimalnie 180 a maksymalnie 200 osób

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej
III Europejskiej Konferencji Ekoturystycznej pt. ,,European Ecotourism: facing global challenges” w terminie 27–28.4.2015 r. Konferencja poświęcona będzie wymianie doświadczeń i analizie trendów i dobrych praktyk, w ekoturystyce, turystyce wiejskiej i zrównoważonej w Polsce i w Europie dla minimalnie 180 a maksymalnie 200 osób.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu III Europejska Konferencja Ekoturystyczna”, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu.
Podstawowe zadania Biura:
Kompleksowa organizacja i obsługa dwudniowej III Europejskiej Konferencji Ekoturystycznej pt. ,,European Ecotourism: facing global challenges” w terminie 27–28.4.2015 r. Konferencja poświęcona będzie wymianie doświadczeń i analizie trendów i dobrych praktyk w ekoturystyce, turystyce wiejskiej i zrównoważonej w Polsce i w Europie dla minimalnie 180 a maksymalnie 200 osób.
Wykonawca zapewni:
1. Nabór uczestników projektu – (minimalnie 180 a maksymalnie 200 osób)
A. Wykonawca zapewni nabór uczestników projektu spośród przedstawicieli: przedsiębiorców z terenów wiejskich, właścicieli gospodarstw agroturystycznych, mieszkańców wsi i osób z terenów wiejskich poszukujących dodatkowych źródeł dochodów, krajowych i lokalnych stowarzyszeń agroturystycznych i turystycznych związanych z turystyką wiejską, Lokalnych Grup Działania, ośrodków doradztwa rolniczego, przedstawicieli świata nauki, osób zaangażowanych w działania i rozwój turystyki zrównoważonej, ponadto gości z zagranicy zaangażowanych w działalność ekoturystyczną, przedstawicieli zagranicznych organizacji ekoturystycznych, związanych z turystyką zrównoważoną, wiejską.
B. Ponadto Wykonawca skieruje zaproszenie do udziału w konferencji do gości VIP, m.in.: przedstawicieli Kancelarii Premiera RP, Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi RP, Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP, Ministerstwa Sportu i Turystyki RP, Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy, Wojewody Mazowieckiego, Marszałka Województwa Mazowieckiego.
2. Na działania związane z rekrutacją, promocją, informacją przygotowana zostanie strona internetowa z domeną zawierającą w swojej nazwie przynajmniej słowo „ecotourism” z rozszerzeniem .pl Strona zostanie przygotowana w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej.
3. Sale konferencyjne
Wykonawca zapewni salę konferencyjną w dniach 27 oraz 28.4.2015 r., położoną w granicach administracyjnych m.st. Warszawa lub maksymalnie 50 km od Warszawy.
a. z możliwością zorganizowania poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku,
b. z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji,
4. Obsługa organizacyjno – techniczna.
5. Zakwaterowanie – w terminie 26/27, 27/28 oraz 28/29.4.2015 r.
Zapewnienie zakwaterowania wraz ze śniadaniem dla wszystkich uczestników konferencji w jednym obiekcie, w miejscu odbywania się konferencji:
a. w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie,
b. w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych lub trzyosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w tym co najmniej 5 pokoi jednoosobowych.
6. Wyżywienie
Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników konferencji:
7. Opracowanie oraz realizacja programu dwudniowej konferencji
Temat konferencji: Ekoturystyka w Europie wobec globalnych wyzwań (European Ecotourism: facing global challenges).
Program konferencji musi zakładać co najmniej 5,5 godzin zegarowych wykładów/ wystąpień/ paneli/ warsztatów każdego dnia.
8. Eksperci.
Wykonawca zapewni co najmniej:
— 7 ekspertów do realizacji szczegółowego programu konferencji, posługujących się językiem polskim lub angielskim w stopniu umożliwiającym prowadzenie wykładu, w tym:
A. 1 osobę z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w certyfikacji ekoturystycznej
i standaryzacji ekoturystycznej systemu - The Global Sustainable Tourism Council (GSTC),
B. 1 osobę będącą członkiem jednej z europejskich organizacji ekoturystycznych, z co najmniej 5 letnim doświadczeniem w ekoturystyce lub turystyce zrównoważonej,
C. 1 osobę będącą członkiem The International Ecotourism Society, z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w komunikacji i zarządzaniu w dziedzinach związanych z turystyką zrównoważoną,
D. 1 osobę posiadająca stopień naukowy doktora, posiadającą co najmniej 5 letnie doświadczanie w zakresie ekoturystyki lub turystyki zrównoważonej będącej autorem lub współautorem min. 8 publikacji lub artykułów związanych z tematyką turystyki zrównoważonej lub ekoturystyki,
E. 1 osobę z co najmniej 5 letnim doświadczeniem we wdrażaniu założeń turystyki zrównoważonej w Europie,
F. 1 osobę mającą doświadczenie w przynajmniej 5 wystąpieniach tj. wykładach, prezentacjach, odczytach, wystąpieniach na temat turystyki zrównoważonej, ekoturystyki przynajmniej w 3 różnych krajach w ciągu ostatnich 5 lat.
Ponadto Wykonawca zapewni 1 eksperta odpowiedzialnego za merytoryczny nadzór nad całością projektu tj.
— 1 osobę z wykształceniem co najmniej wyższym oraz doświadczeniem w koordynacji minimum 3 projektów o tematyce ekoturystycznej w ciągu ostatnich 5 lat oraz doświadczeniem w organizacji minimum 5 konferencji dla co najmniej 80 osób każda.
9. Tłumaczenie
Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na język polski i odwrotnie w trakcie konferencji, zgodnie ze jej programem.
10. Zestawy konferencyjne
Wykonawca zapewni zestawy konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni opracowanie merytoryczne, skład, łamanie, druk i dystrybucję broszury
pt.: „Ekoturystyka w Polsce, Europie i na świecie. Idee, trendy, dobre praktyki – przewodnik”, wydanej w związku z konferencją.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-03-18. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-03-10.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Konsorcjum: Społeczny Instytut Ekologiczny – lider, Fundacja Rolniczej Różnorodności Biologicznej AgriNatura – partner

Kto?

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

• • Usługi hotelarskie › Hotelarskie usługi noclegowe
• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków › Usługi kawiarniane