Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji pt. „XI Dni Przedsiębiorcy Rolnego”
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji pt. „XI Dni Przedsiębiorcy Rolnego” w terminie od dnia 25–26.2.2015.
Wykonawca zapewni:
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu:
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura;
b) minimum jeden numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny;
c) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
2. W ramach realizacji projektu Wykonawca zapewni Kompleksową organizację i obsługę konferencji pt. „XI Dni Przedsiębiorcy Rolnego” w terminie od dnia 25–26.2.2015 dla minimalnie 160 a maksymalnie 200 uczestników.
1) Naboru uczestników projektu – (minimalnie 160 a maksymalnie 200).
a) Wykonawca zapewni nabór uczestników projektu spośród przedstawicieli: rolników i przedsiębiorców rolnych, doradców rolnych, pracowników naukowych uczelni i instytutów rolniczych, instytucji administracji państwowej, pracowników firm obsługujących rolników;
b) Ponadto Wykonawca skieruje zaproszenie do udziału w konferencji m.in. do przedstawicieli Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz przedstawicieli Niemieckiego Towarzystwa Rolniczego z Frankfurtu.
2) Sale konferencyjne:
a) Wykonawca zapewni salę konferencyjną w dniach 25 oraz 26.2.2015 położoną w Przysieku (w województwie kujawsko-pomorskim, w powiecie toruńskim, w gminie Zławieś Wielka) lub w odległości max 9 km od Przysieku:
a. z możliwością zorganizowania poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku;
b. z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji.
Sala zostanie wyposażona w:
a. ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 160 a maksymalnie 200 osób;
b. stół prezydialny dla minimalnie 3 osób a maksymalnie 5;
c. mównicę;
d. mikrofony bezprzewodowe – 3;
e. zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, 2 laptopy.
b) Wykonawca ponadto zapewni trzy sale położone w tym samym miejscu co w/w sala konferencyjna, w dniu 25.2.2015 zgodnie z programem konferencji, w celu organizacji trzech równoległych paneli dyskusyjnych (każdy liczący minimalnie 50 osób a maksymalnie 80 osób), położoną w Przysieku (w województwie kujawsko-pomorskim, w powiecie toruńskim, w gminie Zławieś Wielka) lub w odległości max 9 km od Przysieku z następującym wyposażeniem:
a. ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 50 a maksymalnie 80 osób;
b. stół prezydialny dla minimalnie 1 a maksymalnie 3 osób;
c. mikrofony bezprzewodowe – 1;
d. zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, laptop.
Wszystkie sale zostaną oznakowane w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 8a do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;
3) Obsługa organizacyjno – techniczna.
Zapewnienie obsługi organizacyjno–technicznej:
— obsługa sprzętu multimedialnego i audiowizualnego,
— obsługa rejestracji uczestników w dniach konferencji,
— obsługa szatni.
4) Zakwaterowanie – w terminie 24/25 oraz 25/26.2.2015 r.
Zapewnienie zakwaterowania wraz ze śniadaniem dla maksymalnie 80 uczestników, w miejscu odbywania się konferencji lub w odległości nie większej niż 20 km od miejsca odbywania się konferencji:
a) w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie;
b) w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. W przypadku gdy miejsce zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 0,5 km od miejsca odbywania się konferencji, Wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu i z powrotem, w terminie od 25.2.2015 do 26.2.2015.
5) Wyżywienie
Zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji, w każdym dniu konferencji, w tym:
a) w każdym dniu konferencji obiad co najmniej dwudaniowy z innym menu każdego dnia, składający się co najmniej z: 2 rodzajów zup (w tym jedna wegetariańska), 2 różnych dań głównych (w tym danie wegetariańskie), warzyw i surówek, zimnych napojów, kawy, herbaty;
b) kolacja w pierwszym dniu konferencji, w formie bufetu składająca się co najmniej z 2 dań ciepłych do wyboru (w tym jedno danie wegetariańskie), 3 rodzajów wędlin, serów, warzyw, pieczywa, 2 rodzajów ciast, zimnych napojów, kawy, herbaty;
c) każdego dnia konferencji serwis kawowy składający się co najmniej z 2 rodzajów ciastek, napojów zimnych, kawy, herbaty.
6) Opracowanie oraz realizacja programu konferencji.
Wykonawca opracuje i zrealizuje szczegółowy program konferencji, który będzie zawierał co najmniej następujące zagadnienia:
a) W dniu 25.2.2015
a. Obrady plenarne
Koszty i przychody głównych produktów produkcji rolniczej w krajach UE.
b. Panele dyskusyjne (równolegle 3 panele)
Produkcja roślinna
i. Innowacje w produkcji roślinnej.
ii. Prezentacja 3–4 gospodarstw
iii. Dyskusja
Produkcja mleka
i. Co zmieniłem w gospodarstwie, aby być konkurencyjnym w produkcji mleka.
ii. Prezentacja 3–4 gospodarstw
iii. Dyskusja
Produkcja trzody
i. Wsparcie dla rozwoju produkcji trzody w ramach PROW 2014-2020
ii. Prezentacja 3–4 gospodarstw
iii. Dyskusja
c. Obrady plenarne
Prezentacja najważniejszych zagadnień dyskutowanych w grupach panelowych.
d. Rozmowy bilateralne
Rozmowy zainteresowanych rolników polskich i niemieckich.
b) W dniu 26.2.2015
a. Obrady plenarne
i. Wybrane działania inwestycyjne PROW 2014–2020 adresowane dla rolników.
ii. Zazielenienie jako warunek płatności w pełnym zakresie.
iii. Ubezpieczenia – element ograniczenia ryzyka w gospodarstwie.
iv. Rachunkowość rolnicza – warunek korzystania ze wsparcia na inwestycje w PROW. 2014–2020 oraz korzystania z funduszu stabilizacji dochodów.
b. Dyskusja plenarna
Możliwości wykorzystania PROW 2014–2020 dla zwiększenia konkurencyjności gospodarstw.
Wykonawca zapewni w trakcie każdego panelu dyskusyjnego prezentację 3-4 gospodarstw, o dobrych wynikach ekonomicznych, stosujących innowacyjne rozwiązania. Będą to gospodarstwa o wielkości większej niż średnia krajowa, dla których głównym źródłem dochodów jest: produkcja roślinna, produkcja mleka, produkcja trzody. Oprócz gospodarstw z Polski prezentowane będą również gospodarstwa z Niemiec – po jednym z jednym z wymienionych wyżej głównych źródeł dochodu. Gospodarstwa zaprezentowane zostaną przez osoby prowadzące/zarządzające gospodarstwami.
Program konferencji musi zakładać co najmniej 5 godzin zegarowych wykładów/wystąpień każdego dnia.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji w terminie 14 roboczych dni po podpisaniu umowy szczegółowy program konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu konferencji. Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie.
Program konferencji a także prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 1a. zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl
7) Tłumaczenie
a) Ustne
a. Wykonawca w dniach 25 i 26.2.2015 (co najmniej na obradach plenarnych) zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka niemieckiego na język polski i odwrotnie, zgodnie ze ich szczegółowym programem.
Przy czym Wykonawca zapewni sprzęt do tłumaczenia symultanicznego – obejmujący w szczególności mikrofony, słuchawki do zapewnienia prawidłowej realizacji usługi.
b. Wykonawca w 25.2.2015 zgodnie ze szczegółowym programem konferencji tj. w trakcie 3 równoległych paneli dyskusyjnych oraz podczas rozmów bilateralnych, zapewni tłumaczenie konsekutywne z języka niemieckiego na język polski i odwrotnie.
b) Pisemne
Tłumaczenie pisemne z języka niemieckiego na język polski maksymalnie 30 000 znaków tekstu, które będzie stanowiło część opracowania merytorycznego. Zamawiający przekaże materiały do tłumaczenia Wykonawcy w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy.
Przy czym Wykonawca zapewni:
— osoby dokonujące tłumaczeń (zarówno ustnych jak i pisemnych), które będą posiadały ukończone co najmniej studia licencjackie na kierunku filologicznym lub lingwistyka stosowana.
8) Eksperci/wykładowcy
Wykonawca zapewni co najmniej 4 wykładowców/ekspertów do realizacji szczegółowego programu konferencji, w tym:
Wykonawca zapewni ekspertów/wykładowców z wykształceniem co najmniej wyższym z zakresu rolnictwa lub ekonomii oraz z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy na rzecz rozwoju obszarów wiejskich lub rolnictwa. Wszyscy eksperci będą posiadać doświadczenie jako wykładowcy lub moderatorzy, w co najmniej 3 konferencjach dotyczących rozwoju obszarów wiejskich lub rolnictwa w okresie ostatnich 4 lat.
Szczegółowy program konferencji a także prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 1 pkt. a zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie
www.minrol.gov.pl.
9) Materiały konferencyjne
Wykonawca zapewni materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji zawierające co najmniej:
a) teczka kartonowa:
— format A4,
— zapinane gumką.
b) notatnik:
— format A5,
— papier offset 70-80g/m² biały w kratkę,
— min. 50 kartek,
c) identyfikator:
— wymiary: 7 cm x 4,5 cm (+/- 2 cm),
— z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty,
— z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji,
d) opracowanie merytoryczne minimum 20 stron, które zawierać będzie streszczenie/konspekt/prezentację lub treść wykładów przygotowanych w związku z konferencją. W opracowaniu zostanie także zawarty tekst przetłumaczony, o którym mowa pkt.
7. Wykonawca zapewni druk opracowania oraz dystrybucję wśród wszystkich uczestników konferencji.
Wszelkie materiały powstałe w ramach realizacji całości projektu, w tym materiały konferencyjne, zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8a do SIWZ z wyjątkiem identyfikatorów, które będą zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów określonych w załączniku nr 8 b do SIWZ oraz informacje zawarte w załączniku nr 8c do SIWZ.
Zamawiający ma prawo kontroli projektu na każdym etapie jego realizacji.
3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu do zamieszczenia na portalu KSOW najpóźniej 4 dni od zakończenia realizacji całości projektu, informację podsumowującą realizację projektu, zawierającą podsumowanie konferencji, elektroniczną wersję materiałów konferencyjnych oraz min. 20 zdjęć na adres
d.dlugosz@fapa.org.pl oraz s.kalinowska@fapa.org.pl;
Uwaga:
Uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie.
Wykonawca poda w ofercie nazwę i adres obiektu (lub obiektów), w którym zapewni zakwaterowanie w trakcie realizacji projektu.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 10 do SIWZ.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-01-30.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-01-21.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-01-21
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-02-19
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|