Kompleksowa organizacja oraz realizacja Konferencji, podczas której zostaną ogłoszone wyniki etapu VI edycji centralnego Konkursu Przyjazna Wieś

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Konferencja pt. „Wsparcie rozwoju infrastruktury na obszarach wiejskich na lata 2014–2020” będzie służyła wymianie doświadczeń z kończącego się okresu programowania 2007–2014, jak również poznanie perspektywy rozwoju infrastruktury obszarów wiejskich w latach 2014–2020.
W ramach tego zadania Wykonawca zapewni w szczególności:
a) sprawną realizację programu konferencji:
— całodzienną obsługę techniczną, w tym obsługę prelegentów,
— moderatora, który będzie prowadził całe spotkanie – osobę z doświadczeniem w prowadzeniu min. 3 konferencji z zakresu wdrażania Funduszy Europejskich na tereny wiejskie.
Szczegółowy program konferencji, jak również kontakty do prelegentów konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej w terminie 14 dni przed planowaną datą Konferencji.
b) materiały konferencyjne, w tym:
— zestawy dla wszystkich uczestników przygotowanych w związku z konferencją:
teczka kartonowa (format A4, karton, zapinane gumką),
program konferencji (wydruk w kolorze),
wydruk prezentacji/ opracowań merytorycznych przygotowanych przez prowadzących (minimalne 20 a maksymalnie 60 stron, 4 slajdy na stronie), wydruk czarno-biały.
Zamawiający przekaże prezentacje/ opracowania merytoryczne najpóźniej 3 dni przed dniem realizacji konferencji.
Wykonawca oznaczy powyższe zestawy logotypami i sloganami stanowiącymi Załącznik nr 8a do SIWZ i Załącznik nr 8b do SIWZ i rozdystrybuuje na konferencji wśród uczestników spotkania.
— opracowanie zindywidualizowanych dyplomów dla laureatów etapu centralnego konkursu „Przyjazna Wieś” do podpisu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi za zajęcie I, II i III miejsca w dwóch kategoriach konkursowych. Wykonawca przygotuje dyplomy, natomiast Zamawiający przekaże Wykonawcy listę laureatów etapu centralnego w dniu podpisania umowy – 6 szt.,
— opracowanie zindywidualizowanych podziękowań dla wszystkich laureatów etapu regionalnego – 19 szt.,
— opracowanie zindywidualizowanych podziękowań dla wszystkich członków Centralnej Komisji Konkursowej i ich zastępców – maksymalnie 25 szt.,
— opracowanie zindywidualizowanych podziękowań dla laureatów wszystkich edycji etapu centralnego konkursu – 36 szt.
Zamawiający przekaże Wykonawcy listy dla wymienionych wyżej laureatów i członków komisji najpóźniej 7 dni od dnia podpisania umowy.
Parametry techniczne dyplomów i podziękowań:
format A4,
papier co najmniej 230 g/ m2,
kolor ecru,
tekstura ozdobna kartka.
Dyplomy i podziękowania będą opatrzone logotypami i sloganami stanowiącymi Załącznik nr 8a do SIWZ i Załącznik nr 8b do SIWZ.
Projekt dyplomu i podziękowań, o którym mowa powyżej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający zaakceptuje projekt dyplomu oraz podziękowań lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 3 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie.
Wykonawca dostarczy zindywidualizowane dyplomy oraz podziękowania do siedziby Zamawiającego w terminie 5 dni od zaakceptowania projektu.
c) nabór uczestników konferencji:
— przygotowanie projektu zaproszenia od Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, wraz
z rozdzielnikiem oraz ich doręczenie wraz z programem konferencji adresatom wskazanym w rozdzielniku.
Do udziału w konferencji Wykonawca zaprosi w szczególności:
przedstawicieli instytucji wdrażających fundusze unijne i instytucji zarządzających tymi funduszami na szczeblu krajowym i regionalnym,
przedstawicieli instytucji naukowych z dziedziny socjologii, architektury, sztuk pięknych,
przedstawicieli laureatów etapu regionalnego konkursu – Zamawiający przekaże listę laureatów najpóźniej w dniu podpisania umowy,
przedstawicieli laureatów etapu centralnego wszystkich wcześniejszych edycji konkursu – Zamawiający przekaże listę laureatów najpóźniej w dniu podpisania umowy,
członków komisji konkursowych etapu regionalnego i centralnego – Zamawiający przekaże listę członków komisji najpóźniej w dniu podpisania umowy,
beneficjentów funduszy strukturalnych.
W konferencji weźmie udział maksymalnie 120 osób.
Listę uczestników konferencji, którym Wykonawca planuje doręczyć zaproszenie (rozdzielnik), wraz ze wskazaniem podstawy zaproszenia tych osób, Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie po jej sporządzeniu. Lista uczestników (rozdzielnik) zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż w dniu przekazania projektu zaproszenia.
Zamawiający zaakceptuje projekt zaproszenia i rozdzielnik lub zgłosi uwagi do przedłożonych dokumentów w terminie 7 dni roboczych od ich otrzymania. Uwagi zgłoszone przez Zamawiającego będą wiążące dla Wykonawcy, który zastosuje się do nich niezwłocznie.
Wykonawca zapewni rejestrację uczestników w dniu konferencji. Rejestracja rozpocznie się najpóźniej o godz. 9.00.
d) salę konferencyjną, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
— termin: nie później niż w 30.4.2015,
— miejsce: w granicach administracyjnych dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawa w odległości maksymalnie 500 m od pl. Zamkowego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje lokalizacji Sali najpóźniej w terminie 5 dni od ustalenia terminu Konferencji z Zamawiającym,
— minimalne wyposażenie:
na podwyższeniu, podeście scenicznym z ciemną wysłonką o wymiarach minimalne 8 m x 4 m, stół prezydialny dla ok. 5 osób,
co najmniej 120 wygodnych miejsc siedzących w ustawieniu teatralnym, nagłośnienie, cztery mikrofony bezprzewodowe, oświetlenie punktowe, ekran, projektor multimedialny, komputer.
Sala konferencyjna powinna zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 8a do SIWZ i Załączniku nr 8b do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
e) szatnię dla uczestników konferencji, wraz z obsługą,
f) pełną obsługę cateringową konferencji, zgodnie z poniższymi wymaganiami:
— potrawy zostaną podane w formie szwedzkiego stołu, w innym pomieszczeniu niż sala gdzie odbędzie się konferencja,
— obiad do wyboru gości, co najmniej: dwie zupy z tradycyjnej polskiej kuchni, dwa rodzaje dań mięsnych (mięso białe i czerwone), ryba, danie wegetariańskie, ciepłe warzywa i dodatki do mięs, co najmniej cztery przystawki zimne: co najmniej dwa rodzaje sałat, deski tradycyjnych polskich serów, wędlin i wyrobów garmażeryjnych,
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 7 dni przed konferencją.
— serwis kawowy, dostępny przez cały czas trwania konferencji bez ograniczeń: kawa z ekspresu, herbata, ciasta i ciasteczka słodkie i wytrawne, owoce, napoje zimne: woda i soki owocowe (tłoczone na zimno).
Serwis kawowy winien być dostępny dla uczestników konferencji najpóźniej od godz. 9.00.
Obiad winien być dostępny dla uczestników konferencji od godz. 13.00. – 15.00.
Wykonawca zapewni odpowiednią temperaturę podawanych posiłków, obsługę (co najmniej czterech kelnerów) oraz serwis składający się z naczyń i sztućców wielokrotnego użytku.
g) pełną obsługę administracyjną i techniczną konferencji, w tym przygotowanie list obecności, zapewnienie imiennych identyfikatorów dla wszystkich uczestników konferencji. Identyfikatory będą opatrzone logotypami zgodnie z Załącznikiem nr 8c do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-03-02. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-02-17.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • „ECCA” Koczur Krzysztof

Kto?

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów