Obsługa spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW, podczas którego zostanie podsumowany okres programowania 2007-2013 oraz przedyskutowane zostaną założenia nowej perspektywy finansowej

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest obsługa techniczna spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW, podczas którego zostanie podsumowany okres programowania 2007-2013 oraz przedyskutowane zostaną założenia nowej perspektywy finansowej, dla minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób, w województwie łódzkim lub mazowieckim, w odległości maks. 35 km od Rawy Mazowieckiej.
Spotkanie zaplanowano w dniach 17-19 czerwca 2015 roku.
Spotkanie skierowane jest do członków Grupy Roboczej ds. KSOW, Komisji Konkursowej ds. projektów, przedstawicieli Sekretariatów Regionalnych i Sekretariatu Centralnego KSOW.
Forma spotkania
Pierwszy dzień (17 czerwca br.) - obiad – konferencja – kolacja - nocleg.
Drugi dzień (18 czerwca br.) – śniadanie - konferencja – obiad - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji) – kolacja – nocleg.
Trzeci dzień (19 czerwca br.) – śniadanie - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji), obiad grillowy na terenie, gdzie odbędzie się spotkanie w terenie.
Miejsca spotkań w terenie (dzień 2 i 3) zostaną przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.
W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług,
b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego lub numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny,
c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom spotkania. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
Podstawowe zadania Biura:
Organizacja spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób, w oparciu o listę uczestników przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie, po dniu zawarcia umowy.
W ramach zadania Wykonawca zapewni:
a) Sale konferencyjne w obiekcie położonym na terenie województwa łódzkiego lub mazowieckiego, w odległości maks. 35 km od Rawy Mazowieckiej dla maksymalnie 100 osób (Zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy).
W pierwszym dniu konferencji tj. 17 czerwca br. - Wykonawca zapewni salę konferencyjną dla maksymalnie 100 osób.
Sala konferencyjna dla maksymalnie 100 osób musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), sprzęt nagłaśniający, 3 bezprzewodowe mikrofony, dostęp do Internetu. Sala konferencyjna na czas konferencji musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
W drugim dniu konferencji tj. 18 czerwca br. - Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne. Pierwsza sala dla maksymalnie 80 osób oraz druga sala dla maksymalnie 20 osób.
Sale konferencyjne zarówno dla maksymalnie 80 osób jak i dla maksymalnie dla 20 osób muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), dostęp do Internetu. Sale konferencyjne na czas konferencji muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.
b) Zakwaterowanie dla wszystkich uczestników spotkania Grupy Roboczej, Wykonawca zapewni noclegi wraz ze śniadaniami dla maksymalnie 100 osób, w dniach 17-19 czerwca br. Zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy.
Zamawiający wymaga, aby nocleg został zapewniony w obiekcie, w którym odbędzie się spotkanie Grupy Roboczej (tj. sale konferencyjne): w 40 pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym, oraz w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.
c) Wyżywienie dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób.
Pierwszego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 17 czerwca br., Wykonawca zapewni, w obiekcie w którym odbędzie się spotkanie:
— Obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się co najmniej z dwóch zestawów dań gorących, w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych.
— Serwis kawowy w czasie trwania spotkania, składający się z: świeżo parzonej kawy,
3 rodzajów herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne: woda i soki owocowe.
— Uroczystą kolację, w formie bufetu szwedzkiego – składającą się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym jednego wegetariańskiego, 4 dań na zimno, w tym co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące.
— Całodniowy serwis gastronomiczny (przygotowanie, sprzątanie i obsługa kelnerska).
Drugiego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 18 czerwca br. Wykonawca zapewni:
— Obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się, co najmniej z dwóch zestawów dań gorących w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych.
— Serwis kawowy w czasie trwania spotkania, składający się z: świeżo parzonej kawy,
3 rodzajów herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne: woda i soki owocowe.
— Kolację w formie bufetu szwedzkiego – składającą się, z co najmniej z dwóch dań gorących w tym jednego wegetariańskiego; 4 dań na zimno w tym, co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące.
— Całodniowy serwis gastronomiczny (przygotowanie, sprzątanie i obsługa kelnerska).
Trzeciego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 19 czerwca br., Wykonawca zapewni:
— Obiad grillowy, w miejscu gdzie odbędzie się spotkanie w terenie.
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 2 dni przed spotkaniem.
d) Tłumacza konsekutywnego - Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia tłumacza konsekutywnego, który posiada, co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie tłumaczeń konsekutywnych z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski.
Tłumacz będzie obecny przez cały czas trwania spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 17-19 czerwca br.
e) Obsługę organizacyjno-techniczną spotkania, w tym:
— Obsługę recepcji w tym: pierwszego dnia spotkania Grupy Roboczej tj. 17 czerwca br. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji, w kolejnych dniach jedną osobę, która musi być obecna przez cały czas trwania spotkania, aby na bieżąco reagować na wszelkie powstałe problemy;
— 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, przez cały czas trwania spotkania Grupy Roboczej.
f) Organizację dwóch spotkań w terenie – Wykonawca zorganizuje dwa spotkania wyjazdowe w terenie (miejsca ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy) w odległości nie większej niż 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW. Wykonawca,
w celu realizacji powyższego punktu, zapewni wszystkim uczestnikom ewentualne: np. bilety, przewodnik (w zależności od zaproponowanego miejsca).
g) Transport:
— Zapewnie transportu z lotniska w Warszawie i z powrotem, dla maksymalnie 3 gości.
W przypadku, kiedy goście przybędą na spotkanie Grupy Roboczej w przeddzień spotkania, Wykonawca zorganizuje transport z lotniska na miejsce wskazane przez uczestnika (na terenie Warszawy) oraz w przypadku gości, którzy przybędą na spotkanie w dniu 17 czerwca 2015 r., Wykonawca zapewni transport z lotniska na Dworzec Centralny, skąd uczestnicy będą mieli zagwarantowany transport na miejsce spotkania. Analogiczna sytuacja w przypadku powrotu w dniu 19 czerwca 2015 r. ze spotkania Grupy Roboczej.
— Wykonawca zapewni transport uczestników spotkania z Warszawy (miejsce spotkania: Dworzec Centralny) na miejsce spotkania w dniu 17 czerwca 2015 r. i z powrotem do Warszawy (Dworzec Centralny) w dniu 19 czerwca 2015 r. dla maksymalnie 40 osób deklarujących chęć skorzystania z transportu – lista osób deklarujących chęć transportu z Warszawy i z powrotem zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy);
— W drugim dniu spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW w dniu 18 czerwca 2015 r. - Wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej. Miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy.
— W trzecim dniu spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 19 czerwca br. Wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej. Miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy
Pojazdy zapewnione przez Wykonawcę muszą być sprawne technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkania. Wykonawca podstawia pojazdy w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość pojazdów podczas podróży. Na wyraźną prośbę pasażerów (uczestników) kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2015-06-03. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-05-26.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• AGMA-SPORT Agnieszka Matuszyk

Kto?

• Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2015-05-26	Ogłoszenie o zamówieniu
2015-06-18	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2015-05-26)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres:

Wielkość lub zakres

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Inne
Nazwa instytucji zamawiającej: Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA
Adres pocztowy: ul. Wspólna 30
Kod pocztowy: 00-930
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.fapa.com.pl 🌏
E-mail: fapa@fapa.org.pl 📧
Telefon: +48 226231901 📞
Fax: +48 226231909 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-05-26 📅
Termin składania ofert: 2015-06-03 📅
Data publikacji: 2015-05-30 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 103-187643
Numer Dz.U.-S: 103
Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182) Zamawiający informuję, iż administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA, z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Wspólna 30, 00-930 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z realizacją zamówienia publicznego. W razie takiej konieczności dane mogą zostać udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Spotkanie zaplanowano w dniach 17-19 czerwca 2015 roku.

Spotkanie skierowane jest do członków Grupy Roboczej ds. KSOW, Komisji Konkursowej ds. projektów, przedstawicieli Sekretariatów Regionalnych i Sekretariatu Centralnego KSOW.

Forma spotkania

Pierwszy dzień (17 czerwca br.) - obiad – konferencja – kolacja - nocleg.

Drugi dzień (18 czerwca br.) – śniadanie - konferencja – obiad - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji) – kolacja – nocleg.

Trzeci dzień (19 czerwca br.) – śniadanie - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji), obiad grillowy na terenie, gdzie odbędzie się spotkanie w terenie.

Miejsca spotkań w terenie (dzień 2 i 3) zostaną przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy.

W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, koordynujące całość prac związanych z realizacją przedmiotu zamówienia.

W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:

a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację usług,

b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego lub numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny,

c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura Zamawiającemu i uczestnikom spotkania. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych.

Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.

Podstawowe zadania Biura:

Organizacja spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób, w oparciu o listę uczestników przekazanych przez Zamawiającego niezwłocznie, po dniu zawarcia umowy.

W ramach zadania Wykonawca zapewni:

a) Sale konferencyjne w obiekcie położonym na terenie województwa łódzkiego lub mazowieckiego, w odległości maks. 35 km od Rawy Mazowieckiej dla maksymalnie 100 osób (Zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy).

W pierwszym dniu konferencji tj. 17 czerwca br. - Wykonawca zapewni salę konferencyjną dla maksymalnie 100 osób.

Sala konferencyjna dla maksymalnie 100 osób musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), sprzęt nagłaśniający, 3 bezprzewodowe mikrofony, dostęp do Internetu. Sala konferencyjna na czas konferencji musi zostać oznakowana w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.

W drugim dniu konferencji tj. 18 czerwca br. - Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne. Pierwsza sala dla maksymalnie 80 osób oraz druga sala dla maksymalnie 20 osób.

Sale konferencyjne zarówno dla maksymalnie 80 osób jak i dla maksymalnie dla 20 osób muszą być wyposażone w sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, ekran), dostęp do Internetu. Sale konferencyjne na czas konferencji muszą zostać oznakowane w sposób widoczny logotypami i sloganami wskazanymi w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl.

b) Zakwaterowanie dla wszystkich uczestników spotkania Grupy Roboczej, Wykonawca zapewni noclegi wraz ze śniadaniami dla maksymalnie 100 osób, w dniach 17-19 czerwca br. Zamawiający przekaże listę osób uczestniczących w spotkaniu niezwłocznie po podpisaniu umowy.

Zamawiający wymaga, aby nocleg został zapewniony w obiekcie, w którym odbędzie się spotkanie Grupy Roboczej (tj. sale konferencyjne): w 40 pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, z pełnym węzłem sanitarnym, oraz w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie.

c) Wyżywienie dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób.

Pierwszego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 17 czerwca br., Wykonawca zapewni, w obiekcie w którym odbędzie się spotkanie:

— Obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się co najmniej z dwóch zestawów dań gorących, w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych.

— Serwis kawowy w czasie trwania spotkania, składający się z: świeżo parzonej kawy,

3 rodzajów herbat w torebkach, ciastka, napoje zimne: woda i soki owocowe.

— Uroczystą kolację, w formie bufetu szwedzkiego – składającą się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym jednego wegetariańskiego, 4 dań na zimno, w tym co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące.

— Całodniowy serwis gastronomiczny (przygotowanie, sprzątanie i obsługa kelnerska).

Drugiego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 18 czerwca br. Wykonawca zapewni:

— Obiad w formie bufetu szwedzkiego – składający się, co najmniej z dwóch zestawów dań gorących w tym dwie zupy i dwa drugie dania mięsne oraz jedno wegetariańskie (do wyboru), warzyw na ciepło, sałatek, napojów zimnych.

— Kolację w formie bufetu szwedzkiego – składającą się, z co najmniej z dwóch dań gorących w tym jednego wegetariańskiego; 4 dań na zimno w tym, co najmniej jedno danie wegetariańskie, sałatki, napoje zimne i gorące.

Trzeciego dnia spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 19 czerwca br., Wykonawca zapewni:

— Obiad grillowy, w miejscu gdzie odbędzie się spotkanie w terenie.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu do wyboru i akceptacji, najpóźniej 2 dni przed spotkaniem.

d) Tłumacza konsekutywnego - Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia tłumacza konsekutywnego, który posiada, co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie tłumaczeń konsekutywnych z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski.

Tłumacz będzie obecny przez cały czas trwania spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 17-19 czerwca br.

e) Obsługę organizacyjno-techniczną spotkania, w tym:

— Obsługę recepcji w tym: pierwszego dnia spotkania Grupy Roboczej tj. 17 czerwca br. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji, w kolejnych dniach jedną osobę, która musi być obecna przez cały czas trwania spotkania, aby na bieżąco reagować na wszelkie powstałe problemy;

— 1 osobę zapewniająca obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, przez cały czas trwania spotkania Grupy Roboczej.

f) Organizację dwóch spotkań w terenie – Wykonawca zorganizuje dwa spotkania wyjazdowe w terenie (miejsca ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy) w odległości nie większej niż 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW. Wykonawca,

w celu realizacji powyższego punktu, zapewni wszystkim uczestnikom ewentualne: np. bilety, przewodnik (w zależności od zaproponowanego miejsca).

g) Transport:

— Zapewnie transportu z lotniska w Warszawie i z powrotem, dla maksymalnie 3 gości.

W przypadku, kiedy goście przybędą na spotkanie Grupy Roboczej w przeddzień spotkania, Wykonawca zorganizuje transport z lotniska na miejsce wskazane przez uczestnika (na terenie Warszawy) oraz w przypadku gości, którzy przybędą na spotkanie w dniu 17 czerwca 2015 r., Wykonawca zapewni transport z lotniska na Dworzec Centralny, skąd uczestnicy będą mieli zagwarantowany transport na miejsce spotkania. Analogiczna sytuacja w przypadku powrotu w dniu 19 czerwca 2015 r. ze spotkania Grupy Roboczej.

— Wykonawca zapewni transport uczestników spotkania z Warszawy (miejsce spotkania: Dworzec Centralny) na miejsce spotkania w dniu 17 czerwca 2015 r. i z powrotem do Warszawy (Dworzec Centralny) w dniu 19 czerwca 2015 r. dla maksymalnie 40 osób deklarujących chęć skorzystania z transportu – lista osób deklarujących chęć transportu z Warszawy i z powrotem zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy);

— W drugim dniu spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW w dniu 18 czerwca 2015 r. - Wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej. Miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy.

— W trzecim dniu spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 19 czerwca br. Wykonawca zapewni transport, wszystkim uczestnikom spotkania maksymalnie 100 osób (ostateczna lista osób zostanie przekazana Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy), na miejsce spotkania w terenie, w odległości do 60 km od miejsca zakwaterowania/spotkania Grupy Roboczej. Miejsce spotkania w terenie zostanie przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy

Pojazdy zapewnione przez Wykonawcę muszą być sprawne technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników spotkania. Wykonawca podstawia pojazdy w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość pojazdów podczas podróży. Na wyraźną prośbę pasażerów (uczestników) kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzację lub ogrzewanie w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży.

Wielkość lub zakres:

Spotkanie zaplanowano w dniach 17-19 czerwca 2015 roku.

Spotkanie skierowane jest do członków Grupy Roboczej ds. KSOW, Komisji Konkursowej ds. projektów, przedstawicieli Sekretariatów Regionalnych i Sekretariatu Centralnego KSOW.

Forma spotkania

Pierwszy dzień (17 czerwca br.) - obiad – konferencja – kolacja - nocleg.

Drugi dzień (18 czerwca br.) – śniadanie - konferencja – obiad - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji) – kolacja – nocleg.

Trzeci dzień (19 czerwca br.) – śniadanie - spotkanie w terenie (w odległości do 60 km od miejsca konferencji), obiad grillowy na terenie, gdzie odbędzie się spotkanie w terenie.

W ramach zadania Wykonawca zapewni:

c) Wyżywienie dla minimum 70 osób a maksymalnie 100 osób.

Tłumacz będzie obecny przez cały czas trwania spotkania Grupy Roboczej ds. KSOW tj. 17-19 czerwca br.

e) Obsługę organizacyjno-techniczną spotkania

w celu realizacji powyższego punktu, zapewni wszystkim uczestnikom ewentualne: np. bilety, przewodnik (w zależności od zaproponowanego miejsca).

g) Transport.

Numer referencyjny: 60/KSOW/PN-U/2015
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Schemat III Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013.

Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Polska, województwo łódzkie lub mazowieckie.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1.1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

1.2. Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia.

Zamawiający uzna warunek ten za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż trzy lata – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 usługi, każda o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł. brutto (słownie: sto tysięcy złotych), polegające na kompleksowej organizacji konferencji lub spotkania, obejmujące swym zakresem co najmniej:

— zapewnienie sali konferencyjnej,

— catering,

— transport,

— pełną obsługę administracyjno-techniczną.

1.3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

1.4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.

2. Warunki określone w punktach 1.1-1.4 mają na celu zweryfikowanie zdolności Wykonawcy do należytego wykonania udzielanego zamówienia.

3. Spełnienie warunków określonych w punkcie 1.1-1.4 oceniane będzie na podstawie oświadczeń i dokumentów opisanych w rozdziale VI ust. 1, w szczególności przy uwzględnieniu rzetelności, kwalifikacji, efektywności oraz doświadczenia Wykonawcy, z zastosowaniem kryterium spełnia/nie spełnia.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcja, spółki cywilne), warunki określone w pkt. 1.1 – 1.4. winien spełniać jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy wspólnie. Wymagania określone w Rozdziale VI ust. 2 i 3 powinien spełniać każdy z Wykonawców oddzielnie.

5. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.

6. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, tzn. takich, które będą brać udział w realizacji części zamówienia (podwykonawcy), jak również takich, które nie będą brać udziału w realizacji zamówienia, ale oddadzą Wykonawcy do dyspozycji swój potencjał (techniczny, finansowy, osoby zdolne do wykonania zamówienia) na okres korzystania z niego przy wykonaniu zamówienia, przedkłada wraz z ofertą pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia – wzór stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z niniejszym ustępem, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba, że za nieudostępnienie tych zasobów nie ponosi winy.

7. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Przez umowę o podwykonawstwo należy rozumieć umowę w formie pisemnej o charakterze odpłatnym, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane stanowiące część zamówienia publicznego, zawartą między wykonawcą a innym podmiotem (podwykonawcą).

8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę żadnej z części zamówienia.

9. Zamawiający nie wymaga wskazania przez wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy.

10. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca jest zobowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

Wykaz oświadczeń, dokumentów niezbednych do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy dołączyć:

a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Pzp wg wzoru zgodnego z Załącznikiem nr 2 do SIWZ. Oświadczenie to zostanie podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

b) Wykaz głównych usług, wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane. Do niniejszego wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że wymienione w wykazie usługi zostały wykonane należycie.

Dowodami należytego wykonania lub wykonywania usługi są:

— poświadczenie,

— oświadczenie Wykonawcy, wyłącznie w przypadku, gdyby z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Wykonawca nie był w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w rozdziale VI ust. 1 pkt. b) tiret 1 SIWZ.

Zamawiający jednocześnie wskazuje, że w razie konieczności, w szczególności gdy powyższy wykaz lub dowody wzbudzą wątpliwości Zamawiającego, lub gdy z poświadczenia albo innego dokumentu wynika, że dana usługa nie została wykonana lub została wykonana nienależycie, może się zwrócić bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.

Niniejszy wykaz należy złożyć wg wzoru zgodnego z Załącznikiem nr 4 do SIWZ.

W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem na rzecz którego świadczone były usługi, o których mowa w niniejszym wykazie, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania ww. dowodów.

W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 składa co najmniej jeden z tych Wykonawców albo wszyscy ci Wykonawcy wspólnie.

2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp należy złożyć następujące dokumenty:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 3 do SIWZ.

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

3. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z przyczyny, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp należy złożyć następujące dokumenty:

1) oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów,

2) w przypadku, gdy z treści oświadczenia o którym mowa w punkcie 1) wynika, że Wykonawca jest członkiem grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r.

o ochronie konkurencji i konsumentów, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do tego oświadczenia listę podmiotów wchodzących w skład tej samej grupy kapitałowej

co Wykonawca.

Wzór oświadczenia określa Załącznik nr 5 do SIWZ.

od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2013, poz. 231, ze zm.). Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 SIWZ składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości – wystawiony/e nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Wszystkie dokumenty przedstawione w formie kserokopii muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez uprawnione osoby. Dokumenty sporządzone w języku obcym składane są wraz z tłumaczeniem na język polski potwierdzonym przez Wykonawcę.

5. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego (konsorcja, spółki cywilne), dokumenty potwierdzające,

że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, o których mowa w ust. 2 i 3 niniejszego rozdziału, składa każdy z Wykonawców oddzielnie.

6. Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia (podwykonawcy), przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla Wykonawcy, określonym w ust. 2 niniejszego rozdziału.

7. Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

8. Zgodnie z art. 26 ust. 4 ustawy Pzp, Zamawiający wzywa także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp.

9. Zgodnie z art. 24 ust. 2a ustawy Pzp Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy Wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie, co Zamawiający będzie w stanie wykazać za pomocą dowolnych środków dowodowych. Zamawiający nie wykluczy z postępowania wykonawców którzy udowodnią, że podjęli konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, które mają zapobiec zawinionemu i poważnemu naruszaniu obowiązków zawodowych w przyszłości oraz naprawili szkody powstałe w wyniku naruszenia obowiązków zawodowych lub zobowiązali się do ich naprawienia.

Zdolności techniczne i zawodowe:

Wykaz oświadczeń, dokumentów niezbednych do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy dołączyć:

Dowodami należytego wykonania lub wykonywania usługi są:

— poświadczenie,

— oświadczenie Wykonawcy, wyłącznie w przypadku, gdyby z uzasadnionych przyczyn

o obiektywnym charakterze Wykonawca nie był w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w rozdziale VI ust. 1 pkt. b) tiret 1 SIWZ.