Opracowanie strategii oraz realizacja kampanii informacyjno-promocyjnej w projekcie Budowa Pawilonu Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowym w Krakowie

Muzeum Narodowe w Krakowie

1. Nazwa zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie strategii oraz realizacja kampanii informacyjno-promocyjnej Pawilonu Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowym w Krakowie.
2. Wykonawca opracuje strategię oraz zrealizuje kampanię informacyjno-promocyjną wraz z opracowaniem strategii PR i obsługą PR oraz doborem i zakupem mediów.
a) W ramach opracowania strategii kampanii infromacyjno-promocyjnej Wykonawca przedstawi w szczególności:
— opis koncepcji kreatywnej kampanii
— harmonogram przebiegu kampanii promocyjnej,
— szczegółowy opis narzędzi promocji, które zostaną zastosowane
— szczegółowy opis wdrażania narzędzi promocji,
— szczegółowy opis zastosowanych kanałów komunikacji
— opis dodatkowych działań oraz narzędzi informacyjno-promocyjnych uzupełniających oraz wzmacniających kampanię i jej przekaz promocyjny
— metodologię monitorowania realizowanych działań promocyjnych
— metodologię pomiaru wyników promocji - monitoring efektów promocji
b) W ramach opracowania strategii PR Wykonawca przedstawi w szczególności:
— szczegółowy opis planowanych działań z zakresu media relations
— szczegółowy harmonogram działań z zakresu media relations
— listę mediów, w których ukażą się informacje o projekcie wraz z podaniem zasięgu dotarcia wskazanych mediów oraz z podziałem na profil
— ilość publikacji w poszczególnych mediach wraz z objętością i rodzajem poszczególnych publikacji
— metodologię prowadzenia monitoringu mediów
— metodologię raportowania działań PR
— metodologię pomiaru wyników działań PR - monitoring efektów działań PR
3. Kampania informacyjno-promocyjna dotyczy projektu: „Budowa Pawilonu Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowym w Krakowie” realizowanego w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego współfinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. OPIS PROJEKTU:
Muzeum Narodowe w Krakowie (dalej MNK) buduje na terenie Muzeum im. Emeryka Hutten-Czapskiego (Oddział MNK) przy ul. Piłsudskiego 10-14, pawilon muzealny poświęcony Józefowi Czapskiemu (1896-1994, malarz, pisarz, intelektualista i świadek historii Polski XX wieku). Geneza tej idei związana jest bezpośrednio z testamentem Józefa Czapskiego, w którym zapisał MNK swoje archiwum, pamiątki i księgozbiór oraz dokumenty jego siostry Marii (1894-1981, pisarka) i rodziny Czapskich. Projekt pozostaje w ścisłym związku z sąsiadującym z terenem nowej inwestycji Pałacykiem Czapskich, zakupionym przez hr. Emeryka Hutten-Czapskiego (1828-1896, kolekcjoner) w 1894 r., który rozbudował go o pawilon mający pomieścić zbiory numizmatyczne i biblioteczne. Po jego śmierci zostały one podarowane (1903 r.) wolą rodziny Czapskich, Krakowowi i Muzeum Narodowemu.
Fakt, że Pawilon Józefa Czapskiego będzie częścią Muzeum zbudowanego przez jego dziadka Emeryka, jest znakiem łączenia rozerwanych przez historię ogniw czasu, tradycji i znaczeń. Pawilon Józefa Czapskiego będzie przykładem, jak nowoczesne ekspozycje muzealne, mogą reagować na teraźniejszość, przyszłość i przeszłość. Odbiorca oferty Pawilonu Józefa Czapskiego wzbogaci swoją wiedzę o wojennych i powojennych losach Polaków na emigracji, poprzez twórczość malarską, pamiętnikarską i literacką Józefa Czapskiego i jemu współczesnych.
4. Przekaz kampanii informacyjno-promocyjnej Pawilonu Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowym w Krakowie.
Kampania informacyjno-promocyjna powinna informować o pojawieniu się nowego miejsca na kulturalnej mapie Polski, pokazać jego wyjątkowość i utrwalić markę Muzeum. Zachęcać do skorzystania z nowoczesnej oferty Muzeum Narodowego w Krakowie. Ważne jest utożsamienie tego miejsca z marką Muzeum Narodowego w Krakowie oraz Muzeum im. Emeryka Hutten-Czapskiego – Oddziałem MNK, którego Pawilon Józefa Czapskiego ma być integralną częścią.
5. Założenia kampanii:
— nowoczesne i nieszablonowe podejście do tematu;
— wyjście naprzeciw oczekiwaniom współczesnego odbiorcy: wizyta w muzeum nie musi być nudna;
— wyjście z utartego schematu postrzegania instytucji kultury: Muzeum Narodowe jako miejsce dla każdego - zarówno młodego odbiorcy jak i osoby dojrzałej
— wzmocnienie marki MNK jako muzeum nowoczesnego i otwartego;
— pozyskanie publiczności dla nowej oferty MNK;
6. Cele kampanii
Kampania ma na celu promowanie nowego obiektu Muzeum oraz jego oferty, co przyczyni się do:
— promocji nowego miejsca jakim będzie Pawilon Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowego w Krakowie
— utrwalenia i promocji marki Muzeum Narodowego w Krakowie, jako instytucji nowoczesnej, o szerokiej i zróżnicowanej ofercie,
— promocji nowoczesnej oferty Muzeum,
— zwiększenia ilości turystów w regionie (w tym osób zwiedzających Muzeum Narodowe w Krakowie),
— informowania o wkładzie finansowym w realizację Projektu ze strony Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.
Wszystkie działania przewidziane w ramach polityki informacji i promocji Projektu "Budowa Pawilonu Józefa Czapskiego w Muzeum Narodowym w Krakowie" mają na celu informowanie społeczeństwa, w tym przede wszystkim poszczególnych grup odbiorców Projektu, o wkładzie finansowym w realizację Projektu ze strony MF EOG i NMF. Ponadto działania te służyć będą promocji samego Projektu jako zintegrowanej oferty dla grup odbiorców. Działania promocyjne będą realizować również wsparcie osiągnięcia ogólnych celów Mechanizmów Finansowych tj.:
- przyczynianie się do redukcji ekonomicznych oraz społecznych nierówności w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego; zacieśnianie stosunków dwustronnych pomiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwami- Beneficjentami; a także pogłębienie wiedzy społeczeństwa na temat wsparcia inwestycji w Polsce ze środków Mechanizmów Finansowych.
- aktywizacji społecznej osób niepełnosprawnych (dostępność, specjalna oferta kulturalna).
7. Adresaci kampanii (grupy docelowe)
Odbiorcy kampanii informacyjno-promocyjnej
a. publiczność polska i zagraniczna;
b. odwiedzający Muzeum Narodowe w Krakowie;
c. odwiedzający Muzeum im. Emeryka Hutten-Czapskiego – Oddział Muzeum Narodowego w Krakowie, którego Pawilon będzie integralną częścią;
d. publiczność znająca i interesująca się życiem i twórczością Józefa Czapskiego;
e. miłośnicy sztuki współczesnej w tym studenci uczelni artystycznych uczelni polskich i zagranicznych;
f. publiczność, która nie zna postaci i twórczości Józefa Czapskiego;
g. odbiorcy oferty edukacyjnej Muzeum
h. internauci.
8. Metody realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej
Do przeprowadzenia kampanii reklamowej Projektu powinny zostać wykorzystane ogólnopolskie kanały komunikacji m.in. w postaci reklam w prasie, radiu, telewizji oraz internecie. Szerokie działania z zakresu OOH, wśród których są oczekiwane reklamy związane z komunikacją miejską, reklamą outdoorową. Projekt powinien być również widoczny w przestrzeni miejskiej na terenie Starego Miasta w Krakowie. Do tego celu należy wykorzystać takie narzędzia jak: plakatowanie, ekspozycja siatek wielkoformatowych oraz flag. Do tych działań należy wykorzystać narzędzia z zakresu ATL.
Należy również przeprowadzić ogólnopolskie działania z zakresu PR, w tym zorganizować konferencję prasową na zakończenie projektu.
W związku z charakterystyką ekspozycji oczekujemy wykorzystania działań reklamowych z zakresu BTL.
Do realizacji kampanii informacyjno-promocyjnej powinny zostać wykorzystane następujące narzędzia promocji:
— Reklama prasowa: strategia, projekty graficzne w oparciu o przekazane przez Zamawiającego layout i hasło i wykup powierzchni reklamowych;
— Reklama radiowa: strategia, produkcja i wykup czasu antenowego;
— Reklama telewizyjna: strategia, produkcja i wykup czasu antenowego;
— Reklama internetowa: strategia, produkcja i wykup powierzchni;
— Druki (w tym realizujące kampanię OOH): kompleksowe wykonanie wszystkich realizowanych w ramach umowy drukowanych materiałów reklamowych obejmujące: opracowanie strategii kampanii OOH, wykonanie projektów graficznych w oparciu o przekazany przez Zamawiającego layout wraz z hasłem reklamowym, redagowanie tekstów, korekta, tłumaczenie, dobór materiału ilustracyjnego/ fotograficznego, przygotowanie do druku, druk, dostawa a w przypadku materiałów OOH także ekspozycja w tym pozyskanie koniecznych zezwoleń, montaż i demontaż, w przypadku zaproszeń także pakowanie i wysyłka z bazy adresowej muzeum:
Zaproszenie na otwarcie Pawilonu – wykonanie projektu graficznego w oparciu o przekazany przez Zamawiającego layout wraz z hasłem reklamowym, redakcja tekstu, korekta, tłumaczenie, przygotowanie do druku, druk, dostawa, pakowanie i wysyłka: 2.500 szt.;
Ulotka projektowa – wykonanie projektów graficznych w oparciu o przekazany przez Zamawiającego layout wraz z hasłem reklamowym, redagowanie tekstów promocyjnych, korekta, tłumaczenie, dobór materiału ilustracyjnego/ fotograficznego, przygotowanie do druku, druk, dostawa - realizacja na zakończenie Projektu/ otwarcie Pawilonu, minimum jeden wzór ulotki, nakład nie mniejszy niż 30.000 szt. w wersji polsko-angielskiej;
Plakat projektowy – produkcja wraz z ekspozycją: wykonanie projektów graficznych w oparciu o przekazany przez Zamawiającego layout wraz z hasłem reklamowym, redakcja tekstów, korekta, tłumaczenie, przygotowanie do druku, druk, dostawa - realizacja na zakończenie Projektu/ otwarcie Pawilonu - format B1, minimum jeden wzór plakatu, nakład nie mniejszy niż 2.000 szt. w wersji polsko-angielskiej, plakatowanie – opracowanie harmonogramu, dobór lokalizacji, ekspozycja;
— Wydawnictwa – wykonanie wszystkich realizowanych w ramach umowy materiałów drukowanych obejmujące: wykonanie projektów graficznych w oparciu o przekazany przez Zamawiającego layout wraz z hasłem reklamowym, produkcja Wydawnictw obejmująca: na podstawie przekazanego wsadu merytorycznego (tekst oraz dobór materiału ilustracyjnego/ foto) redakcja, korekta, tłumaczenie, przygotowanie do druku, druk, dostawa:
Przewodnik dla dzieci – w wersji polskiej, 3 000 egz. – wykonanie na zakończenie Projektu/ otwarcie Pawilonu;
Przewodnik dla dorosłych – w wersji polsko-angielskiej, 3 000 egz. – wykonanie na zakończenie Projektu/ otwarcie Pawilonu;
— Gadżety reklamowe – minimum 3 rodzaje (projekt, wykonanie, dostawa);
— Materiał filmowy- wykonawca wyprodukuje, z przeznaczeniem na konferencję prasową, materiał filmowy o charakterze promocyjnym prezentujący realizację projektu oraz wydarzeń z nim związanych – materiał ok. 10-15 minutowy, który zostanie wyemitowany podczas konferencji oraz uroczystości otwarcia. Zamawiający przekaże do wykorzystania w produkcji filmowej materiały własne. Wykonawca opracuje scenariusz produkcji filmowej i przedstawi go do akceptacji Zamawiajacemu.
— Impreza otwarta/ event dla publiczności w weekend po otwarciu Pawilonu Józefa Czapskiego.
9. Obsługa PR.
W ramach obsługi PR Wykonawca zapewni:
— utrzymywanie bezpośrednich kontaktów z mediami polskimi i zagranicznymi (z naciskiem na Francję) pod nadzorem Biura Prasowego MNK
— planowanie działań z zakresu media relations
— Prowadzenie lobbingu na rzecz budowania marki Pawilonu Józefa Czapskiego
— tworzenie i redagowanie tekstów promocyjnym takich jak: komunikaty prasowe, wywiady, zaproszenia na eventy, materiały do publikacji w Internecie w tym social media
— monitoring mediów oraz raportowanie działań PR
— Konferencja prasowa: organizacja, zaproszenie mediów, catering, materiały prasowe, obsługa konferencji - na zakończenie projektu/ otwarcie Pawilonu, produkcja filmu, o którym mowa w pkt. 8.
— Zapewnienie osoby do obsługi PR projektu przez cały okres trwania umowy – od ww osoby wymaga się: kreatywności, dyspozycyjności, komunikatywności i dobrych relacji z mediami, umiejętności szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych, doświadczenia w obsłudze PR projektów z zakresu kultury i sztuki, dobrej znajomości środowisk kulturalnych.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-04-20. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-03-20.

Kto?

• • Muzeum Narodowe w Krakowie

Co?

• • Usługi reklamowe i marketingowe › Usługi reklamowe

Gdzie?

• • Małopolskie › Miasto Kraków