Organizacja i obsługa wydarzeń o charakterze gospodarczo-kulturalnym w czasie trwania Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa maksymalnie 14 wydarzeń o charakterze kulturalno-gospodarczym w czasie trwania Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie. Zamówienie dzieli się na 4 moduły:
I. organizacja 7 konferencji/seminariów/webinariów;
II. koordynacja działań związanych z przebiegiem konkursu dla blogerów w ramach Programu Ambasadorskiego;
III. zapewnienie zaplecza i koordynacja działań związanych z realizacją programu artystycznego tzw. Dnia Polskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie.
IV. Organizacji spotkań VIP/konferencji prasowych/misji dziennikarskich, etc. – max. 5 wydarzeń w czasie trwania całej Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie określonych szczegółowo w p. 4.4 OPZ stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2015-05-18. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-05-04.

Kto?

• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Co?

Gdzie?

• Italia

Historia zamówień

Data	Dokument
2015-05-04	Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu (2015-05-04)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
Wielkość lub zakres: 820 815,75
Całkowita wartość zamówienia: 820 815,75 💰
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Inne
Nazwa instytucji zamawiającej: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
Adres pocztowy: ul. Pańska 81/83
Kod pocztowy: 00-834
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.parp.gov.pl 🌏
E-mail: pzp@parp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224328638 📞
Fax: +48 224328620 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-05-04 📅
Termin składania ofert: 2015-05-18 📅
Data publikacji: 2015-05-07 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2015/S 088-158924
Numer Dz.U.-S: 88
Informacje dodatkowe

1. Wskazana w pkt. II.3 ogłoszenia data początkowa (rozpoczęcia) jest jedynie datą orientacyjną, która może ulec zmianie. Datą początkową realizacji zamówienia będzie data podpisania umowy o zamówienie publiczne. 2. Wykonawca wraz z ofertą składa listę podmiotów należących do rej samej grupy kapitałowej, o której mowa wart. 24 ust. 2 pkt 5 uPzp, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach, gdy: 1) konieczne okaże się wydłużenie terminu realizacji umowy, z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie Zamawiającego lub Organizatora EXPO, nie dłużej niż do 15.12.2015. 2) wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie i załącznikach, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

I. organizacja 7 konferencji/seminariów/webinariów;

II. koordynacja działań związanych z przebiegiem konkursu dla blogerów w ramach Programu Ambasadorskiego;

III. zapewnienie zaplecza i koordynacja działań związanych z realizacją programu artystycznego tzw. Dnia Polskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie.

IV. Organizacji spotkań VIP/konferencji prasowych/misji dziennikarskich, etc. – max. 5 wydarzeń w czasie trwania całej Wystawy Światowej EXPO 2015 w Mediolanie określonych szczegółowo w p. 4.4 OPZ stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.

Numer referencyjny: p/380/DKZ/2015
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka.
Miejsce wykonania
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Mediolan.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolności techniczne i zawodowe:

1. Dla potwierdzenia spełnienia warunku posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca ma obowiązek złożyć wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w

okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie głównych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku

wiedzy i doświadczenia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane, sporządzony według wzoru, który stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ, oraz

załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W przypadku gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, wykonawca

nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa przynajmniej jeden z nich.

2. Dla potwierdzenia spełnienia warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Wykonawca przedstawi wykaz osób, które będą uczestniczyć w

wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności

wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi osobami, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do SIWZ.

3. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1–3 Pzp polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Pzp, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego, powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia Wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu, czyli wskazać jego zakres, rodzaj, czas udzielenie, a także inne istotne okoliczności, w tym wynikające ze specyfiki tego zasobu. Z treści dokumentu winno wynikać:

a) jaki jest zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,

b) w jaki sposób zostaną wykorzystane zasoby innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia,

c) jakiego charakteru stosunki będą łączyły Wykonawcę z innym podmiotem,

d) jaki jest zakres i w jakim okresie inny podmiot będzie brał udział przy wykonywaniu zamówienia.

Minimalny poziom(y) standardów:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać

Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1)posiadają wiedzę i doświadczenie w realizacji podobnych wydarzeń za granicą tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 4 usługi, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część zrealizowana obejmuje co najmniej 4 (cztery) usługi i każda z nich polegała na zorganizowaniu konferencji/spotkania o następujących parametrach:

a)wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 50 000,00 zł brutto (w przypadku, gdy wartość umowy została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu podpisania umowy na realizację usługi),

b)minimalna liczba uczestników – 50 osób,

c)czas trwania – minimum 4h łącznie każdej usługi;

d)Wykonawca pozyskał na jej potrzeby co najmniej 2 prelegentów będących zagranicznymi ekspertami w dziedzinach, których dotyczyły poszczególne usługi.

3)dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: Wykonawca musi dysponować co najmniej

a)jedną osobą, która będzie pełniła funkcję Koordynatora projektu

Koordynator projektu – osoba która odpowiadała za realizację i koordynację co najmniej 5 konferencji / szkoleń / spotkań, dla minimum 50 osób każde (w tym minimum 30 osób spoza Polski), w tym zapewnienie cateringu. Przynajmniej dwa z w/w wydarzeń było realizowane poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Wartość każdej ze zrealizowanych konferencji / szkoleń / spotkań wynosiła co najmniej 20 000,00 zł brutto (w przypadku, gdy wartość umowy została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu podpisania umowy na realizację usługi).

Osoba pełniąca rolę Koordynatora projektu musi posiadać bardzo dobrą znajomość języka angielskiego i polskiego.

b)jedną osobą pełniącą funkcję Koordynatora Programu Ambasadorskiego dla blogerów kulinarnych.

Koordynator Programu Ambasadorskiego dla blogerów kulinarnych – osoba ta powinna posiadać bardzo dobrą znajomość języka włoskiego oraz polskiego, odpowiadała za realizację komunikacji marketingowej (czyli procesu przekazywania informacji innym podmiotom) dla przynajmniej trzech realizacji, których wartość działań marketingowej wynosiła co najmniej 20 000,00 zł brutto (w przypadku, gdy wartość umowy została określona w walucie innej niż złoty, przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu podpisania umowy na realizację usługi) dla każdej realizacji. Osoba ta w ramach każdej z w/w realizacji odpowiadała za co najmniej za przygotowanie treści komunikatów oraz wybór kanałów komunikacji.

Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje:

Zamawiający wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert w wysokości 11 000 PLN brutto (słownie: jedenaście tysięcy złotych, zero groszy).

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

1. Wynagrodzenie wypłacone zostanie każdorazowo po zrealizowaniu przez Wykonawcę wydarzenia, na podstawie podpisanego przez Strony protokołu odbioru. Protokół odbioru będzie stanowił podstawę do wystawienia faktury. Wzór protokołu odbioru stanowi załącznik nr 3 do umowy

2. Wynagrodzenie zostanie wypłacone w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

3.Wypłata wynagrodzenia zostanie dokonana w złotych polskich.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania

uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

2. W celu potwierdzenia spełniania warunków oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty:

1) wypełnione i podpisane oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich;

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 uPzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich;

3) wypełnione i podpisane oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten mogą złożyć łącznie;

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2), składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości.

4. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 3, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 i 4 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

6. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

7. Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 3), które powinno być przedstawione w oryginale.

8. Ocena spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana metodą „spełnia” - „nie spełnia” na podstawie informacji przedstawionych w dokumentach, o których mowa w ust. 3.

9. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1-3 Pzp polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Pzp, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego, powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia Wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu, czyli wskazać jego zakres, rodzaj, czas udzielenia, a także inne istotne okoliczności, w tym wynikające ze specyfiki tego zasobu. Z treści dokumentu winno wynikać:

a) jaki jest zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,

b) w jaki sposób zostaną wykorzystane zasoby innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia,

c) jakiego charakteru stosunki będą łączyły Wykonawcę z innym podmiotem,

d) jaki jest zakres i w jakim okresie inny podmiot będzie brał udział przy wykonywaniu zamówienia.

10. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 Pzp określonych w ust. 1 polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w ust. 2 pkt 1)-2). Postanowienia dotyczące podmiotów, które mają siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej, stosuje się odpowiednio.

11. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

12. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w ust. 10, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub te podmioty.

13. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie należy dołączyć do oferty.

14. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie.

Procedura
Data otwarcia ofert: 2015-05-18 📅
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (60)
2. Doświadczenie Wykonawcy (40)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Inny rodzaj instytucji zamawiającej: Other
Kontakt
Punkt kontaktowy: Anna Zaręba
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Odniesienie
Daty
Data rozpoczęcia: 2015-05-29 📅
Data końcowa: 2015-10-31 📅
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: p/380/DKZ/2015
Informacje dodatkowe

2. Wykonawca wraz z ofertą składa listę podmiotów należących do rej samej grupy kapitałowej, o której mowa wart. 24 ust. 2 pkt 5 uPzp, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach, gdy:

1) konieczne okaże się wydłużenie terminu realizacji umowy, z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie Zamawiającego lub Organizatora EXPO, nie dłużej niż do 15.12.2015.

2) wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie i załącznikach, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: ul. Postepu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587840 📞
Adres internetowy: http://ww.uzp.gov.pl 🌏
Fax: +48 224587800 📠
Informacje o terminach składania odwołań:

Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia za pomocą jednego ze sposobów określonych w art. 27 ust. 2 Pzp. Odwołanie wnosi się:

— w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2 Pzp albo

— w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, a jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,

wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczeniaSpecyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej. Odwołanie wobec

czynności innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Nazwa: Departament Odwołań Urzędu Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Źródło: OJS 2015/S 088-158924 (2015-05-04)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (8)