Organizacja pierwszego posiedzenia Komitetu Monitorującego otwierającego Program Interreg V-A Polska-Słowacja, w dniach 28-29.4.2015 w kraju Preszowskim, Słowacja
Przedmiotem zamówienia jest wybranie operatora będącego w stanie świadczyć kompleksową usługę polegającą na organizacji posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Interreg V-A Polska–Słowacja 2014–2020 w obrębie tego samego obiektu w jednej z wybranych miejscowości: Štrbské Pleso, Starý Smokovec – rejon Tatr Wysokich, kraj Preszowski, Słowacja.
Hotel:
Standard – co najmniej 4 gwiazdki
Położenie – Słowacja: kraj Preszowski: Štrbské Pleso, Starý Smokovec.
Hotel położony w miejscu gwarantującym ciszę i spokój podczas posiedzenia, na terenie atrakcyjnym turystycznie.
Liczba uczestników: ok. 60 osób.
Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów (Dz.U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki Republiki Słowackiej z 26.6.2008 (predpis č. 277/2008 Z. z. Vyhláška Ministerstva hospodárstva Slovenskej republiky, ktorou sa ustanovujú klasifikačné znaky na ubytovacie zariadenia pri ich zaraďovaní do kategórií a tried).
W skład usługi polegającej na organizacji posiedzenia Komitetu Monitorującego wchodzić będą następujące części składowe: obsługa gastronomiczna podczas posiedzenia (w tym kolacja, lunch/obiad, serwis kawowy), usługa hotelarska, wynajem sali konferencyjnej w obrębie tego samego obiektu dla ok. 60 osób wraz z zapewnieniem sprzętu niezbędnego do prowadzenia tłumaczenia symultanicznego w dniu 29.4.2015.
1. Sala konferencyjna (klimatyzowana) – warunki ogólne:
— wynajem w dniu 29.4.2015 w godzinach odpowiednio 8:00 do 17:00. Ze względu na konieczność umieszczenia w sali materiałów informacyjnych oraz sprzętu do tłumaczenia symultanicznego sala musi być dostępna od dnia poprzedzającego posiedzenie, czyli 28.4.2015 od godziny 16:00. W dniach 28/29.4.2015 sala musi być zamykana na noc,
— układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy zewnętrznej,
— stół prezydialny z 10 krzesłami dla prowadzących,
— ustawiony z boku stół z czterema krzesłami,
— stolik/stoliki pod projektory multimedialne,
— 2 projektory multimedialne (możliwość równoczesnego wyświetlania dwóch różnych prezentacji),
— dwa ekrany o identycznej wielkości umieszczone w miejscach zapewniających doskonałą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania. Odpowiednia wielkość ekranów ma zapewnić właściwą widoczność wszystkim uczestnikom spotkania (z każdego miejsca przy stole),
— przedłużacz 4 szt.,
— flipchart 1szt (wraz z papierem i pisakami),
— 2 laptopy (kompatybilne z projektorami, z podłączeniem do Internetu, pełną wersją MS Office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikacją umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV),
— bezprzewodowy dostęp do Internetu,
— multifony na stolikach- dopuszczalny 1 multifon na 2 osoby (dokładna ilość multifonów oraz słuchawek zostanie podana w późniejszym terminie- najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia),
— 3 mikrofony bezprzewodowe,
— zagwarantowanie miejsca do ustawienia kabiny symultanicznej ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy umieszczona na sali konferencyjnej w miejscu, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu spotkania, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń,
— zapewnienie kabiny symultanicznej ze stanowiskiem pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (w tym słuchawki w ramach tłumaczenia symultanicznego). Wykonawca odpowiada za kompletność, prawidłowość funkcjonowania dostarczonego sprzętu oraz jego kompatybilność (w tym m.in. kompatybilność sprzętu z nagłośnieniem i wyposażeniem sali, kompatybilność słuchawek z dostarczonym sprzętem do tłumaczenia)-także w przypadku gdy dany hotel nie będzie dysponował sprzętem tłumaczeniowym i konieczne będzie dostarczenie go przez Wykonawcę (w całości lub częściowo) z zewnątrz.
Kabina zamknięta, oddzielająca przestrzeń pracy tłumaczy od reszty sali, zapewniająca izolację dźwiękową.
— zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w ramach dostarczonego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz z montażem/demontażem,
— przygotowanie kabiny symultanicznej wraz z niezbędnym sprzętem/wyposażeniem do tłumaczenia symultanicznego najpóźniej do godziny 21:00 na dzień przed posiedzeniem Komitetu Monitorującego,
— zapis dźwięku i sprzęt do nagrywania spotkań w tym jakościowo dobre nagranie całości obrad, dwie odrębne ścieżki nagraniowe: w języku oryginalnym oraz w wersji polskiej, podział na poszczególne części obrad na nośniku CD/DVD.
Usługę tłumaczenia ustnego (obecność tłumaczy) zapewnia Zamawiający.
2. Zapewnienie parkingu dla gości (ok. 40 miejsc parkingowych);
3. Zapewnienie koordynatora – osoby do kontaktu (opiekuna) odpowiedzialnej za organizację, która będzie obecna na dzień przed posiedzeniem (28.4.2015) co najmniej od godziny 16:00, przez cały czas trwania posiedzenia Komitetu Monitorującego od godzin porannych do zakończenia posiedzenia (29.4.2015). Wykonawca zapewni we własnym zakresie nocleg, pobyt oraz dojazd koordynatora;
4. Umieszczenie w miejscu posiedzenia i spotkania (przy wejściu do hotelu, na sali, w której będzie odbywać się posiedzenie a także na dwóch małych salach dla delegacji krajowych) dwujęzycznej informacji oraz stosownych logotypów według zasad przekazanych przez Zamawiającego.
1) Wyżywienie:
— uroczysta zasiadana kolacja z obsługą kelnerską w dniu 28.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładna godzina i liczba osób zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia), w skład której wchodzi przystawka (do wyboru 2 rodzaje), zupa (do wyboru 3 rodzaje), główne danie (do wyboru t3 rodzaje w tym jedno danie jarskie), deser (do wyboru dwa rodzaje), napoje (kawa, herbata wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna, soki owocowe 100 % – 3 rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana), lampka wina – białe i/lub czerwone). Kolacja w wydzielonej sali restauracyjnej przy jednym stole,
— serwis kawowy – ciągły podczas trwania posiedzenia w dniu 29.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładne godziny oraz liczba osób zostanie podana w późniejszym terminie- najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia).
Serwis kawowy dostępny na 15 minut przed rozpoczęciem spotkania. Dodatkowo, oprócz wyznaczonego w sali konferencyjnej miejsca na bufet, zapewnienie napojów (woda gazowana/niegazowana, soki – soki owocowe 100 % w trzech rodzajach smakowych) na stole prezydialnym oraz stołach dla uczestników spotkania.
W skład serwisu kawowego wchodzą minimum: herbata, kawa wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna, soki-3 rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana, owoce, kruche ciastka, ciasta domowe lub inne wypieki np. drożdżówki
— lunch w dniu 29.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładna godzina oraz liczba osób zostanie podana w późniejszym terminie- najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną posiedzenia). Ciepły lunch podany w formie bufetu (co najmniej 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego na ciepło, w tym jedno wegetariańskie, sałatki, surówki, dodatki typu ryż, ziemniaki, warzywa gotowane, 2 rodzaje deseru) wraz z napojami, pieczywem, owocami, ciastkami. Napoje dostępne podczas lunchu: kawa, herbata (wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna), soki owocowe – 100 % trzy rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana. Propozycje menu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia.
Wszystkie posiłki mają być serwowane na poziomie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel co najmniej 4-gwiazdkowy.
2) Zakwaterowanie
— rezerwacja do 60 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na 1 nocleg z 28/29.4.2015,
— zakwaterowanie ze śniadaniem. Cena śniadania wliczona w cenę noclegu,
— rezerwacja blokowa na hasło Komitet Monitorujący w terminie do 20.4.2015.
W ramach zakwaterowania Zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 11 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. Ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa uczestnik we własnym zakresie (dotyczy uczestników, których koszt noclegu opłacany jest indywidualnie).
Dla przedstawicieli Zamawiającego (wskazani pracownicy WST PL-SK) dostępność pokoi w dniu 28.4.2015 najpóźniej od godz. 16:00.
Dostępność dwóch pokoi przydzielonych przedstawicielom Zamawiającego w dniu 29.4.2015 do godz. 18.00.
Dokładna liczba pokoi, których koszt wynajęcia pokrywa Zamawiający zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.
Inne warunki:
Wykonawca zapewni:
— dostęp do drukarki, kserokopiarki oraz komputera począwszy od godziny 16:00 w dniu 28.4.2015, w dniu 29.4.2015 (od 8:00 do 17:00),
— stół rejestracyjny wraz z dwoma krzesłami, który powinien być ustawiony na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem posiedzenia w dniu 29.4.2015 przy wejściu do sali konferencyjnej tak, by umożliwić rejestrację uczestników,
— dodatkowe dwie małe sale na minimum 15 osób każda udostępnione w dniu poprzedzającym posiedzenie Komitetu Monitorującego tj.28.4.2015 (od godziny 18:00 do godzin wieczornych) oraz 29.4.2015 w godzinach od 8:00 aż do zakończenia posiedzenia dla przedstawicieli delegacji krajowych,
— zapewnienie pomieszczenia do przechowywania bagaży w dniu 29.4.2015,
— zapewnienie szatni (wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy) lub przygotowanie wieszaka na okrycia wierzchnie dla uczestników posiedzenia w bliskości sali konferencyjnej w dniu 29.4.2015 (od 8:00 do zakończenia posiedzenia),
— podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia, dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, na bieżąco kontrolować stan przygotowanych i podawanych posiłków oraz uzupełniać ich ilość.
Podstawą do wyliczenia ogólnej kwoty brutto za wykonanie przedmiotowego zamówienia jest iloczyn uczestników spotkania i koszty osobo-doby przedstawionej w ofercie.
Ostateczne potwierdzenie liczby osób oraz innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia Komitetu Monitorującego.
Oferta musi zawierać nazwę i adres hotelu, w którym zostanie zorganizowane posiedzenie Komitetu Monitorującego.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-03-26.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-03-18.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-03-18
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-04-24
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|