Organizacja wyjazdu szkoleniowego do Mediolanu (Włochy) – obejmująca usługę transportową, hotelową, cateringową i tłumaczeniową

Wielkość lub zakres

Przedmiotem zamówienia jest:Zorganizowanie – 5 dniowego (w tym 4 noclegi), w terminie: pomiędzy 7-11 grudnia 2015 r. zagranicznego wyjazdu szkoleniowego do Mediolanu (Włochy) w związku z udziałem w Targach L'Artigiano in Fiera dla minimalnie 26, a maksymalnie 30 osób*, tj. dla:— pracowników projektu (przedstawiciele lidera projektu – Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki) kadry zarządzającej OCRG,— partnerów OPI – przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu lub jednostek badawczo- rozwojowych z terenu woj. opolskiego.*ostateczna lista uczestników zostanie przesłana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazduWszystkie punkty programu realizowane przez Wykonawcę będą konsultowane na bieżącoz Zamawiającym. Ostateczny program wymagać będzie akceptacji Zamawiającego.1. Obowiązki Wykonawcy:a) zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w zagranicznym wyjeździe bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przystosowanym środkiem transportu (autokar klasy turystycznej z rozsuwalnymi i uchylnymi siedzeniami oraz dystansem pomiędzy fotelami odpowiednim dla przejazdów na długich trasach, autokar powinien posiadać także klimatyzację, automat do serwowania gorących napojów i toaletę na pokładzie). Trasa podróży obejmuje następujące etapy:przejazd na trasie Opole – miejsce noclegowe na trasie (po 12 godzinach podróży),miejsce noclegowe – Mediolan lub okolice (targi),transport uczestników na terenie Mediolanu pomiędzy miejscem noclegu (hotel)i terenami targowymi,transport uczestników na terenie Mediolanu,przejazd na trasie Mediolan (miejsce noclegu) – Opole (w dniu powrotu),wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdu/pojazdów, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem kierowców oraz innymi opłatami wynikającymi z podróży (m.in. opłata za miejsca parkingowe, autostradę, itp.), ponosi Wykonawca;b) zapewnienie 4 noclegów w hotelu o standardzie minimum 4 gwiazdkowym (wg. polskich standardów) lub równoważnym, w pokojach 1- i 2- osobowych (warunek – łóżka rozstawne)z łazienkami z pełnym węzłem sanitarnym, z dostępem do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu (WiFi). Liczba pokoi (maksymalnie): 13 pokoi dwuosobowych oraz 4 jednoosobowe.W odniesieniu do miejsca noclegu, wszyscy uczestnicy wizyty muszą zostać zakwaterowaniw jednym hotelu na terenie Mediolanu lub w odległości maksymalnie 60 km od terenów targowych. Nie dopuszcza się możliwości przenoszenia żadnego uczestnika do innego hotelu po odbyciu części noclegów. Miejsce noclegu (hotel) powinno posiadać zaplecze gastronomiczne;c) zapewnienie profesjonalnych 2 kierowców na czas trwania całego wyjazdu;d) ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz kosztów leczenia wszystkich uczestników na czas przejazdu i pobytu na kwotę min. 20.000,00 PLN. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 2.000,00 PLN;e) zapewnienie opiekuna grupy i tłumacza z języka włoskiego na język polski oraz z języka polskiego na język włoski podczas trwania całego wyjazdu, spełniającego wymogi opisanew punkcie 5.1.3 SIWZ. Tłumaczenia odbywać się będą w ciągu maksymalnie 3 dni – średnio do 6 godz. dziennie i obejmować będą, w szczególności udział w eventach organizowanych na terenach targowych w ramach Targów L'Artigiano in Fiera. Wszystkie koszty związanez udziałem tłumacza, ubezpieczeniem oraz noclegiem i wyżywieniem ponosi Wykonawca;f) zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników tj. śniadania w formie bufetu oraz obiadokolacji:Rozkład posiłków w poszczególne dni wyjazdu:Dzień 1:kanapki na drogę, po 2 na uczestnika wyjazdu (30 % kanapek – powinna być wegetariańska). Kanapki powinny być zafoliowane i podane w pakiecie z serwetkami oraz1 napojem 0,5 l pojemności na uczestnika (do wyboru woda mineralna gazowana, niegazowana, soki gazowane i niegazowane),kolacja w hotelu gdzie odbędzie się nocleg (na trasie do Mediolanu);Dzień 2:śniadanie,kolacja,Dzień 3:śniadanie,kolacja,Dzień 4:śniadanie,kolacja,Dzień 5:śniadanie,kolacja w godz. 18:00-21:00 (na trasie przejazdu – na terenie: Niemiec, Austrii lub Republiki Czeskiej – w zależności od trasy przejazdu).Każdy poczęstunek kawowy do kolacji dla każdego uczestnika wyjazdu ma składać się z co najmniej następujących elementów:1) kawa lub herbata w zależności od preferencji uczestników – min. 200 ml,2) śmietanka lub mleko do kawy – min. 20 g,3) świeża cytryna w plasterkach – min. 2 plasterki cytryny,4) cukier – min. 10 g,Każda kolacja dla każdego uczestnika ma składać się z co najmniej następujących elementów:1) dwóch rodzajów zimnych przystawek, każda po min. 100 g,2) ciepłego dania głównego obejmującego:3) mięso lub rybę lub danie jarskie – min. 200 g,a) dodatek skrobiowy – min. 150 g,b) sos – min. 50 ml,c) surówki, sałatę – min. 150 g,4) napojów wraz z dodatkami obejmującymi:a) sok – 2 rodzaje spośród następujących smaków: pomarańczowy, wieloowocowy, jabłkowy, grapefruitowy, porzeczkowy – min. 500 ml,b) wodę mineralną gazowaną – min. 500 ml,c) wodę mineralną niegazowaną – min. 500 ml,d) kawę lub herbatę w zależności od preferencji uczestników – min. 200 ml,e) śmietankę lub mleko do kawy – min. 20 g,f) świeżą cytrynę w plasterkach – min. 2 plasterki cytryny,g) cukier – min. 10 g.W pierwszym dniu kolacja ma mieć charakter integracyjny dla uczestników wyjazdu w związkuz czym należy ją podać przy złączonych stołach w wydzielonej sali (lub jej części), przeznaczonej wyłącznie dla uczestników wizyty.Zamawiający dopuszcza wariant oferujący śniadania i kolacje w wybranym przez Wykonawcę hotelu.Menu obiadowe ma zostać tak dobrane, aby każdy uczestnik w każdym dniu wyjazdu miał prawo wyboru dania głównego mięsnego, rybnego bądź dania głównego jarskiego.g) zapewnienie dla wszystkich uczestników wyjazdu 3 wejściówek z dostępem do wszystkich hal targowych w trakcie trwania targów L'Artigiano in Fiera w dniach wskazanych przez Zamawiającego.Dopuszcza się modyfikację zakresu obowiązków Wykonawcy w zależności od wymagań programu wyjazdu oraz konkretnych oczekiwań Zamawiającego odnoszących się do przesunięcia godzin posiłków, przy uwzględnieniu jednak górnego poziomu kosztów, jakie Wykonawca zobowiązał się ponieść w związku z organizacją wyjazdu.2. Pozostałe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:a) rekrutację uczestników wyjazdu przeprowadzi Zamawiający i przekaże listę Wykonawcy do 2 dni roboczych przed datą wyjazdu,b) na każdym etapie przebiegu wyjazdu uczestnicy muszą być traktowani jako grupa nierozłączna,c) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane, oraz kosztów np. związanych z udostępnieniem w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru, ww. koszty zostaną opłacone indywidualnie przez uczestników wyjazdu,d) Zamawiający zapewnia rezerwację sal szkoleniowych na terenach targowych i zapewnia prelegentów związanych z tematyką targów,e) Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w końcowej cenie swojej kalkulacji dodatkową kwotę w wysokości 600 euro na pokrycie kosztów wynajmu sal i honorariów prelegentów,f) w 4 dniu Wykonawca zapewni przejazdy na terenie Mediolanu obejmujące 2 spotkaniaw instytucjach wspierających rozwój przedsiębiorczości i innowacyjności wskazanych przez Zamawiającego.(numeracja zgodna z SIWZ).82 445

Informacje dodatkowe

Trybem udzielenia zamówienia jest przetarg nieograniczony, zgodnie z art. 10 ust. 1 w związku z art. 39 oraz w zawiązku z art. 5 ust. 1 ustawy z 29.1.2004 Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity – Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.), zwaną dalej „Pzp”.

Przedmiotem zamówienia są usługi o charakterze niepriorytetowym w związku, z czym Zamawiający nie stosuje przepisów ustawy Pzp dotyczących terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy.

Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE

Przedmiot zamówienia realizowany będzie w ramach Projektu pn. „Opolska Platforma Innowacji”. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 Oś priorytetowa 1 Wzmocnienie atrakcyjności gospodarczej regionu Działanie 1.3 Innowacje, badania, rozwój technologiczny Poddziałanie 1.3.1. Wsparcie sektora B+R oraz innowacji na rzecz przedsiębiorstw.