Pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020

Wielkość lub zakres

Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej, której Instytucja Zarządzająca powierzy realizację części zadań z zakresu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020.Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020 (RPO WP 2014-2020) jest jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa określającej strategię interwencji funduszy europejskich w Polsce w latach 2014-2020. RPO WP 2014-2020 jest także jednym z narzędzi realizacji Strategii Rozwoju Województwa Pomorskiego 2020. Instytucją Zarządzającą dla RPO WP 2014–2020 odpowiedzialną za przygotowanie i realizację tego programu operacyjnego jest Zarząd Województwa Pomorskiego.Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2014 poz. 1146 ze zmianami) Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 zamierza powierzyć Instytucji Pośredniczącej zadania związane z realizacją RPO WP 2014-2020 w zakresie wdrażania następujących dwóch Poddziałań i jednego Działania w ramach dwóch Osi Priorytetowych RPO WP 2014-2020:1) w Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy, wyłącznie: Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje – wsparcie dotacyjne, Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki;2) w Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, wyłącznie: Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane – wsparcie dotacyjne.Szczegółowe informacje na temat Osi Priorytetowych 1 i 2, w tym opis poszczególnych Działań i Poddziałań, typy projektów i kategorie beneficjentów oraz wskaźniki konieczne do osiągnięcia określone są w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych RPO WP 2014-2020, a kontekst interwencji i jej istotne uwarunkowania opisane są w treści RPO WP 2014-2020. Oba dokumenty dostępne są na stronie www.rpo.pomorskie.eu.Planowana wartość środków przeznaczonych w latach 2014-2020 na realizację przez beneficjentów projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do wdrażania Instytucji Pośredniczącej wynosi: w Poddziałaniu 1.1.1. – 79 056 361 EUR, w Działaniu 1.2. – 19 930 175 EUR, w Poddziałaniu 2.2.1. – 38 575 308 EUR.Dane dotyczące prognozowanej liczby projektów, które będą realizowane przez beneficjentów w poszczególnych Poddziałaniach i Działaniu przekazanym do realizacji Instytucji Pośredniczącej wraz z prognozowaną liczbą czynności z zakresu wdrażania, które będzie przeprowadzać Instytucja Pośrednicząca, zostały przedstawione Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Prognozowana liczba projektów ma charakter indykatywny, a rzeczywista liczba projektów, które zobowiązana będzie obsłużyć Instytucja Pośrednicząca zależeć będzie w szczególności od liczby i wartości (wysokości budżetu) projektów składanych przez wnioskodawców w odpowiedzi na nabory wniosków w trybie konkursowym. Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania oparta jest na średniej liczbie czynności danego rodzaju, której można się spodziewać w poszczególnych naborach i projektach.Instytucja Pośrednicząca po wykonaniu czynności przygotowawczych podlegać będzie procedurze i obowiązkowi uzyskania desygnacji udzielanej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Warunkiem uzyskania desygnacji jest spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.) odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone po przeprowadzeniu audytu desygnacyjnego pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Nieuzyskanie lub utrata desygnacji przez Instytucję Pośredniczącą skutkować będzie wypowiedzeniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, na warunkach określonych we wzorze tej umowy stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za kompleksową realizację powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, wykonując wszystkie niezbędne czynności wynikające z mających zastosowanie przepisów prawa, dokumentów programowych i wytycznych organów uprawnionych do ich wydawania, z wyjątkiem czynności zastrzeżonych do realizacji przez Instytucję Zarządzającą. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie działać w ścisłej współpracy z Instytucją Zarządzającą.W ramach świadczenia usługi w latach 2015 – 2024 Instytucja Pośrednicząca:1. Wykona od dnia zawarcia umowy do upływu terminu określonego w ofercie (który nie może być krótszy niż 4 tygodnie i dłuższy niż 10 tygodni od dnia zawarcia umowy) czynności przygotowawcze do realizacji właściwych zadań wdrożeniowych, skutkujące ustanowieniem systemu zarządzania i kontroli, który pozwoli jej na przejście z pozytywnym wynikiem audytu desygnacyjnego dokonanego przez Instytucję Audytową oraz otrzymanie desygnacji, w szczególności:a) zapewni gotowość odpowiednich do skali przedsięwzięcia zasobów kadrowych oraz utworzy lub dostosuje odpowiednią strukturę organizacyjną i bazę lokalową z wyposażeniem, która w zakresie obsługi wnioskodawców i beneficjentów usytuowana będzie w Trójmieście (Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie) – z racji najlepszej dostępności komunikacyjnej z obszaru całego województwa pomorskiego, gwarantować będzie dostęp dla osób z niepełnosprawnościami i umożliwi wnioskodawcom i beneficjentom załatwienie wszystkich spraw związanych z kontaktem z Instytucją Pośredniczącą w jednej lokalizacji,b) opracuje w formie „Instrukcji wykonawczej” szczegółowe procedury realizacji wszystkich zadań wraz z terminami ich realizacji, odpowiedzialnymi komórkami/stanowiskami, wzorami dokumentów stosowanych przy wykonywaniu czynności (w tym listami kontrolnymi),c) opracuje lub dostosuje: procedury obiegu oraz bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej i bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego, system rejestracji i archiwizacji dokumentów, instrukcję użytkowania systemów teleinformatycznych, zasady zarządzania ryzykiem, zasady zwalczania nadużyć, przygotuje roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych, roczny plan kontroli, plan szkoleń pracowników.2. Będzie prowadzić nabory wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, w tym w szczególności opracowywać regulaminy konkursów, ogłaszać konkursy zgodnie z harmonogramem przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą, udzielać wnioskodawcom szczegółowych i wyczerpujących informacji na temat warunków udziału w konkursie i sposobów przygotowania oraz składania wniosków o dofinansowanie wraz z załącznikami, przyjmować wnioski o dofinansowanie, organizować Komisje Oceny Projektów i za ich pomocą dokonywać kilkuetapowej oceny projektów (ocena formalna, wykonalności, strategiczna) zgodnie z kryteriami wyboru opracowanymi przez Instytucję Zarządzającą i zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący RPO WP 2014-2020, rozpatrywać protesty wnioskodawców składane na każdym z etapów oceny projektów.3. Będzie podpisywać z beneficjentami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania przez Instytucję Zarządzającą, umowy o dofinansowanie, po uprzedniej weryfikacji dokumentów dostarczanych przed umową, przyjmować i przechowywać zabezpieczenia (w tym weksle), monitorować i egzekwować od beneficjentów realizację umów o dofinansowanie, weryfikować zasadność zmian w projektach i podpisywać aneksy do umów.4. Będzie przeprowadzać kontrole projektów i weryfikacje ponoszonych w projektach wydatków, w tym ich zgodność z przepisami i zasadami unijnymi i krajowymi, w szczególności w formie weryfikacji „ex-ante” dokumentacji udzielanych zamówień publicznych i stosowania zasady konkurencyjności, weryfikacji każdego wniosku beneficjenta o płatność wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków przez co najmniej dwie osoby (zasada „dwóch par oczu”), przeprowadzania kontroli na miejscu w każdym projekcie na zakończenie, a ponadto kontroli doraźnych i w okresie trwałości.5. Będzie składać zlecenia płatności środków europejskich na rzecz beneficjentów w trybie refundacji lub zaliczki za pośrednictwem Płatnika – Banku Gospodarstwa Krajowego.6. Będzie sporządzać i przekazywać do Instytucji Zarządzającej zapotrzebowanie na środki w związku z projektami realizowanymi przez beneficjentów oraz przekazywać prognozy wydatków dla projektów na dany rok budżetowy oraz na następny rok budżetowy.7. Będzie wykrywać nieprawidłowości (w tym nadużycia) w projektach, korygować je i zgłaszać do właściwych podmiotów, a także odzyskiwać środki od beneficjentów.8. Będzie monitorować realizację powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, na bieżąco śledząc postęp finansowy i rzeczowy aby odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności i zapewniać odpowiednią jakość i terminowość wdrażania.9. Będzie sporządzać i przekazywać do Instytucji Zarządzającej sprawozdania z wdrażania powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020: informacje kwartalne; sprawozdania roczne i sprawozdanie końcowe, a także sporządzać sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej.10. Będzie uczestniczyć w badaniach ewaluacyjnych i innych badaniach, analizach i ekspertyzach na potrzeby ewaluacji RPO WP 2014-2020 udostępniając ewaluatorom i Instytucji Zarządzającej posiadaną wiedzę, dokumenty, zestawienia danych oraz udzielając wszelkich informacji (w tym w formie wywiadów indywidualnych i grupowych);11. Będzie prowadzić działania informacyjne i promocyjne skierowane do wnioskodawców i beneficjentów oraz do mieszkańców województwa pomorskiego, za pośrednictwem m.in. strony internetowej, szkoleń, warsztatów, konsultacji, seminariów, punktu informacyjno – kontaktowego, telefonu, poczty elektronicznej, mediów i publikacji, nakierowane na stałe wsparcie dla wnioskodawców i beneficjentów w aplikowaniu i rozliczaniu projektów oraz na informowanie społeczeństwa o efektach zrealizowanych projektów.12. Będzie poddawać się kontrolom i audytom prowadzonym przez wszelkie upoważnione do tego instytucje i podmioty, w szczególności Instytucję Zarządzającą, Instytucję Audytową w imieniu której działa Urząd Kontroli Skarbowej, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, Najwyższą Izbę Kontroli, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Centralne Biuro Antykorupcyjne i Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego.13. Wykona czynności kończące realizację umowy w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r., dokonując ostatecznego rozliczenia i zamknięcia powierzonych do realizacji Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020.Dokładny zakres zadań Instytucji Pośredniczącej określony jest w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana wykonywać zadania z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi, w szczególności zgodnie z:Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz rozporządzeniami delegowanymi i wykonawczymi Komisji Europejskiej wydanymi na jego podstawie,Wytycznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych na lata 2014-2020,Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.,Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r.,Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu,Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis,Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146 ze zmianami), zwaną ustawą wdrożeniową,Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2013, poz. 885 ze zmianami),Rozporządzeniami Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy wdrożeniowej (tzw. programami pomocy publicznej),Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej (opublikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju), w szczególności:Wytycznymi w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie dokumentowania postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych,Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 196/20/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 3 marca 2015 r. w związku z decyzją nr C(2015)908 Komisji Europejskiej z dnia 12 lutego 2015 r.,Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 434/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami,Zasadami Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętymi uchwałą nr 432/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami,Kontraktem Terytorialnym dla Województwa Pomorskiego, zawartym między Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Instytucją Zarządzającą, zatwierdzonym uchwałą Nr 234 Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego.Instytucja Pośrednicząca podczas realizacji powierzonych zadań zobowiązana jest do stosowania wytycznych wydawanych przez Instytucję Zarządzającą, jak również przekazywanych w trakcie realizacji zamówienia zaleceń i rekomendacji Instytucji Zarządzającej.Zamawiający informuje, że przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 polskiej ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) w wysokości do 17 % wartości zamówienia.

Krótki opis

Pełnienie w latach 2015-2024 funkcji Instytucji Pośredniczącej, której Instytucja Zarządzająca powierzy realizację zadań związanych z wdrażaniem Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy (wyłącznie Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje – wsparcie dotacyjne i Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki) oraz Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa (wyłącznie Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane – wsparcie dotacyjne) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 – 2020.

Opis opcji

W ramach części zakresu zamówienia określonej jako czynności z zakresu wdrażania rozliczane metodą punktów kosztowych, do podstawowego zakresu zamówienia zalicza się wszystkie niezbędne czynności wykonywane przez Wykonawcę aż do wyczerpania łącznej liczby 70 940 punktów kosztowych, natomiast po wyczerpaniu łącznej liczby 70 940 punktów kosztowych Zamawiający może skorzystać z prawa opcji zlecając Wykonawcy realizację dalszych niezbędnych czynności, aż do osiągnięcia limitu 12 960 dodatkowych punktów kosztowych. Szczegółowe zasady wykonania prawa opcji określone są w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Usługi będą świadczone w województwie pomorskim. Biuro zapewniające kompleksową obsługę wnioskodawców i beneficjentów musi być usytuowane w jednym z trzech miast Trójmiasta stanowiącego rdzeń obszaru metropolitalnego w województwie pomorskim: Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie.

Inne szczególne warunki

Instytucja Pośrednicząca po wykonaniu czynności przygotowawczych podlegać będzie procedurze i obowiązkowi uzyskania desygnacji udzielanej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Warunkiem uzyskania desygnacji jest spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.) odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone po przeprowadzeniu audytu desygnacyjnego pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Nieuzyskanie lub utrata desygnacji przez Instytucję Pośredniczącą skutkować będzie wypowiedzeniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, na warunkach określonych we wzorze tej umowy stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.