Wielkość lub zakres
Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej, której Instytucja Zarządzająca powierzy realizację części zadań z zakresu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020.Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014–2020 (RPO WP 2014-2020) jest jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa określającej strategię interwencji funduszy europejskich w Polsce w latach 2014-2020. RPO WP 2014-2020 jest także jednym z narzędzi realizacji Strategii Rozwoju Województwa Pomorskiego 2020. Instytucją Zarządzającą dla RPO WP 2014–2020 odpowiedzialną za przygotowanie i realizację tego programu operacyjnego jest Zarząd Województwa Pomorskiego.Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. z 2014 poz. 1146 ze zmianami) Instytucja Zarządzająca RPO WP 2014-2020 zamierza powierzyć Instytucji Pośredniczącej zadania związane z realizacją RPO WP 2014-2020 w zakresie wdrażania następujących dwóch Poddziałań i jednego Działania w ramach dwóch Osi Priorytetowych RPO WP 2014-2020:1) w Osi Priorytetowej 1 Komercjalizacja wiedzy, wyłącznie: Poddziałanie 1.1.1. Ekspansja przez innowacje – wsparcie dotacyjne, Działanie 1.2. Transfer wiedzy do gospodarki;2) w Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, wyłącznie: Poddziałanie 2.2.1. Inwestycje profilowane – wsparcie dotacyjne.Szczegółowe informacje na temat Osi Priorytetowych 1 i 2, w tym opis poszczególnych Działań i Poddziałań, typy projektów i kategorie beneficjentów oraz wskaźniki konieczne do osiągnięcia określone są w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych RPO WP 2014-2020, a kontekst interwencji i jej istotne uwarunkowania opisane są w treści RPO WP 2014-2020. Oba dokumenty dostępne są na stronie
www.rpo.pomorskie.eu.Planowana wartość środków przeznaczonych w latach 2014-2020 na realizację przez beneficjentów projektów w Poddziałaniach i Działaniu powierzonych do wdrażania Instytucji Pośredniczącej wynosi: w Poddziałaniu 1.1.1. – 79 056 361 EUR, w Działaniu 1.2. – 19 930 175 EUR, w Poddziałaniu 2.2.1. – 38 575 308 EUR.Dane dotyczące prognozowanej liczby projektów, które będą realizowane przez beneficjentów w poszczególnych Poddziałaniach i Działaniu przekazanym do realizacji Instytucji Pośredniczącej wraz z prognozowaną liczbą czynności z zakresu wdrażania, które będzie przeprowadzać Instytucja Pośrednicząca, zostały przedstawione Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Prognozowana liczba projektów ma charakter indykatywny, a rzeczywista liczba projektów, które zobowiązana będzie obsłużyć Instytucja Pośrednicząca zależeć będzie w szczególności od liczby i wartości (wysokości budżetu) projektów składanych przez wnioskodawców w odpowiedzi na nabory wniosków w trybie konkursowym. Prognozowana liczba czynności z zakresu wdrażania oparta jest na średniej liczbie czynności danego rodzaju, której można się spodziewać w poszczególnych naborach i projektach.Instytucja Pośrednicząca po wykonaniu czynności przygotowawczych podlegać będzie procedurze i obowiązkowi uzyskania desygnacji udzielanej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Warunkiem uzyskania desygnacji jest spełnienie kryteriów desygnacji określonych w załączniku XIII do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.) odpowiednich do zakresu realizowanych zadań, potwierdzone po przeprowadzeniu audytu desygnacyjnego pozytywną opinią i sprawozdaniem Instytucji Audytowej, którą jest Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej. Nieuzyskanie lub utrata desygnacji przez Instytucję Pośredniczącą skutkować będzie wypowiedzeniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, na warunkach określonych we wzorze tej umowy stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.Instytucja Pośrednicząca odpowiedzialna będzie za kompleksową realizację powierzonych jej Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, wykonując wszystkie niezbędne czynności wynikające z mających zastosowanie przepisów prawa, dokumentów programowych i wytycznych organów uprawnionych do ich wydawania, z wyjątkiem czynności zastrzeżonych do realizacji przez Instytucję Zarządzającą. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana będzie działać w ścisłej współpracy z Instytucją Zarządzającą.W ramach świadczenia usługi w latach 2015 – 2024 Instytucja Pośrednicząca:1. Wykona od dnia zawarcia umowy do upływu terminu określonego w ofercie (który nie może być krótszy niż 4 tygodnie i dłuższy niż 10 tygodni od dnia zawarcia umowy) czynności przygotowawcze do realizacji właściwych zadań wdrożeniowych, skutkujące ustanowieniem systemu zarządzania i kontroli, który pozwoli jej na przejście z pozytywnym wynikiem audytu desygnacyjnego dokonanego przez Instytucję Audytową oraz otrzymanie desygnacji, w szczególności:a) zapewni gotowość odpowiednich do skali przedsięwzięcia zasobów kadrowych oraz utworzy lub dostosuje odpowiednią strukturę organizacyjną i bazę lokalową z wyposażeniem, która w zakresie obsługi wnioskodawców i beneficjentów usytuowana będzie w Trójmieście (Gdańsku lub Gdyni lub Sopocie) – z racji najlepszej dostępności komunikacyjnej z obszaru całego województwa pomorskiego, gwarantować będzie dostęp dla osób z niepełnosprawnościami i umożliwi wnioskodawcom i beneficjentom załatwienie wszystkich spraw związanych z kontaktem z Instytucją Pośredniczącą w jednej lokalizacji,b) opracuje w formie „Instrukcji wykonawczej” szczegółowe procedury realizacji wszystkich zadań wraz z terminami ich realizacji, odpowiedzialnymi komórkami/stanowiskami, wzorami dokumentów stosowanych przy wykonywaniu czynności (w tym listami kontrolnymi),c) opracuje lub dostosuje: procedury obiegu oraz bezpieczeństwa dokumentacji finansowo-księgowej i bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego, system rejestracji i archiwizacji dokumentów, instrukcję użytkowania systemów teleinformatycznych, zasady zarządzania ryzykiem, zasady zwalczania nadużyć, przygotuje roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych, roczny plan kontroli, plan szkoleń pracowników.2. Będzie prowadzić nabory wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, w tym w szczególności opracowywać regulaminy konkursów, ogłaszać konkursy zgodnie z harmonogramem przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą, udzielać wnioskodawcom szczegółowych i wyczerpujących informacji na temat warunków udziału w konkursie i sposobów przygotowania oraz składania wniosków o dofinansowanie wraz z załącznikami, przyjmować wnioski o dofinansowanie, organizować Komisje Oceny Projektów i za ich pomocą dokonywać kilkuetapowej oceny projektów (ocena formalna, wykonalności, strategiczna) zgodnie z kryteriami wyboru opracowanymi przez Instytucję Zarządzającą i zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący RPO WP 2014-2020, rozpatrywać protesty wnioskodawców składane na każdym z etapów oceny projektów.3. Będzie podpisywać z beneficjentami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania przez Instytucję Zarządzającą, umowy o dofinansowanie, po uprzedniej weryfikacji dokumentów dostarczanych przed umową, przyjmować i przechowywać zabezpieczenia (w tym weksle), monitorować i egzekwować od beneficjentów realizację umów o dofinansowanie, weryfikować zasadność zmian w projektach i podpisywać aneksy do umów.4. Będzie przeprowadzać kontrole projektów i weryfikacje ponoszonych w projektach wydatków, w tym ich zgodność z przepisami i zasadami unijnymi i krajowymi, w szczególności w formie weryfikacji „ex-ante” dokumentacji udzielanych zamówień publicznych i stosowania zasady konkurencyjności, weryfikacji każdego wniosku beneficjenta o płatność wraz z załączonymi dowodami poniesienia wydatków przez co najmniej dwie osoby (zasada „dwóch par oczu”), przeprowadzania kontroli na miejscu w każdym projekcie na zakończenie, a ponadto kontroli doraźnych i w okresie trwałości.5. Będzie składać zlecenia płatności środków europejskich na rzecz beneficjentów w trybie refundacji lub zaliczki za pośrednictwem Płatnika – Banku Gospodarstwa Krajowego.6. Będzie sporządzać i przekazywać do Instytucji Zarządzającej zapotrzebowanie na środki w związku z projektami realizowanymi przez beneficjentów oraz przekazywać prognozy wydatków dla projektów na dany rok budżetowy oraz na następny rok budżetowy.7. Będzie wykrywać nieprawidłowości (w tym nadużycia) w projektach, korygować je i zgłaszać do właściwych podmiotów, a także odzyskiwać środki od beneficjentów.8. Będzie monitorować realizację powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020, na bieżąco śledząc postęp finansowy i rzeczowy aby odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności i zapewniać odpowiednią jakość i terminowość wdrażania.9. Będzie sporządzać i przekazywać do Instytucji Zarządzającej sprawozdania z wdrażania powierzonych Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020: informacje kwartalne; sprawozdania roczne i sprawozdanie końcowe, a także sporządzać sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej.10. Będzie uczestniczyć w badaniach ewaluacyjnych i innych badaniach, analizach i ekspertyzach na potrzeby ewaluacji RPO WP 2014-2020 udostępniając ewaluatorom i Instytucji Zarządzającej posiadaną wiedzę, dokumenty, zestawienia danych oraz udzielając wszelkich informacji (w tym w formie wywiadów indywidualnych i grupowych);11. Będzie prowadzić działania informacyjne i promocyjne skierowane do wnioskodawców i beneficjentów oraz do mieszkańców województwa pomorskiego, za pośrednictwem m.in. strony internetowej, szkoleń, warsztatów, konsultacji, seminariów, punktu informacyjno – kontaktowego, telefonu, poczty elektronicznej, mediów i publikacji, nakierowane na stałe wsparcie dla wnioskodawców i beneficjentów w aplikowaniu i rozliczaniu projektów oraz na informowanie społeczeństwa o efektach zrealizowanych projektów.12. Będzie poddawać się kontrolom i audytom prowadzonym przez wszelkie upoważnione do tego instytucje i podmioty, w szczególności Instytucję Zarządzającą, Instytucję Audytową w imieniu której działa Urząd Kontroli Skarbowej, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, Najwyższą Izbę Kontroli, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Centralne Biuro Antykorupcyjne i Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego.13. Wykona czynności kończące realizację umowy w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r., dokonując ostatecznego rozliczenia i zamknięcia powierzonych do realizacji Poddziałań i Działania RPO WP 2014-2020.Dokładny zakres zadań Instytucji Pośredniczącej określony jest w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.Instytucja Pośrednicząca jest zobowiązana wykonywać zadania z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami programowymi, w szczególności zgodnie z:Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. oraz rozporządzeniami delegowanymi i wykonawczymi Komisji Europejskiej wydanymi na jego podstawie,Wytycznymi Komisji Europejskiej dotyczącymi Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych na lata 2014-2020,Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.,Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r.,Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu,Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis,Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146 ze zmianami), zwaną ustawą wdrożeniową,Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2013, poz. 885 ze zmianami),Rozporządzeniami Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy wdrożeniowej (tzw. programami pomocy publicznej),Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju wydanymi na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej (opublikowanymi na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju), w szczególności:Wytycznymi w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020,Wytycznymi w zakresie dokumentowania postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych,Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 196/20/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 3 marca 2015 r. w związku z decyzją nr C(2015)908 Komisji Europejskiej z dnia 12 lutego 2015 r.,Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętym uchwałą nr 434/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami,Zasadami Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjętymi uchwałą nr 432/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 r. ze zmianami,Kontraktem Terytorialnym dla Województwa Pomorskiego, zawartym między Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Instytucją Zarządzającą, zatwierdzonym uchwałą Nr 234 Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2014 r. oraz kolejnymi aneksami do niego.Instytucja Pośrednicząca podczas realizacji powierzonych zadań zobowiązana jest do stosowania wytycznych wydawanych przez Instytucję Zarządzającą, jak również przekazywanych w trakcie realizacji zamówienia zaleceń i rekomendacji Instytucji Zarządzającej.Zamawiający informuje, że przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 polskiej ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) w wysokości do 17 % wartości zamówienia.