Promocja Dąbrowy Górniczej przez licencjonowany zespół sportowy, uczestniczący w rozgrywkach ligowych na najwyższym poziomie sportowym

Gmina Dąbrowa Górnicza – Urząd Miejski

I. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie publicznej reklamy i promocji oraz kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy realizowane przez zespół biorący udział w rozgrywkach na najwyższym sportowym poziomie, tj. poziomie ekstraklasy, organizowanych przez prowadzenie publicznej reklamy i promocji oraz kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy.
Na zamówienie składają się elementy jak niżej:
1. Każdorazowe, w okresie sezonów ligowych w latach: 2016; 2016/2017; 2017/2018, zgłoszenie zespołu sportowego do udziału w rozgrywkach ligowych pod nazwą zawierającą w jej końcowej części frazę: „Dąbrowa Górnicza”.
2. Realizacja udziału w rozgrywkach ligowych w w/w okresie sezonów ligowych, pod nazwą zawierającą w jej końcowej części frazę „Dąbrowa Górnicza” na obiektach sportowych, znajdujących się na terenie miasta Dąbrowa Górnicza, z szczególnym uwzględnieniem obiektu pn.: Hala Widowiskowo – Sportowa „Centrum” w Dąbrowie Górniczej, przy Al. Róż 3, 41-300 Dąbrowa Górnicza.
3. Eksponowanie pełnej nazwy Zespołu Wykonawcy, zawierającej frazę „Dąbrowa Górnicza” podczas wywiadów, publikacji, informacji prasowych oraz wydarzeń medialnych i promocyjnych związanych z Zespołem Wykonawcy.
4. Umieszczenie każdorazowo w czasie trwania umowy na zaproszeniach, plakatach, gadżetach w widocznym miejscu: logotypu miasta Dąbrowa Górnicza zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.
5. Umieszczenie każdorazowo w czasie trwania umowy w wydawanych przez siebie publikacjach, materiałach informacyjnych, promocyjnych i reklamowych oraz na stronie internetowej Wykonawcy:
a. Logotypu miasta Dąbrowa Górnicza o wymiarach co najmniej 6,0 x 2,0 cm, nazwą strony portalu internetowego: www.idabrowa.pl wraz z przekierowaniem na stronę portalu zgodnie z zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ
b. logotypu „100.lecia Dąbrowy Górniczej” – zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.
c. baneru internetowego z logotypem miasta Dąbrowa Górnicza oraz baneru internetowego „100. lecie Dąbrowy Górniczej” – zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.
6. Umieszczenie każdorazowo w czasie trwania umowy na strojach zawodniczek/ zawodników, trenerów, członków zespołu Wykonawcy (stroje meczowe, stroje przedmeczowe, dresy reprezentacyjne logotypu miasta Dąbrowa Górnicza – zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ i eksponowania logotypu w sposób widoczny dla publiczności i mediów podczas rozgrywek ligowych oraz w trakcie treningów.
7. Wykonanie i umieszczenie w widocznym miejscu na obiektach sportowych użytkowanych przez Wykonawcę w trakcie rozgrywek co najmniej:
a. 10 szt. flag miasta Dąbrowa Górnicza – zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ
b. jednego balonu reklamowo-promocyjnego o wysokości 3 m z herbem miasta Dąbrowa Górnicza, napisem Dąbrowa Górnicza i Logotypem Dąbrowa Górnicza oraz napisem www.idabrowa.pl- zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ
c. jednego baneru o wymiarach 5 x 1 m „Dąbrowa Górnicza” zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ
d. jednego baneru o wymiarach minimum 4 x 4 m z logotypem Dąbrowa Górnicza zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ,
e. umieszczenie na płycie obiektu sportowego znaku jubileuszowego 100. lecia Dąbrowy Górniczej o wymiarach minimalnych 3 x 1 m oraz logotypu miasta Dąbrowa Górnicza o wymiarach minimalnych 3 x 1 m.
8. Używanie nazwy miasta Dąbrowa Górnicza, prezentowanie jego symboli i materiałów promocyjnych podczas zawodów wyjazdowych oraz w trakcie wypowiedzi, wywiadów, konferencji prasowych i telewizyjnych.
9. Kreowanie pozytywnego wizerunku Dąbrowy Górniczej w mediach jako miasta stwarzającego warunki do rozwoju i upowszechniania sportu i rekreacji w trakcie wypowiedzi, wywiadów, konferencji prasowych i telewizyjnych.
10. Zagwarantowanie udziału zawodniczek/zawodników we wszystkich akcjach promocyjnych, charytatywnych organizowanych przez Miasto (pod warunkiem nie kolidowania z terminarzem rozgrywek) z uwzględnieniem udziału w realizowanych przez Miasto materiałach video oraz klipach i spotach reklamowych, promujących dąbrowskie wydarzenia.
11. Propagowanie pozytywnego wizerunku Miasta, o którym mowa powyżej, w szczególności w ramach następujących działań:
Zorganizowania w każdym sezonie ligowych minimum 4 spotkań z dziećmi i młodzieżą z dąbrowskich placówek oświatowych trwających minimum 2 godziny, w tym jedno mikołajkowe lub bożonarodzeniowe, w Hali Widowiskowo-Sportowej „Centrum” w Dąbrowie Górniczej, mających na celu działalność edukacyjno-profilaktyczną o tematyce:
— rozwój kultury fizycznej,
— bezpieczny i kulturalny doping,
— reguł „fair play”,
— rozsądnego zagospodarowania wolnego czasu,
a. Zorganizowania w każdym sezonie ligowym minimum 2 turniejów sportowych w dziedzinie reprezentowanej przez Wykonawcę dla dzieci i młodzieży z dąbrowskich placówek oświatowych w obiektach sportowych na terenie miasta Dąbrowa Górnicza, z zapewnieniem nagród rzeczowych dla miejsc od 1 do 3 – w tym puchary lub medale oraz gadżetów promocyjnych (smycze, czapeczki, koszulki) w formie zestawów ufundowanych przez sponsora Wykonawcy dla wszystkich uczestników turnieju sportowego. Wykonawca zapewni imienne certyfikaty uczestnictwa dla zwycięzców oraz pozostałych uczestników z własnoręcznymi podpisami wszystkich zawodników/zawodniczek Wykonawcy. Czas trwania turnieju – min. 5 godzin.
12. Informowanie o współpracy z Gminą we wszystkich materiałach dostarczanych mediom, w udzielanych wywiadach przez zawodniczki/zawodników oraz na wszystkich nośnikach elektronicznych dotyczących działalności.
13. Pisemne uzgodnienie z przedstawicielem Zamawiającego wszystkich wyżej wymienionych działań promocyjnych, w szczególności spotkań z dziećmi i turnieju oraz projektów, form prezentacji oraz lokalizacji.
14. Trwałe udokumentowanie wszystkich działań promocyjnych, z wyłączeniem sytuacji naruszenia praw autorskich, określonych umową, a podejmowanych przez Wykonawcę, w szczególności za pomocą:
a. zdjęć z rozgrywek Wykonawcy reprezentującego określoną dyscyplinę dokumentujących umieszczenie materiałów promocyjnych zgodnie z wymogami pkt 6;
b. materiałów reklamowych, promocyjnych, zawierających logotyp miasta, logo „Uwierzmy w Dąbrowę”, portal internetowy Miasta zgodnie z załącznikiem graficznym stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ;
c. wycinków prasowych, płyt CD, filmów i innych tego typu nośników.
15. W trakcie występów Zespołu Wykonawcy w rozgrywkach/zawodach sportowych wyjazdowych transmitowanych w telewizji do umieszczenie grafiki zawierającej nazwę lub herb/logotyp Miasta na bandach elektronicznych w ilości proporcjonalnie właściwej dla czasu emisji przyznanego Wykonawcy.
16. Zamieszczenie nazwy i logotypu Miasta na powierzchni ścianki reklamowej, na tle której odbywać się będą konferencje pomeczowe w sali konferencyjnej oraz inne konferencje prasowe Wykonawcy.
17. Wykonawca zobowiązany będzie do umożliwienia wykorzystania wizerunku całego Zespołu Wykonawcy i wizerunku poszczególnych zawodniczek/zawodników w wydawnictwach wewnętrznych i zewnętrznych oraz materiałach promocyjnych i reklamowych Miasta.
18. Przygotowywanie miesięcznych informacji prasowych do mediów z wynikami osiąganymi przez zespół z oraz organizowania konferencji prasowych na początku i na końcu sezonu z udziałem przedstawicieli Miasta.
19. Zobowiązanie zawodniczek/zawodników, trenerów i innych przedstawicieli Zespołu Wykonawcy do wymieniania nazwy Miasta w wywiadach, komentarzach, wypowiedziach i innych kontaktach z mediami.
20. Umieszczenie nazwy zespołu wraz z członem zawierającym frazę Dąbrowa Górnicza i umieszczenie logotypu Dąbrowy Górniczej na lewym i prawym boku autokaru dowożącego zespół na rozgrywki/zawody wyjazdowe.
21. Wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego sprawozdania opisowego, wraz z dokumentacja fotograficzną, zawierającego raport przedstawiający wartość medialną marki „Dąbrowa Górnicza”, wygenerowaną poprzez działania promocyjne Wykonawcy, za każdy sezon ligowy, dotyczący okresu realizacji umowy.
22. W związku z zawartą umową nr: ZP.WPS.272.67.2015 z 20.11.2015, w przedmiotowym postępowaniu wyklucza się zespoły sportowe uczestniczące w rozgrywkach ligowych Polskiego Związku Piłki Siatkowej.
II.Ze względu na konieczność zachowania wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia i jednocześnie możliwości dochowania precyzyjnej kalkulacji ceny oferty przez potencjalnego Wykonawcę Zamawiający dochowując należytej staranności przedkłada Terminarz Rozgrywek o Mistrzostwo Polski Kobiet na sezon 2015/2016 r., zał. nr 7 do SIWZ. Jednocześnie informuje, że terminarz rozgrywek w kolejnych sezonach ligowych będzie dostępny po ustaleniu go przez Polski Związek Piłki Siatkowej, w każdym sezonie ligowym dotyczącym okresu obowiązywania umowy.
III. Nie dopuszcza się możliwości uczestnictwa Wykonawcy w placówkach oświatowych, które będą obsługiwane w ramach umowy o której mowa w pkt 22.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2016-01-18. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-12-08.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Miejski Klub Sportowy Dąbrowa Górnicza S.A.

Kto?

• • Gmina Dąbrowa Górnicza – Urząd Miejski

Co?

• • Usługi marketingowe › Usługi w zakresie promocji

Gdzie?

• • Śląskie › Sosnowiecki