Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Żory

Gmina Miejska Żory

1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Żory przez okres 4 lat tj.
od 01.01.2016 r. do 31.12.2019 r.
Bankowa obsługa budżetu Gminy Miejskiej Żory obejmować będzie:
A.
— otwarcie i prowadzenie wszystkich rachunków bankowych gminy w tym wszystkich rachunków jednostek organizacyjnych gminy (nie wyłączając nowo otwieranych rachunków w trakcie trwania umowy), w oparciu o odrębne umowy zawarte z poszczególnymi jednostkami z uwzględnieniem warunków przedstawionych w ofercie i w istotnych warunkach przyszłej umowy (wykaz jednostek stanowi załącznik nr 19 do SIWZ);
— przyjmowanie wszelkich wpłat gotówkowych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego:
—— otwartych, dokonywanych w kasach Banku (przeliczanie i natychmiastowe uznawanie rachunków Zamawiającego),
—— zamkniętych, przy zastosowaniu bezpiecznych kopert (rachunki bankowe Zamawiającego uznawane będą najpóźniej następnego dnia roboczego) lub przy pomocy wrzutni. Bank będzie posiadać wrzutnię do dokonywania wpłat w bezpiecznych kopertach, z systemem księgowania w czasie rzeczywistym, w placówce na terenie Miasta Żory. Bank zapewni obsługę i serwis wrzutni;
— dokonywanie wypłat gotówkowych z wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego poprzez system wypłat elektronicznych, polegający na dokonaniu wypłat gotówki na podstawie przesłanych do Banku za pomocą systemu bankowości elektronicznej zleceń wypłaty w dowolnym oddziale Banku z możliwością wskazania pobieranych nominałów (dotyczy również wypłat np.: zaliczek w walutach wymienialnych EURO, USD). Bank zapewni wypłaty do 50 000 PLN oraz do 5 000 EUR lub USD w punkcie kasowym w budynku Urzędu Miasta na Alei Wojska Polskiego 25 lub zapewni usługę wypłat zamkniętych w bezpiecznych kopertach (Bank zapewni dostarczenie zamówionej gotówki do siedziby Zamawiającego do godz. 10:00, jeżeli dyspozycja wypłaty została złożona 2 dni robocze wcześniej);
— realizację poleceń przelewów krajowych i zagranicznych z wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego na następujących zasadach:
—— realizacja operacji na rachunkach oraz informacja o saldach i statusach wykonania transmisji nastąpi w czasie rzeczywistym,
—— w przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej Bank umożliwi realizację przelewów w formie papierowej,
—— dokonywania przelewów z rachunków złotowych na rachunki w walucie obcej i odwrotnie (wewnętrzne i zewnętrzne),
—— w przypadku realizowania poleceń przelewów zagranicznych Zamawiający nie jest obciążany dodatkowymi opłatami;
— zapewnienie realizacji operacji bankowych, w tym w szczególności poleceń przelewów krajowych i zagranicznych oraz wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków gminy i jej jednostek organizacyjnych, w wybranym lub wybranych oddziałach (filiach) Banku niezależnie od tego, w którym oddziale (filii) zostaną otwarte i będą prowadzone rachunki;
zapewnienie usługi systemu bankowości elektronicznej w Urzędzie Miasta Żory oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy (nie wyłączając nowo tworzonych jednostek oraz zmian użytkowników), w tym przeszkolenie pracowników, bieżące doradztwo, aktualizacja oraz serwis i obsługa techniczna tego systemu. System powinien spełniać następujące wymogi:
—— możliwość ograniczenia logowania się użytkowników do systemu do określonych dni i godzin,
—— możliwość określenia adresów IP, z których będą się logować użytkownicy systemu. Dostęp do systemu z adresu IP innego niż określony przez Zamawiającego będzie niemożliwy,
—— zapewnienie bezpiecznego podpisu w celu akceptacji przelewów przez uprawnione osoby. Bank zapewni również wszelkie niezbędne elementy zapewniające bezpieczeństwo transakcji będących przedmiotem zamówienia (np. token, karta, czytnik),
—— zapewnienie elektronicznego wyciągu z wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego, spełniających wymogi dowodu księgowego w rozumieniu Ustawy o rachunkowości, w następnym dniu roboczym po dniu, którego wyciąg będzie dotyczyć do godz. 8:00. Przekazywanie Zamawiającemu wraz z wyciągiem bankowym danych pozwalających jednoznacznie ustalić datę obciążenia rachunku bankowego wpłacającego,
—— zapewnienie stałego i bieżącego wglądu w operacje na wszystkich rachunkach bankowych. Bank zapewni Zamawiającemu wgląd do sald i operacji dokonywanych przez jednostki organizacyjne gminy na ich rachunkach bankowych. Prawo wglądu będą miały osoby zatrudnione w Urzędzie Miasta Żory, które będą upoważnione do obsługi systemu bankowości elektronicznej,
—— realizacja operacji na rachunkach oraz informacja o saldach i statusach wykonania transmisji nastąpi w czasie rzeczywistym,
—— wyszukiwanie dokonanych operacji według poszczególnych elementów przelewu (np. data, kwota, kontrahent),
—— odczytywanie historii operacji na rachunkach bankowych z uwzględnieniem daty realizacji i kwoty transakcji,
—— umożliwienie tworzenia baz danych kontrahentów oraz przelewów wzorcowych,
—— kontrolę prawidłowości wypełniania przelewu poprzez podświetlenie błędnie wypełnionych pól i pozycji,
—— zapewnienie realizacji zleceń stałych oraz poleceń zapłaty,
—— składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku,
—— możliwość anulowania zaakceptowanej przez osobę uprawnioną transakcji oczekującej na realizację,
—— zainstalowanie oprogramowania bankowości elektronicznej na stanowiskach wskazanych przez Miasto. System musi spełniać wymogi systemu wielostanowiskowego,
—— w przypadku awarii systemu Bank zobowiązuje się do jej usunięcia w ciągu 24 godzin,
—— zapewnienie u Zamawiającego kompatybilności z stosowanymi programami księgowymi umożliwiające automatyczną wymianę danych (import i eksport) celem realizacji płatności i dokumentowania dokonanych transakcji,
—— możliwość autoryzacji przez każdą uprawnioną osobę wielu transakcji, obciążających wiele różnych rachunków bankowych po jednokrotnym wykonaniu czynności autoryzacyjnych (złożeniu podpisu lub podaniu kodu autoryzującego),
—— prowadzenie rozliczeń i płatności w obrocie krajowym za pomocą międzybankowego systemu ELIXIR, EXPRESS ELIXIR oraz systemu SORBNET i innych dostępnych połączeń międzybankowych według zasad obowiązujących w tych systemach. W przypadku realizacji zleceń zagranicznych Bank zapewni transfer środków finansowych w systemie SWIFT oraz systemie SEPA,
—— wszelkie modyfikacje uprawnień użytkowników, dodanie nowych użytkowników do systemu, zmiany schematów akceptacji, grup osób akceptujących, limitów odbywać się będzie z poziomu systemu (potwierdzenie dokonania zmian przekazywane będzie Zamawiającemu w formie papierowej),
—— automatyczne przeksięgowywanie na wniosek Zamawiającego sald rachunków bankowych jednostek organizacyjnych na rachunek podstawowy budżetu Miasta;
—— automatyczne przeksięgowanie na koniec każdego dnia sald rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego na rachunek podstawowy budżetu Miasta;
—— zakładanie lokat, w tym lokat niestandardowych (automatyczne tworzenie lokat jednodniowych O/N z pozostałych na koniec dnia środków na rachunkach Urzędu Miasta);
—— zapewnienie bankowego systemu identyfikacji masowych płatności (w tym w zakresie nowych użytkowników i kontrahentów w trakcie trwania umowy) oraz udostępnienie usługi pozwalającej importować dane do systemu finansowo-księgowego Zamawiającego dotyczące jednoznacznej identyfikacji osoby wpłacającej oraz rodzaju należności dla budżetu gminy (masowe płatności) oraz zapewnienie kompatybilności tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego. Przekazywanie Zamawiającemu wraz z wyciągiem bankowym danych pozwalających jednoznacznie ustalić datę obciążenia rachunku bankowego wpłacającego. Dotyczy to w szczególności wpłat należności podatkowych dokonywanych w innych bankach lub na poczcie (dowody takie są niezbędne do prawidłowego ustalenia zachowania terminu płatności podatku, ponieważ dniem wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w obrocie bezgotówkowym jest dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika). Bank zobowiązany jest przetwarzać wpłaty gotówkowe dokonane w Banku, polecenia przelewu oraz stałe zlecenia płatnicze, wpłaty gotówkowe i polecenia przelewu otrzymane z urzędów pocztowych i innych banków. Bank zobowiązany jest do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji płatniczych, uznania wskazanego rachunku bankowego Zamawiającego sumaryczną kwotą przetworzonych płatności masowych najpóźniej do godz. 9.00 następnego dnia roboczego, generowania i udostępniania plików zawierających dane o dokonanych płatnościach masowych;
—— możliwość odblokowania użytkownika w systemie poprzez dostarczenie wymaganych danych drogą elektroniczną.
— zapewnienie Zamawiającemu kart przedpłaconych służących obsłudze wypłat środków należnych Klientom oraz pracownikom Zamawiającego (Urząd Miasta i jednostki organizacyjne). Bank zapewni dostawę i obsługę kart przedpłaconych
— do wypłaty świadczeń (według bieżących potrzeb Zamawiającego). Bank dostarczy po podpisaniu umowy, w terminie wskazanym przez Zamawiającego określoną przez Zamawiającego liczbę kart. Pozostałe karty będą dostarczane przez Bank po złożeniu przez Zamawiającego (Urząd Miasta i jednostki podległe) bieżącego zapotrzebowania w systemie bankowości elektronicznej. Bank udostępni dla posiadaczy kart przedpłaconych informacje o dostępnym saldzie na rachunku, zrealizowanych transakcjach płatniczych za minimum ostatnie 3 miesiące oraz wyciągach z rachunku karty poprzez internetowy serwis, bez konieczności zakładania konta bankowego. Posiadacz karty ma możliwość wglądu i pobrania wszystkich wyciągów w formacie pdf, csv od momentu wydania karty. Dostęp do informacji będzie bezpłatny, a nadawanie dostępu odbywać się będzie poprzez kontakt telefoniczny z jednostką Banku lub dedykowaną aplikację. Okres ważności karty przedpłaconej powinien wynosić minimum 24 miesiące,
— zapewnienie na wniosek Zamawiającego usługi polegającej na realizacji płatności dotyczących wynagrodzeń pracowniczych (automatyzacja wypłat wynagrodzeń) z zachowaniem pełnej poufności informacji;
— zapewnienie kontroli zgodności rachunku bankowego kontrahenta, na rzecz którego dokonywane są przelewy środków, z danymi osobowymi lub firmowymi tego kontrahenta;
— zapewnienie systemu zarządzania depozytami umożliwiającego identyfikację i zarządzanie kwotami wadiów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oraz innych postępowaniach przetargowych, identyfikację oferentów oraz automatyczne ewidencjonowanie wadiów w systemie. System umożliwi Zamawiającemu określenie dokładnej godziny wpływu wadium na rachunek bankowy lub Bank przekaże niezwłocznie te dane na wniosek Zamawiającego (wniosek i informacja zwrotna realizowane będą w systemie bankowości elektronicznej);
— prowadzenie rachunku skonsolidowanego. Wdrożenie może nastąpić w uzgodnionym terminie w trakcie trwania umowy. Zamawiający przez konsolidację rozumie konsolidację na koniec każdego dnia roboczego sald rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego. W przypadku, gdy na rachunku budżetu Miasta wystąpi saldo debetowe, suma sald uzyskana wskutek konsolidacji posłuży do zredukowania debetu – w takiej sytuacji Zamawiający poniesie koszty kredytu w rachunku bieżącym jedynie do takiej wysokości, w jakiej debet na wskazanym rachunku nie zostanie zredukowany przez sumę sald pozostałych rachunków podlegających konsolidacji. Środki służące redukcji debetu na rachunku budżetu Miasta nie będą podlegały oprocentowaniu – oprocentowanie dotyczyć będzie dodatniej sumy sald uzyskanej podczas konsolidacji sald. Odsetki z tego tytułu Bank będzie przekazywał na jeden rachunek wskazany przez Zamawiającego;
— wydawanie opinii bankowych oraz innych zaświadczeń a także dokonywanie zmiany karty wzorów podpisów;
— pośrednictwo Banku, jeśli jest wymagane, w przypadku dochodzenia roszczeń z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i innych zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych;
— wyznaczenie doradców klienta dla Zamawiającego (dostępnych w godzinach pracy Zamawiającego);
— oprocentowanie wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego będzie liczone w oparciu o stawkę WIBID 1M pomniejszoną o marżę banku nie wyższą niż 0,75 punktu procentowego przewidzianą dla klientów niestandardowych (miesięczna kapitalizacja odsetek).
B) udzielanie kredytu w rachunku bieżącym:
— udzielanie każdego roku, w trakcie trwania umowy na bankową obsługę budżetu, kredytu w rachunku bieżącym z maksymalnym pułapem zadłużenia wynoszącym 12.000.000,00 zł (kwota określona w uchwale budżetowej na dany rok);
— tylko rachunek bieżący budżetu Miasta Żory będzie mógł posiadać ujemne saldo;
— oprocentowanie kredytu liczone wyłącznie od kwoty faktycznie wykorzystanej, pomniejszonej o dodatnie salda rachunków podlegających konsolidacji;
— od kwoty wykorzystanego kredytu Bank nalicza i pobiera odsetki, których wysokość będzie sumą stawki referencyjnej WIBOR dla jednomiesięcznych złotówkowych depozytów międzybankowych powiększonej o marżę Banku w stałej wysokości ......% zgodnie z ofertą;
— stawka WIBOR 1M będzie liczona według notowań na 2 dni kalendarzowe poprzedzające dzień pierwszego uruchomienia kredytu. Dla kolejnych miesięcy po miesiącu uruchomienia kredytu stawka WIBOR 1M będzie liczona również według notowań na 2 dni kalendarzowe poprzedzające dzień zmiany stopy procentowej tj. poprzedzające pierwszy dzień każdego miesiąca kalendarzowego. W przypadku braku notowań stawki WIBOR 1M dla tego dnia, do wyliczenia stopy procentowej stosować będzie się odpowiednio notowania z dnia poprzedzającego, w którym prowadzone było notowanie stawki WIBOR 1M;
— odsetki będą spłacane miesięcznie do ostatniego dnia każdego miesiąca, z tym, że jeżeli będzie to dzień świąteczny, sobota, niedziela lub dzień wolny od pracy, to płatność nastąpi w pierwszym dniu roboczym po tym dniu;
— nie jest dopuszczalne automatyczne pobieranie odsetek przez Bank z rachunku bieżącego;
— wysokość oprocentowania podana jest w stosunku rocznym;
— Zamawiający zapłaci Bankowi jednorazowo (każdego roku), w dniu uruchomienia kredytu, prowizję w wysokości 5 000 PLN. Na powyższą prowizję składają się:
—— prowizja od przyznanego kredytu,
—— prowizja za postawienie środków do dyspozycji,
—— inne niż wymienione powyżej prowizje jakie mogłyby wystąpić przy kredycie;
— kredyt w rachunku bieżącym powinien zostać postawiony do wykorzystania przez Zamawiającego najpóźniej 2 stycznia każdego roku z tym, że jeżeli będzie to dzień świąteczny, sobota, niedziela lub dzień wolny od pracy, to postawienie do dyspozycji kredytu nastąpi w pierwszym dniu roboczym po tym dniu, lub w następnym dniu po podpisaniu umowy kredytowej. Zamawiający, przed pierwszym uruchomieniem kredytu w danym roku, zawiadomi Bank o zamiarze skorzystania z niego co najmniej 7 dni kalendarzowych wcześniej i dostarczy wymagane przez Bank dokumenty;
— kredyt podlega spłacie do 31 grudnia każdego roku budżetowego;
— prawnym zabezpieczeniem kredytu będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Ww weksel nie może zostać przeniesiony na inny podmiot bez zgody Zamawiającego;
— udzielenie przedmiotowego kredytu będzie każdego roku przedmiotem odrębnej umowy z uwzględnieniem warunków podanych w SIWZ i w ofercie.
C) obsługa płatności gotówkowych na rzecz budżetu miasta
— w budynku Urzędu Miasta na Alei Wojska Polskiego 25 prowadzenie punktu kasowego (przynajmniej 2 stanowiska kasowe) w godzinach pracy Zamawiającego (minimum 6,5 godziny, przy czym w poniedziałki minimum 8 godzin a w piątki minimum 5 godzin) lub zainstalowanie w tym budynku dwóch kas automatycznych – opłatomatów w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach;
— zainstalowanie w siedzibie Urzędu Miasta Żory Rynek 9 dwóch kas automatycznych – opłatomatów, w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach;
— dokonywanie wpłat w opłatomatach będzie możliwe w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego;
— zapewnienie w czasie obowiązywania umowy funkcjonowania na terenie Miasta Żory placówki (nawet w przypadku uruchomienia punktu kasowego w budynku Urzędu Miasta) posiadającej co najmniej 2 stanowiska kasowe, kasę walutową oraz przynajmniej 2 bankomaty wypłacające nominały od 20 PLN, w których osoby posiadające karty przedpłacone będą mogły pobierać gotówkę bez opłat i prowizji;
— w ramach usługi przyjmowane będą wpłaty gotówkowe od Klientów Zamawiającego z tytułu podatków, opłat i innych dochodów należnych budżetowi miasta zarówno w punkcie kasowym (jeśli będzie uruchomiony) jak i w placówce znajdującej się na terenie miasta oraz przy pomocy kas automatycznych (opłatomatów);
— kasa automatyczna – opłatomat zapewni realizację wpłat dokonywanych gotówką lub kartą płatniczą przez osoby fizyczne i prawne z tytułu dochodów realizowanych na rzecz budżetu miasta oraz musi posiadać następujące funkcjonalności:
a) zapewnić księgowanie w czasie rzeczywistym na rachunku bankowym przypisanym do danego typu opłaty, w tym zapewnić księgowanie opłat objętych systemem identyfikacji masowych płatności,
b) być zaopatrzone w czytnik kodów dwuwymiarowych (2D),
c) zapewniać możliwość manualnego wprowadzenia rodzaju oraz wysokości dokonywanej wpłaty,
d) drukować potwierdzenie uiszczenia opłaty z danymi wpłacającego (imię i nazwisko, nr Pesel w przypadku osób fizycznych oraz nazwa firmy i NIP w przypadku podmiotów gospodarczych) oraz kwotą i rodzajem uiszczonej opłaty;
— Bank zapewni stały dostęp w kasie środków finansowych na wypłatę reszty dla wpłacającego zarówno w banknotach jak i w monetach, papier do wydruku potwierdzeń wpłat oraz stały monitoring zapełnienia kasy automatycznej – opłatomatu;
— Bank zapewni techniczną obsługę i uruchomienie kasy automatycznej wraz z przeszkoleniem pracowników Zamawiającego, niezbędną konserwację i serwis urządzenia;
— Powyższe czynności mogą być przedmiotem odrębnej umowy z uwzględnieniem warunków podanych w SIWZ i w ofercie;
— w przypadku uruchomienia punktu kasowego opłaty oraz zasady użytkowania ww. lokalu będą przedmiotem odrębnej umowy cywilno-prawnej (obecna stawka czynszu za 1m2 wynosi 34,47 zł, powierzchnia lokalu 33,9 m2, ponoszone są również opłaty za media zgodnie z zużyciem).

Termin składania ofert wynosił 2015-11-04. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-09-24.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • ING BANK ŚLĄSKI S.A. Centrum Bankowości Korporacyjnej w Bielsku – Białej

• • Gmina Miejska Żory

• • Usługi bankowe › Usługi depozytowe
• • Usługi bankowe › Usługi udzielania kredytu

• • Polska