Świadczenie kompleksowej usługi polegającej na organizacji ostatniego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013 oraz drugiego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Interreg V-A Polska- Słowacja 2014-2020 w dniach 9-10.12.2015 r. w Bielsku – Białej w Polsce

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja posiedzenia ostatniego Komitetu Monitorującego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013 oraz drugiego Posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020, w tym: obsługa gastronomiczna, wynajem sali konferencyjnej wraz z zapewnieniem sprzętu niezbędnego do prowadzenia tłumaczenia symultanicznego w dniach 9.12.2015 r. oraz 10.12.2015 r. usługa hotelarska oraz usługa transportowa w dniu 9.12.2015 r.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest wybranie operatora będącego w stanie świadczyć kompleksową usługę polegającą na organizacji:
a) Ostatniego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013
b) Drugiego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Interreg V-A Polska – Słowacja 2014 – 2020.
W skład usługi polegającej na organizacji jednodniowych posiedzeń Komitetów Monitorujących wchodzić będą następujące części składowe: usługa hotelarska, wynajem sali konferencyjnej w obrębie tego samego obiektu dla ok. 60 os. wraz z zapewnieniem sprzętu niezbędnego do prowadzenia tłumaczenia symultanicznego w dniach 9.12.2015r. oraz 10.12.2015r., usługa transportowa w dniu 9.12.2015 r. z wybranego hotelu do miejsca realizacji projektu (miejscowość Strumień) oraz z powrotem do hotelu (po uroczystej kolacji), obsługa gastronomiczna podczas posiedzeń: przerwy kawowe i obiady.
Kolacja w dniu 9.12.2015 r. zorganizowana w sali Ratusza znajdującego się w miejscowości Strumień (ok. 40 km od Bielska – Białej), gdzie goście zwiedzą efekty zrealizowanego projektu w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013.
Usługa hotelarska, wynajem sali wraz ze sprzętem niezbędnym do tłumaczenia symultanicznego w dniach 9.12.2015 i 10.12.2015 oraz obsługa gastronomiczna (przerwy kawowe i obiady) w ramach organizacji jednodniowych posiedzeń Komitetów Monitorujących realizowane będą w obrębie tego samego obiektu.
Hotel:
Standard – co najmniej 4 gwiazdki
Położenie –Bielsko – Biała, powiat bielski, woj. śląskie.
Liczba uczestników posiedzenia KM: w dniu 9.12.2015 r. ok. 60 osób, w dniu 10.12.2015 r. ok 60 osób. Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945 z poźn. zm.)
1). Sala konferencyjna (klimatyzowana) w tym samym hotelu, co zakwaterowanie – warunki ogólne:
— wynajem w dniach 9 i 10.12.2015r. w godzinach odpowiednio 12:00 do 17:00 oraz od 8:00 do 17:00. Ze względu na konieczność umieszczenia w sali materiałów informacyjnych sala musi być dostępna dla Zamawiającego w dniu 9.12.2015r. od godz. 8:00. W dniach 9/10.12.2015r. sala musi być zamykana na noc.
— układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy zewnętrznej;
— stół prezydialny z 10 krzesłami dla prowadzących;
— ustawiony z boku stół z czterema krzesłami;
— 2 stoliki pod projektory multimedialne;
— 2 projektory multimedialne (możliwość równoczesnego wyświetlania dwóch różnych prezentacji);
— dwa ekrany o tej samej wielkości umieszczone w miejscach zapewniających doskonałą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania, dostosowane do wielkości sali. Odpowiednia wielkość ekranów ma zapewnić właściwą widoczność wszystkim uczestnikom spotkania (z każdego miejsca przy stole).
— przedłużacz 4 szt.;
— flipchart 1szt (wraz z papierem i pisakami);
— 2 laptopy (kompatybilne z projektorami, z podłączeniem do Internetu, pełną wersją MS Office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikacją umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie
FLV);
— bezprzewodowy dostęp do Internetu;
— multifony na stolikach- dopuszczalny 1 multifon na 2 osoby (dokładna ilość multifonów oraz słuchawek zostanie podana w późniejszym terminie- najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013);
— 3 mikrofony bezprzewodowe;
— zagwarantowanie miejsca do ustawienia kabiny symultanicznej ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy umieszczonej na sali konferencyjnej w miejscu, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu spotkania, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń;
— zapewnienie dźwiękoszczelnej kabiny symultanicznej ze stanowiskiem pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (w tym słuchawki i odbiorniki w ramach tłumaczenia symultanicznego). Wykonawca odpowiada za kompletność, kompatybilność i prawidłowość funkcjonowania wszelkiego sprzętu wykorzystywanego podczas posiedzeń, także w przypadku gdy dany hotel nie będzie dysponował sprzętem tłumaczeniowym i konieczne będzie dostarczenie go przez Wykonawcę (w całości lub częściowo) z zewnątrz.
Kabina zamknięta, oddzielająca przestrzeń pracy tłumaczy od reszty sali, zapewniająca izolację dźwiękową.
— zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w ramach dostarczonego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz z montażem/demontażem (w tym dystrybucja słuchawek wraz z odbiornikami przed posiedzeniem oraz zebranie ich po posiedzeniu w drugim dniu);
— przygotowanie sali wraz z niezbędnym sprzętem/wyposażeniem w tym montażem kabiny symultanicznej najpóźniej do końca dnia 8.12.2015 r.
— zapis dźwięku i sprzęt do nagrywania spotkań w tym jakościowo dobre nagranie całości obrad, dwie odrębne ścieżki nagraniowe: w języku oryginalnym oraz w wersji polskiej, podział na poszczególne części obrad na nośniku CD/DVD.
Zamówienie obejmuje także obsługę techniczną sprzętu, w tym sterowanie klimatyzacją, światłem, nagłośnieniem.
Usługę tłumaczenia ustnego (obecność tłumaczy) zapewnia Zamawiający.
2). Zapewnienie parkingu dla gości (ok. 40 miejsc parkingowych)
3). Zapewnienie koordynatora – osoby do kontaktu (opiekuna) odpowiedzialnej za organizację, w tym za właściwe przygotowanie sali obrad, która będzie obecna od 8.12.2015 r., w dniu 9.12.2015 r. co najmniej od godz. 8:00 przez cały czas trwania posiedzenia, następnie podczas wyjazdu do Strumienia – miejsca realizacji projektu i drogi powrotnej oraz w dniu 10.12.2015 r. od godzin porannych do zakończenia posiedzenia. Wykonawca zapewni we własnym zakresie nocleg, pobyt oraz dojazd koordynatora.
4).Wykonawca zapewni zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oznakowanie przestrzeni hotelowej, w której będzie organizowane posiedzenie, umożliwiającą uczestnikom bezbłędną lokalizację kluczowych miejsc.
Wykonawca odpowiada za umieszczenie w miejscu posiedzenia (przy wejściu do hotelu, na sali, w której będzie odbywać się posiedzenie a także na dwóch małych salach dla delegacji krajowych) dwujęzycznej informacji oraz stosownych logotypów według zasad przekazanych przez Zamawiającego.
5).Wyżywienie:
— uroczysta bankietowa kolacja z obsługą kelnerską (w tym nakładanie potraw, nalewanie napojów,
utrzymanie na stołach idealnego porządku – tj. zbieranie zbędnej zastawy stołowej, uzupełnianie stołów nowymi potrawami, poprawianie naruszonych dekoracji na półmiskach, uzupełnianie sprzętu w zestawach z zastawą oraz wyznaczenie specjalnych kelnerów do serwowania napojów) w dniu 9.12.2015 r. dla ok. 90 osób w Strumieniu (miejscowość, w której realizowany jest dofinansowany projekt), ok. 40 km od Bielska Białej.
Kolacja zorganizowana w formie bankietu stojącego (tzw. bankiet angielski) w sali zlokalizowanej w siedzibie Ratusza w Strumieniu. Za dostępność oraz wynajem sali w dniu 9.12.2015r. odpowiada Zamawiający.
Na stołach powinny pojawić się zarówno przekąski zimne i ciepłe, zupa, danie/a gorące, desery, jak również napoje zimne i gorące- wszystko w postaci stołów szwedzkich (bankiet stojący).W ramach kolacji ustawienie naczyń z zakąskami i dodatkami ma gwarantować możliwość skomponowania gościom własnych potraw. Zakąski gorące mogą być przygotowane w oddzielnym bufecie w bemarach bankietowych, przy których powinny być zgromadzone odpowiednie naczynia, sztućce oraz pieczywo. W skład kolacji powinny wchodzić zakąski, które dadzą się skonsumować z talerzyka lub miseczki czy fleczarki przy pomocy jednego sztućca.
Na stołach dla gości powinny znajdować się zakąski, które nie wymagają krojenia.
Podczas kolacji Wykonawca gwarantuje aby posiłki były serwowane wraz z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanki, sztućce (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), półmiski i inne naczynia oraz nakrycia stołów (w tym stołu głównego oraz pojedynczych stołów dla gości).
Wykonawca przygotuje dwujęzyczne (polsko-angielskie) opisy do serwowanych dań głównych (tj. zupa oraz danie na gorąco).
W skład kolacji, powinien wchodzić: przekąski zimne, w tym zimne przekąski mięsne, z ryb, jarskie (przykładowe propozycje): koreczki, tartinki, babeczki ze szpinakiem i serem risotta, mini naleśniki ze szpinakiem, roladki z tortilli z łososiem, szynką i serem, roladki z szynki dojrzewającej z melonem, jajka faszerowane, kulki serowe z suszonymi pomidorami, ogórki z pastą avocado lub twarożkiem, crostini z camembertem i żurawiną, grissini, kalmary w cieście, melon rolowany z szynką parmeńską w towarzystwie rukoli i octu balsamicznego, tymbaliki z drobiu/ ok. 3-5 szt. na os. (w zależności od wielkości proponowanego dania); przekąski ciepłe (typu: szynka pieczona w ziołach, plater mięs pieczonych (schab, karczek, drób faszerowany), smażone krewetki na ostro aromatyzowane czosnkiem, pierogi z kapustą i grzybami, pierogi z mięsem, brokuły z sosem serowym); zupa (do wyboru dwa rodzaje); danie na gorąco (do wyboru dwa rodzaje w tym jedno danie jarskie); bar sałatkowy (do wyboru trzy rodzaje); deser (do wyboru dwa rodzaje); napoje (herbata czarna, owocowa i zielona), kawa (rozpuszczalna oraz z ekspresu wysokociśnieniowego) wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna; soki owocowe 100 % – trzy rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana), lampka wina – białe i/lub czerwone); kompozycja owoców egzotycznych – minimum 4 rodzaje owoców w kompozycji; ciasteczka koktajlowe – minimum 4 rodzaje; pieczywo bankietowe.
Wykonawca zobowiązany jest przygotować salę, w której odbywać się będzie kolacja na minimum godzinę przed rozpoczęciem kolacji. Po zakończeniu kolacji zobowiązany jest do sprzątnięcia i zabrania ze sobą śmieci pozostałych po posiłkach i napojach oraz całego sprzętu wykorzystywanego do realizacji usługi i pozostawienia sali w stanie w jakim została przekazana do realizacji powyższej usługi.
Stoły bufetowe powinny być okryte białymi pokrowcami. Zamawiający dopuszcza użycia białych obrusów oraz skertingów na stołach bufetowych (z wykorzystaniem białej tkaniny).
Planowany czas kolacji od 2 do 3 godz.
— serwis kawowy – ciągły podczas trwania posiedzeń w dniach 9 i 10.12.2015 dla ok. 60 osób
Serwis kawowy w dniach 9 i 10.12.2015 r. dostępny na minium 15 minut przed rozpoczęciem posiedzenia. Dodatkowo, oprócz wyznaczonego w sali konferencyjnej miejsca na przerwę kawową, zapewnienie napojów (woda gazowana/niegazowana, soki – soki owocowe 100 % w trzech rodzajach smakowych) na stole prezydialnym oraz stołach dla uczestników spotkania.
W skład serwisu kawowego wchodzą minimum: napoje herbata (czarna, owocowa, zielona), kawa (rozpuszczalna oraz z ekspresu wysokociśnieniowego) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, cytryna; soki owocowe 100 % – trzy rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana, owoce- minimum 4 rodzaje, ciasta domowe – minimum 3 rodzaje, kruche ciastka lub inne wypieki np. drożdżówki.
— lunch w dniach 9 i 10.12.2015 r. dla ok. 60 osób. Ciepły lunch podany w formie bufetu (co najmniej 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego na ciepło, w tym jedno wegetariańskie, sałatki, surówki, dodatki typu ryż, ziemniaki, warzywa gotowane, 2 rodzaje deseru) wraz z napojami, pieczywem, owocami, ciastkami. Napoje dostępne podczas lunchu: herbata (czarna, owocowa, zielona) kawa (rozpuszczalna oraz z ekspresu wysokociśnieniowego) wraz z dodatkami-mleko, śmietanka, cukier, cytryna; soki owocowe 100 % – trzy rodzaje, woda mineralna-gazowana/niegazowana. Obiad w wyodrębnionej sali restauracyjnej.
Wszystkie propozycje menu przesłane Zamawiającemu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013.
Dokładne godziny, liczba osób dla poszczególnych form posiłków oraz dokładne dane dotyczące umiejscowienia sali bankietowej i dostępności w budynku Ratusza wraz z adresem zostaną podane w późniejszym terminie – najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013.
Wszystkie posiłki mają być serwowane na poziomie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel co najmniej 4-gwiazdkowy (dotyczy także kolacji zorganizowanej w Ratuszu w Strumieniu).
6).Zakwaterowanie
— rezerwacja do 60 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na 1 nocleg z 9 na 10.12.2015 r. Wykonawca zapewni jednakową cenę za pokój dla wszystkich uczestników.
— zakwaterowanie ze śniadaniem. Cena śniadania wliczona w cenę noclegu.
— rezerwacja blokowa na hasło Komitet Monitorujący w terminie do 01.12.2015 r.
W ramach zakwaterowania Zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 11 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. Ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa uczestnik we własnym zakresie (dotyczy uczestników, których koszt noclegu opłacany jest indywidualnie).
Dla przedstawicieli Zamawiającego (wskazani pracownicy WST PL-SK) dostępność pokoi w dniu 9.12.2015 r. od godz. 8:00.
Dostępność dwóch pokoi przydzielonych przedstawicielom Zamawiającego w dniu10.12.2015 r. do godz. 18:00.
Dokładna liczba pokoi, których koszt wynajęcia pokrywa Zamawiający zostanie podana najpóźniej na 5 dni
kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013.
7).Usługa transportowa
Usługa obejmuje transport w dniu 09.12.2015 r. dla ok. 90 osób z wybranego hotelu, w którym odbywać się będzie posiedzenie do miejscowości Strumień (i z powrotem do hotelu) gdzie uczestnicy spotkania odwiedzą miejsce realizacji wybranego dofinansowanego projektu w ramach Programu Współpracy Transgraniczej Rzeczpospolita Polska- Republika Słowacka 2007-2013.
Pojazd musi być czysty, klimatyzowany i posiadać aktualne dokumenty potwierdzające sprawność techniczną oraz mikrofon wraz z niezbędnym osprzętem. Rocznik pojazdu nie starszy niż 2011rok. Koszty ewentualnego parkowania, opłat drogowych oraz wyżywienia kierowcy pokrywa Wykonawca.
Dokładna godzina wyjazdu, liczba osób, lokalizacja projektu, godzina powrotu (po kolacji) zostanie określona w drodze kontaktów roboczych – najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.
W pierwszej kolejności goście zwiedzą miejsce realizacji projektu (galeria „Pod Ratuszem” znajduje się w podziemiach zabytkowego Ratusza w Strumieniu), następie przejdą do sali bankietowej w siedzibie Ratusza.
INNE WARUNKI:
Wykonawca zapewni:
— dostęp do drukarki, kserokopiarki oraz komputera od godziny 8:00 w dniu 9.12.2015, w dniu 10.12.2015 (od 8:00 do 17:00)
— stół rejestracyjny wraz z dwoma krzesłami, który powinien być ustawiony na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem posiedzenia w dniu 9.12.2015 r. oraz przed rozpoczęciem posiedzenia w dniu 10.12.2015 r. przy wejściu do sali konferencyjnej tak, by umożliwić rejestrację uczestników;
— dodatkowe dwie małe sale dla delegacji krajowych na minimum 15 osób każda udostępnione w pierwszym dniu posiedzenia Komitetu Monitorującego tj.9.12.2015 r. (od godziny 8:00 do godzin wieczornych) oraz w drugim dniu posiedzenia tj. 10.12.2015 r. (od godzin porannych do zakończenia posiedzenia);
— zapewnienie pomieszczenia do przechowywania bagaży w dniach 9 i 10.12.2015 podczas posiedzeń Komitetu Monitorującego;
— zapewnienie szatni (wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy) lub przygotowanie wieszaka na okrycia wierzchnie dla uczestników posiedzenia w bliskości sali konferencyjnej w dniach 9 i 10.12.2015 r. (od rozpoczęcia do zakończenia posiedzeń);
— podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia, dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, na bieżąco kontrolować stan przygotowanych i podawanych posiłków oraz uzupełniać ich ilość.
Podstawą do wyliczenia ogólnej kwoty brutto za wykonanie przedmiotowego zamówienia jest iloczyn uczestników spotkania i koszty osobo-doby przedstawionej w ofercie.
Ostateczne potwierdzenie liczby osób oraz innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013.
Oferta musi zawierać nazwę i adres hotelu, w którym zostanie zorganizowane posiedzenie Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 – 2013 i posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Interreg V-A Polska – Słowacja 2014 – 2020.
Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w organizacji międzynarodowych spotkań/konferencji/szkoleń na terenie kraju (co najmniej 2 dwudniowe spotkania w ciągu ostatnich trzech lat).

Termin składania ofert wynosił 2015-11-13. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-11-04.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Jarosław Grzegorz Głowacki FORDEWIND

• • Centrum Projektów Europejskich

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
• • Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

• • Polska