Świadczenie usługi wypłaty świadczeń emerytalno-rentowych oraz krótkoterminowych w formie gotówki bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców pod wskazanym adresem zamieszkania

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Oddział Regionalny w Gdańsku

1.Przedmiotem zamówienia jest doręczanie w formie gotówki świadczeń emerytalno – rentowych z ubezpieczenia społecznego rolników nadawanych przez KRUS OR w Gdańsku bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców pod wskazanym adresem zamieszkania zgodnie z indywidualnymi przekazami wypłat oraz świadczeń krótkoterminowych (zwanych w dalszej części SIWZ: świadczeniami) z ubezpieczenia społecznego rolników nadawanych przez Oddział Regionalny w Gdańsku oraz Placówki Terenowe w Bytowie, Chojnicach, Człuchowie, Kartuzach, Kościerzynie, Kwidzynie, Lęborku, Malborku, Słupsku, Starogardzie Gd., Sztumie, Tczewie i Wejherowie do rąk świadczeniobiorców w ich miejscu zamieszkania. 2.Wypłaty świadczeń można dokonać również:
1)osobie pełnoletniej zamieszkałej wspólnie ze świadczeniobiorcą o ile nie złożył on pisemnego zastrzeżenia wypłaty do rąk własnych, 2)przedstawicielowi ustawowemu świadczeniobiorcy, 3)pełnomocnikowi, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub pełnomocnictwa pocztowego.3.Wypłata będzie następowała w terminach:1)świadczenia emerytalno – rentowe: do „10”, „15” i „20” dnia każdego miesiąca;2)świadczenia emerytalno – rentowe poza terminami podanymi w pkt 1 w terminie 3 dni od daty nadania przekazu zgodnie z indywidualnymi przekazami wypłat, za pokwitowaniem odbioru.
3)świadczenia krótkoterminowe (zasiłki macierzyńskie, chorobowe, pogrzebowe, odszkodowania, zwroty nadpłaconych składek, inne wypłacane przez KRUS) w terminie 3 dni od daty nadania, zgodnie z indywidualnymi przekazami wypłat, za pokwitowaniem odbioru. Daty wypłat świadczeń krótkoterminowych – 08, 18, 28 każdego miesiąca.
4.W przypadku, gdy dzień wypłaty będzie ustawowo dniem wolnym od pracy wypłata świadczeń odbywać się będzie w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy.5.Świadczenia będą nadawane na blankietach przekazów wg wzoru i nakładu Zamawiającego. 6.W przypadku świadczeń krótkoterminowych przekazy oraz spisy przekazów będą odbierane przez osobę upoważnioną przez Wykonawcę oraz zawierająca identyfikator Wykonawcy, za pokwitowaniem, w jednostce organizacyjnej KRUS (OR i PT ) tj. nadającej przekazy. Odbiór dokumentów będzie się odbywał w dniu nadania przekazów.7.Szacunkowa ilość wypłacanych świadczeń miesięcznie wynosi:Emerytury i renty – 10 147, Świadczenia krótkoterminowe – 850. 8.Wartość wypłacanych świadczeń dla świadczeniobiorców wynosi średnio około: Emerytury i renty:w okresie 1 miesiąca: 11 027 518,04 zł, Świadczenia krótkoterminowe:
W okresie 1 miesiąca: 484 700 zł.9.Ilość i wartość wypłacanych świadczeń jest wartością szacunkową i może ulec zmianie w zależności od zmiany wysokości poszczególnych świadczeń i liczby obsługiwanych świadczeniobiorców, w związku z czym Zamawiający nie gwarantuje stałej ilości wypłacanych świadczeń. 10.Wykonawca zapewni wypłatę świadczeń bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców za pokwitowaniem odbioru pod wskazanym adresem zamieszkania zgodnie z indywidualnymi przekazami wypłat. Odbiór świadczenia potwierdzany będzie własnoręcznym czytelnym podpisem odbiorcy na odwrocie przekazu. 11.Wypłaty świadczeń można również dokonać osobie upoważnionej pisemnie do odbioru należnego świadczenia. Upoważnienie musi być podpisane przez świadczeniobiorcę.
12.W przypadku nieobecności adresata, Wykonawca zobowiązany jest pozostawić awizo, którego okres ważności wynosi 7 dni.
13.Awizo pozostawione przez Wykonawcę bezwzględnie powinno zawierać: 1)data i godzina wizyty doręczyciela, 2)siedzibę, w której może odebrać kwotę przekazu, 3)godziny urzędowania, 4)widoczny i czytelny numer telefonu. 14.Zamawiający wymaga, aby Punkty odbioru awizowanych przekazów znajdowały się w każdej gminie w woj. pomorskim. 15.Wykonawca przedstawi w formie pisemnej wykaz Punktów odbioru awizowanych przekazów. 16.Każdy Punkt o którym mowa w pkt 14 musi spełniać niżej wymienione warunki:
1)powinien gwarantować ochronę danych osobowych i uniemożliwić dostęp osób trzecich, 2)czynny co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,3)oznakowany w sposób widoczny „szyldem” z nazwą lub logo Wykonawcy jednoznacznie wskazującym na Punkt Pocztowy,4)gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klienta w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.
17.W przypadku, gdy adresat nie odbierze kwoty przekazu, Wykonawca zobowiązany jest ponownie awizować z zachowaniem zasad określonych w pkt 11,12,13,14.18.Zmiana dotycząca miejsca Punktów odbioru awizowanych przekazów wymaga pisemnego uzgodnienia pomiędzy Stronami. 19.W miejscowościach w których Wykonawca nie będzie posiadał Punktów odbioru awizowanych przekazów, a pierwsza próba doręczenia zakończyła się pozostawieniem awizo, w momencie gdy adresat kontaktuje się z Wykonawcą ustalają indywidualny termin doręczenia świadczenia. 20.Zamawiający przekazywać będzie środki niezbędne do zabezpieczenia wypłat świadczeń na rachunek Wykonawcy najpóźniej: – w przypadku świadczeń emerytalno-rentowych – na 2 dni robocze przed terminem płatności świadczenia, -w przypadku świadczeń krótkoterminowych oraz świadczeń emerytalno – rentowych poza terminami wskazanymi w pkt 3.1) – w dniu nadania przekazów. 21.Wypłaty będą dokonywane po otrzymaniu przez Wykonawcę środków pieniężnych, a nieprzekraczalne terminy płatności Zamawiający podał w kolumnie 6 tabeli opisującej części zamówienia.
22.W przypadku gdy określone przez Zamawiającego terminy są dniami wolnymi od pracy, wypłata odbywać się będzie w dniu poprzedzającym wymieniony termin. 23.Wykonawca będzie potwierdzał fakt zrealizowania przekazów świadczeń emerytalno-rentowych na otrzymanym od Zamawiającego w formie papierowej – spisie przekazów, który odeśle Zamawiającemu nie później niż do 13-go, 18-go i 23-go każdego miesiąca odpowiednio dla terminu: 10,15,20. Natomiast dla świadczeń poza terminami płatności najpóźniej do 5-go dnia po terminie wypłaty świadczeń. 24.Przekazy, które nie zostały wypłacone, a adresat nie zgłosił się po odbiór, pomimo dwukrotnego awizowania podlegają zwrotowi do 20 dnia roboczego od terminu wskazanego jako termin płatności, dla wypłat poza terminem płatności – od daty nadania.
25.Za zwrot niedoręczonych świadczeń Wykonawca nie będzie pobierał dodatkowych opłat. 26.Wykonawca dokonuje natychmiastowego zwrotu do KRUS-u niepobranego świadczenia w następujących przypadkach:
1)śmierci świadczeniobiorcy, 2)zmiany miejsca zamieszkania świadczeniobiorcy, 3)przekazania przed terminem płatności faksem, pisemnie lub e-mailem polecenia zwrotu świadczenia, wydanego przez osoby reprezentujące KRUS i wymienione na wstępie umowy oraz osoby upoważnione, 4)w sytuacji odmowy odbioru świadczenia złożonej upoważnionemu przedstawicielowi Wykonawcy, 5)w sytuacji nie pobrania przez świadczeniobiorcę świadczenia, pomimo pobytu pracownika Wykonawcy w mieszkaniu świadczeniobiorcy. 27.Wykonawca w terminie do dnia 20-go, 25-go i 29-go każdego miesiąca odpowiednio dla terminu: 10,15. 20 przekaże Zamawiającemu niewypłacone środki finansowe wraz z zestawieniem niezrealizowanych przekazów świadczeń emerytalno-rentowych określonych w pkt 26 oraz odcinkiem dla odbiorcy z adnotacją o przyczynie nie wypłacenia świadczenia. 28.Wykonawca w terminie najpóźniej do 10-go dnia roboczego od daty nadania przekazu przekaże Zamawiającemu niewypłacone środki finansowe świadczeń krótkoterminowych wraz z zestawieniem niezrealizowanych przekazów oraz odcinkiem dla odbiorcy z adnotacją o przyczynie nie wypłacenia świadczenia. W przypadku przekazów dwukrotnie awizowanych – w terminie do 20-go dnia kalendarzowego od daty nadania przekazu.
29.Wykonawca gwarantuje ciągłość i terminowość wypłat świadczeń do wysokości otrzymanych środków. 30.Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania potwierdzenia odbioru świadczeń przez okres 5 lat oraz do udzielania nieodpłatnie informacji o dokonywanych wypłatach – w przypadku reklamacji Zamawiającego w terminie 3 dni od daty zgłoszenia reklamacji. 31.W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminów wypłat Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki.
32.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się również we wzorach umów stanowiących odpowiednio: załącznik nr 6 do SIWZ – dot. świadczeń emerytalno – rentowych, załącznik nr 7 do SIWZ dot. świadczeń krótkoterminowych. 33.Zamawiający zastrzega, że wykonanie zamówienia nie może zostać powierzone do wykonania podwykonawcom, zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy Pzp z uwagi na specyfikę usługi związana z ochrona danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.)i wszelkimi ustawowymi konsekwencjami z tego wynikającymi, które to czynności musza być wykonywane przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę.
34.Zamawiający podzielił zamówienie na 2 części i dopuszcza składanie ofert częściowych: część 1: wypłata świadczeń emerytalno-rentowych, część 2: wypłata świadczeń krótkoterminowych. 35. Każdemu Wykonawcy przysługuje możliwość złożenia oferty na wybrane przez siebie część lub części.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-09-22. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-08-05.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Poczta Polska S.A.

Kto?

• • Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Oddział Regionalny w Gdańsku

Co?

• • Usługi pocztowe i telekomunikacyjne › Usługi pocztowe i kurierskie
• • Usługi finansowe i ubezpieczeniowe