Usługa pocztowa w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych opłacanych przy użyciu maszyny do frankowania będącej własnością Zamawiającego AC/BZP/58/2015

Politechnika Wrocławska

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pocztowa w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek pocztowych opłacanych przy użyciu maszyny do frankowania będącej własnością Zamawiającego.
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz zwracania przesyłek rejestrowanych do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, według:
1) rodzaju:
a) przesyłek listowych nierejestrowanych,
b) przesyłek listowych rejestrowanych,
c) paczek pocztowych,
2) kategorii:
a) przesyłek priorytetowych,
b) przesyłek ekonomicznych.
3) świadczenie przez Wykonawcę dla przesyłek rejestrowanych, o których mowa w ust. 1, usług komplementarnych:
a) traktowanie przesyłki jako przesyłki z zadeklarowaną wartością,
b) potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej.
2. Przesyłki listowe i paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres lub wskazany adres skrytki pocztowej.
3. Przesyłki bezpłatne - nierejestrowane, jako obowiązkowe egzemplarze biblioteczne dostarczane do adresata przez Wykonawcę bezpłatnie, Zamawiający będzie nadawał w stanie uporządkowanym na podstawie osobnego zestawienia ilościowego nadanych przesyłek. Przesyłki, o których mowa będą odpowiednio oznakowane pieczątką „obowiązkowy egzemplarz biblioteczny”.
3. Nadawanie przesyłek listowych następuje przy użyciu maszyny do frankowania. Zamawiający posiada maszynę do ofrankowywania przesyłek listowych,
MODEL - EFS 3000 seria 371790
Nr fabryczny - 5012096
Cecha identyfikacyjna - *186*
Legenda datownika - Wrocław 51
Strony dopuszczają możliwość zmiany typu maszyny do frankowania, jeśli w trakcie trwania umowy przestanie ona spełniać warunki określone w przepisach prawa i wewnętrznych uregulowań Wykonawcy, regulujących zasady użytkowania maszyn frankujących, w szczególności w zakresie aktualnego świadectwa dopuszczenia do obrotu pocztowego.
4. Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienie ilościowe w przypadku przesyłek nierejestrowanych i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych - książka nadawcza.
5. Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy, wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki (polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru – ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książki nadawczej bądź w zestawieniu ilościowym) będą sporządzane w 2 egzemplarzach – po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
6. Nadanie (ofrankowanych cenowo) przesyłek listowych nierejestrowanych oraz przesyłek rejestrowanych, przygotowanych do nadania zgodnie z obowiązującymi przepisami powołanymi w § 3 umowy następuje w wyznaczonej placówce/jednostce Wykonawcy w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego w miejscu wskazanym w ust. 6.Strony doprecyzują sposób nanoszenia i treść znaku opłaty – doprecyzowanie stanowi załącznik nr 3 do umowy.
7. W dniu przyjęcia przez Wykonawcę przesyłek objętych przedmiotem zamówienia wymagany jest stempel dnia odbioru potwierdzający nadanie przesyłek.
8. Miejscem przyjęcia do nadania przesyłek pocztowych oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj oraz miejscem doręczenia przez Wykonawcę przesyłek (doręczenia i zwroty) jest Politechnika Wrocławska, Wybrzeże Wyspiańskiego 27pokój nr 16 (parter). Przekazanie przesyłek do nadania następuje codziennie w dni robocze (poniedziałek – piątek, w godzinach 14:30-15:00), doręczenie i zwrot – codziennie w dni robocze (w poniedziałek w godzinach 8:30-10.00), W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę, z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem. Wykonawca potwierdza przyjęcie przesyłek do nadania zestawieniem ilościowym i książki nadawczej przekazanych do nadania – Strony ustalą wzór zestawienia ilościowego i książki nadawczej przed zawarciem umowy i będzie on stanowił załącznik nr 4 do umowy.
9. Zamawiający nadaje przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. W odniesieniu do paczek Zamawiający zobowiązuje się do wypełnienia adresu pomocniczego/nalepki adresowej do każdej nadawanej paczki.
10. Opakowanie paczki zabezpiecza przed dostępem do zawartości i minimalizuje ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie. Zamawiający dopuszcza możliwość wstrzymania odebranych przesyłek do czasu dokonania wyjaśnienia z Wykonawcą w zakresie dostosowania do warunków określonych w obowiązujących przepisach i regulaminach świadczenia tych przesyłek w przypadku, gdy odebrane przesyłki nie spełnią warunków obowiązujących przepisów, w szczególności w przypadkach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru.
11. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczone od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Po wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki są zwracane do nadawcy.
12. W przypadku zagubienia przesyłki, w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy.
13. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość sprawdzenia na stronie internetowej statusu nadanych przesyłek. Zamawiający wymaga od Wykonawcy udostępnienia bezpłatnej aplikacji elektronicznej przy użyciu, której Zamawiający może wygenerować w sposób automatyczny numery nadawcze dla przesyłek pocztowych, uzyskać informację o statusie przesyłki rejestrowane j(poleconej ,paczki) również w formie zbiorczego raportu.
14. Zamawiający wymaga od Wykonawcy umożliwienia, w okresie obowiązywania umowy, nadawania przesyłek z wykorzystaniem aplikacji nadawczej, umożliwiającej generowanie elektronicznej książki nadawczej zawierającej rodzaje nadawanych przesyłek rejestrowanych, ich ilości, adresatów przesyłek, numery nadawcze (tylko dla przesyłek rejestrowanych), ewentualne usługi komplementarne, wagę gabaryt, kwotę opłaty oraz sumaryczne ilości przesyłek nierejestrowanych wg ich wagi i gabarytów wraz z kwotą opłaty.
15. Wykonawca w całym okresie trwania umowy zobowiązany jest dysponować na terenie każdej gminy w Polsce co najmniej 1 punktem odbioru niedoręczonych pod wskazany adres przesyłek (punktem awizacyjnym) oraz w każdej dzielnicy miasta Wrocławia (Stare Miasto, Śródmieście, Krzyki, Psie Pole, Fabryczna) co najmniej czterema punktami odbioru niedoręczonych pod adres adresata przesyłek. Każdy punkt awizacyjny powinien stanowić odrębne pomieszczenie lub wydzielone stanowisko obsługi, odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych Wykonawcy do przetwarzania przez Zamawiającego. Punkty awizacyjne powinny być czynne co najmniej 4 godziny dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku oraz posiadać osobną własną obsługę.
16. Wykonawca zobowiązany jest posiadać punkt przyjęcia korespondencji w okolicach siedziby Zamawiającego – do 1000m od bramy wjazdowej na dziedziniec Politechniki Wrocławskiej ul. Norwida 1/3 Wrocław – umożliwiający przekazanie pilnej korespondencji w ramach umowy poza wyznaczonymi godzinami odbioru przesyłek. W dniu przyjęcia przez Wykonawcę przesyłek objętych przedmiotem zamówienia wymagany jest stempel dnia potwierdzający nadanie przesyłek.
17. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 4 i 5 do SIWZ. Określone
w Formularzu cenowym rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie dochodził z tego tytułu roszczeń. Do kalkulacji określonych w Formularzu cenowym przyjął średnie ilości przesyłek każdego rodzaju (w okresie 36 miesięcy), z tym, że Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecania na podstawie umowy będącej przedmiotem niniejszego postępowania usług w innej ilości danego rodzaju przesyłek wskazanych w Formularzu cenowym, do maksymalnej kwoty brutto przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych średnich ilości.
18. Szczegółowy zakres obowiązków wykonania przedmiotu zamówienia znajduje się w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszej SIWZ.
19. Umowa zostaje zawarta na 36 miesięcy od dnia 01.10.2015 r. do dnia 30.09.2018 r. Umowa obowiązywać będzie do czasu wyczerpania kwoty brutto przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku, gdy środki finansowe określone w umowie nie zostaną w pełni wykorzystane.
20.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-05-29. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-04-17.

Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Poczta Polska Spółka Akcyjna

Kto?

• • Politechnika Wrocławska

Co?

• • Usługi pocztowe i kurierskie › Usługi pocztowe

Gdzie?

• • Dolnośląskie › Miasto Wrocław