Wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz uroczystości z okazji Jubileuszu 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego

Trybunał Konstytucyjny

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Wykonawcy – operatora do obsługi międzynarodowej konferencji oraz uroczystości z okazji Jubileuszu 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego polegającej na organizacji i zapewnieniu usług hotelarskich, konferencyjnych, restauracyjnych (w tym cateringowych) i transportowych i ich koordynacją w dniach 18–21.5.2016 w Warszawie, w zakresie obejmującym:
1) obsługę uroczystości jubileuszowej w 19.5.2016 w Zamku Królewskim;
2) obsługę konferencji międzynarodowej w dniach 19 i 20 maja 2016 r.;
3) zakwaterowanie w hotelu 140 osób z delegacji zagranicznych, w tym 20 osób towarzyszących oraz 20 osób ochrony;
4) przewozy członków delegacji zagranicznych między miejscem zakwaterowania a lotniskiem w dniach przyjazdu i wyjazdu;
5) przewozy miejscowe członków delegacji zagranicznych według przebiegu szczegółowego programu uroczystości;
6) usługi restauracyjne, w tym cateringowe w dniach 18–20 maja 2016 r.,
7) dodatkowe usługi uzupełniające (w tym m. in. objęte prawami autorskimi) w terminie do 25.5.2016.
2. Uroczystość jubileuszowa w Zamku Królewskim w 19.5.2016 odbędzie się przy udziale najwyższych władz Rzeczypospolitej Polskiej, aktualnych i byłych sędziów Trybunału Konstytucyjnego, reprezentacji środowisk prawniczych, naukowych i akademickich, a także delegacji sędziów sądów konstytucyjnych skupionych w Europejskiej Konferencji Sądów Konstytucyjnych oraz delegacji sędziów europejskich trybunałów, jak również pozaeuropejskich organów sądowych, z którymi Trybunał Konstytucyjny prowadzi partnerską współpracę.
3. W konferencji udział wezmą delegacje sędziów sądów konstytucyjnych skupionych w Europejskiej Konferencji Sądów Konstytucyjnych (41 państw), a także europejskich trybunałów, Komisji Weneckiej Rady Europy i niektórych sądów spoza Europy (łącznie do 100 osób) oraz uczestnicy krajowi w liczbie 104 osób – a zatem łączna liczba miejsc na sali konferencyjnej powinna wynieść 204 – w tym 200 miejsc dla gości oraz 4 miejsca dla osób prowadzących konferencję. Należy również przewidzieć miejsce dla 20 osób ochrony.
4. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zapewnienia noclegów w jednym obiekcie hotelowym dla wszystkich członków delegacji zagranicznych oraz osób im towarzyszących a także członków ochrony delegacji korzystających z ochrony (100 osób członków + 20 osób towarzyszących + 20 osób z ochrony = 140 osób) przez cały pobyt w Warszawie. Zamawiający wymaga, aby standard obiektu nie był niższy niż pięciogwiazdkowy. Obiekt hotelowy powinien znajdować się w lewobrzeżnej części Warszawy w promieniu do 3,5 km od Kolumny Zygmunta III Wazy.
5. Liczby uczestników wskazywane w częściach I–VI niniejszego dokumentu są wartościami maksymalnymi w odniesieniu do liczby gości delegacji zagranicznych oraz ich ochrony. Liczba osób towarzyszących może ulec zwiększeniu. Zakres usług zostanie dostosowany do potwierdzonej przez Zamawiającego liczby uczestników każdego wydarzenia w programie szczegółowym Jubileuszu. Informacja o ogólnej liczbie uczestników, liczbie osób wchodzących w skład poszczególnych delegacji zagranicznych wraz z osobami towarzyszącymi, a także informacja o wymaganiach żywieniowych i innych potrzebach szczególnych zostanie przekazana Wykonawcy do 1.3.2016 Wynagrodzenie należne Wykonawcy zostanie ustalone zgodnie z zasadami określonymi w umowie.
6. Ze względów organizacyjnych Zamawiający wymaga, aby konferencja międzynarodowa powierzona Wykonawcy do zorganizowania, odbyła się w dniach 19 i 20 maja 2016 r. w obiekcie hotelowym, w którym zakwaterowani będą członkowie delegacji zagranicznych.
7. Wstępny harmonogram ramowy konferencji oraz uroczystości towarzyszących zawierający informacje o przewidywanej liczbie osób uczestniczących w poszczególnych wydarzeniach zawiera załącznik nr 1 do OPZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-11-05. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-10-16.

Kto?

• • Trybunał Konstytucyjny

Co?

• • Usługi hotelarskie › Hotelarskie usługi noclegowe
• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego › Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
• • Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)