Wykonanie zadania pn. „Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-usług publicznych za pomocą ePUAP ”

Wielkość lub zakres

Celem projektu „Zintegrowany System Informacyjny Miast” jest podniesienie ilości i jakości świadczonych e-usług oraz podwyższenie kompetencji pracowników 3 Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia tych usług poprzez wdrożenie/modernizacje systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD), modernizację Dziedzinowych Systemów Informatycznych (DSI) funkcjonujących w miastach: Toruń, Bydgoszcz i Grudziądz.1. Celem szczegółowym jest:1) wzrost wymiany korespondencji elektronicznej wysyłanej przez urząd;2) wzrost liczby elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST za pomocą platformy ePUAP;3) podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych;4) podniesienie świadomości obywateli oraz promocja wzrostu wykorzystania elektronicznych usług publicznych świadczonych przez JST objęty wsparciem.2. Cel strategiczny będzie możliwy do osiągnięcia poprzez osiągnięcie rezultatów, takich jak:1) usprawnienie komunikacji z interesantem zewnętrznym ukierunkowaną na świadczenie w sposób zautomatyzowany usług publicznych poprzez obsługę elektronicznych formularzy - XML umieszonych na platformie ePUAP z wykorzystaniem szyny danych;2) zwiększenie efektywności pracy pracowników urzędów miast dzięki integracji Dziedzinowych Systemów Informatycznych (DSI) z systemami EZD, zapewniającej sprawne wysyłanie korespondencji przy udziale ESP i harmonizację zbiorów danych;3) usprawnienie obsługi mieszkańców i przedsiębiorców oraz skrócenie czasu załatwiania określonych spraw poprzez wdrożenie interaktywnych e-usług i uruchomienie Punktów Potwierdzania Profilu Zaufanego;4) usprawnienie obsługi zarządzania miastami poprzez stworzenie mechanizmów szybkiej wymiany informacji pomiędzy urzędami miejskimi, a innymi instytucjami, mieszkańcami i przedsiębiorcami w oparciu o zakupiony sprzęt komputerowy i szyny danych, tworzące centralną warstwę dystrybucji i integracji danych oraz zapewniające skalowalność całego systemu.3. Dostosowanie administracji publicznej uczestniczącej w projekcie do postawionych nowych wymogów prawnych i dyrektyw narzuconych przez Unię Europejską oraz przygotowanie administracji publicznej i jej mieszkańców do sprawnego funkcjonowania w warunkach społeczeństwa informacyjnego.1. Opis przedmiotu zamówieniaPrzedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP oraz szkolenia pracowników dla Gminy Miasta Toruń, Miasta Bydgoszczy i Gminy Miasta Grudziądz w ramach projektu „Zintegrowany System Informacyjny Miast” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.1.1. Zakres rzeczowy zamówienia:Część I: Gmina miasta ToruńZakres prac wdrożeniowo-szkoleniowych dla Miasta Toruń odejmuje zadania:Zadanie 1. Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP1. Modernizacja istniejącego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentami do trybu EZD – Termin realizacji: do 8 tygodni od podpisania umowy.2. Wdrożenie nowych e-usług wraz z ESB i e-formularzami umieszczonymi na ePUAP w pełni zintegrowanymi z modernizowanymi systemami dziedzinowymi (Lider).3. Opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.Zadanie 2. Szkolenia pracowników1. Szkolenia pracowników z systemu EZD.2. Szkolenie użytkowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Gminy Miasta Toruń znajduje się w załączniku nr 1a do SIWZ.Część II Miasto BydgoszczZakres prac wdrożeniowo-szkoleniowych dla Miasta Bydgoszczy obejmuje zadania:Zadanie 1. Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP1. Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami.2. Wdrożenie nowych e-usług wraz z ESB i e-formularzami umieszczonymi na ePUAP w pełni zintegrowanymi z modernizowanymi systemami dziedzinowymi.3. Opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.Zadanie 2. Szkolenia pracowników1. Szkolenia pracowników z systemu EZD.2. Szkolenie użytkowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi i administracyjną magistralą usług ESB.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Miasta Bydgoszcz znajduje się w załączniku nr 1b do SIWZ.Cześć III Gmina miasta GrudziądzZakres prac wdrożeniowo-szkoleniowych dla Miasta Grudziądz obejmuje zadania:Zadanie 1. Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP:1. Wdrożenie 20 nowych e-usług wraz z ESB i e-formularzami umieszczonymi na ePUAP w pełni zintegrowanymi z modernizowanymi systemami dziedzinowymi.2. Opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.Zadanie 2. Szkolenia pracowników:Szkolenie użytkowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi i administracji szyny danych.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Gminy Miasta Grudziądz znajduje się w załączniku nr 1c do SIWZ.1.2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.1.3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składana ofert wariantowych.1.4 Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4 Pzp oraz postawienia zastrzeżeń, o których mowa w art. 36 a ust. 2 ustawy.1.5. Zamawiający nie przewiduje wykluczenia z postępowania wykonawcy, o którym mowa w art. 24 ust. 2a.1.6. Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia okresu trwania umowy w przypadku zgody Instytucji Pośredniczącej / Zarządzającej POKL działaniem 5.2.1. na przedłużenie terminu realizacji projektu „Zintegrowany system Informacyjny Miast” .

Informacje dodatkowe

3.7. W celu potwierdzenia, że oferowane oprogramowanie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca obowiązkowo przedstawi:

1. wykaz platform systemowych i programistycznych, które zostaną wykorzystane przy realizacji zamówienia;

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zaproszenia Wykonawców, którzy złożyli oferty na prezentację oferowanego oprogramowania, a podczas prezentacji oferowanego rozwiązania Zamawiający dokona weryfikacji wybranych przez siebie funkcjonalności wskazanych w załącznikach opisujących przedmiot zamówienia. W trakcie prezentacji Zamawiający dokona oceny zgodności z prawdą zamieszczonych w ofercie informacji w tym zakresie. Ocena spełnienia każdego z wymagań będzie realizowana w systemie Tak/Nie (spełnione / nie spełnione). Stwierdzenie jakiejkolwiek niezgodności z deklarowaną przez Wykonawców w ofercie w zakresie wymagań i parametrów skutkować będzie odrzuceniem oferty. Wobec powyższego, prezentacja oferowanego rozwiązania stanowi zasadniczy element treści oferty, gdyż ma na celu udowodnienie, że oświadczenia złożone w zakresie oferowanych parametrów w ofercie są zgodne z rzeczywistymi funkcjonalnościami danego systemu.

2. W celu potwierdzenia, że oferowane oprogramowanie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego Wykonawca obowiązkowo winien:

1) złożyć razem z ofertą dwa dyski przenośne lub dwa komplety płyt DVD, w tym jeden zapasowy, na których przekaże próbkę systemu EOD w postaci wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oferowanym przez Wykonawcę pakietem oprogramowania zasilonym przykładowymi danymi, które posiada funkcjonalności określone odpowiednio w załącznikach nr 1a, 1b lub 1c Opis przedmiotu zamówienia do SIWZ. Zakres zainstalowanego na dyskach (lub płytach) pakietu oprogramowania oferowanego przez Wykonawcę, powinien obejmować wszystkie niezbędne elementy do przeprowadzenia sprawnego próbkowania (demonstrowania) opisanego w załączniku nr 2 do SIWZ;

2) wykonać demonstrację funkcjonalności określonych w wymaganiach obligatoryjnych na podstawie próbki oferowanego systemu zainstalowanego na dyskach przenośnych, o których mowa w pkt 1, na zasadach i w terminie określonych w pkt 4. i 5;

3) dokonać dostarczenia próbki, oraz wykonania demonstracji, o których mowa w pkt 1) i 2), pozwalające Zamawiającemu sprawdzenie, czy zadeklarowane przez Wykonawcę funkcjonalności oprogramowania są zgodne z załącznikami nr 1a, 1b, 1c – Opis przedmiotu zamówienia. Dostarczenie sprawnych dysków przenośnych (lub płyt DVD) jest obowiązkiem Wykonawcy, a ich parametry muszą pozwalać na sprawne funkcjonowanie wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oferowanym oprogramowaniem zasilonym przykładowymi danymi opisanymi w załączniku nr 2 – Opis scenariusza próbkowania. Brak potwierdzenia posiadania funkcjonalności oprogramowania będzie powodować odrzuceniem oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp.

3. Weryfikacja spełniania wymagań obligatoryjnych zostanie dokonana podczas demonstracji lub samodzielnego badania oprogramowania przez Zamawiającego. Zamawiający zaleca, aby dyski przenośne (lub płyty DVD) były złożone w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem „Próbka systemu EOD”. Koperta powinna być opatrzona także nazwą i adresem Wykonawcy.

4. Demonstracja odbędzie się w następujący sposób:

1) demonstracja zostanie wykonana w siedzibie Zamawiającego z wykorzystaniem wirtualnej maszyny z zainstalowanym systemem operacyjnym, bazodanowym i oprogramowaniem wraz z przykładowymi danymi znajdującymi się na dysku przenośnym (lub płytach DVD), załączonym przez Wykonawcę do oferty i podłączonym do komputera, który dostarczy Wykonawca w dniu demonstracji, opisanym w załączniku nr 2 – Opis scenariusza próbkowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo zbadania wybranych funkcjonalności systemu w granicach określonych w wymaganiach w załącznikach nr: 1a, 1b, 1c do Opisu przedmiotu zamówienia. Kolejność przeprowadzania demonstracji odbywać się będzie według kolejności składania ofert;

2) bezpośrednio po otwarciu ofert Zamawiający poinformuje Wykonawców o miejscu i terminie przeprowadzenia demonstracji. Termin ten nie będzie krótszy niż 3 dni licząc od dnia otwarcia ofert;

3) na wniosek Wykonawcy, złożony przed upływem terminu wyznaczonego przez Zamawiającego, Zamawiający ustali inny termin demonstracji pod warunkiem, że nie będzie on dłuższy niż 5 dni roboczych licząc od dnia otwarcia ofert;

4) każda demonstracja będzie prowadzona według tego samego scenariusza, określonego w załączniku nr 2 – Opis scenariusza próbkowania;

5) każdy Wykonawca, na godzinę przed wyznaczonym dla niego terminem demonstracji, otrzyma od Zamawiającego dysk przenośny i zapasowy (lub komplety płyt DVD), które załączył do oferty;

6) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania Zamawiającemu wszelkich wyjaśnień umożliwiających zbadanie, czy oferowane oprogramowanie posiada wymagane funkcjonalności;

7) w trakcie demonstracji Zamawiający ma prawo żądania od Wykonawcy zmiany wartości parametrów bądź danych wprowadzanych do oprogramowania na wartości podane przez Zamawiającego, w celu sprawdzenia, czy wymagane funkcjonalności nie są symulowane;

8) Wykonawca uczestniczy jedynie w demonstracji swojego oprogramowania;

9) nieobecność Wykonawcy podczas demonstracji będzie jednoznaczna z odrzuceniem oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp;

10) w przypadku awarii/błędu oprogramowania lub dysku przenośnego, Wykonawca ma prawo uzyskać przerwę w demonstracji w celu naprawy awarii/błędu lub podłączenia dysku zapasowego (lub ponownego wgrania płyt DVD na komputer), który został/y załączony/e wraz z ofertą. W takim przypadku, sumaryczna przerwa w demonstracji nie może trwać dłużej niż 1 godzinę. Nieusunięcie awarii/błędu oprogramowania po upływie tej przerwy powoduje zakończenie demonstracji. W takim wypadku Zamawiający uzna, że oprogramowanie nie posiada funkcjonalności oprogramowania, co spowoduje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp;

11) w przypadku awarii komputera, do którego jest podłączony dysk przenośny, Wykonawca ma prawo uzyskać przerwę w demonstracji w celu naprawy komputera lub podłączenia dysku do innego komputera (lub przegrania płyt do innego komputera). Dostarczenie sprawnego komputera należy do obowiązków Wykonawcy. Sumaryczna przerwa w demonstracji spowodowanej awarią komputera nie może trwać dłużej niż 1 godzinę. Nieusunięcie awarii/błędu komputera po upływie tej przerwy powoduje zakończenie demonstracji. W takim wypadku Zamawiający uzna, że oprogramowanie nie posiada funkcjonalności oprogramowania, co spowoduje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp;

12) w przypadku braku wykazania w trakcie demonstracji, że wymagania dla zainstalowanego oprogramowania, wymagane przez Zamawiającego na etapie składania oferty i zadeklarowane w ofercie, nie są rzeczywiście zawarte w oferowanym oprogramowaniu, następuje odrzucenie oferty, zgodnie z art. 89 ust 1 pkt 2 ustawy Pzp;

13) z przeprowadzonej demonstracji Zamawiający sporządzi protokół.

5. W przypadku, gdy wpłynie jedna oferta Zamawiający może dopuścić samodzielne badanie oprogramowania bez przeprowadzenie demonstracji przez Wykonawcę.

6. Zamawiający na etapie prezentacji wybierze trzy scenariusze z pośród wymienionych poniżej dla każdego z miast.

7. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy prezentacji powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do reprezentowania wykonawcy, o ile mocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

8. W celu zbliżenia się do warunków rzeczywistych Zamawiający oczekuje, aby baza danych zawarta w próbce przygotowanej przez Wykonawcę zawierała co najmniej:

— kontrahenci (osoby fizyczne, prawne i pozostałe).

Uwaga: wyłącznie fikcyjne dane 150 pozycji,

— sprawy o różnych symbolach JRWA 100 spraw, w tym 20 spraw z pojedynczego JRWA,

— pisma przychodzące 50 pozycji,

— pisma wychodzące 50 pozycji,

— JRWA kompletny wykaz JRWA,

— użytkownicy.

Uwaga: wyłącznie fikcyjne dane 10 kont o zróżnicowanych uprawnieniach, z przydzielonymi zastępstwami; każdy użytkownik powinien mieć na swoim koncie co najmniej 5 pism, w tym 3 niezakończone.

9. Wykonawca dostarczy ponadto Zamawiającemu wszelkie, konieczne do prawidłowej realizacji scenariuszy materiały w postaci m.in. dokumentów, instrukcji, projektów opisanych w poszczególnych scenariuszach.

10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował próbkę w oparciu o rzeczywistą strukturę organizacyjną Urzędu Miasta Bydgoszczy.

Krótki opis

Część I: Gmina miasta ToruńZakres prac wdrożeniowo-szkoleniowych dla Miasta Toruń odejmuje zadania:Zadanie 1. Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP1. Modernizacja istniejącego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentami do trybu EZD – Termin realizacji: do 8 tygodni od podpisania umowy.2. Wdrożenie nowych e-usług wraz z ESB i e-formularzami umieszczonymi na ePUAP w pełni zintegrowanymi z modernizowanymi systemami dziedzinowymi (Lider).3. Opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.Zadanie 2. Szkolenia pracowników1. Szkolenia pracowników z systemu EZD.2. Szkolenie użytkowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Gminy Miasta Toruń znajduje się w załączniku nr 1a do SIWZ.

Krótki opis

Część II Miasto BydgoszczZakres prac wdrożeniowo-szkoleniowych dla Miasta Bydgoszczy obejmuje zadania:Zadanie 1. Przygotowanie i wdrożenie mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP1. Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami.2. Wdrożenie nowych e-usług wraz z ESB i e-formularzami umieszczonymi na ePUAP w pełni zintegrowanymi z modernizowanymi systemami dziedzinowymi.3. Opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.Zadanie 2. Szkolenia pracowników1. Szkolenia pracowników z systemu EZD.2. Szkolenie użytkowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi i administracyjną magistralą usług ESB.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Miasta Bydgoszcz znajduje się w załączniku nr 1b do SIWZ.

Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE

Projekt „Zintegrowany System Informacyjny Miast” współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.