Wykonywanie w okresie 12 miesięcy usług sekretarskich i pomocniczych usług biurowych, w tym wprowadzanie danych komputerowych

Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych

Wykonywanie usług sekretarskich i pomocniczych usług biurowych oraz wprowadzanie danych komputerowych w okresie od 1.3.2016 do 28.2.2017 w ramach 48 części (pozycji) zamówienia, które są odrębnymi stanowiskami w komórkach organizacyjnych zamawiającego.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2016-02-10. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-12-30.

Kto?

• Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych

Co?

• Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania › Dodatkowe usługi biurowe

Gdzie?

• Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2015-12-30	Ogłoszenie o zamówieniu
2016-01-11	Dodatkowe informacje

Ogłoszenie o zamówieniu (2015-12-30)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Dodatkowe usługi biurowe
Numer referencyjny: UR.GDG.DGZ.226.01.2016.SC
Krótki opis:

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Dodatkowe usługi biurowe 📦
Dodatkowy kod CPV: Dodatkowe usługi biurowe 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Miasto Warszawa 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Ministerstwo lub inny organ państwowy lub federalny
Nazwa instytucji zamawiającej: Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych
Adres pocztowy: Al. Jerozolimskie 181C
Kod pocztowy: 02-222
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://bip.urpl.gov.pl/ 🌏
E-mail: zampubl@urpl.gov.pl 📧
Telefon: +48 224921134 📞
Fax: +48 224921149 📠
URL dokumentów: http://bip.urpl.gov.pl/ogloszenia-o-zamowieniu 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2015-12-30 📅
Termin składania ofert: 2016-02-10 📅
Data publikacji: 2016-01-02 📅
Data rozpoczęcia: 2016-03-01 📅
Data końcowa: 2017-02-28 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 001-000033
Numer Dz.U.-S: 1

Obiekt
Zakres zamówienia
Szacowana wartość całkowita: 1005528.46 PLN 💰
Informacje o działkach:

Poszczególne części (pozycje) zamówienia zostaną udzielone na zasadach określonych w pkt 0.3 specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), odrębnie w odniesieniu do zleceniobiorców, którzy nie są przedsiębiorcami oraz odrębnie w odniesieniu do przedsiębiorców (osób fizycznych lub prawnych) lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (tzw. wykonawca grupowy).

Nazwa części: Poz. 2 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 2
Krótki opis:

kompleksowa obsługa sekretariatu DZL, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawa-nie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza spotkań dyrektora DZL, sporządzanie pism związanych z zadaniami DZL; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DZL.

Wartość szacunkowa bez VAT: 21463.41 PLN 💰
Nazwa części: Poz. 3 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 3
Nazwa części: Poz. 4 — Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 4
Nazwa części: Poz. 5 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 5
Nazwa części: Poz. 6 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 6
Nazwa części: Poz. 32 – Departament Rejestracji i Oceny Dokumentacji Produktów Biobójczych / DRB.
Numer części: 32
Krótki opis:

wprowadzanie/ uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DRB; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w obrębie DRB, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 31 – Departament Rejestracji i Oceny Dokumentacji Produktów Biobójczych / DRB.
Numer części: 31
Krótki opis:

kompleksowa obsługa sekretariatu DRB, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DRB, sporządzanie pism związanych z zadaniami DRB; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DRB.

Nazwa części: Poz. 30 – sekretariat Wiceprezesa ds. Produktów Biobójczych.
Numer części: 30
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu Wiceprezesa ds. Produktów Biobójczych, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza zadań Wiceprezesa ds. Produktów Biobójczych, sporządzanie pism związanych z organizacją DRB oraz DIB; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez sekretariat Wiceprezea ds. Produktów Biobójczych.

Nazwa części: Poz. 29 – Departament Nadzoru i Badań Klinicznych Wyrobów Medycznych / DNB.
Numer części: 29
Krótki opis:

kompleksowa obsługa sekretariatu DNB, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DNB, sporządzanie pism związanych z zadaniami DNB; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DNB.

Wartość szacunkowa bez VAT: 19512.20 PLN 💰
Nazwa części: Poz. 28 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 28
Krótki opis:

Wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych w obrębie DIM; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w obrębie DIM, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; skanowanie i archiwizacja dokumentacji zgłoszeń i powiadomień do bazy danych, wprowadzanie zeskanowanej dokumentacji do bazy danych prowadzonej przez DIM; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 27 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 27
Nazwa części: Poz. 26 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 26
Krótki opis:

wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych w obrębie DIM; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w obrębie DIM, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; skanowanie i archiwizacja dokumentacji zgłoszeń i powiadomień do bazy danych, wprowadzanie zeskanowanej dokumentacji do bazy danych prowadzonej przez DIM; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 25 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 25
Nazwa części: Poz. 24 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 24
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu DIM, w szczególności obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DIM, sporządzanie pism dot. zadań DIM, wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DIM, ewidencjonowanie i gromadzenie informacji o certyfikatach jednostek notyfikowanych, przygotowywanie ww. informacji do umieszczenia na stronie internetowej URPLWMiPB; wprowadzanie danych z wniosków zgłoszeń i powiadomień do bazy danych, przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji; przygotowywanie pism informujących o przyjęciu wniosku zgłoszenia lub powiadomienia; przygotowywanie pism oraz zestawień, w ramach przepisów o dostępie do informacji publicznej, dot. danych zgromadzonych w bazie danych pochodzących ze zgłoszeń lub powiadomień dot. wyrobów medycznych.

Nazwa części: Poz. 23 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 23
Krótki opis:

kompleksowa obsługa sekretariatu DIM, w szczególności obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DIM, sporządzanie pism dot. zadań DIM, wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DIM, ewidencjonowanie i gromadzenie informacji o certyfikatach jednostek notyfikowanych, przygotowywanie ww. informacji do umieszczenia na stronie internetowej URPLWMiPB; wprowadzanie danych z wniosków zgłoszeń i powiadomień do bazy danych, przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji; przygotowywanie pism informujących o przyjęciu wniosku zgłoszenia lub powiadomienia; przygotowywanie pism oraz zestawień, w ramach przepisów o dostępie do informacji publicznej, dot. danych zgromadzonych w bazie danych pochodzących ze zgłoszeń lub powiadomień dot. wyrobów medycznych.

Nazwa części: Poz. 22 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 22
Nazwa części: Poz. 21 – Departament Informacji o Wyrobach Medycznych / DIM.
Numer części: 21
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu DIM, w szczególności obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DIM, sporządzanie pism dot. zadań DIM, wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DIM, ewidencjonowanie i gromadzenie informacji o certyfikatach jednostek notyfikowanych, przygotowywanie ww. informacji do umieszczenia na stronie internetowej URPLWMiPB; wprowadzanie danych z wniosków zgłoszeń i powiadomień do bazy danych, przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji; przygotowywanie pism informujących o przyjęciu wniosku zgłoszenia lub powiadomienia; przygotowywanie pism oraz zestawień , w ramach przepisów o dostępie do informacji publicznej, dot. danych zgromadzonych w bazie danych pochodzących ze zgłoszeń lub powiadomień dot. wyrobów medycznych.

Nazwa części: Poz. 20 – Departament Rejestracji i Badań Klinicznych Produktów Leczniczych Weterynaryjnych / DRW.
Numer części: 20
Krótki opis:

Obsługa archiwum podręcznego DRW, DOW w tym: archiwizacja dokumentacji składanej w celu rejestracji produktów leczniczych weterynaryjnych, sporządzanie akt rejestrowych po zakończeniu procedur, obsługa bazy zarchiwizowanej dokumentacji, przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do Państwowego Instytutu Weterynaryjnego oraz Narodowego Instytutu Leków w ramach kontroli seryjnej wstępnej, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 19 – Departament Rejestracji i Badań Klinicznych Produktów Leczniczych Weterynaryjnych / DRW.
Numer części: 19
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w DRW; wykonywanie czynności z dokumentacją w procesach DRW, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; sporządzanie dokumentacji dot. czynności ekspertów zewnętrznych (wnioski, umowy, rachunki); obsługa sekretarska posiedzeń Komisji ds. Produktów Leczniczych Weterynaryjnych; współpraca przy weryfikacji opłat rocznych; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 18 – Departamenty: Rejestracji i Badań Klinicznych Produktów Leczniczych Weterynaryjnych /DRW/ Oceny Dokumentacji i Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych Weterynaryjnych /DOW/.
Numer części: 18
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretarska DRW, DOW, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawa-nie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza spotkań kierowników odpowiednio DRW lub DOW, sporządzanie pism związanych z organizacją w obrębie DRW lub DOW.

Nazwa części: Poz. 17 – Departament Oceny Dokumentacji Produktów Leczniczych (DOL) Wydział Oceny Druków Informacyjnych / OLD.
Numer części: 17
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w obrębie DOL; wykonywanie czynności z dokumentacją w procesach OLD, w tym przygotowywanie dokumentacji do poszczególnych druków informacyjnych; podłączanie do prowadzonej przez OLD bazy danych druków informacyjnych składanych w procedurach zmian porejestracyjnych oraz w procedurach europejskich, tj. MRP (Mutual Recognition Procedure) i DCP (Decentralised Procedure); kompleksowa obsługa korespondencji wpływającej do OLD; kompleksowa obsługa wniosków przekazywanych do oceny ekspertów zewnętrznych (w tym ewidencjonowanie wniosków oraz czynności pomocnicze przy uzupełnianiu i przesyłaniu dokumentacji); przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 16 – Departament Oceny Dokumentacji Produktów Leczniczych (DOL) Wydział Oceny Druków Informacyjnych / OLD.
Numer części: 16
Nazwa części: Poz. 15 – Departament Rejestracji Produktów Leczniczych / DRL .
Numer części: 15
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w obrębie DRL; wykonywanie czynności z dokumentacją w procesach DRL, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 14 – Departament Rejestracji Produktów Leczniczych / DRL.
Numer części: 14
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu DRL, zwłaszcza w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie poczty elektronicznej, sporządzanie pism związanych z zadaniami DRL; umawianie spotkań i prowadzenie terminarza spotkań dyrektora DRL, wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DRL.

Nazwa części: Poz. 13 – Departament Badań Klinicznych Produktów Leczniczych / DBL.
Numer części: 13
Krótki opis:

Wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych w obrębie DBL, wykonywanie czynności z dokumentacją w procesach DBL, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 12 – Departament Badań Klinicznych Produktów Leczniczych / DBL.
Numer części: 12
Nazwa części: Poz. 11 – Departament Rejestru i Importu Równoległego Produktów Leczniczych (DEL) Wydział Rejestru, Informacji i Monitorowania Konsumpcji / LRM.
Numer części: 11
Krótki opis:

Wprowadzanie i uzupełnianie elektronicznych baz danych prowadzonych w LRM, w tym baz ewidencji decyzji i postanowień Prezesa URPLWMiPB; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w LRM, w tym w szczególności uzupełnianie decyzji Prezesa URPLWMiPB o niezbędne dane administracyjne, przekazywanie decyzji i postanowień Prezesa URPLWMiPB; publikowanie na stronach internetowych pozwoleń na dopuszczenie do obrotu oraz druków informacyjnych; archiwizacja dokumentacji.

Nazwa części: Poz. 10 – Departament Rejestru i Importu Równoległego Produktów Leczniczych (DEL) Wydział Rejestru, Informacji i Monitorowania Konsumpcji / LRM.
Numer części: 10
Nazwa części: Poz. 9 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 9
Krótki opis:

Wprowadzanie i uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DZL; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w DZL, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 8 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 8
Nazwa części: Poz. 7 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 7
Nazwa części: Poz. 33 – Departament Informacji o Produktach Biobójczych oraz Wyrobach Poddanych Działaniu Produktów Biobójczych / DIB.
Numer części: 33
Krótki opis:

Obsługa sekretariatu DIB w ramach zastępstwa, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DIB, sporządzanie pism związanych z zadaniami DIB oraz przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 34 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 34
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w AGA, co dotyczy relacyjnych baz danych i programu przeznaczonego do prowadzenia archiwum zakładowego w zakresie zarządzania dokumentacją archiwalną; kontrola przestrzegania procedury archiwizacji dokumentacji w URPLWMiPB; wykonywanie kwerend archiwalnych z zasobu AGA oraz inne czynności wynikające z harmonogramu prowadzonych prac dot. profilaktyki i konserwacji zbiorów archiwalnych; współpraca z komórkami URPLWMiPB w zakresie udzielania informacji dot. prawidłowego postępowania w procesie archiwizacji; przyjmowanie kart udostępnienia dokumentacji oraz rozpoczynanie procesu ich realizacji; kontrolowanie ponownej kwalifikacji zasobów archiwalnych oraz obiegu dokumentacji przekazywanej do archiwizacji.

Nazwa części: Poz. 35 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 35
Nazwa części: Poz. 36 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 36
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w AGA; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w AGA, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, sporządzenie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych (forma elektroniczna i papierowa) lub protokołów zdawczo-odbiorczych; rozmieszczanie akt w magazynie archiwum, wykonywanie kwerend archiwalnych z zasobu wydziału oraz inne czynności wynikające z harmonogramu prowadzonych prac dot. profilaktyki i konserwacji zbiorów archiwalnych URPLWMiPB.

Nazwa części: Poz. 37 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 37
Nazwa części: Poz. 38 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 38
Krótki opis:

Wykonywanie ponownej kwalifikacji dokumentacji przekazanej archiwum zakładowemu do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt URPLWMiPB, zgodnie z zarządzeniem obowiązującym w URPLWMiPB; obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w AGA; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, sporządzanie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych (forma elektroniczna i papierowa) lub protokołów zdawczo-odbiorczych; rozmieszczanie akt w przestrzeni magazynowej archiwum oraz inne czynności wynikające z harmonogramu prowadzonych prac dot. profilaktyki i konserwacji zbiorów archiwalnych URPLWMiPB.

Nazwa części: Poz. 39 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Archiwum / AGA.
Numer części: 39
Nazwa części: Poz. 40 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Kancelaria Główna / AGK.
Numer części: 40
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa AGK, obejmująca w szczególności: obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w AGK; skanowanie dokumentacji, wykonywanie czynności związanych z dokumentacją procesów realizowanych w URPLWMiPB, przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregację akt, ich kwalifikację, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, sporządzenie ewidencji akt w postaci spisów zdawczo-odbiorczych (forma elektroniczna i papierowa) lub protokołów zdawczo-odbiorczych; kontrola obiegu dokumentacji przekazywanej do komórek organizacyjnych URPLWMiPB, współpraca i udzielanie informacji komórkom organizacyjnym oraz interesantom; sprawdzanie poprawności wystawionych faktur za usługi pocztowe, sporządzanie reklamacji pocztowych i nadzór nad prawidłową realizacją tych usług.

Nazwa części: Poz. 41 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Kancelaria Główna / AGK.
Numer części: 41
Nazwa części: Poz. 42 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Kancelaria Główna / AGK .
Numer części: 42
Krótki opis:

Nazwa części: Poz. 43 – Biuro Administracyjno-Gospodarcze (BAG) Wydział Gospodarczy / AGG.
Numer części: 43
Krótki opis:

Udzielanie informacji telefonicznych; przełączanie telefonicznych zgłoszeń interesantów do właściwych pracowników URPLWMiPB; prowadzenie i aktualizowanie wykazu osób zatrudnionych w URPLWMiPB w celu informacji o stanowiskach służbowych.

Nazwa części: Poz. 44 – Biuro Kadr / BK.
Numer części: 44
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w BK; czynności pomocnicze w zakresie prowadzenia naborów do korpusu służby cywilnej na podstawie ustawy o służbie cywilnej, szkoleń i spraw socjalnych; czynności pomocnicze w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych, uzupełnianie akt osobowych o nową bieżącą dokumentację, a także weryfikację chronologiczną dokumentacji zawartej w aktach osobowych pracowników zatrudnionych; czynności pomocnicze w zakresie przygotowywania dokumentów związanych z nawiązaniem, trwaniem i ustaniem stosunku pracy, w tym umów o pracę, porozumień zmieniających, świadectw pracy i innych; czynności pomocnicze w zakresie przygotowywania dokumentacji związanej z opisami stanowisk pracy na posiedzenia zespołu ds. wartościowania stanowisk pracy; czynności pomocnicze w zakresie spraw związanych z absencją pracowników, w tym urlopów wypoczynkowych i innych, zwolnień lekarskich oraz prowadzeniem ewidencji czasu pracy; pomoc w opracowywaniu planów urlopowych.

Nazwa części: Poz. 45 – Biuro Kadr / BK.
Numer części: 45
Krótki opis:

Obsługiwanie komputerowych baz danych prowadzonych w BK; prowadzenie obsługi administracyjno-technicznej oraz wykonywanie czynności pomocniczych w zakresie zadań BK; przygotowanie i przekazanie do archiwizacji dokumentacji dot. zadań BK: porządkowanie dokumentacji, przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego.

Nazwa części: Poz. 46 – Biuro Informatyki / BI.
Numer części: 46
Krótki opis:

Wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez BI; wykonywanie czynności związanych z dokumentacją w procesach realizowanych w BI, w tym przygotowywanie niezbędnej dokumentacji do poszczególnych wniosków; przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji do archiwizacji: porządkowanie dokumentacji, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przekazania akt do archiwum zakładowego, segregacja akt, ich kwalifikacja, układanie akt, opisywanie teczek z aktami z wyszczególnieniem nazw akt, numeru teczki, roku, okresu przechowywania, kategorii akt, ewidencjonowanie akt w formie spisów zdawczo-odbiorczych (elektronicznych i papierowych) lub protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nazwa części: Poz. 47 – Departament Inspekcji Produktów Leczniczych i Wyrobów Medycznych / DLM.
Numer części: 47
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu DLM, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie poczty elektronicznej, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza dyrektora DLM, sporządzanie pism związanych z zadaniami DLM; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DLM; przygotowywanie korespondencji w języku angielskim, kierowanej do placówek dyplomatycznych, przedstawicieli sponsora, badaczy.

Nazwa części: Poz. 48 – Gabinet Prezesa (P) Wydział Koordynacji Procedury Scentralizowanej / PKS.
Numer części: 48
Krótki opis:

Obsługa sekretarska PKS, w tym: przygotowywanie wniosków, umów, pism przekazujących; przekazywanie korespondencji zgodnie z dekretacją; kopiowanie pism i dokumentów; prowadzenie baz danych; walidacja techniczna dokumentacji w formie elektronicznej; ewidencjonowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej; nadawanie przesyłek listowych (pocztowych); wysyłanie i odbieranie korespondencji za pomocą faksu i poczty elektronicznej; łączenie rozmów telefonicznych, prowadzenie terminarza spotkań z interesantami, przygotowywanie zamówień wewnętrznych.

Nazwa części: Poz. 1 – Departament Zmian Porejestracyjnych i Rerejestracji Produktów Leczniczych / DZL.
Numer części: 1
Krótki opis:

Kompleksowa obsługa sekretariatu DZL, w szczególności: obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym nadawa-nie faksów i skanowanie dokumentacji, przyjmowanie poczty elektronicznej, łączenie rozmów telefonicznych, umawianie spotkań i prowadzenie terminarza spotkań dyrektora DZL, sporządzanie pism związanych z zadaniami DZL; wprowadzanie/uzupełnianie danych w bazach komputerowych prowadzonych przez DZL.

Wspólny słownik zamówień (CPV)
Dodatkowy kod CPV: DA11

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie ci wykonawcy, którzy spełniają nw. warunki ustalone na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Pzp). Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, po ustanowieniu pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w tym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie tego zamówienia publicznego.Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne, konsorcja) ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, tzn. umowy odpłatnej zawartej między zamawiającym a wykonawcą. W przypadku wystąpienia grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia(konsorcjum albo spółka cywilna), żaden wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z postępowania oraz konsorcjum albo spółka cywilna, a także każdy inny wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z informacjami szczegółowymi określonymi w ramach zdolności technicznej. Ocena spełniania wymogów dot. sytuacji podmiotowej wykonawców odbywa się na podstawie następujących dokumentów:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, sporządzone zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SIWZ. W celu wykazania spełniania przez wykonawców warunków ustalonych odpowiednio dla części (pozycji) zamówienia w związku z art. 22 ust. 1 Pzp, a także oceny oferty zgodnie z pkt 8.6.b SIWZ, wykonawca składa także 2) sporządzony według wzoru załącznika nr 3 do SIWZ <Wykaz Osób>, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (jego części), w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji, wykształcenia oraz doświadczenia określonego jako liczba miesięcy czynności/usług wykonanych w okresie od 9.2.2013 do 9.2.2016 w rodzaju wymaganym w danej części (poz.) zamówienia, niezbędnych do wykonania odpowiednio do oferowanej części zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 Pzp, oprócz oświadczenia określonego w pkt 1) wykonawca składa także w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę następujące dokumenty: aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; ponieważ do wykonywania czynności objętych zamówieniem żadna ustawa nie nakłada obowiązku posiadania jakichkolwiek uprawnień,zarówno w odniesieniu do osób fizycznych jak i osób prawnych, ww. dokumenty składają przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej; osoby fizyczne, które nie prowadzą zarejestrowanej bądź zaewidencjonowanej działalności nie mają obowiązku składania odpisu z właściwego rejestru, albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej; pozostałe wymagania podano w treści SIWZ.

Sytuacja gospodarcza i finansowa:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie ci wykonawcy, którzy spełniają nw. warunki ustalone na podstawie art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (Pzp). Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia,po ustanowieniu pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w tym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie tego zamówienia publicznego. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne, konsorcja) ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, tzn. umowy odpłatnej zawartej między zamawiającym a wykonawcą. W przypadku wystąpienia grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum albo spółka cywilna),żaden wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z postępowania oraz konsorcjum albo spółka cywilna,a także każdy inny wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z informacjami szczegółowymi określonymi w ramach zdolności technicznej. Ocena spełniania kryteriów kwalifikacji dot. sytuacji ekonomicznej i finansowej odbywa się na podstawie oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, sporządzonego zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SIWZ.

Zdolności techniczne i zawodowe:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie ci wykonawcy, którzy spełniają nw. warunki ustalone na podstawie art. 22 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (Pzp). Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia,po ustanowieniu pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w tym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie tego zamówienia publicznego. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne, konsorcja) ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, tzn. umowy odpłatnej zawartej między zamawiającym a wykonawcą. W przypadku wystąpienia grupy wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum albo spółka cywilna),żaden wykonawca nie może podlegać wykluczeniu z postępowania oraz konsorcjum albo spółka cywilna,a także każdy inny wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z informacjami szczegółowymi określonymi w ramach zdolności technicznej. Ocena spełniania kryteriów kwalifikacji dot. zdolności technicznej i kwalifikacji zawodowych wykonawców odbywa się na podstawie następujących dokumentów:

Minimalny poziom(y) standardów:

Informacje na temat kwalifikacji, wykształcenia i doświadczenia osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (odpowiedzialnych za świadczenie usług), niezbędnych (minimalnych) do wykonania przez te osoby czynności w ramach części (pozycji) zamówienia określono odpowiednio dla poz. 1-48 w pkt 2 SIWZ.

Realizacja zamówienia
Warunki realizacji zamówienia:

Usługi w ramach zamówienia podlegają wykonaniu w okresie od 1.3.2016 do 28.2.2017 w normalnym czasie funkcjonowania zamawiającego i w ilości przez niego zleconej. W celu prawidłowego wykonania zamówienia (jego części) zamawiający nieodpłatnie udostępnia w swoim lokalu odpowiednio wyposażone stanowisko każdej osobie, niezależnie od tego czy występuje ona indywidualnie jako zleceniobiorca, czy też jako osoba zatrudniona przez podmiot będący tzw. wykonawcą grupowym. Wynagrodzenie miesięczne wykonawcy podlega zapłacie w PLN w terminie 7 dni od dnia doręczenia zamawiającemu dokumentu płatności wystawionego przez wykonawcę na koniec miesiąca kalendarzowego wykonywania usług.

Procedura
Czas składania ofert: 10:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2016-03-31 📅
Data otwarcia ofert: 2016-02-10 📅
Czas otwarcia ofert: 11:00
Miejsce: Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, Warszawa, Al. Jerozolimskie 181C

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Sławomir Chojecki
Dokumenty URL: http://bip.urpl.gov.pl/ogloszenia-o-zamowieniu 🌏
Kraj: Miasto Warszawa 🏙️

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Miasto pocztowe: Warszawa
Kraj: Polska 🇵🇱
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Nazwa: Urząd Zamówień Publicznych
Źródło: OJS 2016/S 001-000033 (2015-12-30)

Dodatkowe informacje (2016-01-11)
Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Wykonywanie usług sekretarskich i pomocniczych usług biurowych oraz wprowadzanie danych komputerowych w okresie od 1 marca 2016 r. do 28 lutego 2017 r. w ramach 48 części (pozycji) zamówienia, które są odrębnymi stanowiskami w komórkach organizacyjnych zamawiającego.

Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2016-01-11 📅
Data publikacji: 2016-01-13 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 008-009099
Odnosi się do ogłoszenia: 2016/S 001-000033
Numer Dz.U.-S: 8
Źródło: OJS 2016/S 008-009099 (2016-01-11)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Dodatkowe usługi biurowe (3)