Zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014 – 2020 odbywającej się w terminie 6-7.3.2015 r

Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Przedmiotem zamówienia jest zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014-2020 odbywającej się w terminie 6-7 marca 2015 r.
W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Realizacji i Promocji projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu:
W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni:
1) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań Biura,
2) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny,
3) organizację pracy, umożliwiającą Zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami Biura.
Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia.
Wykonawca zapewni co najmniej:
1. Nabór uczestników.
Wykonawca zapewni nabór uczestników projektu minimalnie - 50 osób a maksymalnie 55 osób spośród przedstawicieli: młodych rolników (do 40 lat), przedstawicieli grup producenckich, przedstawicieli instytucji rolniczych i około rolniczych.
2. Salę konferencyjną w dniach 6 i 7 marca 2015 r.:
1) położoną w granicach administracyjnych wsi Kamion (położonej w województwie łódzkim, w powiecie wieluńskim, w gminie Wierzchlas) lub w odległości maksymalnie 25 km od granic administracyjnych wsi Kamion, wyposażoną minimalnie w:
a) krzesła w ustawieniu konferencyjnym - dla minimalnie 50 a maksymalnie 55 osób,
b) mównicę,
c) mikrofony bezprzewodowe - 2 szt.,
d) zestaw multimedialny: rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do Internetu;
2) umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku;
3) z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla minimalnie 50, a maksymalnie 55 osób;
4) Wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w Załączniku nr 7 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl;
Wykonawca zapewni salę w godzinach od 7:00 do 19:00 w każdym dniu konferencji.
3. Obsługę organizacyjno – techniczną tj.:
— obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego,
— obsługę rejestracji uczestników w dniu konferencji,
— obsługę szatni.
4. Zakwaterowanie.
Wykonawca zapewni zakwaterowanie – 1 nocleg dla uczestników konferencji w terminie 6-7.3.2015 r.:
— w pensjonacie/pensjonatach lub hotelu/hotelach lub innym równoważnym obiekcie/obiektach,
— w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju,
— w granicach powiatu wieluńskiego dla minimalnie 50, a maksymalnie 55 osób.
Liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania.
W przypadku gdy miejsce (lub miejsca) zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 0,5 km od miejsca odbywania się konferencji, Wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu i z powrotem, w terminie 6 –7 marca 2015 r.
5. Wyżywienie.
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w dniach 6 i 7.3.2015 r. składające się minimalnie z:
a) około godziny 8:00 śniadanie (wyłącznie w dniu 7 marca 2015 r.) – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającego się co najmniej z:
— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej, parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (cytryny, mleka oraz cukru),
— 2 rodzajów soków naturalnych,
— gorących przekąsek (parówek, jajecznicy, smażonego bekonu, żurku z białą kiełbasą),
— zimnych przystawek (wyboru wędlin minimalnie 3 rodzajów, wyboru serów i twarogów minimalnie 3 rodzajów, dżemu oraz miodu),
— pieczywa białego i razowego,
— warzyw świeżych (pomidorów oraz ogórków),
— masła;
b) około godziny 13:30 trzydaniowy obiad menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:
— w dniu 6 marca 2015 r.:
— zupa krem z borowików,
— rosół z makaronem,
— karkówka z pieczonymi ziemniakami,
— placek po zbójnicku,
— tarta ze szpinakiem, brokułami i serem,
— zestaw surówek - z białej kapusty, z czerwonej kapusty,
— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);
— w dniu 7.3.2015 r.:
— krem z brokułów z grzankami,
— krem z pomidorów,
— filet z kurczaka,
— ziemniaki z wody,
— frytki,
— schab ze śliwkami z grillowanymi warzywami,
— bakłażan faszerowany z serem mozarella,
— zestaw surówek - z białek kapusty z czerwonej kapusty,
— zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków);
c) około godziny 19:00 uroczystej zasiadanej kolacji (wyłącznie w dniu 6.3.2015 r.) menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającej się co najmniej z:
— strogonowa,
— polędwiczek wieprzowych w sosie z pieczonymi ziemniaczkami,
— devolay z piersi kurczaka,
— panierowanych cukinii w sosie czosnkowym,
— sałatek warzywnych (tradycyjna, pomidory z mozarellą),
— śledzie (w oleju i po kaszubsku),
— deski serów tradycyjnych min. 3 rodzaje,
— półmiska wędlin tradycyjnych min. 4 rodzajów,
— pikli (grzybów marynowanych, ogórków kwaszonych),
— smalcu tradycyjnego,
— pieczywa białego i razowego,
— zimnych napojów (z wody gazowanej i niegazowanej, co najmniej 2 rodzajów soków),
— gorących napojów w tym: kawy (rozpuszczalnej i parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (mleka, cukru i cytryny);
d) całodziennych (dwukrotnie uzupełnianych) dwóch serwisów kawowych - menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z:
— dwóch rodzajów ciast,
— dwóch rodzajów ciastek,
— napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzajów soków),
— napojów gorących w tym: kawy (rozpuszczalnej oraz parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) i dodatków (cytryny, mleka oraz cukier);
e) suchego prowiantu na drogę (w dniu 7 marca 2015 r.) dla wszystkich uczestników konferencji składającego się co najmniej z:
— 2 kanapek (z wędliną i wegetariańskie) z pieczywa jasnego i ciemnego,
— 1 owocu krajowego,
— małej wody gazowanej i niegazowanej.
Liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia.
Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący Załącznik nr 9 do SIWZ.

Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-02-12. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-02-02.

Kto?

• • Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa FAPA

Co?

• • Usługi hotelarskie › Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
• • Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków › Usługi kawiarniane
• • Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Gdzie?

• • Polska