Zapewnienie bazy konferencyjnej dla Krajowej Instytucji Wspomagającej
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkań, opisanych w pkt. 13 poniżej, polegająca na zapewnieniu sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem, wyżywienia uczestników, a także – w przypadku niektórych spotkań – noclegów oraz transportu materiałów na spotkanie.
2. Wszystkie spotkania będą organizowane w dni robocze. W przypadku spotkań dwudniowych Zamawiający zakłada, iż będą to dwa dni robocze następujące bezpośrednio po sobie.
3. Na każdym spotkaniu – co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania i aż do jego zakończenia – musi być obecny przedstawiciel Wykonawcy, gotowy do świadczenia bieżącego wsparcia w kwestiach organizacyjnych oraz aktywnie reagujący na zgłaszane przez Zamawiającego potrzeby/problemy.
4. W odniesieniu do lokalizacji, w których będą odbywać się spotkania, Zamawiający wymaga, aby obiekty były dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo (w tym: pochylnie/podjazdy dla wózków inwalidzkich, windy, dostosowane łazienki/toalety, odpowiednio szerokie drzwi).
5. Na wskazane przez Zamawiającego spotkania Wykonawca zapewni dostosowanie odbioru dźwięków dla osób niedosłyszących poprzez zainstalowanie systemu wspomagającego słyszenie, typu pętle indukcyjne lub system FM.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obejrzenia proponowanych lokalizacji spotkań przed ich zaakceptowaniem.
7. W odniesieniu do posiłków w ramach organizowanych spotkań:
1) Każdorazowo, razem z propozycją lokalizacji danego spotkania, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu na lunch, a w przypadku części A zamówienia również na kolację, do wyboru. Zamawiający podejmie decyzję w ciągu 3 dni roboczych.
2) Zamawiający wymaga, aby podczas podawania posiłków przestrzegane były następujące zasady:
— woda mineralna gazowana i niegazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana),
— soki owocowe podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach,
— cukier podawany w cukiernicach, śmietanka lub mleko do kawy podawane w dzbanuszkach, cytryna podawana pokrojona w plasterki.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięć czasowych posiłków o ± 30 minut w stosunku do godzin ich rozpoczęcia wskazanych w ostatecznej agendzie spotkania przekazanej Wykonawcy.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby spotkań pod warunkiem nieprzekroczenia wartości brutto umowy.
10. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy wypłacane będzie w miesięcznych okresach rozliczeniowych za organizację spotkań, które zostały zrealizowane w danym miesiącu i obliczane będzie w oparciu o:
1) faktyczną liczbę spotkań pomnożoną przez cenę jednostkową brutto za spotkanie danego rodzaju ustaloną przez Wykonawcę w ofercie jako koszt stały organizacji tego rodzaju spotkania, oraz
2) liczbę uczestników zgłoszoną przez Zamawiającego 2 dni robocze przed terminem spotkania, pomnożoną przez cenę jednostkową brutto za uczestnika ustaloną przez Wykonawcę w ofercie jako jednostkowy koszt zmienny organizacji tego rodzaju spotkania. W przypadku, jeżeli w danej części zamówienia jest ustalony więcej niż jeden rodzaj kosztu zmiennego, poszczególne rodzaje kosztu zmiennego zostaną pomnożone przez liczbę osób zgłoszonych jako uczestnicy korzystający z usług objętych danym kosztem zmiennym, a następnie zsumowane;
3) koszt stały systemu wspomagającego słyszenie, jeżeli – po zgłoszeniu takiej potrzeby przez Zamawiającego – na danym spotkaniu system został zapewniony.
11. W przypadku, jeżeli liczba osób faktycznie obecnych na danym spotkaniu przekroczy liczbę uczestników zgłoszoną Wykonawcy przez Zamawiającego 2 dni robocze przed terminem danego spotkania, Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy zapewnienia dla tych osób dodatkowego wyżywienia ani zamiany sali na większą. W związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zaistnienie opisanej sytuacji nie będzie stanowiło podstawy do podwyższenia wynagrodzenia Wykonawcy za organizację danego spotkania.
12. Zamawiający zastrzega, że w trakcie realizacji zamówienia nie będzie ponosił kosztów za jakiekolwiek usługi dodatkowe na rzecz uczestników niżej wymienionych części zamówienia (czyli ponad zakres zamówienia określony w pkt. 13, np. dodatkowe usługi gastronomiczne, parking i inne), które Wykonawca lub jego podwykonawcy będą świadczyć na rzecz uczestników, oraz nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone Wykonawcy lub jego podwykonawcom przez uczestników. Ewentualne koszty dodatkowe oraz odpowiedzialność za szkody ponoszą uczestnicy spotkań.
13. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące części:
A. Organizacja dwudniowego seminarium dla członków Krajowych Sieci Tematycznych PO KL
Zakres usług:
Wykonawca zorganizuje dwudniowe seminarium dla członków Krajowych Sieci Tematycznych PO KL dla ok. 110 osób, z których ok. 60 będzie korzystać z noclegu.
Obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie hotelu / ośrodka konferencyjnego, w którym uczestnicy spotkania przez dwa dni korzystać będą z sal konferencyjnych i wyżywienia, oraz jednego noclegu dla uczestników w tym samym obiekcie, w którym będzie miało miejsce spotkanie (przez co Zamawiający rozumie, iż aby przejść z sali na miejsce podawania posiłków lub do pokojów, uczestnicy nie będą musieli wychodzić na zewnątrz obiektu, w którym odbywać się będzie spotkanie). Ponadto Zamawiający będzie miał możliwość skorzystania z usługi Wykonawcy w zakresie transportu materiałów z siedziby Zamawiającego na seminarium i po seminarium z powrotem do siedziby. Potrzeba taka zostanie zgłoszona 3 dni robocze przed spotkaniem.
Planowany termin seminarium:
Seminarium powinno się odbyć w okresie 11–15 maja 2015 r.
Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia/zmiany ostatecznej daty spotkania i przekazania tej informacji Wykonawcy do 15 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania, wraz z jego wstępnym programem ramowym.
Najpóźniej 5 dni roboczych po przekazaniu Wykonawcy przez Zamawiającego informacji o ostatecznej dacie spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję lokalizacji spotkania. Zamawiający obejrzy zaproponowaną lokalizację i zaakceptuje propozycję w ciągu 3 dni roboczych od dnia obejrzenia lokalizacji lub poprosi o inną propozycję, podając zastrzeżenia w stosunku do propozycji niezaakceptowanej. Wykonawca zaproponuje inną lokalizację w ciągu 1 dnia roboczego. Niniejszy tryb akceptacji lokalizacji będzie stosowany aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia ostatecznej agendy spotkania (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tych informacji Wykonawcy do 5 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania.
Informacja o ostatecznej liczbie uczestników spotkania oraz o ostatecznej liczbie osób korzystających z noclegu zostanie przekazana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania.
Miejsce organizacji spotkania: Warszawa, w promieniu do 4 km od Dworca Centralnego, hotel o standardzie co najmniej 3*, ale nie więcej niż 4*, lub ośrodek konferencyjny o równorzędnym standardzie, zapewniający następujące sale konferencyjne:
I dnia: 2 sale: jedna dla ok. 110 osób i jedna dla ok. 55 osób.
II dnia: 1 sala dla ok. 110 osób.
Sale muszą spełniać następujące wymagania:
— sale klimatyzowane, z możliwością sprawnego regulowania temperatury w zależności od życzenia Zamawiającego,
— z dostępem do internetu bezprzewodowego;
— w każdej sali powinna być możliwość zasłonięcia okien (rolety, żaluzje lub zasłony);
— stoły konferencyjne i krzesła ustawione w następujący sposób: I dnia w większej sali ok. 4 wyspy dla ok. 26 osób każda, w mniejszej sali ok. 2 wyspy dla ok. 26 osób każda; II dnia w większej sali krzesła ustawione teatralnie dla ok. 110 osób;
— I i II dnia w większej sali stół prezydialny przykryty suknem sięgającym podłogi dla 3–5 osób. Stół powinien stać po tej stronie sali, po której znajduje się ekran, przy czym jego ustawienie powinno być takie, aby osoby siedzące przy nim nie zasłaniały ekranu;
— w większej sali sześć dodatkowych krzeseł ustawionych pod jedną ze ścian sali;
— każdego dnia w każdej sali muszą znajdować się:
projektor multimedialny,
ekran o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów dla wszystkich uczestników spotkania – również tych siedzących z tyłu sali,
laptop (system operacyjny Windows XP lub Windows 7) z myszą bezprzewodową oraz z pilotem do przewijania prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem,
nagłośnienie dla prelegentów (tzn. w większej sali 5 mikrofonów bezprzewodowych i w mniejszej sali 3 mikrofony bezprzewodowe) oraz udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym koniecznym do jego prawidłowego funkcjonowania (w razie potrzeby natychmiast dostępna obsługa nagłośnienia i udostępnionego sprzętu elektronicznego),
flip-chart z papierem i flamastrami.
Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny zapewniający czytelny obraz i dźwięk przedstawianych prezentacji muszą zostać zademonstrowane Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania.
Sale muszą być przygotowane, oznakowane w sposób ułatwiający ich znalezienie przez uczestników i dostępne co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Przed większą salą konferencyjną należy zapewnić odpowiednie miejsce na stół recepcyjny o wymiarach ok. 3 m × ok. 0,8 m z czterema krzesłami, a obok niego musi być przewidziane miejsce (ok. 1 m2) na roll-up Zamawiającego.
Dojście od wejścia głównego do sal konferencyjnych również musi być oznakowane w czytelny sposób. Zamawiający będzie miał zapewnioną możliwość ustawienia drugiego roll-upa w miejscu ułatwiającym uczestnikom dotarcie do sal konferencyjnych (np. w holu głównym lub przy windach lub w innym widocznym miejscu).
W obiekcie muszą znajdować się ogólnodostępne, czyste toalety, oraz szatnia o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć i/lub bagaży przewidywanej liczby uczestników (ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i bagaży uczestników).
Szczegóły dotyczące wyżywienia:
Wszystkim uczestnikom spotkania należy zapewnić wyżywienie:
I dnia: dwie przerwy kawowe, lunch i kolację,
II dnia: śniadanie (tylko dla osób korzystających z noclegu), przerwę kawową i lunch.
Przerwa kawowa musi obejmować:
— kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego: 3 filiżanki na osobę,
— herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey): 3 filiżanki na osobę,
— cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
— wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w proporcjach 1:3): minimum 0,3 l na osobę,
— 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę,
— kanapeczki koktajlowe (minimum 2 rodzaje, w tym 1 rodzaj bezmięsnych): minimum 3 szt. na osobę,
— świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy): minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy): minimum 3 szt. na osobę i być serwowana przed salą, w której odbywa się spotkanie, na osobnym stole. Pierwszego dnia pierwsza przerwa kawowa dostępna będzie co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem spotkania.
Lunch w formie szwedzkiego stołu powinien obejmować co najmniej:
— zupę,
— danie główne na ciepło (minimum 2 rodzaje, w tym jedno bezmięsne, nie może też być to danie rybne),
— dodatki (minimum 2 rodzaje) typu: ryż, ziemniaki, kasza, makaron, warzywa gotowane,
— sałatki lub/i surówki (minimum 2 rodzaje).
Lunch powinien być serwowany w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stołach lub stołach koktajlowych. W przypadku stołów koktajlowych Wykonawca zapewni ich odpowiednią liczbę – tak, aby wszyscy uczestnicy jednocześnie mogli swobodnie spożyć lunch (1 stolik = 4 osoby). Powinny zostać zapewnione co najmniej dwa punkty nakładania potraw.
W czasie lunchu muszą być dostępne napoje:
— kawa czarna fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego: 2 filiżanki na osobę,
— herbata fair trade w saszetkach (min. 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey: 2 filiżanki na osobę,
— cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
— woda mineralna gazowana i niegazowana (w proporcjach 1:3); minimum 0,3 l na osobę,
— 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę.
Kolacja powinna być przygotowana w formie szwedzkiego stołu oraz powinny zostać zapewnione co najmniej dwa punkty nakładania potraw. Przewidywany czas trwania kolacji wynosi ok. 2–3 godziny. Menu kolacji składać się będzie co najmniej z:
— zimnej płyty (w tym co najmniej: pieczywo ciemne i jasne, masło, deska serów – minimum 3 rodzaje, deska wędlin i mięs – minimum 3 rodzaje, marynaty) dostępnej przez cały czas trwania kolacji,
— dania głównego na ciepło (minimum 2 rodzaje do wyboru, w tym jedno bezmięsne, nie może też być to danie rybne),
— sałatek lub/i surówek (minimum 2 rodzaje),
— dodatków na ciepło (minimum 2 rodzaje) typu: ryż, ziemniaki, kasza, makaron, warzywa gotowane,
— deseru (minimum 3 rodzaje świeżo pieczonych ciast, w tym jeden bezglutenowy oraz minimum 3 rodzaje ciastek, w tym jeden bezglutenowy oraz minimum 3 rodzaje owoców o ile to możliwe, sezonowych i lokalnych, a jeśli wymaga tego podanie: filetowanych).
W czasie kolacji muszą być dostępne napoje:
— kawa czarna fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego: 2 filiżanki na osobę,
— herbata fair trade w saszetkach (min. 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey: 2 filiżanki na osobę,
— cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
— woda mineralna gazowana i niegazowana (w proporcjach 1:3); minimum 0,3 l na osobę,
— 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę.
Kolacja będzie serwowana w restauracji klimatyzowanej, w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stołach. Restauracja musi być częścią obiektu konferencyjnego, w którym uczestnicy korzystają z sal konferencyjnych oraz nocują.
Wymagana jest obsługa kelnerska kolacji (minimum 1 kelner/ka na 20 osób). Stoły powinny być nakryte białymi obrusami z tkaniny, a dla każdego uczestnika przewidziana serwetka z tkaniny.
Kolacji powinna towarzyszyć oprawa muzyczna (np. muzyka odtwarzana z płyt).
Śniadanie powinno być serwowane w hotelu, w którym uczestnicy będą nocować. Śniadanie powinno być serwowane w formie szwedzkiego stołu i obejmować co najmniej:
— pieczywo ciemne i jasne,
— masło,
— wędliny (minimum 3 rodzaje),
— sery żółte (minimum 2 rodzaje),
— twarożek,
— muesli oraz owoce do muesli,
— mleko i jogurty do muesli,
— jajka/jajecznica,
— pomidory, ogórki w plasterkach.
W czasie śniadania muszą być dostępne napoje:
— kawa czarna z ekspresu wysokociśnieniowego: 2 filiżanki na osobę,
— herbata w saszetkach (min. 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey: 2 filiżanki na osobę,
— cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
— woda mineralna gazowana i niegazowana (w proporcjach 1:3); minimum 0,3 l na osobę,
— 100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę.
Posiłki muszą być serwowane w standardzie odpowiadającym standardowi świadczenia usług przez obiekt, w którym odbywać się będzie spotkanie.
Szczegóły dotyczące noclegu
Wykonawca zapewni nocleg (pomiędzy dwoma dniami spotkania) dla uczestników w tym samym obiekcie, w którym uczestnicy korzystali z sal konferencyjnych i restauracji; pokoje muszą spełniać standardy hotelu co najmniej 3*. Uczestnicy będą nocować w pokojach 1-osobowych lub
2-osobowych do wykorzystania przez 1 osobę.
Szczegóły dotyczące transportu materiałów w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego:
W ostatnim dniu roboczym poprzedzającym pierwszy dzień spotkania Wykonawca zapewni przewiezienie materiałów (średnia objętość materiałów – ok. 4 pudła oraz 2 roll-upy) na spotkanie z siedziby Zamawiającego do miejsca spotkania i przechowanie materiałów do dnia spotkania.
W pierwszym dniu roboczym następującym po spotkaniu Wykonawca zapewni przewiezienie materiałów pozostałych po spotkaniu z miejsca spotkania do siedziby Zamawiającego.
B. Organizacja spotkań na potrzeby KIW (w tym posiedzeń dla członków Krajowych Sieci Tematycznych).
Zakres usług:
Wykonawca zorganizuje ok. 4 jednodniowe spotkania.
Każdorazowo obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem oraz wyżywienia w jednym obiekcie (przez co Zamawiający rozumie, iż aby przejść z sali na miejsce podawania lunchu uczestnicy nie będą musieli wychodzić na zewnątrz obiektu, w którym odbywać się będzie spotkanie). Ponadto Zamawiający będzie miał możliwość skorzystania z usługi Wykonawcy w zakresie transportu materiałów z siedziby Zamawiającego na spotkania i po spotkaniach z powrotem do siedziby. Każdorazowo taka potrzeba będzie zgłaszana 3 dni robocze przed spotkaniem.
Liczba uczestników jednego spotkania będzie się wahać w szacunkowym przedziale 20–60 osób.
Średnia liczba uczestników wyniesie 45 osób.
Planowane terminy spotkań:
maj–grudzień 2015 r.
Każdorazowo:
— Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia/zmiany ostatecznej daty spotkania wraz z szacowaną liczbą osób i przekazania tej informacji Wykonawcy do 18 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia spotkania.
— Najpóźniej 3 dni robocze po przekazaniu Wykonawcy przez Zamawiającego informacji o ostatecznej dacie spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję lokalizacji spotkania. Zamawiający zaakceptuje propozycję w ciągu 2 dni roboczych lub poprosi o inną propozycję, podając zastrzeżenia w stosunku do propozycji niezaakceptowanej. Wykonawca zaproponuje inną lokalizację w ciągu 1 dnia roboczego. Niniejszy tryb akceptacji lokalizacji będzie stosowany aż do uzyskania akceptacji Zamawiającego.
— Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia agendy spotkania (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia oraz rozkładu przerw) i przekazania tych informacji Wykonawcy do 3 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania.
— Informacja o ostatecznej liczbie uczestników zostanie przekazana Wykonawcy do 2 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia spotkania.
Miejsce organizacji spotkań: Warszawa, w promieniu do 2 km od Dworca Centralnego (dojazd od Dworca Centralnego jednym środkiem komunikacji publicznej, bez przesiadek), obiekt świadczący usługi konferencyjne (wynajem sal, catering) klasy co najmniej B+, bądź hotel o standardzie co najmniej 3*, ale nie więcej niż 4*, zapewniający salę konferencyjną spełniającą następujące wymagania:
— sala klimatyzowana, z możliwością sprawnego regulowania temperatury w zależności od życzenia Zamawiającego;
— w sali powinna być możliwość zasłonięcia okien (rolety, żaluzje lub zasłony);
— dostęp do internetu bezprzewodowego na terenie sali i obiektu;
— stoły konferencyjne i krzesła ustawione w podkowę zewnętrzną (w kształcie U), przy czym odstęp między krzesłami zajętymi przez uczestników a ścianami sali powinien wynosić minimum 1,5 metra, a ustawienie stołów powinno umożliwiać uczestnikom swobodne patrzenie na ekran;
— stół prezydialny przykryty suknem sięgającym podłogi dla 3–5 osób. Stół powinien stać po tej stronie sali, po której znajduje się ekran, przy czym jego ustawienie powinno być takie, aby osoby siedzące przy nim nie zasłaniały ekranu;
— sześć dodatkowych krzeseł ustawionych pod jedną ze ścian sali;
— w sali muszą znajdować się:
projektor multimedialny,
ekran o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów dla wszystkich uczestników spotkania – również tych siedzących z tyłu sali,
laptop (system operacyjny Windows XP lub Windows 7) z myszą bezprzewodową oraz z pilotem do przewijania prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym i nagłośnieniem,
nagłośnienie dla prelegentów (tzn. 2 mikrofony bezprzewodowe) oraz udźwiękowionych prezentacji multimedialnych wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym koniecznym do jego prawidłowego funkcjonowania (w razie potrzeby natychmiast dostępna obsługa nagłośnienia i udostępnionego sprzętu elektronicznego),
multifony (1 multifon/2 osoby),
flip-chart z papierem i flamastrami,
1–2 naczynia pełniące funkcję urn do głosowania (np. duże miski).
Bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny zapewniający czytelny obraz i dźwięk przedstawianych prezentacji muszą zostać zademonstrowane Zamawiającemu przed rozpoczęciem każdego ze spotkań.
Sala musi być przygotowana, oznakowana w sposób ułatwiający jej znalezienie przez uczestników i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem każdego spotkania. Przed salą konferencyjną musi być ustawiony stół recepcyjny z dwoma krzesłami dla 2 osób, a obok niego musi być przewidziane miejsce (ok. 1 m2) na roll-up Zamawiającego.
Dojście od wejścia głównego do sali konferencyjnej również musi być oznakowane w czytelny sposób.
Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość skorzystania bez dodatkowych opłat z urządzeń biurowych (kserokopiarka, drukarka) i skopiowania/wydrukowania części materiałów (średnia objętość materiałów – ok. 10 stron na jedno spotkanie) w obiekcie, w którym odbywa się spotkanie.
W obiekcie muszą znajdować się ogólnodostępne, czyste toalety, oraz szatnia o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć przewidywanej liczby uczestników (ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i bagaży uczestników).
Szczegóły dotyczące wyżywienia:
Wszystkim uczestnikom każdego ze spotkań należy zapewnić wyżywienie przygotowane lub zorganizowane w obiekcie, w którym odbywa się spotkanie, tj.:
— dwie przerwy kawowe, a w ramach każdej z nich:
kawę czarną fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego: 3 filiżanki na osobę,
herbatę fair trade w saszetkach (minimum 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey): 3 filiżanki na osobę,
cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w proporcjach 1:3): minimum 0,3 l na osobę,
100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę,
kanapeczki koktajlowe (minimum 2 rodzaje, w tym 1 rodzaj bezmięsnych): minimum 3 szt. na osobę,
świeże ciasta (minimum 2 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy): minimum 2 porcje po ok. 100 g każda na osobę lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 rodzaje, w tym jeden bezglutenowy): minimum 3 szt. na osobę serwowane przed salą, w której odbywa się spotkanie, na osobnym stole. Pierwsza przerwa kawowa dostępna będzie co najmniej 30 minut przed rozpoczęciem spotkania.
— lunch bufetowy, składający się z:
zupy,
dania głównego na ciepło (minimum 2 rodzaje, w tym jedno bezmięsne i nie może też być to danie rybne),
dodatków (minimum 2 rodzaje) typu: ryż, ziemniaki, kasza, makaron, warzywa gotowane,
sałatek lub/i surówek (minimum 2 rodzaje),
serwowany w wydzielonym, estetycznym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stołach lub stołach koktajlowych. W przypadku stołów koktajlowych Wykonawca zapewni ich odpowiednią liczbę – tak, aby wszyscy uczestnicy jednocześnie mogli swobodnie spożyć lunch (1 stolik = 4 osoby).
W czasie lunchu muszą być dostępne napoje:
kawa czarna fair trade z ekspresu wysokociśnieniowego: 2 filiżanki na osobę,
herbata fair trade w saszetkach (min. 2 rodzaje, w tym zielona oraz czarna niearomatyzowana i nie typu earl grey: 2 filiżanki na osobę,
cukier biały i brązowy, śmietanka/mleko krowie oraz mleko roślinne (np. sojowe), świeża cytryna,
woda mineralna gazowana i niegazowana (w proporcjach 1:3); minimum 0,3 l na osobę,
100 % soki owocowe (minimum 2 rodzaje): minimum 0,3 l na osobę.
Posiłki muszą być serwowane w standardzie odpowiadającym standardowi świadczenia usług przez obiekt, w którym odbywać się będzie spotkanie.
Szczegóły dotyczące transportu materiałów w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego:
W ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień spotkania Wykonawca zapewni przewiezienie materiałów (średnia objętość materiałów – ok. 2 pudła na jedno spotkanie oraz roll-up) na spotkanie z siedziby Zamawiającego do miejsca spotkania i przechowanie materiałów do dnia spotkania.
W pierwszym dniu roboczym następującym po spotkaniu Wykonawca zapewni przewiezienie materiałów pozostałych po spotkaniu z miejsca spotkania do siedziby Zamawiającego.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2015-03-30.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2015-03-16.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Gdzie?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2015-03-16
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2015-04-30
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|