Dostarczenie wybranych usług w związku z organizacją wydarzenia programowego, w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013, które ma odbyć się w Rzeszowie w drugiej połowie marca lub w kwietniu 2016 roku

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w związku z organizacją wydarzenia programowego, w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013, które ma odbyć się w Rzeszowie w drugiej połowie marca lub w kwietniu 2016 roku, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2016-02-29. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-02-18.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Deluxe Event Sp. z o.o.

Kto?

• Centrum Projektów Europejskich

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2016-02-18	Ogłoszenie o zamówieniu
2016-03-29	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2016-02-18)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
Wielkość lub zakres: Zgodnie z pkt II.1.5) niniejszego ogłoszenia.
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Centrum Projektów Europejskich
Adres pocztowy: ul. Domaniewska 39a
Kod pocztowy: 02-672
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.cpe.gov.pl 🌏
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783178 📞
Fax: +48 222019725 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2016-02-18 📅
Termin składania ofert: 2016-02-29 📅
Data publikacji: 2016-02-23 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 037-060403
Numer Dz.U.-S: 37
Informacje dodatkowe

1. Niedopuszczalne są zmiany istotnych postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za wyjątkiem przewidzianych przez Zamawiającego w niniejszej SIWZ możliwości dokonania takich zmian. 2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy, 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik

nr 1 do SIWZ).

Opis przedmiotu zamówienia

O dokładnym terminie rozpoczęcia wydarzenia (liczy się dzień przyjazdu pierwszych uczestników – dzień rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej) Wykonawca zostanie poinformowany z wyprzedzeniem przynajmniej 7 dni roboczych (prawdopodobną datą organizacji wydarzenia jest 23.3.2016). Zamawiający może potwierdzić ostateczną wielkość zamówienia (np. liczbę osób, biletów, etc.) z następującym minimalnym wyprzedzeniem w stosunku do daty rozpoczęcia wydarzenia, w zależności od rodzaju usługi:

— w przypadku zakupu biletów lotniczych 4 dni robocze (np. złożenie zamówienia 1 marca do godz. 11:00, wylot nie wcześniej niż 7 marca do godz. 11:00, chyba że będą dostępne bilety na loty wcześniejsze po tej samej cenie),

— w przypadku usług hotelarskich: etap 1 – rezerwacja blokowa na szacowaną grupę osób z wyprzedzeniem 7 dni roboczych, następnie etap 2 – doprecyzowanie ilości i nazwisk z wyprzedzeniem 3 dni roboczych,

— w przypadku usług gastronomicznych: ilość osób na każdy z posiłków z wyprzedzeniem 2 dni roboczych (np. przyjazd pierwszych uczestników 9 marca po godzinie 12:00, Zamawiający potwierdza ilość posiłków najpóźniej 7 marca do godziny 12:00).

Usługi hotelarskie

Kryteria, które musi spełniać hotel w Rzeszowie:

— Oddalony od ratusza w Rzeszowie (ul. Rynek 1) o maksymalnie 400 metrów, wg Google Maps (dojście pieszo),

— Obiekt o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j.: Dz.U. z 2014 r., poz. 196

z późn. zm.)

Wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 obiekty hotelarskie spełniające podane kryteria. Zamawiający może wybrać docelowy hotel (dalej hotel)

w zależności od dostępności miejsc i/lub skorzystać z obu hoteli równocześnie.

1. Wynajem maksymalnie 45 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania (dla maksymalnie 45 osób) na maksymalnie 2 doby wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania. Wynajem 10 miejsc parkingowych przy hotelu na maksymalnie 2 doby.

2. Wynajem sali konferencyjnej w hotelu wraz z podanym niżej wyposażeniem na jeden dzień – Zamówienie opcjonalne. Wymagana wielkość i wyposażenie sali, które musi zapewnić Wykonawca:

a) stoły i krzesła dla ustawienia w jednostronną podkowę dla 42 osób oraz miejsca dla maksymalnie 8 obserwatorów (drugi rząd krzeseł bez stołów),

b) minimum 2 kabiny dla tłumaczy do obsługi tłumaczenia symultanicznego we wszystkich możliwych konfiguracjach językowych w grupie języków: polski, rosyjski, ukraiński (na sali musi być dodatkowe miejsce dla kabin),

c) 50 słuchawek z odbiornikami do korzystania z tłumaczenia symultanicznego

d) 35 multifonów (na stołach),

e) nagłośnienie (kompletny system do obsługi tłumaczenia symultanicznego), zamówienie obejmuje także montaż (w dniu rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej) i demontaż (po zakończeniu wydarzenia) wszystkich niezbędnych urządzeń i kabin oraz rejestrację cyfrową przebiegu wydarzenia (nagranie wypowiedzi w oryginale) i dostarczenie Zamawiającemu nośnika z nagraniem po zakończeniu wydarzenia,

f) projektor multimedialny,

g) laptop z oprogramowaniem MS Office podłączony do projektora,

h) ekran,

i) klimatyzacja,

j) zaplecze magazynowe w sąsiedztwie sali wraz z wózkiem do przewożenia materiałów (czas dojścia z sali do 2 minut) do składowania materiałów promocyjnych i informacyjnych,

k) swobodny dostęp do czystych toalet

3. Wyposażenie sali w ratuszu miejskim w Rzeszowie na jeden dzień w te same urządzenia co w sali w hotelu. Wynajem samej sali w ratuszu jest obowiązkiem Zamawiającego (montaż urządzeń, kabin, etc po południu w ciągu dnia poprzedzającego datę wydarzenia). Zamówienie obejmuje także obsługę sali, sprzątanie po posiedzeniu. Zamówienie opcjonalne

4. Wynajem w Warszawie maksymalnie 14 pokoi 1-osobowych lub 2-osobowych do pojedynczego wykorzystania (dla maksymalnie 14 osób) na maksymalnie 2 doby (doby nie muszą następować jedna po drugiej, hotel służył będzie osobom podróżującym z Ukrainy i Białorusi do Rzeszowa tam i z powrotem z przesiadką w Warszawie) wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania oraz kolacji. Obiekt o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j.: Dz. U. z 2014 r., poz. 196 z późn. zm.). Hotel zlokalizowany w administracyjnych granicach dzielnicy Śródmieście lub Ochota (wg adresu hotelu). Wykonawca musi dać Zamawiającemu przynajmniej 2 obiekty do wyboru. Zamówienie opcjonalne

Usługi gastronomiczne

Wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu do akceptacji przez Zamawiającego na

bazie menu ramowego podanego w tym opisie:

1. Kolacja dostępna w sali restauracyjnej w hotelu w Rzeszowie, dostępna na bieżąco dla pojedynczych gości w umówionym przedziale czasowym np. godz. 18-22, łącznie dla maksymalnie 45 osób, przez maksymalnie 2 dni.

2. Całodzienna przerwa kawowa (obok sali w hotelu lub obok sali w ratuszu), jednorazowo dla maksymalnie 50 osób, przez maksymalnie 2 dni. Wykonawca musi zapewnić stoliki do rozłożenia potraw oraz stoliki do konsumpcji.

3. Obiad dla grupy w sali restauracyjnej w hotelu, jednorazowo dla maksymalnie 50 osób, przez maksymalnie 2 dni. Wykonawca musi zapewnić stoliki do rozłożenia potraw oraz stoliki do konsumpcji (miejsca siedzące dla wszystkich osób).

4. Obiad – usługa świadczona przy trasie Warszawa-Rzeszów, obiekt restauracyjny typu karczma lub zajazd, miejsce do uzgodnienia z Zamawiającym, dla maksymalnie 25 osób. Zamówienie opcjonalne

5. Obiad – usługa świadczona przy trasie Lwów-Rzeszów, obiekt restauracyjny typu karczma lub zajazd, miejsce do uzgodnienia z Zamawiającym, dla maksymalnie 20 osób. Zamówienie opcjonalne

Opis posiłków

Kolacja: przystawki zimne składające się z: talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); danie główne – porcja dania mięsnego i rybnego dla każdej osoby (przystawka ciepła i danie główne dla każdej osoby) na bazie następującego rodzaju mięsa: do wyboru wieprzowina z wołowiną (np. gulasz mięsny), filet z indyka lub podobne oraz ryba (morszczuk, miruna, mintaj lub podobne); warzywa grillowane, dodatki typu ryż, (w ilości minimum 200 g/osobę, ziemniaki w całości lub „półksiężyce”); warzywa: ogórki kiszone i marynaty w ilości minimum 200 g/osobę; deser – ciasto domowe (w ilości minimum 200 g na osobę). Napoje dostępne podczas kolacji: herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona, lub owocowa do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu Latte, Espresso, Cappuccino) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier (kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 2 rodzajach smakowych, dostępne przynajmniej 0,3 l na osobę.

Przerwa kawowa: herbata (do wyboru: czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje w tym śliwki, gruszki, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę).

OBIAD: 2 zupy do wyboru:, 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa: wołowina 100 % (stek, bydło z gatunków mięsnych) i jagnięcina 100 %; ryba: łosoś i sandacz do wyboru oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); warzywa: mix sałat (w ilości minimum 100 g/osobę), ogórki małosolne i kiszone (co najmniej 3 sztuki na osobę), marynaty (co najmniej 150 g / osobę); wybór dań wegetariańskich i bezglutenowych dla chętnych, np. warzywa grillowane, w tym bakłażan lub podobne, 2 dodatki typu: ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”). Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3-0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę.

Usługi drukowania i powiązane

1. Cyfrowy, niskonakładowy, kolorowy wydruk 13 różnych publikacji (pliki produkcyjne przekazuje Zamawiający., Wykonawca ma tylko pełne 3 dni (w tym minimum 2 dni robocze) na wydruk i dostawę wybranych publikacji, co ma związek z koniecznością akceptacji ostatecznej wersji części materiałów jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia: dokumenty a,b,c,d i e będą już zatwierdzone w dniu podpisania umowy a pliki produkcyjne ich dotyczące zostaną przekazane Wykonawcy także już w dniu podpisania umowy. Reszta dokumentów (plików produkcyjnych) zostanie przekazana najpóźniej na 3 dni przed wydarzeniem (w tym minimum 2 dni robocze, podane ilości stron nie zawierają możliwych okładek):

a. Dokument programowy 2014-2020 w wersji angielskiej, objętość do 184 stron

b. Dokument programowy 2014-2020 w wersji polskiej, objętość do 184 stron

c. Dokument programowy 2014-2020 w wersji ukraińskiej, objętość do 184 stron

d. Dokument programowy 2014-2020 w wersji rosyjskiej, objętość do 184 stron

e. Broszura A4 nr 1. Szacunkowa objętość do 16 stron

f. Broszura A4 nr 2. Szacunkowa objętość do 16 stron Zamówienie opcjonalne

g. Broszura A4 nr 3. Szacunkowa objętość do 16 stron Zamówienie opcjonalne

h. Broszura A4 nr 4. Szacunkowa objętość do 16 stron Zamówienie opcjonalne

i. Broszura A4 nr 5. Szacunkowa objętość do 52 stron Zamówienie opcjonalne

j. Broszura A4 nr 6. Szacunkowa objętość do 40 stron Zamówienie opcjonalne

k. Broszura A4 nr 7. Szacunkowa objętość do 16 stron Zamówienie opcjonalne

l. Broszura A4 nr 8. Szacunkowa objętość do 16 stron Zamówienie opcjonalne

m. Broszura A4 nr 9. Szacunkowa objętość do 144 stron. Zamówienie opcjonalne

Oprawa:

— pozycje a,b,c,d,m: klejona – gotowe publikacje wyposażone w listwy pvc przyklejone do grzbietu każdej publikacji umożliwiające wpinanie do segregatora,

— pozycje od e do l: zeszytowa z oczkami drucianymi lub klejona z listwami pcv – grzbietowymi umożliwiającymi wpinanie do segregatora, (wybór na drodze porozumienia)

Przykładowa listwa pvc przyklejona do grzbietu publikacji

Nakłady:

— pozycja a: 100 sztuk,

— pozycje b,c,d: po 80 sztuk,

— pozycje od e do m: po 50 sztuk,

Papier: środki offset biały z przedziału 70-100 g (wybór w zależności od publikacji na drodze porozumienia), okładki: kreda 250-300g i lakier mat lub błysk. )

2. Produkcja segregatorów A4, wkład minimum 52 mm, nakład 200 egzemplarzy, sztywne, lakierowane okładki, szerokość adekwatna do skompletowania wszystkich pozycji od a do m (bez b,c,d). Indywidualny nadruk na zewnątrz i wewnątrz. Zamówienie obejmuje także skład graficzny nadruków. Zamówienie obejmuje także skompletowanie 50 segregatorów: wpięcie/umieszczenie w nich dokumentów (gotowych wydruków) – dotyczy pozycji a oraz od e do m z pkt. 1 i dostarczenie gotowych pakietów (segregatorów) do miejsca organizacji wydarzenia (hotel w Rzeszowie lub ratusz – do uzgodnienia) w dniu jego rozpoczęcia (dzień przyjazdu pierwszych uczestników) na godzinę 15:00. Dostawa reszty segregatorów do siedziby Zamawiającego.

3. Druk toreb papierowych białych na materiały konferencyjne, 200 sztuk: 40 x 36 x 9 cm (+/- 3 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka – sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo skład graficzny badruku i kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach torby (na każdej torbie taki sam znak). Znaki przekaże Zamawiający w dniu podpisania umowy.

4. Druk offsetowy dokumentów programowych – pozycje a,b,c,d opisane w pkt. 1. Nakłady: pozycja a 200 sztuk, pozycje b i c po 900 sztuk, pozycja d 700 sztuk. Papier: środki offset biały z przedziału 70-90 g (wybór na drodze porozumienia), okładki kreda 250-300g i lakier na okładce mat lub błysk plus lakier punktowy. Okładka 4+4 kolory, środek 2 kolory. Sposób pakowania: po 10-20 sztuk, każda paczka zawinięta szczelnie w folię. Paczki zapakowane w kartonowe opakowania zbiorcze o wadze do maksymalnie 50 kg, każde opakowanie oznaczone co do zawartości (Program EN, Program PL, Program UA, Program RUS). Zamówienie obejmuje także wniesienie materiałów do pomieszczenia wskazanego przez Zamawiającego w jego siedzibie (jest wózek i winda). Zamówienie opcjonalne

5. Druk notatnika z kalendarzem na 2016/2017 (2016: tydzień na stronie, 2017: miesiąc na stronie), druk offsetowy, nakład 600 sztuk, oprawa szyto-klejona, bloki szyte nićmi, oprawa twarda książkowa, okładka kaszerowana, etui kartonowe, papier chamois, plik do produkcji dostarcza Zamawiający (w dniu podpisania umowy), dostawa w ciągu 12 dni roboczych od dnia otrzymania pliku produkcyjnego.

6. Kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych (prezentacji), maksymalnie 100 kompletów, w każdym komplecie maksymalnie 100 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. Dostawa w ciągu 2 dni roboczych od dnia przesłania gotowego pliku PDF z materiałami informacyjnymi przez Zamawiającego. Zamówienie opcjonalne

USŁUGI TRANSPORTOWE

— Transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych: z siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Domaniewska 39a) do miejsca organizacji wydarzenia (hotel w Rzeszowie) – transport samochodem dostawczym, objętość ładunku do 5 m

— Transport maksymalnie 200 lnianych kocy promocyjnych z Brześcia (Białoruś) do Warszawy, dużym samochodem osobowym. Koce dostarcza Zamawiający, odbiór w Brześciu, ul. Sowiecka 46 (Советская 46). Zamówienie obejmuje ustalenie i przeprowadzenie całej procedury celnej i zaangażowanie agencji celnej w imieniu Zamawiającego, przygotowanie dokumentacji (materiały będą rozdawane bezpłatnie jako materiały promujące Białoruś).

— Transfer osób z lotniska w Rzeszowie do hotelu w Rzeszowie, tam i z powrotem, Kursy wahadłowe w zależności od godzin przylotów/wylotów, maksymalnie 4 transfery tam i z powrotem, jednorazowo dla maksymalnie 14 osób.

— Transport maksymalnie 20 osób z Lwowa do Rzeszowa tam i z powrotem. Autokar (mini-bus) musi być czysty, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2007; wymagane wyposażenie: bagażnik na maksymalnie 20 walizek, fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty wyżywienia i noclegu kierowcy oraz koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa Wykonawca. Zamówienie opcjonalne

— Transport maksymalnie 25 osób z Warszawy do Rzeszowa tam i z powrotem. Autokar (mini-bus) musi być czysty, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2010; wymagane wyposażenie: bagażnik na maksymalnie 20 walizek, fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. Koszty wyżywienia i noclegu kierowcy oraz koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa Wykonawca. Zamówienie opcjonalne

Zakup biletów przewozowych

Zamówienie obejmuje zakup i dostarczenie (na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego) biletów lotniczych. W przypadku braku połączeń bezpośrednich Zamawiający dopuszcza wykup biletów na połączenia z przesiadkami. Dokładne godziny i dni wylotów do uzgodnienia z Zamawiającym. Klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia IATA. Godziny wylotów (dogodnych połączeń) danego dnia wybiera Zamawiający. Loty i przewozy muszą być tak zaplanowane, aby uczestnicy dotarli do hotelu w Rzeszowie najpóźniej na godzinę 19:00.

1. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Lwów-Warszawa-Rzeszów-Warszawa-Lwów dla maksymalnie 5 osób. Zamówienie opcjonalne

2. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Lwów-Warszawa-Lwów dla maksymalnie 8 osób. Zamówienie opcjonalne

3. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Rzeszów-Warszawa-Rzeszów lub Warszawa-Rzeszów-Warszawa dla maksymalnie 20 osób.

4. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Kijów-Warszawa-Rzeszów-Warszawa-Kijów dla maksymalnie 6 osób.

5. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Kijów-Warszawa-Kijów dla maksymalnie 4 osób. Zamówienie opcjonalne

6. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Mińsk-Warszawa-Rzeszów-Warszawa-Mińsk dla maksymalnie 8 osób.

7. Zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie Mińsk-Warszawa-Mińsk dla maksymalnie 6 osób. Zamówienie opcjonalne

Obsługa fotograficzna

— Praca 1 fotografa (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie) w ciągu jednego dnia w godzinach 9:00-15:00 w hotelu w Rzeszowie, w tym: wykonanie zdjęć reportażowych, portretów i zdjęcia grupowego (łącznie minimum 80 zdjęć, w tym portrety każdego z uczestników); dostarczenie Zamawiającemu wybranych 8 zdjęć (potrzebne ujęcia zostaną omówione w ramach spotkania roboczego przed rozpoczęciem wydarzenia) w postaci cyfrowej w dniu wydarzenia. W ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu wydarzenia, Wykonawca musi dostarczyć Zamawiającemu pozostałe zdjęcia. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. Koszty przejazdów i wyżywienia fotografa pokrywa Wykonawca.

— Wydruk zdjęcia grupowego na papierze fotograficznym, maksymalnie 50 kopii wybranego zdjęcia, format 21x30. Fotograf dostanie wzór ramki, aby dokładnie przyciąć na wymiar. Zamówienie opcjonalne

Usługi w zakresie promocji

— Produkcja oraz dostawa maksymalnie 30 zestawów z 4 proporczykami narodowymi, w każdym zestawie flaga UE, Polski, Białorusi i Ukrainy na pojedynczych stojaczkach (jak na wzorze). Druk technologią druku termo transferowego, materiał do druku – tkanina satynowa (atłas) o gramaturze minimum 240g/m

— Produkcja indywidualnych, eleganckich, kolorowych, opakowań z tkaniny lub papieru dla 200 lnianych kocy (wymiar kocy: 210 x 145 cm). Każdy koc w oddzielnym opakowaniu ozdobnym, na opakowaniu indywidualny nadruk (zamówienie obejmuje także skład graficzny projektu nadruku). Wykonawca musi zaproponować przynajmniej 2 rodzaje/koncepcje graficzne opakowania.

Koc po rozłożeniu

— Obsługa pakietów promocyjnych, tj. konfekcjonowanie materiałów promocyjnych, składanie teczek, dodanie wydruków do teczek, wkładanie materiałów do toreb, adresowanie kopert, itp. Praca dla 1 osoby przez maksymalnie 24 godziny (liczone łącznie bez przerw), miejsce pracy: w siedzibie Zamawiającego i/lub w hotelu (bez liczenia czasu na dojazd). Zamówienie obejmuje także pomoc przy pracach porządkowych w magazynie materiałów promocyjnych w siedzibie Zamawiającego, gdzie przechowywane są materiały promocyjne. Zamawiający może zgłosić zapotrzebowanie na przestrzeni kilku dni, łącznie do wykorzystania 24 roboczogodziny (minimalny czas pracy jednego dnia to 4 godziny).

Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych

Wynajem tłumaczy do realizacji tłumaczeń ustnych symultanicznych przez maksymalnie

8 godzin roboczych podczas wydarzenia (rozliczenie za każdą rozpoczętą godzinę tłumaczenia, gwarantowany blok minimum 4 godzin). Zamówienie obejmuje obsługę tłumaczeń w obrębie języków: polski, ukraiński i rosyjski. Dodatkowa obsługa języka angielskiego stanowi zamówienie opcjonalne. Podczas spotkania tłumaczenia ustne obejmą następujące, możliwe konfiguracje językowe (oraz wszystkie możliwe konfiguracje pośrednie):

— polski-rosyjski

— polski-ukraiński

— rosyjski-ukraiński

— angielski-rosyjski Zamówienie opcjonalne

— angielski-polski Zamówienie opcjonalne

— angielski-ukraiński Zamówienie opcjonalne

Wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy:

— posiadających wykształcenie wyższe filologiczne (odpowiednie dla danego języka) lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy (tytuł minimum magister lub równoważne), z oceną końcową ukończenia uczelni co najmniej dobrą i

— posiadających co najmniej 4-letnie doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia i

Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. Co do zasady koszty dojazdów tłumaczy oraz koszty ich wyżywienia i zakwaterowania pokrywa Wykonawca (w przypadku transportu zbiorowego i w przypadku wolnych miejsc w autokarze Zamawiający może zaproponować wolne miejsca tłumaczom, jeśli to nie wpłynie na koszt usługi transportowej). Zamawiający musi świadczyć takie same usługi gastronomiczne tłumaczom w miejscu organizacji spotkania (lub miejscu zakwaterowania), jakie świadczy dla uczestników spotkania – dotyczy tylko dnia/dni, w których odbywa się tłumaczenie i nie obejmuje innych osób ze strony Wykonawcy (tylko tłumaczy).

Tematyka tłumaczeń obejmuje zagadnienia społeczno-gospodarcze, politykę UE, rozwój regionalny, rozwój konkurencyjności, zagadnienia prawne, inwestycje infrastrukturalne oraz zagadnienia podobne (tłumacze otrzymają materiały na 2 dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia). Wcześniej tłumacze muszą zapoznać się z dokumentem programowym w zależności od obsługiwanej wersji językowej (dokument na 184 strony – przykład na stronie http://www.pl-by-ua.eu/upload/pl/JOP_PL-BY-UA_2014-2020_FINAL_PL.pdf ), który zostanie przekazany w dniu podpisania umowy we wszystkich wersjach językowych. .

Opis opcji: Zgodnie z pkt II.1.5) niniejszego ogłoszenia.
Czas trwania: 4 miesięcy
Numer referencyjny: CPE-II-261-05/MZ/16
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś – Ukraina 2007 – 2013.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

Rozdział IV.

Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału

1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:

Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.

2) posiadania wiedzy i doświadczenia:

tj. w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej

dwie usługi polegające na zorganizowaniu konferencji/spotkania/szkolenia/kongresu dla grupy minimum 50 osób o wartości minimum 80 000 PLN brutto każda.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.

Rozdział V.

Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy

1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału

w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, odbiorców i dat wykonywania

(wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.

3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.

4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu

w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.

Rozdział VI.

Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy

1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest

w załączniku nr 4 do SIWZ;

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert

5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.

2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne

i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.

Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożą wyżej wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów lub którzy nie złożą pełnomocnictw, albo którzy złożą dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Realizacja zamówienia
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

1. Wykonawca jest uprawniony do wystawiania faktur VAT z tytułu prawidłowo wykonanego zamówienia. Warunkiem wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę jest akceptacja przez Zamawiającego protokołu odbioru zakupionych usług lub materiałów, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy. Osobą odpowiedzialną za podpisanie protokołu jest p. Paweł Słowikowski, Kierownik Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu lub osoba go zastępująca.

2. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę,

w terminie 21 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu na adres:

Centrum Projektów Europejskich

Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej

Polska – Białoruś – Ukraina 2007 – 2013

ul. Domaniewska 39a; 02-672 Warszawa

Dane do faktury:

Centrum Projektów Europejskich; ul. Domaniewska 39 a;

02-672 Warszawa; NIP: 7010 1588 87.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy

o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Inne szczególne warunki:

Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego.

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2016-02-29 📅
Miejsce otwarcia: Warszawa
Miejsce: Warszawa
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (85)
2. Doświadczenie (15)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Agnieszka Rutkowska-Komornik
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Odniesienie
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: CPE-II-261-05/MZ/16
Informacje dodatkowe

2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy:

1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,

2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl 🌏
Fax: +48 224587800 📠
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2016/S 037-060403 (2016-02-18)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2016-03-29)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 314 000 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Instytucja zamawiająca
Kontakt
E-mail: malgorzata.zych@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783111 📞

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2016-03-29 📅
Data publikacji: 2016-03-31 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 063-108803
Odnosi się do ogłoszenia: 2016/S 037-060403
Numer Dz.U.-S: 63
Informacje dodatkowe

1. Niedopuszczalne są zmiany istotnych postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, za wyjątkiem przewidzianych przez Zamawiającego w niniejszej SIWZ możliwości dokonania takich zmian. 2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w postanowieniach załączonego projektu umowy, nie wymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2016-03-11 📅
Nazwa: Deluxe Event Sp. z o.o.
Adres pocztowy: ul. Krasnobrodzka 5
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 03-214
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 6

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Małgorzata Zych
Źródło: OJS 2016/S 063-108803 (2016-03-29)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)