Dostawa wybranych usług w ramach organizacji minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie czterech posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 w ciągu roku 2016 na terenie obszaru wsparcia Programu

Centrum Projektów Europejskich

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wybranych usług w ramach organizacji minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie 4 posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 w ciągu roku 2016 na terenie obszaru wsparcia Programu.
2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).

Termin

Termin składania ofert wynosił 2016-02-25. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-02-16.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Fordewind Jarosław Grzegorz Głowacki

Kto?

• Centrum Projektów Europejskich

Co?

Gdzie?

• Polska

Historia zamówień

Data	Dokument
2016-02-16	Ogłoszenie o zamówieniu
2016-03-23	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2016-02-16)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi hotelarskie
Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi hotelarskie 📦

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Podmiot prawa publicznego
Nazwa instytucji zamawiającej: Centrum Projektów Europejskich
Adres pocztowy: ul. Domaniewska 39a
Kod pocztowy: 02-672
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: http://www.cpe.gov.pl 🌏
E-mail: agnieszka.rutkowska@cpe.gov.pl 📧
Telefon: +48 223783178 📞
Fax: +48 222019725 📠

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2016-02-16 📅
Termin składania ofert: 2016-02-25 📅
Data publikacji: 2016-02-20 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 036-058527
Numer Dz.U.-S: 36
Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy, 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

2. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do SIWZ).

Opis opcji:

Opis Przedmiotu Zamówienia:

I. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wybranych usług w ramach organizacji minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie czterech posiedzeń Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 w ciągu 2016 roku.

II. Przez jedno zamówienie rozumie się organizację jednego posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020.

1. Miejsce planowanych posiedzeń:

Obszar wsparcia Programu, który obejmuje po stronie…

… polskiej (powiaty): pszczyński, cieszyński, bielski, miasto na prawach powiatu Bielsko-Biała, żywiecki, olkuski, chrzanowski, oświęcimski, wadowicki, suski, myślenicki, tatrzański, nowotarski, limanowski, nowosądecki, miasto na prawach powiatu Nowy Sącz, gorlicki, bieszczadzki, leski, sanocki, brzozowski, krośnieński, miasto na prawach powiatu Krosno, jasielski, rzeszowski, miasto na prawach powiatu Rzeszów, przeworski, przemyski, miasto na prawach powiatu Przemyśl, jarosławski, lubaczowski.

… słowackiej: Preszowski Kraj Samorządowy, Żyliński Kraj Samorządowy (powiaty): Čadca, Kysucké Nové Mesto, Bytča, Žilina, Martin, Turčianske Teplice, Ružomberok, Dolný Kubín, Námestovo, Tvrdošín, Liptovský Mikuláš, Poprad, Kežmarok, Stará Ľubovňa, Levoča, Sabinov, Bardejov, Svidník, Prešov, Vranov nad Topľou, Stropkov, Medzilaborce, Humenné, Snina oraz powiat Spišská Nová Ves.

Posiedzenia Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 będą odbywały się naprzemiennie w Polsce/na Słowacji. Pierwsze posiedzenie Komitetu Monitorującego Program Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 planowane jest na Słowacji w terminie od 31.3.2016 do 1.4.2016.

2. Zamawiający wskaże Wykonawcy miejsce oraz datę planowanego posiedzenia (w ramach obszaru wsparcia Programu) najpóźniej na 25 dni roboczych przed datą planowanego posiedzenia. Wykonawca w terminie do 5 dni roboczych musi przedstawić Zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 obiekty hotelarskie spełniające podane w OPZ kryteria wraz z podaniem kalkulacji kosztów związanych z jego organizacją.

3. Przy kalkulacji dni roboczych należy wziąć pod uwagę święta i dni wolne od pracy w Polsce i na Słowacji.

4. Planowana liczba uczestników każdego posiedzenia maksymalnie do 60 osób.

5. Zamawiający określa następujące ramy czasowe posiedzenia:

Posiedzenia jednodniowe (maks. czas trwania posiedzenia: do 10 godz.) lub dwudniowe (maks. czas trwania posiedzenia: do 10 godz. w pierwszym dniu oraz do 8 godz. w drugim dniu) w ciągu I, II, III lub IV kwartału 2016 r. w miejscu leżącym na obszarze wsparcia Programu, zgodnie z punktem 1.

6. Wykonawca zapewni hotel o standardzie minimum 4 gwiazdkowym.

II. Usługa ma zawierać następujące elementy:

1. Usługa konferencyjna (dotyczy wszystkich organizowanych posiedzeń):

a) sala klimatyzowana dla ok. 60 osób, w tym samym obiekcie co zakwaterowanie;

b) układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy zewnętrznej;

c) stół prezydialny z 10 krzesłami dla prowadzących;

d) ustawiony z boku stół z czterema krzesłami;

e) 2 stoliki pod projektory multimedialne;

f) 2 projektory multimedialne (możliwość równoczesnego wyświetlania dwóch różnych prezentacji);

g) dwa ekrany o tej samej wielkości umieszczone w miejscach zapewniających doskonałą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania, dostosowane do wielkości sali. Odpowiednia wielkość ekranów ma zapewnić właściwą widoczność wszystkim uczestnikom spotkania (z każdego miejsca przy stole);

h) przedłużacz 2 szt.;

i) flipchart 1 szt. (wraz z papierem i pisakami);

j) 2 laptopy (kompatybilne z projektorami, z podłączeniem do Internetu, pełną wersją MS Office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikacją umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV);

k) bezprzewodowy dostęp do Internetu;

l) multifony na stolikach- 1 multifon na 2 osoby (dokładna ilość multifonów oraz słuchawek zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia);

m) 3 mikrofony bezprzewodowe;

n) zagwarantowanie miejsca do ustawienia 1 kabiny symultanicznej ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy umieszczonej na sali konferencyjnej w miejscu, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu spotkania, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń;

o) zapewnienie dźwiękoszczelnej kabiny symultanicznej ze stanowiskiem pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (w tym słuchawki i odbiorniki w ramach tłumaczenia symultanicznego). Wykonawca odpowiada za kompletność, kompatybilność i prawidłowość funkcjonowania wszelkiego sprzętu wykorzystywanego podczas posiedzeń, także w przypadku gdy dany hotel nie będzie dysponował sprzętem tłumaczeniowym i konieczne będzie dostarczenie go przez Wykonawcę (w całości lub częściowo) z zewnątrz;

p) kabina zamknięta, oddzielająca przestrzeń pracy tłumaczy od reszty sali, zapewniająca izolację dźwiękową;

q) bezawaryjność działania wszystkich w/w urządzeń musi zostać zademonstrowana Zamawiającemu każdorazowo przed rozpoczęciem danego posiedzenia, w terminie podanym przez Zamawiającego w ramach kontaktów roboczych, najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia;

r) zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w ramach dostarczonego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz z montażem/demontażem (w tym dystrybucja słuchawek wraz z odbiornikami przed każdym z posiedzeń oraz zebranie ich po posiedzeniach);

s) przygotowanie sali wraz z niezbędnym sprzętem/wyposażeniem w tym montażem kabiny symultanicznej najpóźniej na dzień przed planowanym posiedzeniem;

t) sala musi być dostępna dla pracowników Zamawiającego i przygotowana najpóźniej w dniu poprzedzającym posiedzenie;

u) w przypadku organizacji dwudniowych posiedzeń sala musi być zamykana na noc;

v) zapis dźwięku i sprzęt do nagrywania spotkań w tym jakościowo dobre nagranie całości obrad, dwie odrębne ścieżki nagraniowe: w języku oryginalnym oraz w wersji polskiej, podział na poszczególne części obrad na nośniku CD/DVD lub pen-drive;

w) zamówienie obejmuje także obsługę techniczną sprzętu, w tym sterowanie klimatyzacją, światłem, nagłośnieniem;

Usługę tłumaczenia ustnego (obecność tłumaczy) zapewnia Zamawiający.

2. Usługi cateringowe – Zamówienie Opcjonalne (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi najpóźniej na 25 dni roboczych przed organizacją posiedzenia).

Standardowe usługi cateringowe realizowane przez Wykonawcę to: ciągłe przerwy kawowe, obiady, kolacje.

a) Przerwa kawowa – ciągła przerwa kawowa dla uczestników posiedzenia (ok. 60 osób): Serwis kawowy dostępny na minimum 15 minut przed rozpoczęciem danego posiedzenia.

W skład serwisu kawowego wchodzą minimum: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach w ilości przynajmniej 0,5 litra na osobę, woda mineralna gazowana/niegazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana) w ilości 0,5 l na osobę, ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 5 szt.), 3 rodzaje świeżego ciasta po 1 kawałku z każdego rodzaju na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki bankietowe (min. 3 sztuki na osobę, min. 4 składnikowe), 3 rodzaje świeżych sezonowych owoców podanych na tacach.

Oprócz wyznaczonego miejsca na bufet w ramach przerwy kawowej zapewnienie zastawy ceramicznej typu (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek. Wykonawca ma zapewnić wyposażenie w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników posiedzenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku.

Na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje: soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach w ilości przynajmniej 0,5 litra na osobę, woda mineralna gazowana/niegazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana) w ilości 0,5 l na osobę.

b) Przerwa obiadowa dla uczestników posiedzenia (ok. 60 osób) w formie bufetu w tym:

— 2 rodzaje zupy;

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np.: wołowina, wieprzowina, drób, ryba typu: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser – dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę), pieczywo;

— 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub ciasto domowe w ilości ok. 150 g/osobę), owoce (podane na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród sezonowych owoców).

Napoje dostępne podczas obiadu: herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępne przynajmniej 0,5 l na osobę), woda mineralna niegazowana/gazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana) w ilości 0,5 l na osobę.

Obiad w wyodrębnionej sali restauracyjnej.

c) Kolacja dla uczestników posiedzenia (ok. 60 osób) w formie bufetu lub kolacja zasiadana z obsługą kelnerską, w tym:

— przystawka na zimo (do wyboru 2 rodzaje);

— 2 rodzaje zupy,

— 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne: wołowina, wieprzowina, drób, ryba typu: pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z Zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu: sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser – dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu: ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę).

Napoje dostępne podczas kolacji: herbata (w saszetkach bez ograniczeń – min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępne przynajmniej 0,5 litra na osobę), woda mineralna niegazowana/gazowana podawana w szklanych butelkach lub serwowana w dzbankach (tylko niegazowana) w ilości 0,5 l na osobę.

Kolacja w wydzielonej sali restauracyjnej przy jednym stole.

W przypadku zorganizowania obiadu w formie bufetu Wykonawca przygotuje dwujęzyczne (polsko-angielskie) opisy do serwowanych dań głównych. W przypadku organizacji kolacji zasiadanej Wykonawca przygotuje dla każdego gościa menu w formie a la' carte.

Zamawiający poinformuje Wykonawcę o formie kolacji najpóźniej na 25 dni roboczych przed organizacją posiedzenia.

Każdorazowo wszystkie propozycje menu przesłane Zamawiającemu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

Dokładne godziny i ostateczne potwierdzenie ilości osób zostaną podane najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

Wszystkie posiłki mają być serwowane na poziomie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel minimum 4-gwiazdkowy.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzeń. O zmianach na bieżąco będzie informował Wykonawcę.

Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się do koordynowania zadań:

— uwzględniających sposób podawania posiłków (estetykę podawania posiłków) oraz ich ilość (bieżące uzupełnianie podawanych posiłków);

— zapewniających właściwą liczbę pracowników, która zagwarantuje sprawną obsługę danego wydarzenia. Wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki;

— zapewniających realizację usługi wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych;

— gwarantujących przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.);

— mających na celu przestrzegnie przepisów sanitarno-epidemiologicznych, BHP i ppoż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi.

3. Usługi hotelarskie: (Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi najpóźniej na 25 dni roboczych przed organizacją posiedzenia).

W związku z organizacją posiedzeń Komitetu Monitorującego Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020 Zamawiający wymaga od uczestników rezerwacji miejsc noclegowych na hasło: Komitet Monitorujący w ramach zapewnionej przez Wykonawcę rezerwacji blokowej.

Koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie w/w rezerwacji blokowej.

Termin zakończenia rezerwacji blokowej Zamawiający poda najpóźniej na 15 dni roboczych przed datą planowanego posiedzenia.

W zależności od wskazanych przez Zamawiającego ram czasowych danego posiedzenia Wykonawca dokona rezerwacji maksymalnie do 60 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. W cenę noclegu musi być wliczone śniadanie.

Wykonawca zapewni jednakową cenę za nocleg ze śniadaniem dla wszystkich uczestników opłacających nocleg indywidualnie.

W ramach zakwaterowania Zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 11 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. Ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa uczestnik we własnym zakresie (dotyczy osób, których koszt noclegu opłacany jest indywidualnie).

Dokładna liczba pokoi, których koszt wynajęcia pokrywa Zamawiający zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

W przypadku rozpoczęcia się posiedzenia w godzinach południowych dostępność pokoi dla przedstawicieli Zamawiającego (wskazani pracownicy WST PL-SK) od godzin porannych.

Dokładna godzina zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

Wykonawca zapewni wydłużenie dostępności dwóch pokoi przydzielonych przedstawicielom Zamawiającego w dniu zakończenia posiedzenia do godzin popołudniowych (Zamówienie opcjonalne).

W przypadku realizacji opcji Zamawiający w terminie do 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia określi godzinę wygaśnięcia rezerwacji dwóch wyznaczonych pokoi.

Wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane posiedzenie.

Wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945) i/lub zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki Republiki Słowackiej z 26.6.2008 (predpis č. 277/2008 Z. z. Vyhláška Ministerstva hospodárstva Slovenskej republiky, ktorou sa ustanovujú klasifikačné znaky na ubytovacie zariadenia pri ich zaraďovaní do kategórií a tried) – w przypadku organizacji posiedzenia na Słowacji.

4. Wymagania dodatkowe:

1. Wykonawca zapewni parking dla gości przy wskazanym hotelu (ok. 30 miejsc parkingowych).

2. Wykonawca zapewni koordynatora – osobę do kontaktu (opiekuna) odpowiedzialną za prawidłowy przebieg spotkania pod względem organizacyjnym, w tym za właściwe przygotowanie sali obrad. Opiekun ma być obecny od dnia poprzedzającego posiedzenie, a następnie w czasie posiedzenia (od rozpoczęcia do zakończenia). Wykonawca zapewni we własnym zakresie nocleg, pobyt oraz dojazd koordynatora.

3. Wykonawca zapewni dostęp drukarki, kserokopiarki oraz komputera na minimum 4 godz. przed rozpoczęciem posiedzenia oraz w czasie posiedzenia (od rozpoczęcia do zakończenia).

4. Wykonawca zapewni stół rejestracyjny wraz z dwoma krzesłami, który powinien być ustawiony na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem się danego posiedzenia tak, by umożliwić rejestrację uczestników.

5. Wykonawca zapewni dodatkowe dwie małe sale dla delegacji krajowych na minimum 15 osób każda udostępnione na czas trwania posiedzenia (od godzin porannych do zakończenia posiedzenia).

6. Wykonawca zapewni dodatkowe dwie małe sale dla delegacji krajowych na minimum 15 osób każda udostępnione podczas na dzień przed posiedzeniem (Zamówienie opcjonalne).

Informacja o realizacji opcji zostanie podana przez Zamawiającego najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia.

7. Wykonawca zapewnieni pomieszczenie do przechowywania bagaży podczas posiedzeń danego Komitetu Monitorującego.

8. Wykonawca zapewnieni szatnię (wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy) lub przygotowanie wieszaka na okrycia wierzchnie dla uczestników posiedzenia w bliskości sali konferencyjnej podczas posiedzeń danego Komitetu Monitorującego (od rozpoczęcia do zakończenia posiedzeń).

9. Wykonawca zapewni zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oznakowanie przestrzeni hotelowej, w której będzie organizowane posiedzenie, umożliwiającą uczestnikom bezbłędną lokalizację kluczowych miejsc.

10. Wykonawca odpowiada za umieszczenie w miejscu posiedzenia (przy wejściu do hotelu, na sali, w której będzie odbywać się posiedzenie a także na dwóch małych salach dla delegacji krajowych) dwujęzycznej informacji oraz stosownych logotypów według zasad przekazanych przez Zamawiającego.

Czas trwania: 10 miesięcy
Numer referencyjny: CPE-II-261-07/ARK/16
Nazwa projektu lub programu finansowanego przez UE:

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej:

Rozdział IV.

Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału:

1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

Zamawiający wymaga posiadania aktualnego wpisu do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych.

2) posiadania wiedzy i doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz wykonanych należycie w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie: co najmniej 2 usług, z których każda polegała na kompleksowej organizacji co najmniej dwudniowej międzynarodowej konferencji/spotkania dla grupy minimum 50 osób (obejmującej zapewnienie sali konferencyjnej wraz z dostawą sprzętu do tłumaczeń symultanicznych, wyżywienia, zakwaterowania uczestników ); wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, wraz z załączeniem dowodów, że zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. Dla wykazania spełniania powyższych warunków Wykonawca jest obowiązany złożyć wszystkie oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale V SIWZ.

Rozdział V.

Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych dla wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy

1. Wraz z ofertą Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału

w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 3 do SIWZ.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale IV pkt 1 ppkt 2) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich przedmiotu, liczby uczestników, odbiorców i dat wykonywania (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączyć dowody potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie.

3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, o których mowa w art. 26 ust. 2b ustawy, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu.

4. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b, odpowiada solidarnie z wykonawcą za szkodę zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

5. Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji zamówienia, przedkładał także dokumenty dotyczące tego podmiotu

w zakresie wymaganym dla Wykonawcy.

Rozdział VI.

Wykluczenie Wykonawcy z postępowania – niespełnienie warunków określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy

1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest zobowiązany wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z postępowania z powodów określonych w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Dla wykazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, Zamawiający żąda złożenia przez Wykonawcę następujących dokumentów:

1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, którego wzór określony jest

w załączniku nr 4 do SIWZ;

2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

5) oświadczenie o przynależności lub nie do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy (wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ), a w przypadku przynależności do takiej grupy kapitałowej listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.

2. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy także z powodów określonych w art. 24 ust. 2 i 2a ustawy.

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polski, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2, 3, 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

1) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

2) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne

i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 1) i 2) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Termin ważności dokumentów zawierających oświadczenie stosuje się odpowiednio.

Realizacja zamówienia
Wymagane depozyty i gwarancje: Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium.
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionego pod względem rachunkowym i formalnym rachunku/faktury VAT, doręczonego na adres Zamawiającego.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie:

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy

o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego zażąda umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Przepisy ustawy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Inne szczególne warunki:

Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego.

Procedura
Okres ważności oferty: 60 dni
Data otwarcia ofert: 2016-02-25 📅
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium: 1. Cena (70)
2. Doświadczenie w realizacji usług (30)
Języki
Język: polski 🗣️

Instytucja zamawiająca
Kontakt
Punkt kontaktowy: Agnieszka Rutkowska-Komornik
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧

Odniesienie
Identyfikatory
Numer referencyjny nadany przez instytucję zamawiającą: CPE-II-261-07/ARK/16
Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy:

1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,

2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl 🌏
Fax: +48 224587800 📠
Informacje o terminach składania odwołań:

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz

poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują

środki ochrony prawnej na zasadach określonych w Dziale VI ustawy.

Środkami ochrony prawnej są:

a) odwołanie,

b) skarga do sądu

Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy.

Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje

skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 198 a -198 g ustawy.

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2016/S 036-058527 (2016-02-16)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2016-03-23)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia: 197 148 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2016-03-23 📅
Data publikacji: 2016-03-25 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2016/S 060-101981
Odnosi się do ogłoszenia: 2016/S 036-058527
Numer Dz.U.-S: 60
Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; 2) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % wartości zamówienia podstawowego.

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2016-03-21 📅
Nazwa: Fordewind Jarosław Grzegorz Głowacki
Adres pocztowy: ul. Mazurska 6/11
Miasto pocztowe: Ryn
Kod pocztowy: 11-520
Kraj: Polska 🇵🇱
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 5

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Informacje o terminach składania odwołań:

a) odwołanie;

b) skarga do sądu.

Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 180 -198 ustawy

Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Fax: +48 224587800 📠
Źródło: OJS 2016/S 060-101981 (2016-03-23)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (7)