Kompleksowa organizacja minimum 4, a maksymalnie 12 posiedzeń gremiów związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM), Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 (MRPO), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 (PO KL) na terenie województwa małopolskiego w ciągu 12 miesięcy od podpisania umowy

Województwo Małopolskie

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja minimum 4, a maksymalnie 12 posiedzeń gremiów związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM), Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 (MRPO), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013 (PO KL) na terenie województwa małopolskiego w ciągu 12 miesięcy od podpisania umowy, zwanych dalej posiedzeniami. Każde posiedzenie będzie zorganizowane dla maksymalnie 70 osób, z zastrzeżeniem postanowień poniższych.
2. Organizacja minimum 4, a maksymalnie 12 posiedzeń oznacza, że Zamawiający za pośrednictwem Wykonawcy może zorganizować mniej niż 12 posiedzeń w ciągu 12 miesięcy od podpisania umowy, z zastrzeżeniem jednak, że nie mniej niż 4 posiedzenia.
3. Posiedzenia będą 2-dniowe, z zastrzeżeniem możliwości dodatkowego noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia dla maksymalnie 20 uczestników.
4. Przez termin posiedzenia należy rozumieć dni, w których prowadzone są obrady.
5. Przez organizację każdego posiedzenia należy rozumieć zapewnienie przez Wykonawcę:
a) sali konferencyjnej z wyposażeniem,
b) wyżywienia,
c) noclegów (1 lub 2 dla uczestników posiedzenia),
d) miejsc postojowych,
e) przestrzeni biurowej dla Zamawiającego,
f) przygotowanie recepcji posiedzenia,
g) rejestracji audio posiedzenia,
h) transportu uczestników,
i) oznaczenia miejsca posiedzenia,
j) wyznaczenie koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym,
zgodnie z wymaganiami szczegółowymi określonymi poniżej.
6. Sala konferencyjna, noclegi oraz wyżywienie w ramach jednego posiedzenia powinny być zapewnione na terenie tego samego obiektu, przy czym w przypadku jednego z 3 zaproponowanych dla każdego posiedzenia obiektów dopuszczalne jest zorganizowanie kolacji poza obiektem, w którym organizowane jest posiedzenie.
Miejsce posiedzenia:
7. Wykonawca, każdorazowo w terminie 3 dni kalendarzowych od daty przekazania mu przez Zamawiającego informacji o planowanym terminie każdego posiedzenia, zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu propozycji 3 obiektów spełniających niżej opisane kryteria. Spośród przedstawionych obiektów Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych od dnia ich przedstawienia wybierze 1 obiekt do realizacji zamówienia w zakresie danego posiedzenia.
8. Wykonawca w ramach organizacji poszczególnych posiedzeń jest zobowiązany do zaproponowania 3 obiektów, z których dwa to hotele co najmniej 3-gwiazdkowe, zgodnie z Ewidencją Obiektów Hotelarskich prowadzoną przez Marszałka Województwa Małopolskiego (stan na dzień proponowania obiektów do organizacji posiedzeń przez Wykonawcę), trzecim może być inny obiekt świadczący usługi konferencyjno-hotelarskie. Wszystkie obiekty powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
9. W ramach organizacji każdego posiedzenia każdy z 3 zaproponowanych obiektów powinien znajdować się w innej miejscowości na terenie województwa małopolskiego. Powtórne zaproponowanie obiektu lub miejscowości, w którym posiedzenie już miało miejsce w ramach realizacji niniejszej umowy, wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego.
Terminy/liczba uczestników posiedzeń:
10. Informacja o dokładnym terminie każdego posiedzenia, przewidywanej liczbie uczestników biorących udział w obradach, liczbie uczestników korzystających z noclegów, w tym w przeddzień posiedzenia oraz o korzystaniu z opcji nagrywania zostanie przekazana Wykonawcy do 19 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia lub w terminie krótszym za zgodą Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że w przypadku organizacji pierwszego posiedzenia informacja o dokładnym terminie posiedzenia może zostać przekazana Wykonawcy do 10 dni roboczych przed planowanym terminem.
Propozycja obiektów do wykonania zamówienia w ramach jednego posiedzenia powinna być dostosowana do zgłoszonej w powyższym trybie przez Zamawiającego przewidywanej liczby osób korzystających z noclegów (liczba pokoi w obiekcie) oraz przewidywanej liczby osób biorących udział w posiedzeniu (wielkość sali konferencyjnej).
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu posiedzenia lub odwołanie danego posiedzenia, o czym poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia. Odwołane posiedzenie nie będzie liczone do minimalnej liczby posiedzeń zleconych Wykonawcy do organizacji.
11. O ostatecznej liczbie uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego, drogą telefoniczną lub mailową, najpóźniej na 5 dni roboczych przed dniem poprzedzającym termin każdego posiedzenia lub w terminie krótszym, zgodnie z terminem zaproponowanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie. Zamawiający w przeddzień posiedzenia może zwiększyć lub zmniejszyć liczbę uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia o ok. 10 % w stosunku do zgłoszonej w ww. trybie liczby osób, przy czym liczba ta nie może przekroczyć łącznie 20 osób.
12. O ostatecznej liczbie uczestników każdego posiedzenia oraz uczestników korzystających z noclegu w dniu posiedzenia, Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego, drogą telefoniczną lub mailową, najpóźniej na 5 dni roboczych przed terminem posiedzenia lub w terminie krótszym, zgodnie z terminem zaproponowanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie. Zamawiający w dniu organizacji posiedzenia może zwiększyć lub zmniejszyć liczbę uczestników posiedzenia o ok. 10 % w stosunku do zgłoszonej w tym trybie liczby osób, przy czym liczba ta nie może przekroczyć łącznie 70 osób.
Termin wskazany w formularzu oferty, jako termin zgłaszania przez Zamawiającego ostatecznej liczby osób korzystających z noclegów, obiadów i kolacji danego posiedzenia, będzie stosowany odpowiednio w zakresie zgłaszania uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia. Odpowiednie stosowanie oznacza, że termin zgłaszania ostatecznej liczby uczestników posiedzenia i termin zgłaszania ostatecznej liczby uczestników korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia nie będzie tym samym dniem, zachowana natomiast będzie ilość dni, z jakim wyprzedzeniem należy zgłaszać uczestników. Przykład: Jeżeli posiedzenie będzie się odbywać w dniach 20-21 miesiąca, a Wykonawca w ofercie zobowiązał się, że ostateczną liczbę uczestników Zamawiający będzie mógł zgłosić 2 dni przed posiedzeniem, to Zamawiający 18 dnia miesiąca wskaże liczbę uczestników danego posiedzenia, natomiast w zakresie zgłoszenia osób korzystających z noclegu i kolacji w przeddzień posiedzenia zgłoszenie nastąpi w dniu 17 miesiąca.
Sala konferencyjna
13. W zakresie zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej następujące wymagania:
a) sala konferencyjna, umożliwiająca przeprowadzenie posiedzenia dla minimum 30, maksymalnie 70 osób, wielkość sali powinna być dostosowana do przewidywanej liczby uczestników, zgłoszonej przez Zamawiającego,
b) dostępność sali konferencyjnej przez 2 dni posiedzenia,
c) ustawienie stołów w kształcie litery „U”, pożądane jest takie ustawienie stołów, aby wszyscy uczestnicy siedzieli po zewnętrznej stronie stołów,
d) klimatyzacja/ogrzewanie,
e) rejestrator dźwięku oraz nagłośnienie konferencyjne dla min. 30 – max. 70 osób, w tym min. 8 mikrofonów bezprzewodowych w paśmie min. 600 MHz, (lub multifony 1 na 2 osoby), mixer audio min. 16 in, 4 subgrupy, dwa rejestratory audio w formacie mp3.
Nie dopuszcza się używania dyktafonów. W przypadku niekorzystania przez Zamawiającego z usługi rejestracji audio w ramach organizacji danego posiedzenia, nie ma potrzeby zapewniania rejestratorów dźwięku,
f) projektor multimedialny,
g) laptop kompatybilny z projektorem, z podłączeniem do Internetu, wyposażony w oprogramowanie biurowe, aplikację do odtwarzania filmów wideo, w tym DVD, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikację umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie FLV,
h) pilot do zmiany slajdów prezentacji wraz ze wskaźnikiem, zapewniający możliwość zmiany slajdów z każdego miejsca na sali konferencyjnej,
i) stolik pod projektor (Zamawiający dopuszcza możliwość innego ustawienia/ zamontowania projektora, o ile pozwoli to na bardzo dobrą widoczność projekcji),
j) ekran zapewniający bardzo dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania (Zamawiający dopuszcza możliwość wyświetlenia projekcji na ścianie, o ile zapewni to bardzo dobrą widoczność dla uczestników posiedzenia),
k) tablica typu „flipchart” wraz z flamastrami i blokiem,
l) bezprzewodowy dostęp do Internetu,
m) zaplecze sanitarne,
n) dostęp do szatni,
Wykonawca odpowiada za prawidłowe działanie sprzętów i instalacji, o których mowa w lit. d)-l), w tym w razie potrzeby zapewnia obsługę ww. sprzętu i zaplecza.
Wyżywienie
14. W zakresie zapewnienia wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a) przygotowania miejsca na przerwę kawową w formie bufetu w sali, w której będzie odbywać się posiedzenie, lub obok sali według decyzji Zamawiającego przekazanej na 10 dni roboczych przed każdym posiedzeniem,
b) zapewnienia wyżywienia dla uczestników posiedzenia, zgodnie z menu i ramowym planem posiedzenia,
c) przedstawienia Zamawiającemu najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia posiedzenia szczegółowego menu do akceptacji. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń przez Zamawiającego do szczegółowego menu, Wykonawca w ciągu 1 dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia menu Zamawiającemu,
d) zapewnienia, że usługi związane z wyżywieniem będą świadczone przez profesjonalną obsługę oraz przy zapewnieniu odpowiedniej zastawy stołowej, szkła oraz dekoracji kwiatowej,
e) do przygotowania posiłków winny być użyte produkty najwyższej jakości, produkty żywnościowe powinny być świeże, potrawy przyrządzane tego samego dnia, co świadczenie usługi. Bezwzględnie winny być zachowywane normy na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywności i Żywienia,
f) Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia, w stosunku do godzin wskazanych w agendzie.
Ramowy plan posiedzenia (może ulec zmianie).
Szczegółowa agenda posiedzenia zostanie przekazana Wykonawcy na 10 dni roboczych przed terminem posiedzenia.
Przeddzień posiedzenia
Przyjazd części lub wszystkich uczestników – zakwaterowanie
20:00 Kolacja
Dzień I
8:00 – 9:00 Śniadanie dla osób korzystających z noclegu w przeddzień posiedzenia
9:00 – 10:00 Rejestracja uczestników, szkolenie, zakwaterowanie
10:00 – 14:00 Rozpoczęcie posiedzenia KM – obrady, zakwaterowanie
14:00 – 15:00 Obiad, zakwaterowanie
15:00 – 20:00 Obrady
20:00 Kolacja
Dzień II
8:00 – 9:00 Śniadanie
9:00 – 14:00 Obrady
14:00 – 15:00 Obiad
15:00 – 17:00 Obrady
17:00 – 17:15 Zakończenie posiedzenia KM
Menu
— Śniadanie (w cenie noclegu) w formie szwedzkiego stołu.
— Serwis kawowy (2 dni posiedzenia) ciągły w sali posiedzeń lub obok sali wg decyzji Zamawiającego:
kawa, herbata, soki tłoczone w buteleczkach, woda gazowana i niegazowana w buteleczkach, mleko do kawy, cukier, cytryna, świeże ciasteczka (3 rodzaje kruchych, 2 rodzaje bankietowych), kanapki/koreczki/tartinki, owoce filetowane.
Serwis dostępny w trakcie trwania całego posiedzenia, systematycznie sprzątany i uzupełniany.
— Obiad (2 dni posiedzenia) w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z:
1 przystawki,
1 zupy,
1 gorącego dania głównego,
1 deseru,
napojów;
— Kolacja w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z:
1 przystawki,
1 gorącego dania głównego,
1 deseru,
napojów;
— tzw. zimna płyta do kolacji (w dniu obrad), składająca się przynajmniej z:
deski wędlin,
deski serów,
2 rodzajów sałatek,
pieczywa.
Noclegi
15. Zapewnienie noclegu polega na:
a) zapewnieniu 1 lub 2 noclegów dla uczestników posiedzenia w obiekcie, w którym będzie organizowane posiedzenie, przy czym w przeddzień posiedzenia nocleg powinien być zapewniony dla maksymalnie 20 osób,
b) 1 osoba powinna być zakwaterowana w 1 pokoju wyposażonym w pełny węzeł sanitarny. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania 2 osób w 1 pokoju,
przy czym w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego przewidywanej liczby uczestników danego posiedzenia:
I. 58 – 70 osób – Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia minimum
30 a maksymalnie 50 pokoi do wykorzystania przez 1 osobę.
II. 48 – 57 osób – Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia minimum
20 a maksymalnie 40 pokoi do wykorzystania przez 1 osobę.
III. 38 – 47 osób – Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia minimum
15 a maksymalnie 30 pokoi do wykorzystania przez 1 osobę.
IV. 28 – 37 osób – Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia minimum
10 a maksymalnie 20 pokoi do wykorzystania przez 1 osobę.
V. do 27 osób – Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia minimum
10 a maksymalnie 15 pokoi do wykorzystania przez 1 osobę.
Liczbę pokoi do wykorzystania przez 1 osobę wskazuje Zamawiający przy zgłaszaniu przewidywanej liczby uczestników danego posiedzenia, przy czym liczba takich pokoi nie może być wyższa niż maksymalna wskazana powyżej dla danej liczby osób.
c) W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego ostatecznej liczby osób korzystających z noclegów, która okaże się większa niż zgłoszona przewidywana liczba osób, Wykonawca może umieścić je po 2 osoby w 1 pokoju.
d) W przypadku osób korzystających z dwóch noclegów podczas jednego posiedzenia należy zapewnić dla nich zakwaterowanie w tych samych pokojach.
Miejsca postojowe
16. Zapewnienie miejsc postojowych dla Zamawiającego (min. 18) w miejscu, gdzie będzie odbywało się posiedzenie.
Recepcja
17. Przygotowanie recepcji posiedzenia.
Przestrzeń biurowa
18. Zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego w pobliżu sali konferencyjnej, tj. stół, krzesło, fax, kserokopiarka, drukarka, papier do drukarki (2 ryzy), Internet do wykorzystania w trakcie trwania posiedzenia.
Rejestracja audio
19. Rejestracja audio wskazanych przez Zamawiającego posiedzeń ma nastąpić zgodnie z parametrami opisanymi w ust. 13 lit. e) w sposób umożliwiający prawidłowe odsłuchanie nagrania i przekazanie go Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych od zakończenia posiedzenia na nośniku Mp3/CD lub przez serwer FTP. Informacja o skorzystaniu przez Zamawiającego z rejestracji audio danego posiedzenia zostanie przekazana Wykonawcy wraz z podaniem terminu posiedzenia, czyli na 19 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia. Rejestracja audio stanowi usługę dodatkową i nie musi być wykorzystywana przez Zamawiającego przy organizacji każdego posiedzenia.
Transport
20. Zapewnienie transportu dla uczestników posiedzenia z Krakowa (jedno miejsce zbiórki) do miejsca posiedzenia i z miejsca posiedzenia do Krakowa (transport busem lub autobusem, transport na obszarze województwa małopolskiego, dla maksimum 15 osób). Wykonawca jest zobowiązany dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem, w tym również opłaty parkingowe, płatne odcinki autostrady itp. Wykonawca zapewnieni pasażerom odpowiednie warunki bezpieczeństwa, wygody i należytej obsługi w czasie przewozu.
Informacja na temat transportu zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed terminem realizacji usługi transportu dla uczestników. W przypadku korzystania z transportu dla uczestników, usługa obejmie jeden kurs z Krakowa na miejsce posiedzenia w przeddzień posiedzenia albo w pierwszym dniu posiedzenia oraz jeden kurs z miejsca posiedzenia do Krakowa w drugi dzień posiedzenia.
Transport uczestników stanowi usługę dodatkową i nie musi być wykorzystywany przez Zamawiającego przy organizacji każdego posiedzenia.
Oznaczenie miejsca posiedzenia
21. Oznaczenie miejsca posiedzenia, zgodnie z zasadami i wymaganiami w zakresie informacji i promocji obowiązującymi dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. Stosowne informacje i materiały przekaże Zamawiający najpóźniej w dniu posiedzenia, przed jego rozpoczęciem.
Koordynator ds. kontaktów z Zamawiającym
22. Wyznaczenie koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę i koordynację organizacji posiedzeń, obecnego podczas posiedzeń, pozostającego w stałym kontakcie z Zamawiającym.

Termin składania ofert wynosił 2016-04-04. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-03-15.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • KDK Sp. z o. o.

• • Województwo Małopolskie

• • Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizowania seminariów

• • Makroregion południowy › Małopolskie