Organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu „wizyta studyjna” i „misja gospodarcza” w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów”
1. Klasyfikacja rodzajowa zamówienia – usługa w rozumieniu: ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 2 pkt. 10 uPzp).
2. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu wizyta studyjna i misja gospodarcza w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów”
Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020
Zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Zamawiający zastrzega, iż wskazane we wstępnym harmonogramie planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń propozycje działań mają charakter orientacyjny, tym samym nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do faktycznego zrealizowania proponowanych działań w takim układzie. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia koncepcji planowanych wydarzeń, uwzględniających co najmniej minimum atrakcji programowych oraz pozostałych wymagań określonych w niniejszej dokumentacji przetargowej. Wykonawca winien dokonać szczegółowej analizy wymogów oraz opisu zawartego we wstępnym harmonogramie, tak aby wydarzenie było interesujące dla odbiorców – zaproszonych gości i spełniało swoje zadanie w odniesieniu do projektu który realizuje Zamawiający tj. promocja regionu.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację:
— 5-cio dniowej wizyty studyjnej – pod hasłem: Lecznictwo Uzdrowiskowe i „EkoInwestycje”, w przewidywanym terminie 24-28.7.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w pkt. 9 ust. 1 oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ
— 5-cio dniowej misji gospodarczej – Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych; w przewidywanym terminie 25-29.8.2016 r., przewidywana liczba osób została wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie: zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zapewnienia atrakcji programowych, realizacji II-dniowej konferencji oraz bankietu podczas każdego wydarzenia, transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie, ubezpieczenia uczestników, zapewnienia koordynatora oraz tłumacza.
Wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie organizacyjne dla przedstawicieli Zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do Uniejowa do momentu ich pożegnania.
Informacje organizacyjne:
Liczba uczestników:
Przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi: około 150 osób łącznie, w tym:
— uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 5 dni programowych każdego wydarzenia (cztery doby hotelowe)
— uczestnicy których udział czasowy należy przewidzieć – około 50 osób, pobyt czasowy należy przewidzieć jako pojedyncze doby noclegowe tj. nocleg w dniu konferencji, ewentualnie po niej oraz nocleg w dniu wydarzenia medialnego
— dodatkowo około 120 osób uczestników „lokalnych” których udział w wydarzeniach będzie czasowy tj. wyłącznie dzienny (bez noclegów), oraz zmieniający się dla poszczególnych elementów wydarzenia, w tym uczestnicy czasowi którzy korzystają z noclegów okresowo j.w.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla wizyty studyjnej w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla misji gospodarczej w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe. W takim przypadku, za uczestników nieobecnych Zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu odwołania ewentualnych rezerwacji
Czas trwania każdego wydarzenia: 5 dni (4 doby hotelowe)
Termin wydarzenia:
Umowa z wykonawcą wyłonionym w toku niniejszego postępowania zostanie zawarta na okres od dnia podpisania (wstępnie 12.7.2016.) do 31.8.2016 r.
Wstępnie przewidywany przez Zamawiającego termin realizacji wydarzeń przedstawia się następująco:
— Wizyta studyjna – inauguracja 24.7. (niedziela) zakończenie 28.7. (czwartek)
— Misja gospodarcza – inauguracja 25.8. (czwartek) zakończenie 29.8. (poniedziałek)
Wskazane powyżej terminy należy traktować jako wstępne, Zamawiający szczegółowy termin organizacji wydarzeń dookreśli na etapie realizacji umowy.
Wymagania szczegółowe dla przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie:
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich stałych osób uczestniczących w misji oraz wizycie podczas całego wydarzenia
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części lokalnych osób uczestniczących w misji oraz wizycie na okres jednej doby hotelowej w dniu koncertu
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części osób z pośród lokalnych uczestników misji oraz wizyty na okres jednej doby w dniu konferencji
Wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3-gwiazdkom w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. 2006 nr 22 poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności: serwowanie gościom śniadania (w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
Warunki zakwaterowania:
— Dla gości stałych pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym
— Dla gości tymczasowych w przypadku braku możliwości zapewnienia pokojów jednoosobowych w wybranym obiekcie noclegowym dopuszczalne jest zapewnienie miejsc w pokojach dwuosobowych
— wyposażone w telewizor
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— dostęp do WIFI
Ze względu na charakter wydarzenia zaleca się aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej
Wyżywienie
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji oraz wizycie
— Wykonawca zapewnia wyżywienie w miejscu zakwaterowania (śniadania i kolacje) oraz obiady zgodnie z planem atrakcji, wymagana kuchnia zróżnicowana w każdym z dni pobytu – z uwzględnieniem takich jak np: potrawy regionalne, tradycyjna kuchnia staropolska, kuchnia wykwintna, kuchnia tematyczna /np. z motywem jednego warzywa/ etc.
— Wykonawca zapewnia wyżywienie całodzienne obejmujące minimum
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— Obiad, co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser – przewidywany w formie różnorodnej, adekwatnie do koncepcji
— kolację – przewidywana w formie serwowanej co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser
— przerwy kawowe, kawę, herbatę, napoje zimne (w tym woda niegazowana, gazowana, soki, 2 rodzaje ciasta, małe kanapeczki z wędliną i warzywami, przewidzieć co najmniej 3 szt. na osobę itp.) w trakcie każdego z dni pobytowych,
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas konferencji zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. konferencja
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas bankietu zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. Bankiet
Transfery lokalne
— Wykonawca zapewnia transport lokalny na terenie Uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam gdzie odbywać się będą atrakcje wydarzeń
— Po stronie wykonawcy pozostaje ujęcie w zakresie koncepcji rozmieszczenie atrakcji w terenie oraz zapewnienie sprawnej organizacji transferów do wskazanych miejsc pobytu w przypadku atrakcji regionalnych wszystkim uczestnikom wydarzenia.
— Wykonawca zapewnia przewóz uczestników misji, wizyty z hotelu na wszelkie spotkania, imprezy etc. w trakcie pobytu
— Przejazdy w regionie związane z realizacją wydarzeń będą odbywać się komfortowymi pojazdami typu bus lub autokar, które zapewni Wykonawca.
— Wyposażanie pojazdów min: klimatyzacja, WiFi.
— W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu, zgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na prawidłową realizację przyjętego planu.
Tłumaczenia:
— Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił minimum jednego tłumacza posiadającego wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego
— Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację tłumaczenia symultanicznego polsko-angielskiego podczas konferencji w ramach obu wydarzeń;
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumacza, który będzie również towarzyszył uczestnikom zagranicznym podczas każdego wydarzenia. Tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z języka polskiego na język angielski (i odwrotnie) w trakcie realizacji atrakcji, spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzeń.
— Po stronie wykonawcy pozostają koszty pobytu podczas całego wydarzenia osób/osoby pełniącej obowiązki tłumacza oraz koszt urządzeń wymaganych do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji.
Koordynacja:
— Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, do której obowiązków będzie należeć w szczególności:
— sprawowanie, w imieniu Zamawiającego (we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego), opieki nad uczestnikami wydarzenia w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru wydarzenia, a w sytuacjach nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy,
— zapewnienie właściwej realizacji programu wydarzenia,
— udzielenie uczestnikom wydarzenia informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej informacji krajoznawczej,
— czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas wydarzenia oraz przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług,
— reprezentowanie Zamawiającego wobec kontrahentów świadczących usługi (w charakterze podwykonawców, poddostawców etc.) w trakcie trwania wydarzenia,
— dbanie o dobre imię Zamawiającego i nienarażanie go na straty,
— pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie,
— warunkowo pełnienie funkcji tłumacza dla uczestników „anglojęzycznych” w przypadku braku osoby odpowiedzialnej za tłumaczenia,
— zgłaszanie Zamawiającemu uwag i opinii z przebiegu wydarzenia;
— wnioskowanie w sprawach atrakcji, konieczności zmian etc..
Ubezpieczenie:
— Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzeń zarówno w pierwszym jak i w drugim terminie na cały okres realizacji wydarzeń jak również do ubezpieczenia mienia i ewentualnie powierzonych eksponatów itp. osób biorących udział w wydarzeniach. Po stronie wykonawcy jest zapewnienie ubezpieczenia zarówno swoich pracowników jak i wszystkich osób biorących udział w organizacji atrakcji, pokazów, szkoleń, prelekcji, prezentacji etc.
— Dodatkowo wykonawca odpowiedzialny jest za ubezpieczenie OC zarówno kontraktowe jak i deliktowe.
— Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu umowy ubezpieczenia – oryginału polisy, w terminie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia.
Konferencja:
— Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia dwudniowej konferencji branżowej w Uniejowie w ramach każdego z wydarzeń.
— Do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności:
— Zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 150 osób
— Zapewnienie udziału ekspertów w ilości zgodnej z zadeklarowaną w koncepcji stanowiącej załącznik do oferty przetargowej
— Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego
— Zapewnienie recepcji konferencji
— Zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji następującym zakresie:
— w czasie trwania Konferencji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z ekspresu, wrzątek, herbata w pojedynczych torebkach (minimum trzy rodzaje: co najmniej czarna, mięta) mleko, śmietanka, cukier, świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na os.), sok owocowy 100 % (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania Konferencji w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
— podczas przerwy kawowej każdego dnia Wykonawca zapewni dodatkowo: kanapki, minimum 3 szt./os. w tym: kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z
serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os.
— 2 obiady (1 i 2 dzień Konferencji): ciepły posiłek składający się z dwóch dań min. 2
rodzaje zup, w tym jedna zupa krem, min. 200 ml/os., 3 rodzaje dań ciepłych: jedno wegetariańskie, jedno mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych: ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na parze min. 100 g/os., ciasto – min.2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda).
— przez cały czas trwania Konferencji Wykonawca zapewni wodę i soki dla prelegentów ustawione na stoliku z boku sali.
Obsługa konferencji, program konferencji – opracowanie merytoryczne zgodne z koncepcją stanowiącą załącznik do oferty oraz wydruk i kolportaż wśród uczestników, wydruk identyfikatorów
Zapewnienie i dystrybucja wśród uczestników konferencji gadżetów promocyjnych takich jak smycze, pamięci USB i innych materiałów konferencyjnych w formie materiałów piśmienniczych
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia następujących materiałów promocyjnych:
Nazwa Ilość Specyfikacja
— długopis 150 szt. Długopis metalowy korpus, mechanizm automatyczny, niebieski wkład,
— smycz 150 szt. Rodzaj materiału: silikon (nie transparentny) lub pvc, kolor: biały, dodatki: karabińczyk metalowy i zawiesza (sznurek) na telefon, wymiary: długość ok. 80 cm /standardowa/, szer. Ok. 1,2 -1,5 cm, logo Zamawiającego
— pamięć USB 150 szt. W postaci karty: 8 x 5 cm (tolerancja do 5mm +/) kompatybilność z systemami operacyjnymi: Win/OS/Linux nie wymagającej sterowników, poj. 8GB.
— etui 200 szt. Format: 11x12cm (maksymalne wymiary 11,5 x 13cm) materiały
na identyfikator Półtwarda folia PCV, przezroczysta, Dodatki: otwór na
karabińczyk smyczy, Etui powinno pomieścić zarówno
identyfikator jak i program konferencji.
Przygotowanie informacji podsumowującej konferencję
Przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników ankiety ewaluacyjnej
Wykonawca jest zobowiązany zaaranżować przestrzeń Sali konferencyjnej w taki sposób aby możliwe było zrealizowanie celów wydarzenia tj. promocji oraz nawiązania współpracy gospodarczej w tym np. przeprowadzenie biznesowych rozmów branżowych na potrzeby stworzenia relacji handlowych
Wykonawca zapewni dodatkowo wydruki: programu konferencji w ilości zgodnej z ilością uczestników oraz identyfikatorów dla uczestników.
Bankiet – uroczysta inauguracja i zakończenie wydarzeń:
Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację usługi restauracyjnej w zakresie organizacji bankietu w Uniejowie, w dniu plenerowego wydarzenia medialnego dla maksymalnie 150 uczestników (dalej jako „Bankiet”).
Miejsce organizacji Bankietu (restauracja bądź inny obiekt przystosowany do świadczenia usług gastronomicznych) musi znajdować się w odległości maksimum 500 m od miejsca wydarzenia medialnego w którym uczestnicy misji oraz wizyty będą brać udział oraz maksymalnie 500m o od miejsc noclegowych( Wydarzenie medialne planowane w obszarze przy kompleksie basenowym „Termy Uniejów”)
Uczestnicy bankietu – maksymalnie do 150 osób. Ostateczna faktyczna liczba uczestników zostanie przekazana w dniu rozpoczęcia całości wydarzenia.
W ramach realizacji bankietu do obowiązków wykonawcy należy w szczególności:
zapewnienie miejsca Bankietu wraz z odpowiednią infrastrukturą, tj.: Sala bądź przestrzeń lokalu muszą swobodnie pomieścić 150 osób. Miejsce w wyposażeniu musi posiadać minimum sprawną klimatyzację, nagłośnienie, stoły „szwedzkie” oraz parkiet taneczny oraz sprawne oświetlenie. Miejsce organizacji bankietu musi odpowiadać randze całego wydarzenia o charakterze międzynarodowym. Sala, w której będzie się odbywał Bankiet, powinna posiadać przestrzeń umożliwiającą swobodną konwersację i odpoczynek (kanapy, fotele, stoliki kawowe) w ilości umożliwiającej swobodne z niej korzystanie dla wszystkich uczestników Bankietu.
zapewnienie wyżywienia dla maksymalnie 150 uczestników, w formie tzw. Bufetu szwedzkiego – Zamawiający zastrzega możliwość ingerencji w proponowane przez Wykonawcę menu w przypadku gdyby proponowane potrawy nie odpowiadały standardom wymaganym przez Zamawiającego.
Zamawiający oczekuje minimum:
— 3 rodzajów dań ciepłych (mięsne – drobiowe, mięsne oraz wegetariańskie, porcja min. 250 g/os) podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— 2 rodzaje zup ciepłych, w tym jedna krem podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— dodatki do dań ciepłych (2 rodzaje: ziemniaki zapiekane, ryż, makaron min. 120 g/os każdego z dodatków podawane w podgrzewaczach umożliwiających zachowanie ciepła posiłków
— pieczywo (3 rodzaje w tym co najmniej jeden rodzaj – produkt lokalny tradycyjny na naturalnym zakwasie)
— zimne przekąski typu „fingerfood” (5 rodzajów)
— sałatki (minimum 3 rodzaje)
— desery (minimum 5 rodzajów, min po 1 kpl/os każdy rodzaj)
— owoce sezonowe (obrane, krojone, podawane na tacy, min 6 rodzajów 200 g/os)
— napoje zimne: soki owocowe 100 % (3 rodzaje: min jabłko, pomarańcza, 0.5 l/os), woda mineralna gazowana i niegazowana (butelka jednostkowa 1 szt. Każdy rodzaj/os; łącznie min 0,5 l./os)
— napoje ciepłe: nielimitowane kawa z ekspresu ciśnieniowego min. czarna, biała, latte, herbata w op. Jednostkowych min czarna, owocowa i mięta, cukier, cytryna
— Wykonawca zapewni stoliki bankietowe rozmieszczone w pomieszczeniu, w którym będzie odbywał się bankiet w ilości umożliwiającej swobodne z nich korzystanie zaproszonym uczestnikom
— Zapewnienie oprawy muzycznej i wizualnej podczas bankietu: Zamawiający wymaga, aby ustawienie stołów oraz muzyka w tle (mechaniczna) umożliwiała swobodną konwersację uczestników konferencji. Zamawiający wymaga stonowanego oświetlenia zapewniającego odpowiednią do rangi wydarzenia atmosferę oraz wystarczająco oświetlonej przestrzeni serwowania posiłków
Posiłki powinny być podane przez Wykonawcę na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami metalowymi. Zastawa powinna być zapewniona w wystarczającej ilości dla wszystkich gości Bankietu. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić rozstawienie posiłków nie wcześniej niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem Bankietu i nie później niż na 15 minut przed rozpoczęciem Bankietu.
Przed podpisaniem umowy Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w obiekcie Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza celem weryfikacji oferty w zakresie jej zgodności z opisem przedmiotu zamówienia.
Elementy dodatkowe:
Wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które Zamawiający wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń.
Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia udziału w wydarzeniu ekspertów biorących udział w konferencji oraz artystów, twórców itd. wskazanych w koncepcji złożonej z ofertą przetargową jako osoby. zapewniające dodatkowe atrakcje wraz z kosztami ich dojazdu do Uniejowa oraz kosztów pobytu w tym noclegów i wyżywienia oraz ewentualnych transportów eksponatów, maszyn, urządzeń, organizacji pokazów etc. zgodnie z koncepcją programową stanowiącą załącznik do niniejszej umowy/punkt ma zastosowanie wyłącznie jeśli w ofercie takie elementy zostały wskazane/.
Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia kosztów realizacji atrakcji programowych, również obligatoryjnie wskazanych przez Zamawiającego takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii zwyczajowo nieudostępnianych, wynagrodzeniami dla ewentualnych przewodników podczas zwiedzania, wizytacji, przeglądów etc.,
Wykonawca w ramach koncepcji jest zobowiązany zawrzeć minimum następujące atrakcje programowe:
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń w obiekcie Geotermii Uniejów oraz zwiedzanie układów technologicznych zapewniających ogrzewanie w miejskiej sieci ciepłowniczej wraz z układem nowatorskiego źródła energii w obiekcie Energetyki Uniejów.
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń oraz zwiedzanie obiegów technologicznych wody solankowej zapewniającej atrakcje w ramach obiektu termalno-basenowego Termy Uniejów.
— udział uczestników misji i wizyty w wydarzeniach medialnych organizowanych przez Zamawiającego wraz z „afterparty” (stanowiącym jednocześnie imprezę inauguracyjną dla pierwszego wydarzenia – wizyta oraz uroczyste zamknięcie dla drugiego wydarzenia – misja)
— konferencję/II-dniowe spotkanie branżowe na ok. 150 osób
— kurs pokazowy/warsztaty języka migowego dla zaproszonych gości – stopień zaawansowania uczestników amatorski
Zaleca się w koncepcji programowej ująć atrakcje promujące region łódzki, ze względów logistycznych zlokalizowane w jak najmniejszej odległości od m. Uniejów.
Poprzez organizację wydarzenia w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia, rozumieć należy:
— przyjęcie oraz uroczyste powitanie zaproszonych gości – po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie koordynacji przyjazdów gości we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego– koszt transportu zaproszonych gości do Uniejowa nie stanowi przedmiotu zamówienia oraz dodatkowo przygotowanie poczęstunku, przystawek powitalnych dla poszczególnych grup ( wymagane minimum: zupa, zimne przekąski typu małe kanapeczki, owoce sezonowe, kawa, herbata, soki, woda), etc;
— zapewnienie alokacji uczestników w obiektach noclegowych wraz z uprzednim przygotowaniem odpowiednich rezerwacji w pokojach z właściwą ilością miejsc, wszelkie koszty pobytu pokrywa wykonawca w ramach niniejszego zamówienia, włącznie z ewentualnymi kosztami odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia takiej konieczności.
— zorganizowanie pobytu zaproszonym uczestnikom, zarówno zewnętrznym jak i lokalnym w sposób atrakcyjny i optymalny z uwzględnieniem czasu na wydarzenia grupowe jak również indywidualne zwiedzanie atrakcji uzdrowiska Uniejów oraz regionu którego część stanowi. Wszelkie koszty związane z realizacją koncepcji programowej stanowiącej załącznik do oferty, na podstawie której zamawiający dokonał wyboru wykonawcy ponosi wykonawca, w tym koszty związane z wyżywieniem, zapewnieniem obsługi, kosztami realizacji atrakcji programowych takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii chronionych, wynagrodzeniami dla ewentualnych ekspertów podczas konferencji, wizytacji, przeglądów etc., kosztami transferów uczestników w przypadku atrakcji poza lokalizacją miejsc noclegowych itd.;
— zapewnienie możliwości uczestnictwa w wydarzeniach medialnych plenerowych, zaproszenie w standardzie VIP
— organizację bankietu zgodnie z opisem zawartym powyżej po wydarzeniu medialnym jako uroczyste otwarcie/zamknięcie wydarzenia;
— uroczyste pożegnanie uczestników; Zamawiający w ramach prezentów pożegnalnych przewiduje kosz regionalnych produktów spożywczych, tj. co najmniej pieczywo regionalne typu chleb na zakwasie lub równoważny 1 kg, produkty serowarskie 0,5 kg, wysokogatunkową kiełbasę odznaczoną nagrodą 0,5 kg (kosze prezentowe dostarcza Wykonawca po uprzedniej konsultacji z Zamawiającym)
3. Zaleca się oferentom szczegółowe zapoznanie się z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zdobycie wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty oraz sprawdzenie i zweryfikowanie udostępnionych przez Zamawiającego informacji oraz niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o ewentualnych błędach i/lub przeoczeniach.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2016-06-30.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-05-19.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2016-05-19
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2016-07-18
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|