Organizacja wypoczynku dzieci i młodzieży w okresie wakacji letnich 2016 r

Kuratorium Oświaty w Olsztynie

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej z terenu województwa warmińsko-mazurskiego.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji części zamówienia, w sytuacji, gdy nie uzyska środków na jego finansowanie.
3. Nazwa i kod przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych 55240000-4.
4. Przedmiot zamówienia obejmuje organizację wypoczynku letniego w postaci 10 – dniowych turnusów (9 noclegów) dla dzieci i młodzieży szkolnej z terenu województwa warmińsko – mazurskiego z uwzględnieniem podziału zamówienia na części:
1. Część I – organizacja wypoczynku dla 314 uczniów szkół podstawowych z powiatów: olsztyńskiego, ostródzkiego, iławskiego, nowomiejskiego;
2. Część II – organizacja wypoczynku dla 313 uczniów szkół podstawowych z powiatów: elbląskiego, braniewskiego, lidzbarskiego, bartoszyckiego;
3. Część III – organizacja wypoczynku dla 313 uczniów szkół podstawowych z powiatów: kętrzyńskiego, giżyckiego, oleckiego, ełckiego gołdapskiego;
4. Część IV – organizacja wypoczynku dla 313 uczniów szkół podstawowych z powiatów: mrągowskiego, piskiego, szczycieńskiego, nidzickiego, działdowskiego;
5. Część V – organizacja wypoczynku dla 268 uczniów gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych z powiatów: gołdapskiego, oleckiego, ełckiego, piskiego, mrągowskiego, szczycieńskiego, nidzickiego;
6. Część VI – organizacja wypoczynku dla 266 uczniów gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych z powiatów: olsztyńskiego, ostródzkiego, iławskiego, nowomiejskiego, działdowskiego;
7. Część VII – organizacja wypoczynku dla 266 uczniów gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych z powiatów: elbląskiego, braniewskiego, bartoszyckiego, lidzbarskiego, kętrzyńskiego, giżyckiego.
Przedmiot zamówienia musi być wykonany zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.).
5. Uczestnikami wypoczynku letniego będą uczniowie szkół podstawowych, gimnazjów oraz szkół ponadgimnazjalnych, z uwzględnieniem § 5 ww. rozporządzenia.
6. Zamawiający nie dopuszcza by miejsce wypoczynku pokrywało się z miejscem zamieszkania uczestników. W każdym z zadań wskazane są powiaty, z których wytypowani będą uczestnicy wypoczynku. Zamawiający nie dopuszcza by wypoczynek organizowany był na terenie jakiejkolwiek miejscowości należącej do powiatu, z którego wytypowane są dzieci.
7. Organizacja wypoczynku letniego obejmuje w szczególności:
1) zapewnienie całodziennego wyżywienia uczestnikom – 5 posiłków dziennie (śniadanie, drugie śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja);
2) zapewnienie stałego dostępu co najmniej do napojów, pieczywa i dżemu przez cały dzień oraz suchego prowiantu na czas podróży;
3) zapewnienie standardu zakwaterowania według wytycznych zawartych
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia;
4) ubezpieczenie uczestników na czas przejazdu i pobytu na turnusie, obejmujące koszty leczenia oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW;
5) zorganizowanie przejazdów, w tym na miejsce wypoczynku i z powrotem oraz w trakcie trwania turnusu;
6) zapewnienie organizacji turnusów wypoczynkowych oraz kadry pedagogicznej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania;
7) zapewnienie opieki medycznej;
8) zapewnienie kadry specjalistycznej w przypadku zajęć tematycznych np. tanecznych, sportowych, artystycznych;
9) zapewnienia wynagrodzenia kadry kolonijnej;
10) zapewnienie bezpłatnego dostępu uczestników turnusu do obiektów sportowych oraz kąpielisk.
8. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez uczestników wypoczynku oraz zobowiązany jest posiadać ubezpieczenie OC.
9. Wybrany wykonawca we współpracy z przedstawicielami ośrodków pomocy społecznej dokona naboru uczestników zgodnie z liczbą wskazaną przez zamawiającego.
10. Wykonawca we współpracy z miejskimi i gminnymi ośrodkami pomocy społecznej przygotuje listę rezerwową uczestników, którzy zajmą miejsce nieobecnych
z różnych przyczyn uczestników. Lista rezerwowa uczestników aktualizowana będzie po każdorazowym powzięciu przez wyżej wymienione jednostki współpracujące z wykonawcą informacji o rezygnacji uczestnika z listy podstawowej, nie później jednak niż 48 godzin przed rozpoczęciem realizacji usługi (licząc od dnia i godziny wyjazdu uczestników wypoczynku).
11. Wybrany wykonawca zorganizuje transport uczestników z wyznaczonych przez zamawiającego miejsc zbiórek dla każdego powiatu do placówki i z powrotem – do miejsc zbiórek, a także powiadomi pisemnie uczestników i rodziców bądź opiekunów prawnych o zasadach transportu, terminach i godzinach wyjazdu oraz przyjazdu, miejscach zbiórek itd. Każdy autokar przewożący uczestników musi być sprawny i mieć ważne badania techniczne, a kierowca musi posiadać uprawnienia do przewozu pasażerów. W każdym autokarze powinna znaleźć się wymagana liczba opiekunów – jeden opiekun dla grupy 15 uczniów.
12. Miejscowością wyjazdu dzieci na wypoczynek będzie:
1) dla Części I z powiatu:
a) olsztyńskiego – Dobre Miasto, Kolno, Barczewo, Olsztyn, Biskupiec, Olsztynek, Purda;
b) ostródzkiego – Miłakowo, Małdyty, Łukta, Ostróda, Dąbrówno;
c) iławskiego – Zalewo, Susz, Iława, Lubawa;
d) nowomiejskiego – Biskupiec, Kurzętnik, Grodziczno.
2) dla Części II z powiatu:
a) bartoszyckiego – Górowo Iławeckie, Bartoszyce, Bisztynek;
b) braniewskiego – Braniewo, Lelkowo, Płoskinia, Pieniężno, Wilczęta;
c) lidzbarskiego – Lidzbark Warmiński, Orneta, Lubomino;
d) elbląskiego – Tolkmicko, Elbląg, Gronowo Elbląskie, Pasłęk, Rychliki.
3) dla Części III z powiatu:
a) kętrzyńskiego – Barciany, Korsze, Kętrzyn, Reszel;
b) giżyckiego – Kruklanki, Giżycko, Wydminy, Ryn;
c) gołdapskiego – Banie Mazurskie i Dubeninki;
d) oleckiego – Kowale Oleckie, Olecko, Świętajno, Wieliczki;
e) ełckiego – Stare Juchy i Prostki, Ełk, Kalinowo.
4) dla Części IV z powiatu:
a) mrągowskiego – Mrągowo, Mikołajki, Piecki;
b) piskiego – Orzysz, Biała Piska, Pisz, Ruciane Nida;
c) szczycieńskiego – Dźwierzuty, Pasym, Szczytno, Świętajno, Jedwabno, Wielbark, Rozogi;
d) nidzickiego – Nidzica, Janowiec Kościelny;
e) działdowskiego – Rybno, Lidzbark, Płośnica, Działdowo, Iłowo Osada.
5) dla Części V z powiatu:
a) gołdapskiego – Banie Mazurskie i Dubeninki;
b) oleckiego – Kowale Oleckie, Olecko, Świętajno, Wieliczki;
c) ełckiego – Stare Juchy i Prostki, Ełk, Kalinowo;
d) mrągowskiego – Mrągowo, Mikołajki, Piecki;
e) piskiego – Orzysz, Biała Piska, Pisz, Ruciane Nida;
f) szczycieńskiego – Dźwierzuty, Pasym, Szczytno, Świętajno, Jedwabno, Wielbark, Rozogi;
g) nidzickiego – Nidzica, Janowiec Kościelny.
6) dla Części VI z powiatu:
a) olsztyńskiego – Dobre Miasto, Kolno, Barczewo, Olsztyn, Biskupiec, Olsztynek, Purda.
b) ostródzkiego – Miłakowo, Małdyty, Łukta, Ostróda, Dąbrówno.
c) iławskiego – Zalewo, Susz, Iława, Lubawa.
d) nowomiejskiego – Biskupiec, Kurzętnik, Grodziczno.
e) działdowskiego – Rybno, Lidzbark, Płośnica, Działdowo, Iłowo Osada.
7) dla Części VII z powiatu:
a) bartoszyckiego – Górowo Iławeckie, Bartoszyce, Bisztynek.
b) braniewskiego – Braniewo, Lelkowo, Płoskinia, Pieniężno, Wilczęta.
c) lidzbarskiego – Lidzbark Warmiński, Orneta, Lubomino.
d) elbląskiego – Tolkmicko, Elbląg, Gronowo Elbląskie, Pasłęk, Rychliki.
e) kętrzyńskiego – Barciany, Korsze, Kętrzyn, Reszel.
f) giżyckiego – Kruklanki, Giżycko, Wydminy, Ryn,
13. W przypadku stawienia się w dniu wyjazdu mniejszej liczby uczestników w ramach którejkolwiek części zamówienia w stosunku do liczby pierwotnie przewidzianych wykonawca zobowiązany będzie na własny koszt zorganizować w maksymalnym terminie 2 dni licząc od dnia wyjazdu jeden dodatkowy transport osób, które zajmą miejsce nieobecnych lub osoby te zostaną dołączone do kolejnego turnusu i zabrane z miejsca wytypowanego dla danego powiatu. Wykonawca we współpracy
z właściwymi miejskimi i gminnymi ośrodkami pomocy społecznej ustali listę nowych uczestników oraz termin i miejsce ich odbioru.
14. Wykonawca zapewni doświadczoną kadrę z odpowiednimi kwalifikacjami, tj. zatrudni kierownika placówki spełniającego warunki wymienione w § 11 rozporządzeniu Ministra Edukacji narodowej z 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania, zatrudni wychowawców pamiętając o zasadzie, że liczba uczestników wypoczynku pozostających pod opieką jednego wychowawcy nie może przekraczać 20 osób, a w przypadku dzieci do 10 roku życia – liczba uczestników pozostających pod opieką jednego wychowawcy nie może przekraczać 15 osób. Osoby podejmujące pracę wychowawcy muszą spełniać warunki określone w § 12 wyżej wymienionego rozporządzenia.
15. Wykonawca upoważni jedną osobę spośród wychowawców do kontaktów telefonicznych z rodzicami i wskaże tę osobę wraz z właściwym numerem telefonu ośrodkowi pomocy społecznej najpóźniej w dniu wyjazdu dzieci (informacja podana poprzez ośrodek pomocy społecznej lub bezpośrednio rodzicom w formie wizytówek).
16. Zamawiający żąda by program wypoczynku udostępniony był ośrodkowi pomocy społecznej na etapie rekrutacji dzieci. Dodatkowo program musi:
1) być dostosowany do różnych grup wiekowych;
2) być dostosowany do miejsca lokalizacji placówki;
3) uwzględniać warianty pogodowe;
4) być dostosowany do potrzeb dzieci i młodzieży, w tym uwzględniający aktywne formy wypoczynku oraz uwzględniający i rozwijający zainteresowania dzieci i młodzieży;
5) promować ruch i bezpieczną aktywność fizyczną;
6) przewidywać udział w wypoczynku dzieci z niepełnosprawnością;
7) promować rozwój uzdolnień i zainteresowań (wyjazdy tematyczne);
8) przewidywać udział w wypoczynku tematyki i działań rozwijających nawyk dbania o zdrowie fizyczne i psychiczne;
9) zachęcać do aktywnego działania i włączenia społecznego dzieci
i młodzieży poprzez animację i edukację kulturalną.
17. Obiekt przeznaczony na wypoczynek musi spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa i higieny określone obowiązującymi przepisami prawa oraz wynikające ze szczególnego charakteru świadczenia. Wymagana jest atrakcyjna lokalizacja obiektu wypoczynku, tj. odpowiednio bliska odległość do lasu, kąpieliska, morza, gór, jak również centrum miejscowości. Standard obiektu musi spełniać następujące normy:
1) teren obiektu kolonijnego musi być oświetlony latarniami elektrycznymi
i otoczony ogrodzeniem, które zabezpiecza wejście i wyjście do/z obiektu- zamawiający nie dopuszcza ogrodzenia naturalnego typu żywopłot, tuje, drzewa, krzewy;
2) budynki, w których będzie świadczona usługa będą położone w odległości nie większej niż 500 m od siebie, stołówka (jadalnia, restauracja) będzie zlokalizowana w obiekcie lub w oddzielnym budynku położonym w odległości nie większej niż 500 m od pozostałych obiektów;
3) pokoje maksymalnie 4 osobowe;
4) powierzchnia pomieszczeń zakwaterowania przypadająca na 1 osobę minimum 5 m².
5) minimalne wyposażenie pomieszczeń socjalnych:
a) poduszka, kołdra, dodatkowe koce dla każdego uczestnika;
b) łóżka (z wyłączeniem łóżek piętrowych metalowych typu wojskowego) z materacem lub tapczany dla każdego uczestnika z odpowiednią bielizną pościelową;
c) szafy ubraniowe, wieszaki;
d) stół i krzesła lub taborety w ilości odpowiadającej liczbie zakwaterowanych osób.
18. Wykonawca musi posiadać opinię właściwej miejscowo straży pożarnej
o dopuszczeniu obiektu do zorganizowania w nim wypoczynku dla dzieci
i młodzieży wystawiony nie później niż 3 lata od początku roku kalendarzowego
w którym ogłoszono przetarg lub aktualny protokół właściwej miejscowo straży pożarnej, który dopuszcza obiekt do użytkowania, jeśli wykonawca nie dysponuje właściwą opinią w dniu składania oferty.
19. W bazie musi znajdować się wyposażenie pozwalające na organizację atrakcyjnych form wypoczynku zgodnie z założeniami programowymi (sprzęt sportowy, rekreacyjny, w tym co najmniej 5 piłek do siatkówki, siatka do gry, piłeczki do ping-ponga, 20 skakanek, 10 kompletów rakietek do gry w badmingtona i lotki).
20. Wykonawca musi zapewnić właściwe wyżywienie uczestnikom przy założeniu, że tzw. „wsad do kotła” nie będzie mniejszy niż 19,00 zł brutto na osobodzień w przypadku dzieci ze szkół podstawowych oraz nie mniejszy niż 21 PLN brutto za osobodzień w przypadku młodzieży z gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych. Wsad do kotła będzie musiał być przez wykonawcę udokumentowany dziennym raportem żywieniowym, który powinien być sporządzany najpóźniej następnego dnia i zawierać w szczególności: dane o liczbie żywionych dzieci w danym dniu, jadłospis, zlecenie wydania z magazynu produktów żywnościowych. Żywienie uczestników wypoczynku powinno odbywać się zgodnie z zasadami higieny oraz racjonalnego żywienia określonymi w odrębnych przepisach. Wymagane jest zapewnienie 5 posiłków dziennie tj. śniadania, drugiego śniadania, dwudaniowego obiadu, podwieczorku, kolacji oraz zapewnienie stałego dostępu do napojów, pieczywa i dżemu przez cały dzień. Pierwszy dzień pobytu dzieci na koloniach rozpoczyna się obiadem po przyjeździe dzieci bez względu na godzinę przyjazdu. Ostatni dzień pobytu dzieci na koloniach kończy się śniadaniem i wydaniem
dzieciom suchego prowiantu na drogę powrotną, przy czym wartość prowiantu będzie stanowiła dzienną dawkę wsadu do kotła. Paczka suchego prowiantu będzie zawierała co najmniej:
a) 2 bułki – kanapki;
b) bułkę drożdżówkę;
c) owoc;
d) napój o pojemności 250 ml;
e) wodę mineralną niegazowaną o pojemności 250 ml.
Stawki żywieniowe wykonawca uwzględni przy kalkulowaniu ceny oferty.
21. Podana liczba uczestników dla każdej części zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia, zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 20 % a wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
22. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli na dowolnym etapie realizacji zamówienia publicznego, bez uprzedniego powiadamiania wykonawcy o terminie i zakresie kontroli.

Termin składania ofert wynosił 2016-04-18. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-02-15.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • PANORAMA s. c.
• • PANORAMA s.c.
• • Poltur Polska Sp z o.o.
• • Poltur Polska Sp. z o.o.

• • Kuratorium Oświaty w Olsztynie

• • Pola kempingowe i inne miejsca noclegowe, inne niż hotelowe › Usługi w zakresie ośrodków i domów wypoczynkowych

• • Polska