Prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta Inowrocławia w latach 2017-2021

Miasto Inowrocław

Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi bankowej budżetu Miasta Inowrocławia i jednostek organizacyjnych Miasta oraz udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, w latach 2017-2021, w tym:
1. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych:
1) rachunku bieżącego budżetu Miasta Inowrocławia, w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągnięcia odnawialnego kredytu (kredyt w rachunku bieżącym) na pokrycie występującego w trakcie roku deficytu budżetowego do wysokości określonej w uchwale budżetowej (kwota kredytu na 2017 rok wynosi 1 500 000 PLN);
2) rachunków bieżących Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych Miasta;
3) rachunków pomocniczych Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m.in. rachunki dochodów własnych, rachunki funduszy celowych, rachunki wyodrębnione.
Środki gromadzone na rachunkach będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID 1M, pomnożoną przez zaoferowany przez bank współczynnik (zgodny z ofertą).
Liczba rachunków bankowych może się zwiększyć lub zmniejszyć w okresie trwania umowy.
2. Realizacja zleceń płatniczych/przelewów w następujący sposób:
1) przelewy między jednostkami organizacyjnymi Miasta Inowrocławia, posiadającymi rachunki w banku wybranym do obsługi bankowej budżetu Miasta Inowrocławia – w czasie rzeczywistym;
2) przelewy między podmiotami innymi niż jednostki organizacyjne Miasta Inowrocławia, posiadającymi rachunki w banku wybranym do obsługi bankowej budżetu Miasta Inowrocławia – w czasie rzeczywistym;
3) przelewy wychodzące do innego banku do wysokości 1 000 000 PLN zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 8:30 – w tym samym dniu roboczym I sesją ELIXIR, a zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 12:30 – II sesją ELIXIR w tym samym dniu roboczym. Polecenia przelewu wychodzące do innych banków zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 15:00 winny zostać zrealizowane III sesją ELIXIR, natomiast zlecenia zarejestrowane w systemie bankowym po godz. 15:00 winny zostać przesłane najpóźniej w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR;
4) przelewy powyżej 1 mln zł zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 15:30 za pośrednictwem SORBNET – w tym samym dniu roboczym;
5) przelewy zagraniczne – w systemie SWIFT.
3. Przyjmowanie przelewów przychodzących z obcych banków w następujący sposób:
1) środki przychodzące I sesją ELIXIR winny być zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu do godz. 13:00;
2) środki przychodzące II sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu do godz. 16:00;
3) środki przychodzące III sesją ELIXIR winny zostać zaksięgowane w tym samym dniu do godz. 20:00.
4. Realizacja wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego w każdej formie (np. w postaci wypłat elektronicznych, za pomocą czeków) w oddziałach i placówkach banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Miasta Inowrocławia.
5. Bank udostępni Zamawiającemu karty płatnicze w ilości nie mniejszej niż liczba jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku 1:
1) dla osób dokonujących wydatków służbowych w szczególności podczas delegacji służbowych,
2) dla osób pobierających zaliczki,
3) Miasto nie będzie ponosiło dodatkowych kosztów z tytułu wszelkich czynności związanych z wystawianiem kart i obsługą transakcji kartami,
4) wydatki z karty mogą być dokonywane do wysokości określonego przez Miasto limitu i wysokości środków dostępnych na rachunkach, do których karty zostały przypisane,
5) zmiana liczby kart nie spowoduje żadnych dodatkowych kosztów Miasta.
6. Przyjmowanie wpłat zamkniętych i dokonywanie wypłat zamkniętych (w bezpiecznych kopertach) oraz umożliwienie korzystania z wrzutni nocnych w oddziałach i placówkach banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Miasta Inowrocławia, przy czym księgowanie środków na koncie wpłacającego nastąpi w dniu dokonania wpłaty.
Zapewnienie transportu gotówki, oraz dostarczanie zamówionego bilonu w oryginalnych batonach po 50 sztuk.
Bank będzie wypłacał gotówkę w żądanych przez Miasto nominałach w dniu telefonicznego zgłoszenia zapotrzebowania lub najpóźniej następnego dnia – w przypadku kwoty przekraczającej 10 000 PLN.
7. Przyjmowanie bez opłat i prowizji wpłat gotówkowych (podatki i opłaty lokalne oraz pozostałe należności cywilnoprawne i publicznoprawne z zakresu funkcjonowania budżetu Miasta Inowrocławia) od osób fizycznych, osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w tym również jednostek organizacyjnych Miasta) na rachunki Zamawiającego we wszystkich oddziałach i placówkach banku, w których dokonywana będzie obsługa bankowa budżetu Miasta.
8. Bank nie może naliczyć ani pobrać innych niż wymienione w SIWZ i ofercie Wykonawcy opłat i prowizji ani też obciążać Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi związanymi z bankową obsługą budżetu Miasta Inowrocławia i podległych jednostek organizacyjnych.
9. Zapewnienie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienie współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego:
1) otwarcie wirtualnych rachunków dla kontrahentów płatności masowych;
2) identyfikacja płatności przychodzących i wychodzących w oparciu o unikalny identyfikator, jaki umieszczony zostanie w indywidualnym numerze rachunku bankowego;
3) księgowanie wpłat i wypłat na rachunki wirtualne na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach;
4) przekazanie Zamawiającemu raportu o wpłatach i wypłatach dokonywanych za pośrednictwem wirtualnych rachunków (plik elektroniczny według formatu określonego przez Zamawiającego) najpóźniej do godz. 12:00 następnego dnia po dokonaniu wpłaty na rachunek wirtualny;
5) zapewnienie dokonania płatności na wirtualne rachunki kontrahentów za pomocą kart płatniczych i systemu BLIK;
6) zapewnienie importu przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego do systemu według stosowanego obecnie formatu.
10. Prowadzenie skonsolidowanego rachunku budżetu Miasta Inowrocławia (tzw. „wirtualnego”), polegającego na:
1) konsolidacji na koniec dnia operacyjnego środków finansowych zgromadzonych na wskazanych rachunkach przez Zamawiającego, przy czym odsetki będą naliczone codziennie od salda sald wszystkich rachunków wskazanych przez Zamawiającego;
2) konsolidacja sald będzie przeprowadzana bez dokonywania jakichkolwiek przeksięgowań sald między rachunkami Zamawiającego i podległych jednostek organizacyjnych;
3) wyznaczenie oprocentowania dla sumy sald z rachunków objętych konsolidacją będzie się odbywać wg następujących zasad:
gdy suma sald z rachunków objętych konsolidacją w danym dniu na koniec dnia operacyjnego stanowi wartość dodatnią, ma zastosowanie oprocentowanie liczone w oparciu o stawkę WIBID 1M publikowaną w danym dniu razy oferowany współczynnik w wysokości określonej w ofercie,
gdy suma sald z rachunków objętych konsolidacją w danym dniu na koniec dnia operacyjnego stanowi wartość ujemną, ma zastosowanie oprocentowanie liczone jak dla kredytu w rachunku bieżącym – stawka WIBOR O/N publikowana w danym dniu plus marża banku w wysokości określonej w ofercie;
4) odsetki od dodatniego salda będą dopisywane codziennie do rachunku budżetu Miasta, w przypadku ujemnego salda odsetki będą ustalane codziennie i pobierane przez Bank ze wskazanego przez Zamawiającego rachunku bankowego, ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca;
5) bank będzie codziennie przekazywał raport z konsolidacji sald.
11. Zapewnienie automatycznego umieszczania środków pieniężnych pozostających na rachunkach bankowych niepodlegających konsolidacji oraz salda wirtualnego rachunku składającego się z sumy sald rachunków objętych konsolidacją na lokatach overnight:
1) oprocentowanie środków rachunków bankowych i lokat oparte będzie o stawkę WIBID 1M pomnożoną przez oferowany współczynnik w wysokości określonej w ofercie i ustalane codziennie;
2) kapitalizacja odsetek od wirtualnego rachunku bankowego będzie następować codziennie, natomiast odsetki od salda rachunków nie podlegających konsolidacji naliczane będą codziennie i dopisywane do każdego z tych rachunków na koniec każdego miesiąca;
3) wyłączenie usługi depozytu automatycznego w ostatni dzień każdego miesiąca;
4) odsetki od sald rachunków naliczane będą codziennie i dopisywane do każdego z tych rachunków na koniec każdego miesiąca.
12. Zapewnienie możliwości lokowania środków pieniężnych na rachunkach lokat terminowych, według indywidualnie negocjowanych warunków.
Możliwość automatycznego zakładania lokat na wpłaty dokonane przez wykonawców robót tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
13. Przelew środków zgromadzonych na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach pomocniczych (m.in. podatkowym, jednostek budżetowych i urzędów skarbowych), bez dyspozycji, na koniec każdego dnia roboczego, na rachunek bieżący budżetu Miasta Inowrocławia.
14. Przelew środków zgromadzonych na rachunkach Urzędu Miasta i pozostałych jednostek organizacyjnych, bez dyspozycji, na koniec każdego roku budżetowego, na rachunek bieżący budżetu Miasta Inowrocławia.
Przelew środków zgromadzonych na rachunkach Urzędu Miasta, bez dyspozycji, na koniec każdego miesiąca, na rachunek bieżący budżetu Miasta Inowrocławia.
15. Udzielanie odnawialnego kredytu w rachunku bankowym prowadzonym dla budżetu Miasta Inowrocławia w wysokości określonej corocznie uchwałą budżetową (w 2016 roku kwota określona w uchwale budżetowej wynosi 1,5 mln zł), z przeznaczeniem na pokrycie występującego w trakcie roku budżetowego deficytu, bez pobierania prowizji i innych opłat. Kredyt uruchamiany jest sporadycznie. Dla Zamawiającego kosztem kredytu będzie oprocentowanie kredytu ustalane w oparciu o zmienną stawkę WIBOR O/N o wartości notowania z dnia, w którym zaciągany jest kredyt, powiększoną o zaoferowaną marżę, która nie może zostać zwiększona w czasie trwania umowy. Wszelkie dodatkowe opłaty i prowizje związane z kredytem bank winien wkalkulować w marżę banku służącą do wyliczenia oprocentowania. Odsetki należne bankowi ustalane będą codziennie na podstawie salda rachunku skonsolidowanego, w którym kwota uruchomionego kredytu pomniejszana jest poprzez sumę sald rachunków włączonych do usługi konsolidacji. Kredyt w rachunku bieżącym będzie stanowić integralną część konsolidacji. Odsetki od kredytu pobierane będą przez bank ze wskazanego przez Zamawiającego rachunku, ostatniego dnia każdego miesiąca. Jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego zabezpieczeniem kredytu może być weksel in blanco. Szczegółowe warunki kredytu będą stanowić załącznik do umowy na wykonywanie bankowej obsługi budżetu.
16. Dostarczenie i wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności:
1) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych;
2) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych;
3) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów;
4) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych;
5) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do banku;
6) import przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego do systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, wg formatu wynikającego z systemu finansowo-księgowego;
7) generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, z których każdy powinien mieć własny niepowtarzalny numer;
8) możliwość definiowania schematu podpisywania zleceń w systemie bankowości elektronicznej z uwzględnieniem limitów kwot;
9) zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu bankowości elektronicznej;
10) wyodrębnienie uprawnienia do autoryzacji zleceń za pośrednictwem podpisu elektronicznego;
11) umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki (niezależne łącza); jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego);
12) umożliwienie Wydziałowi Urzędu Miasta, który prowadzi obsługę rachunku budżetu Miasta dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych;
13) uzyskanie codziennej informacji o saldzie na „wirtualnym” skonsolidowanym rachunku budżetu Miasta:
14) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez bank);
15) szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych;
16) ponadto bank zobowiązany jest na czas trwania umowy:
a) udzielić zamawiającemu bezpłatnej licencji na system;
b) dostosować format wymiany danych do stosowanego u Zamawiającego systemu finansowo-księgowego w zakresie formatu plików danych źródłowych z systemu bankowego w sposób umożliwiający bezproblemową współpracę z systemem finansowo-księgowym Zamawiającego, jak również jednostek organizacyjnych;
c) po zakończeniu realizacji umowy przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki kontrahentów i dane teleadresowe) w formacie uzgodnionym z Zamawiającym.
17. Bezpieczeństwo systemu bankowości elektronicznej:
1) bank zapewni bezawaryjną pracę systemu bankowości elektronicznej. Usuwanie awarii winno następować niezwłocznie,
2) bank powinien posiadać rozwiązania awaryjne dla bankowości elektronicznej, do uruchomienia którego jest zobowiązany w przypadku gdy awaria jest dłuższa niż 4 godziny,
3) bank pokryje wszystkie udokumentowane przez Miasto straty wynikłe z braku możliwości prowadzenia operacji bankowych, z przyczyn leżących po stronie Banku,
4) każda komunikacja z bankiem poprzez system bankowości elektronicznej musi spełniać wysokie wymogi bezpieczeństwa,
5) obciążenie rachunków przez bank może nastąpić wyłącznie po złożeniu dwóch podpisów przez osoby uprawnione do dokonywania wypłat z rachunków, których podpisy zostały złożone na karcie wzorów podpisów w Banku,
6) bank ponosi pełną odpowiedzialność za zrealizowanie transakcji nieautoryzowanych przez miasto, z powodu wejścia do systemu osób nieuprawnionych,
7) bank zapewni bezpieczeństwo dokonywanych operacji bankowych z zachowaniem właściwej staranności przez pracowników Banku,
8) system musi sygnalizować użytkownikowi jednoznaczną informację o korzystaniu z połączenia szyfrowanego i posiadać funkcję bezpiecznego wylogowania.
18. Wydawanie książeczek czekowych.
19. Generowanie i przekazywanie, w ilości uzgodnionej z Zamawiającym, wyciągów bankowych (wraz z załącznikami), jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych, w wersji papierowej, najpóźniej do godz. 12:00 następnego dnia roboczego:
1) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności;
2) przekazane przez Bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie;
3) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kursie jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek;
4) wyciąg bankowy musi zawierać datę obciążenia rachunku bankowego podatnika (za termin uiszczenia podatku uznaje się datę stempla bankowego na poleceniu przelewu lub wpłacie gotówkowej);
5) na żądanie Zamawiającego bank zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego,
6) system bankowy musi posiadać funkcję generowania wyciągów w postaci plików umożliwiających wczytanie ich do systemu finansowo – księgowego Miasta w celu stworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Urzędu Skarbowego.
20. Zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym:
1) bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.;
2) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie drogą elektroniczną;
3) bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym np. w zakresie systemu.
21. Potwierdzanie na wniosek Zamawiającego lub jego jednostek organizacyjnych dokonanych transakcji oraz sald rachunków, w szczególności rachunków zadań finansowanych z środków Unii Europejskiej.
22. Wydawanie opinii bankowych związanych z obsługą Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych.
23. Bezpłatna obsługa Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych w placówkach banku (oddziałach, filiach, agencjach) zlokalizowanych w granicach administracyjnych Miasta na następujących warunkach:
1) w co najmniej jednej placówce banku będą dostępne, w każdy dzień roboczy przez min. 8 godzin, wszystkie operacje bankowe ujęte w specyfikacji i na warunkach określonych w SIWZ;
2) bank zapewni osobne stanowisko kasowe lub pierwszeństwo obsługi (bez kolejki) w kasie banku dla wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta – w tym celu Zamawiający otrzyma od banku identyfikatory z logo banku w ilości przez niego określonej;
3) czynności związane z bankową obsługą budżetu określone w pkt. 6 dostępne będą we wszystkich pozostałych placówkach wskazanych przez bank;
4) bank zapewni bezpłatne przyjmowanie wpłat dokonywanych przez osoby trzecie na rachunki Zamawiającego w kasach placówek banku;
5) bank zapewni wymianę uszkodzonych banknotów.
24. Zapewnienie przyjmowania zapłaty z tytułu należności budżetu Miasta w kasie Urzędu przy użyciu kart płatniczych i systemu BLIK
1) udostępnienie do używania terminala kart płatniczych i systemu BLIK
2) upoważnienie Zamawiającego do akceptacji kart płatniczych na warunkach bezgotówkowych posiadaczom kart płatniczych.

Termin składania ofert wynosił 2016-10-26. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2016-09-20.

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• • Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A.

• • Miasto Inowrocław

• • Usługi bankowe › Usługi udzielania kredytu

• • Kujawsko-pomorskie › Bydgosko-toruński