Zapewnienie usług hotelarsko-gastronomiczno – konferencyjnych dla pracowników BGK (uczestników szkoleń) na lata 2016/2017

Informacje dodatkowe

I. Zamówienia uzupełniające

Zamawiający przewiduje udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, w wysokości stanowiącej nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego.

II. Oferta.

1. Ofertę należy pod rygorem nieważności złożyć w formie pisemnej.

2. Oferta musi zawierać:

1) wypełniony i podpisany formularz „Oferta”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SIWZ;

2) oświadczenia i dokumenty, o których mowa w części IX SIWZ (w razie konieczności – także w części X i XI SIWZ);

3) pełnomocnictwo / pełnomocnictwa (jeśli dotyczy).

3. Oferta i pozostałe dokumenty/formularze powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez umocowanego przedstawiciela Wykonawcy.

4. Ofertę należy sporządzić zgodnie z treścią SIWZ oraz treścią zawartą w dokumentach i formularzach stanowiących załączniki do SIWZ.

5. Wykonawca może złożyć ofertę na własnych formularzach, których treść musi być zgodna z formularzami załączonymi do SIWZ.

6. Na wniosek Wykonawcy, przesłany pocztą elektroniczną lub faksem, Zamawiający prześle Wykonawcy, na wskazany adres e-mail, formularze ofertowe w wersji edytowalnej.

7. Oferta musi być napisana w języku polskim, pismem czytelnym.

8. Wszystkie zapisane strony oferty, za wyjątkiem oryginału dokumentu, który nie jest wystawiony przez Wykonawcę, a stanowi część składową oferty, powinny być opatrzone podpisem wraz z pieczątką osoby lub osób uprawnionych do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy, bądź przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy (w tym przypadku upoważnienie do podpisywania dokumentów musi być dołączone do oferty).

9. Wszystkie kartki oferty muszą być spięte w sposób uniemożliwiający dekompletację oferty, ponumerowane kolejnymi numerami. Dopuszcza się własną numerację dokumentów ofertowych pod warunkiem zachowania ciągłości numeracji stron.

10. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem wraz z pieczątką osoby uprawnionej i dodatkowo opatrzone datą dokonania poprawki.

11. Złożenie oferty zawierającej rozwiązania alternatywne spowoduje odrzucenie oferty.

12. Każdy wykonawca może złożyć w niniejszym postępowaniu tylko jedną ofertę. Za równoznaczne ze złożeniem więcej niż jednej oferty przez tego samego wykonawcę zostanie uznana sytuacja, w której ten sam podmiot występuje w dwóch lub więcej ofertach składanych wspólnie lub jest samodzielnym wykonawcą, a jednocześnie jest uczestnikiem oferty wspólnej.

13. W przypadku gdyby oferta, oświadczenia lub dokumenty zawierały informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r., nr 153, poz. 1503, z późn. zm.) zwana dalej „uznk”, Wykonawca powinien w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Informacje te powinny być umieszczone w osobnym wewnętrznym opakowaniu, trwale ze sobą połączone i ponumerowane oraz oznaczone klauzulą: „Nie udostępniać – informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji” (dalej „uznk”) a do oferty należy załączyć wyjaśnienia uzasadniające, że zastrzeżone informacje spełniają wszystkie przesłanki określone w definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, zawarte w art. 11 ust. 4 uznk.

14. W przypadku załączenia do oferty innych materiałów niż wymagane przez Zamawiającego (np. materiałów reklamowych,) pożądane jest, aby stanowiły one odrębną część nie złączoną z ofertą w sposób trwały. Materiały takie nie będą podlegały ocenie przez Zamawiającego.

III. Pełnomocnictwo

1. Do oferty należy załączyć dokument/-y określające zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy.

2. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, z którego wynika zakres umocowania, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

IV. Wymagania dotyczące dokumentów składanych przez wykonawców

1. Wymagania dotyczące dokumentów składanych przez wykonawców, o których mowa cz. IX lub XI SIWZ reguluje m.in. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 19.2.2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r., poz. 231).

2. Oświadczenie, o którym mowa w części IX. ust. 1 pkt 1.1. SIWZ oraz zobowiązanie, o którym mowa w części IX ust. 1 pkt 1.4 SIWZ oraz informację, o której mowa w cz. IX ust. 2 pkt 2.7 SIWZ, należy przedstawić w oryginale, pozostałe dokumenty, o których mowa w części IX SIWZ, mogą być przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej i opatrzonej klauzulą „za zgodność z oryginałem”, przez Wykonawcę (tj. osoby wymienione w rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, posiadające umocowania prawne do reprezentowania firmy lub przez umocowanego pełnomocnika). Dokument wielostronicowy przedłożony w formie kopii winien być potwierdzony za zgodność z oryginałem na każdej zapisanej (ponumerowanej) stronie.

Samodzielne wydruki komputerowe dokonywane przez Wykonawcę bezpośrednio z systemu teleinformatycznego, którym przepisy rangi ustawowej nadały status dokumentu urzędowego (KRS) albo zaświadczenia (CEIDG), są traktowane jako dokumenty w formie oryginału i nie wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem. Dokument taki musi posiadać cechy umożliwiające jego weryfikację z danymi zawartymi w rejestrze, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 27.12.2011 w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz trybu i sposobu udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego i wydawania kopii dokumentów z katalogu, a także struktury udostępnianych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz cech wydruków umożliwiających ich weryfikację z danymi w Rejestrze (Dz.U. nr 297, poz. 1760) dalej „rozporządzenie z 27.12.2011” (tj. adres strony internetowej, z której został pobrany, formę graficzną określoną w załącznikach nr 12 i 13 do rozporządzenia z 27.12.2011 oraz identyfikator wydruku).

Załączając do oferty KRS lub zaświadczenie o działalności gospodarczej, stanowiące wydruk dokumentu, który wykonawca otrzymał z Centralnej Informacji KRS w postaci elektronicznej, należy dołączyć oświadczenie o zgodności wydruku z otrzymanym dokumentem elektronicznym.

3. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19.2.2013 w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r., poz. 231) – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w § 1 ust. 6 cyt. rozporządzenia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty.

4. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale albo w kopii poświadczonej notarialnie.

5. Dokumenty, oświadczenia oraz pełnomocnictwa sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym za zgodność przez wykonawcę.

V. Informacja o formalnościach po wyborze oferty

1. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, o miejscu i terminie zawarcia umowy.

2. W przypadku, gdy do realizacji zamówienia zostanie wybrana oferta złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od wykonawców działających wspólnie przedłożenia umowy regulującej ich współpracę, najpóźniej w dniu podpisania umowy na wykonanie zamówienia.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu, najpóźniej w dniu podpisania umowy o wykonanie zamówienia, kopii aktualnej na dzień podpisania Umowy polisy ubezpieczeniowej potwierdzającej, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej objętej przedmiotem Umowy na sumę ubezpieczeniową nie mniejszą niż 300 000 PLN, wraz z potwierdzeniem zapłaty składki oraz przedłożenia Zamawiającemu do wglądu oryginału ww. polisy.

4. Kopia polisy ubezpieczeniowej winna być poświadczona i opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, przez Wykonawcę (tj. osoby wymienione w rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, posiadające umocowania prawne do reprezentowania firmy lub przez umocowanego pełnomocnika). Dokument wielostronicowy przedłożony w formie kopii winien być potwierdzony za zgodność z oryginałem na każdej zapisanej (ponumerowanej) stronie.

5. Gdyby Wykonawca nie dostarczył kopii dokumentu, o których mowa w ust. 3, Zamawiający uzna, że Wykonawca odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie lub zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – art. 94 ust. 3 ustawy Pzp.

VI. Otwarcie ofert

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 7.

2. Otwarcie ofert jest jawne. Zainteresowanych obecnością podczas otwarcia ofert prosimy o zgłoszenie się do recepcji BGK.

3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

4. Po otwarciu każdej z ofert zostaną podane do wiadomości zebranym dane zgodnie z art. 86 ust. 4 ustawy Pzp.

5. Zamawiający na wniosek Wykonawcy nieobecnego na otwarciu ofert przekaże informacje, o których mowa w ust. 3 i 4.