Organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu „wizyta studyjna” i „misja gospodarcza” w Uniejowie w ramach projektu: „Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów”
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie dwóch wydarzeń promocyjnych typu wizyta studyjna i misja gospodarcza w Uniejowie w ramach projektu: "Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów"
Zamówienie jest dofinansowywane przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WŁ na lata 2014-2020
Charakterystyka projektu „"Zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego poprzez działania prowadzone w zakresie promocji gospodarczej regionu przez Gminę Uniejów"
— CEL PROJEKTU:
Działania podejmowane w ramach realizowanego projektu przyczyniać się będą do uruchomienia i wzmocnienia endogenicznych potencjałów regionu, obecnie często niewykorzystywanych ze względu na brak współpracy między partnerami gospodarczymi i jednostkami samorządu terytorialnego. Misje gospodarcze oraz wizyty studyjne pozwolą na promocję bezpośrednią gospodarki regionu łódzkiego. Planowane są bezpośrednie kontakty przedsiębiorców z przedstawicielami miast/regionów partnerskich Gm. Uniejów z Łotwy, Finlandii, Węgier, Azerbejdżanu, Białorusi, Gruzji, Ukrainy podczas misji gospodarczych przyjazdowych oraz wizyt studyjnych przyjazdowych. Realizacja projektu sprzyjać będzie rozwojowi specjalistycznych usług m.in. usług z zakresu ochrony zdrowia oraz eko-usług poprzez promocję funkcji uzdrowiskowych Gminy Uniejów – jedynego i pierwszego w Polsce uzdrowiska termalnego, jak również promocję ekoinwestycji, oraz wsparcie przepływu wiedzy w zakresie wykorzystywania eko-innowacyjnych technologii energetycznych, a także działań służących podnoszeniu świadomości społecznej w zakresie wdrażania rozwiązań innowacyjnych i kształtowania postaw ekologicznych, przedsiębiorców z regionu łódzkiego. Jednym z głównych założeń w ramach projektu jest promocja łódzkich MŚP wyróżniających się konkurencyjnością zewnętrzną, jak również tych wchodzących w struktury sieciowe na rynkach zagranicznych, co sprzyjać będzie poprawie ich konkurencyjności. Duże znaczenie dla osiągnięcia celów projektu, w tym związanych z umiędzynarodowieniem łódzkich MŚP ma siedziba beneficjenta – Gminy Uniejów, która znajduje się w strefie bezpośredniego oddziaływania sieci TEN-T, tzw. OSI. Dla rozwoju gospodarki turystycznej, opartej na potencjale endogenicznym – walorach przyrodniczych i kulturowych duże znaczenie ma położenie Uniejowa w Obszarze Funkcjonalnym – Obszar turystyczny doliny rzeki Warty. Jednym z największych atutów ww. obszaru dla Uniejowa jest występowanie na jego terenie wód geotermalnych oraz właściwości lecznicze klimatu, co pozwoliło na uruchomienie jedynego i pierwszego w województwie oraz Polsce uzdrowiska termalnego "Termy Uniejów", bazującego na wodach termalnych posiadających właściwości lecznicze z funkcjonującym obiektem lecznictwa uzdrowiskowego. O znaczeniu gospodarki turystycznej opartej na funkcji uzdrowiskowej wykorzystującej wody geotermalne, świadczy m.in. wskazanie w Planie Zagospodarowania Przestrzennego Województwa Łódzkiego funkcji uzdrowiskowo – rekreacyjnej związanej z pasmem rzeki Warty (Uniejów) jako jednej z głównych w województwie łódzkim. Planowane w ramach projektu działania informacyjno-promocyjne odpowiadają bezpośrednio na wyzwanie rozwojowe określone w SRWŁ, jakim jest wykreowanie marki i popytu na usługi balneologiczne i uzdrowiskowe. Sprzyjać temu będzie m.in. promocja uniejowskiego potencjału turystycznego, w tym oferty inwestycyjnej. Zaplanowane w ramach projektu narzędzia promocyjne o zasięgu międzynarodowym wpłyną bezpośrednio na rozwój gospodarki turystycznej i okołoturystycznej w Gminie Uniejów i regionie łódzkim, co sprzyjać będzie zwiększeniu międzynarodowej rangi gospodarki turystyki uzdrowiskowej regionu łódzkiego.
Projekt realizuje cele strategiczne postawione w Strategii Rozwoju Gminy Uniejów na lata 2013-2020 – Aktualizacja. Zalicza się do nich: Rozwój turystyki poprzez pełne wykorzystanie walorów środowiska naturalnego oraz wzmacnianiem potencjału społeczno-gospodarczego wokół zasobów posiadanych przez Gminę w szczególności: przygotowanie oferty inwestycyjnej ukierunkowanej na pozyskiwanie inwestora zewnętrznego, , bezpośredni kontakt władz Gminy z kluczowymi potencjalnymi inwestorami oraz powiązanie promocji oferty inwestycyjnej z promocją oferty turystycznej. Podejmowane działania w zakresie promocji gospodarczej przez Gminę Uniejów w ramach projektu pozwolą na zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej Regionu Łódzkiego. Promocja potencjału Gminy Uniejów wpłynie bezpośrednio na wzrost zainteresowania turystyką uzdrowiskową (w tym lecznictwem wodami). Zadania zaplanowane w ramach projektu stanowią odpowiedź na rosnące zainteresowanie Polską ze strony turystów zagranicznych. Przede wszystkim realizacja projektu wynika jednak z wykorzystania wysokiego potencjału Gminy Uniejów do przyciągania inwestorów zewnętrznych (branża turystyczna, kosmetyczna, spożywcza – wykorzystanie zasobów wód), o czym świadczą już istniejące przedsiębiorstwa turystyczne, w tym z branży uzdrowiskowej. Projekt pozwoli na efektywne konkurowanie na polskim rynku inwestycyjnym, w tym w usługach turystycznych. Jednak jedną z barier dla potencjalnych inwestorów, jest brak kompleksowych informacji o możliwościach ulokowania kapitału na terenie Gminy Uniejów. Dlatego też projekt przewiduje realizację zadań związanych z promocją projektu, w tym działaniami informacyjno-promocyjnymi dla potencjalnych inwestorów, które prezentować będą tereny inwestycyjne przeznaczone pod inwestycje oraz określające branże perspektywiczne na terenie Gminy. Realizacja projektu przyczynia się bezpośrednio do pożądanego przez gminę Uniejów scenariusza, jakim jest budowa pozycji lidera turystyki termalno-uzdrowiskowej
i rekreacyjnej w Polsce centralnej. Centralnym punktem obu wydarzeń będą rozmowy kuluarowe pomiędzy przedsiębiorcami z regionu łódzkiego a przedsiębiorcami z zagranicznych miast partnerskich, którzy zostaną zaproszeni do wzięcia udziału w wydarzeniach. Najpierw jednak każdy przedsiębiorca będzie miał szansę zaprezentować swoją ofertę na forum, tak by wszyscy zaproszeni goście mogli ja poznać. Ważnym punktem będzie także wizyta u kilku przedsiębiorców z regionu.
— Zakładane wskaźniki rezultatu
Realizacja projektu ma przynieść korzyści w postaci poprawy wizerunku województwa Łódzkiego na rynkach zagranicznych, jako regionu atrakcyjnego gospodarczo, w oparciu o specjalizacje regionalne takie jak: medycyna – lecznictwo uzdrowiskowe, kosmetyki, przetwórstwo rolno-spożywcze, budownictwo oraz dodatkowo ekoinwestycje, poprzez zagraniczną promocję oferty regionu, w tym regionalnych przedsiębiorców. Realizacja obu wydarzeń ma przynieść wymierne korzyści przede wszystkim przedsiębiorcom z regionu z ww. branż, głównie poprzez zdobycie nowych kontraktów handlowych. Rozmowy face to face, odpowiednia atmosfera do rozmów kuluarowych, na którą Zamawiający zamierza kłaść nacisk, ma przyczynić się do promocji oferty naszych przedsiębiorców, co ma przełożyć się na ich sytuację na rynkach zagranicznych.
— Zakres zamówienia: :
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację:
— 5-cio dniowej wizyty studyjnej – pod hasłem: „Prezentacja potencjału gospodarczego przedsiębiorców z regionu łódzkiego z różnych branż na arenie międzynarodowej”, w przewidywanym terminie 6-10 lipca 2017 r, przewidywana liczba osób została wskazana w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ
— 5-cio dniowej misji gospodarczej pod hasłem-–„Prezentacja potencjału gospodarczego przedsiębiorców z regionu łódzkiego z różnych branż na arenie międzynarodowej”, Głównym tematem misji gospodarczej będzie promocja regionalnych usług uzdrowiskowych i ekologicznych rozwiązań na rynkach zagranicznych oraz nawiązanie nowych trwałych kontaktów handlowych; w przewidywanym terminie 24- 28 sierpnia 2017r, przewidywana liczba osób została wskazana w opisie przedmiotu zamówienia oraz w programie ramowym stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia odpowiada za realizację misji i wizyty w zakresie: zakwaterowania i wyżywienia uczestników, zapewnienia atrakcji programowych, realizacji rozmów kuluarowych pomiędzy przedsiębiorcami oraz prezentacji ich oferty na forum obu wydarzeń, transportu „lokalnego” – transfery między atrakcjami w regionie, ubezpieczenia uczestników, transfery z lotniska w dniu przyjazdu gości i na lotnisko w dniu wyjazdu, zapewnienia koordynatora oraz tłumacza, zapewnieniu dokumentacji zdjęciowej z obu wydarzeń, nagraniu filmu promocyjnego ( minimum 4 minuty ) z obu wydarzeń.
Wykonawca niniejszego zadania będzie odpowiedzialny za przygotowanie, sprawny przebieg oraz wsparcie organizacyjne dla przedstawicieli Zamawiającego całości wydarzenia od momentu przybycia gości do Uniejowa do momentu ich pożegnania. Ważne, by każda delegacja miała swojego przypisanego opiekuna od samego początku wizyty do końca.
Zamawiający wskazuje wstępny harmonogram planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń stanowiącym załącznik do niniejszej SIWZ.
Zamawiający zastrzega, iż wskazane we wstępnym harmonogramie planowanych wydarzeń w ramowym programie wydarzeń propozycje działań mają charakter orientacyjny, tym samym nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do faktycznego zrealizowania proponowanych działań w takim układzie. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia koncepcji planowanych wydarzeń, uwzględniających co najmniej minimum atrakcji programowych oraz pozostałych wymagań określonych w niniejszej dokumentacji przetargowej. Wykonawca winien dokonać szczegółowej analizy wymogów oraz opisu zawartego we wstępnym harmonogramie, tak aby wydarzenie było interesujące dla odbiorców – zaproszonych gości i spełniało swoje zadanie w odniesieniu do projektu który realizuje Zamawiający tj. promocja regionu
— Informacje organizacyjne:
Liczba uczestników:
Przewidywana ilość osób w ramach każdego z wydarzeń tj. uczestników personalnie wskazanych przez Zamawiającego na etapie realizacji umowy wynosi: około 160 osób łącznie, w tym:
— uczestnicy których udział stały należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt stały należy przewidzieć jako 5 dni programowych każdego wydarzenia (cztery doby hotelowe)
— uczestnicy których udział czasowy należy przewidzieć – około 30 osób, pobyt czasowy należy przewidzieć jako pojedyncze doby noclegowe tj. nocleg w dniu prezentacji przedsiębiorców i rozmów kuluarowych,
— dodatkowo około 100 osób uczestników „lokalnych” których udział w wydarzeniach będzie czasowy tj. wyłącznie dzienny (bez noclegów), oraz zmieniający się dla poszczególnych elementów wydarzeń, w tym uczestnicy czasowi którzy korzystają z noclegów okresowo j.w. Wśród tych uczestników będą również przedsiębiorcy z regionu, działacze społeczni
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla wizyty studyjnej w terminie do 5 dni po dniu zawarcia umowy, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie do 10 % In minus i In plus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus do 20 % i 10 % In plus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do podania ostatecznej liczby osób stałych oraz „lokalnych” dla misji gospodarczej w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, przy czym przewidywane zmiany wynosić będą:
— dla uczestników stałych wyłącznie in minus do 10 % w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników,
— dla uczestników tymczasowych wyłącznie in minus do 20 % i 10 % In plus w zależności od potwierdzenia udziału zaproszonych przez Zamawiającego uczestników
— dla uczestników lokalnych do 10 % In plus lub In minus.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania umowy w zakresie wynikającym z podanej ilości uczestników pomimo uprzedniego wskazania personalnie ilości osób, w przypadku niestawiennictwa uczestników pomimo potwierdzenia przybycia ze względu na zdarzenia losowe. W takim przypadku, za uczestników nieobecnych Zamawiający wypłaci wykonawcy wyłącznie wynagrodzenie wynikające z faktu odwołania ewentualnych rezerwacji
Czas trwania każdego wydarzenia: 5 dni (4 doby hotelowe)
Termin wydarzenia:
Wstępnie przewidywany przez Zamawiającego termin realizacji wydarzeń przedstawia się następująco:
— Wizyta studyjna – inauguracja 6 lipca 2017 r. (czwartek) zakończenie 10 lipca (poniedziałek)
— Misja gospodarcza – inauguracja 24 sierpnia (czwartek) zakończenie 28 sierpnia (poniedziałek)
Wskazane powyżej terminy należy traktować jako wstępne, Zamawiający szczegółowy termin organizacji wydarzeń dookreśli na etapie realizacji umowy.
Wymagania szczegółowe dla przedmiotu zamówienia:
Zakwaterowanie:
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla wszystkich stałych osób uczestniczących w misji oraz wizycie podczas całego wydarzenia
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi hotelarskiej dla części osób uczestniczących w misji oraz wizycie na okres jednej doby hotelowej w dniu prezentacji oferty przedsiębiorców oraz rozmów kuluarowych.
Wszystkie zaoferowane pokoje winny być w standardzie odpowiadającym minimum 3-gwiazdkom w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. 2006 Nr 22 poz. 169) oraz który zapewnia, w ramach prowadzonej działalności: serwowanie gościom śniadania (w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
Warunki zakwaterowania:
— Dla gości stałych pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe ale do pojedynczego wykorzystania z pełnym węzłem sanitarnym
— Dla gości tymczasowych w przypadku braku możliwości zapewnienia pokojów jednoosobowych w wybranym obiekcie noclegowym dopuszczalne jest zapewnienie miejsc w pokojach dwuosobowych
— wyposażone w telewizor
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— dostęp do WIFI
Ze względu na charakter wydarzenia zaleca się aby noclegi były w strefie uzdrowiskowej A. Zaleca się aby goście hotelowi misji i wizyty studyjnej było zakwaterowania w jednym obiekcie, wyjątkowo jeżeli nie będzie możliwe zakwaterowania gości w jednym obiekcie, można gości zakwaterować w maksymalnie dwóch obiektach hotelowych.
Wyżywienie
— Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usługi gastronomicznej dla osób uczestniczących w misji oraz wizycie
— Wykonawca zapewnia wyżywienie w miejscu zakwaterowania (śniadania), kolacje oraz obiady zgodnie z planem atrakcji bez konieczności wyżywienia w miejscu zakwaterowania, wymagana kuchnia zróżnicowana w każdym z dni pobytu – z uwzględnieniem takich jak np.: potrawy regionalne, tradycyjna kuchnia staropolska, kuchnia wykwintna, kuchnia tematyczna /np. z motywem jednego warzywa/ etc.
— Wykonawca zapewnia wyżywienie całodzienne obejmujące minimum
— śniadania w formie „szwedzkiego stołu”. Wymagane minimum: posiłek ciepły: jajecznica lub jajka sadzone, kiełbaski, naleśniki z serem, posiłki na zimno: ser żółty, twarożek, 2 rodzaje wędlin, pomidory, ogórki, miód, dżem, pieczywo ciemne i jasne, masło, kawa, herbata, soki, woda ).
— Obiad, co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser – przewidywany w formie różnorodnej, adekwatnie do koncepcji
— kolację – przewidywana w formie serwowanej co najmniej przystawka, zupa, danie główne oraz deser lub w uzasadnionym przypadku kolacja na półmiskach (np. zbyt duża ilość gości na kolację serwowaną)
— przerwy kawowe, kawę, herbatę, napoje zimne (w tym woda niegazowana, gazowana, soki, 2 rodzaje ciasta, małe kanapeczki z wędliną i warzywami, przewidzieć co najmniej 3 szt. na osobę itp.) w trakcie każdego z dni pobytowych,
— Wykonawca zapewnia wyżywienie podczas rozmów kuluarowych i prezentacji przedsiębiorców zarówno w trakcie misji jak i wizyty zgodnie z opisem zawartym w pkt. Prezentacja przedsiębiorców i rozmowy kuluarowe
Transfery
— Wykonawca zapewnia transport na terenie Uniejowa oraz regionu tj. wszędzie tam gdzie odbywać się będą atrakcje wydarzeń
— Po stronie wykonawcy pozostaje ujęcie w zakresie koncepcji rozmieszczenie atrakcji w terenie oraz zapewnienie sprawnej organizacji transferów do wskazanych miejsc pobytu w przypadku atrakcji regionalnych wszystkim uczestnikom wydarzenia.
— Wykonawca zapewnia przewóz uczestników misji, wizyty z hotelu na wszelkie spotkania, imprezy etc. w trakcie pobytu
— Wykonawca zapewnia transfer wszystkich uczestników z lotniska do Uniejowa w dniu przyjazdu i z Uniejowa na lotnisko w dniu wyjazdu
— Przejazdy w regionie związane z realizacją wydarzeń, jak i transfery lotniskowe będą odbywać się komfortowymi pojazdami typu bus lub autokar, które zapewni Wykonawca.
— Wyposażanie pojazdów min: klimatyzacja, WiFi.
— W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu, zgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w czasie który pozwoli na prawidłową realizację przyjętego planu.
Tłumaczenia:
— Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił minimum 2 tłumaczy posiadających wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i angielskiego oraz 2 tłumaczy posiadających wymaganą przepisami udokumentowaną znajomość języka polskiego i rosyjskiego
— Wykonawca odpowiedzialny będzie za realizację tłumaczenia symultanicznego polsko-angielskiego i polsko- rosyjskiego podczas rozmów kuluarowych w ramach obu wydarzeń; podczas tych rozmów wymagana jest obecność wszystkich tłumaczy;
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia tłumaczy, którzy będą również towarzyszyć uczestnikom zagranicznym podczas każdego wydarzenia. Tłumacz odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych (konsekutywnych) z języka polskiego na język angielski(i odwrotnie) oraz z języka polskiego na język rosyjski w trakcie realizacji atrakcji, spotkań, rozmów etc. podczas całego trwania wydarzeń (po jednym tłumaczu z danego języka)
— Po stronie wykonawcy pozostają koszty pobytu podczas całego wydarzenia osób pełniących obowiązki tłumacza oraz koszt urządzeń wymaganych do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego podczas rozmów kuluarowych i prezentacji.
Koordynacja:
— Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę pełniącą funkcję koordynatora wydarzenia, do której obowiązków będzie należeć w szczególności:
— sprawowanie, w imieniu Zamawiającego (we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego), opieki nad uczestnikami wydarzenia w niezbędnym zakresie, wynikającym z charakteru wydarzenia, a w sytuacjach nieprzewidzianych udzielanie im niezbędnej pomocy,
— zapewnienie właściwej realizacji programu wydarzenia,
— udzielenie uczestnikom wydarzenia informacji o przepisach obowiązujących turystów oraz podstawowej informacji krajoznawczej,
— czuwanie nad sposobem wykonywania usług świadczonych na rzecz uczestników podczas wydarzenia oraz przyjmowanie od nich reklamacji dotyczących świadczonych im usług,
— reprezentowanie Zamawiającego wobec kontrahentów świadczących usługi (w charakterze podwykonawców, poddostawców etc.) w trakcie trwania wydarzenia,
— dbanie o dobre imię Zamawiającego i nienarażanie go na straty,
— pełnienie funkcji negocjatora w przypadku występowania sytuacji konfliktowych w grupie,
— warunkowo pełnienie funkcji tłumacza dla uczestników „anglojęzycznych” w przypadku braku osoby odpowiedzialnej za tłumaczenia,
— zgłaszanie Zamawiającemu uwag i opinii z przebiegu wydarzenia;
— wnioskowanie w sprawach atrakcji, konieczności zmian etc..
Ubezpieczenie:
— Wykonawca zobowiązuje się do ubezpieczenia wszystkich uczestników wydarzeń zarówno w pierwszym jak i w drugim terminie na cały okres realizacji wydarzeń jak również do ubezpieczenia mienia i ewentualnie powierzonych eksponatów itp. osób biorących udział w wydarzeniach. Po stronie wykonawcy jest zapewnienie ubezpieczenia zarówno swoich pracowników jak i wszystkich osób biorących udział w organizacji atrakcji, pokazów, szkoleń, prelekcji, prezentacji etc.
— Dodatkowo wykonawca odpowiedzialny jest za ubezpieczenie OC zarówno kontraktowe jak i deliktowe.
— Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu umowy ubezpieczenia – oryginału polisy, w terminie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia.
Rozmowy kuluarowe i prezentacja przedsiębiorców:
— Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, organizacji oraz przeprowadzenia jednodniowych rozmów kuluarowych i prezentacji przedsiębiorców w ramach każdego z wydarzeń.
— Do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności:
— Zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem dla maksimum 160 osób
— Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego
— Zapewnienie recepcji rozmów i prezentacji
— Zapewnienie usługi cateringowej podczas rozmów kuluarowych i prezentacji przedsiębiorców
Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników rozmów kuluarowych i prezentacji przedsiębiorców następującym zakresie:
— w czasie trwania rozmów i prezentacji całodniowe serwisy kawowe (nielimitowana kawa z ekspresu, wrzątek, herbata w pojedynczych torebkach (minimum trzy rodzaje: co najmniej czarna, mięta) mleko, śmietanka, cukier, świeża cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na os.), sok owocowy 100 % (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały czas trwania wydarzenia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego;
— podczas przerwy kawowej Wykonawca zapewni dodatkowo: kanapki, minimum 3 szt./os. w tym: kanapka z pieczonym kurczakiem i warzywami, kanapka z
serem camembert i żurawiną, owoce minimum 2 szt./os., kanapka z szynką i warzywami, zestaw finger food min. 4 szt./os., ciasta min. 2 szt./os.
— 1 obiad: ciepły posiłek składający się z dwóch dań min. 2
rodzaje zup, w tym jedna zupa krem, min. 200 ml/os., 3 rodzaje dań ciepłych: jedno wegetariańskie, jedno mięsne, jedno mięsne drobiowe, min. 250 g/os. 3 rodzaje dodatków skrobiowych: ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane, ryż, 120 g./os., 2 rodzaje surówek, min. 100 g/os., warzywa gotowane lub gotowane na parze min. 100 g/os., ciasto – min.2 rodzaje, 2 szt./os., herbata, kawa, soki, woda).
— przez cały czas trwania wydarzenia Wykonawca zapewni wodę i soki dla przedsiębiorców prezentujących oferty ustawione na stoliku z boku sali.
Obsługa rozmów kuluarowych oraz prezentacji przedsiębiorców, program spotkania– opracowanie merytoryczne zgodne z koncepcją stanowiącą załącznik do oferty oraz wydruk i kolportaż wśród uczestników, wydruk identyfikatorów
Zapewnienie i dystrybucja wśród uczestników spotkania gadżetów promocyjnych – etui na wizytówki z elementami identyfikującym miejsce i charakter wydarzenia. ( małe etui rozmiarem odpowiadające wymiarowi jednej wizytówki). Dla właściwego przebiegu spotkań kuluarowych wymagane jest zapewnienie uczestnikom takich samych długopisów, notesów B 5 min. 32 kartki, identyfikatorów, etui na identyfikatory wraz ze smyczami oraz programów spotkań branżowych.)
Wykonawca jest zobowiązany zaaranżować przestrzeń Sali konferencyjnej w taki sposób aby możliwe było zrealizowanie celów wydarzenia tj. promocji oraz nawiązania współpracy gospodarczej w tym np. przeprowadzenie biznesowych rozmów branżowych na potrzeby stworzenia relacji handlowych
Elementy dodatkowe:
Wykonawca zapewnia uzyskanie ewentualnych pozwoleń, uzgodnień itp. od zewnętrznych jednostek na organizację imprezy turystycznej, zwiedzania, pokazów, atrakcji itd. w zakresie wynikającym ze złożonej koncepcji jak również do uzyskania zezwolenia od gestorów, użytkowników etc. obiektów które Zamawiający wskazał jako atrakcje obligatoryjne wraz ze wszelkimi kosztami związanymi z uzyskaniem takich zezwoleń.
Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia kosztów realizacji atrakcji programowych, również obligatoryjnie wskazanych przez Zamawiającego takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii zwyczajowo nieudostępnianych, wynagrodzeniami dla ewentualnych przewodników podczas zwiedzania, wizytacji, przeglądów etc.,
Wykonawca w ramach koncepcji jest zobowiązany zawrzeć minimum następujące atrakcje programowe:
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń w obiekcie Geotermii Uniejów oraz zwiedzanie układów technologicznych zapewniających ogrzewanie w miejskiej sieci ciepłowniczej wraz z układem nowatorskiego źródła energii w obiekcie Energetyki Uniejów.
— wizytę uczestników każdego z wydarzeń oraz zwiedzanie obiegów technologicznych wody solankowej zapewniającej atrakcje w ramach obiektu termalno-basenowego Termy Uniejów.
— spotkanie branżowe na ok. 160 osób, podczas którego odbędzie się prezentacja poszczególnych przedsiębiorców na forum oraz rozmowy kuluarowe
— Udział uczestników wizyty studyjnej 7 lipca w otwarciu wystawy na zamku w Uniejowie poświęconej bohaterowi fińskiemu Carlowi Gustawowi Mannerheimowi, który w swojej historii ma również związki z Uniejowem. Wystawę organizuje ambasada fińska. Udział w wydarzeniu jest bezpłatny; Szczegóły udziału po podpisaniu umowy, ponieważ na chwilę obecna Zamawiający zna jedynie datę wydarzenia;
— Udział uczestników wizyty studyjnej 9 lipca w Zawodach w Powożeniu Zaprzęgami Konnymi w roli widzów. Wydarzenie organizowane jest przez Urząd Miasta w Uniejowie. Szczegóły udziału po podpisaniu umowy, ponieważ na chwilę obecną Zamawiający zna jedynie datę wydarzenia; Udział jest bezpłatny.
— Udział uczestników misji gospodarczej w Dniu Ormiańskim organizowanym w Uniejowie 27 sierpnia. Dzień ten z kulturą, kuchnią i muzyką ormiańską organizuje Urząd Miasta w Uniejowie wspólnie z ambasadą Armenii w Polsce. Szczegóły udziału po podpisaniu umowy, ponieważ na chwilę obecną Zamawiający zna jedynie datę wydarzenia; Udział jest bezpłatny.
Zaleca się w koncepcji programowej ująć atrakcje promujące region łódzki, ze względów logistycznych zlokalizowane w jak najmniejszej odległości od m. Uniejów.
Poprzez organizację wydarzenia w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia, rozumieć należy:
— przyjęcie oraz uroczyste powitanie zaproszonych gości – po stronie Wykonawcy pozostaje zapewnienie koordynacji przyjazdów gości we współpracy z przedstawicielami Zamawiającego– koszt transportu zaproszonych gości do Uniejowa stanowi przedmiot zamówienia oraz dodatkowo przygotowanie poczęstunku, przystawek powitalnych dla poszczególnych grup ( wymagane minimum: zupa, zimne przekąski typu małe kanapeczki, owoce sezonowe, kawa, herbata, soki, woda), etc;
— zapewnienie alokacji uczestników w obiektach noclegowych wraz z uprzednim przygotowaniem odpowiednich rezerwacji w pokojach z właściwą ilością miejsc, wszelkie koszty pobytu pokrywa wykonawca w ramach niniejszego zamówienia, włącznie z ewentualnymi kosztami odwołania rezerwacji w sytuacji wystąpienia takiej konieczności.
— zorganizowanie pobytu zaproszonym uczestnikom, zarówno zewnętrznym jak i lokalnym w sposób atrakcyjny i optymalny z uwzględnieniem czasu na wydarzenia grupowe jak również indywidualne zwiedzanie atrakcji uzdrowiska Uniejów oraz regionu którego część stanowi. Wszelkie koszty związane z realizacją koncepcji programowej stanowiącej załącznik do oferty, na podstawie której zamawiający dokonał wyboru wykonawcy ponosi wykonawca, w tym koszty związane z wyżywieniem, zapewnieniem obsługi, kosztami realizacji atrakcji programowych takimi jak wejściówki i opłaty dla zarządzających za udostępnienie technologii chronionych, wizytacji, przeglądów etc., kosztami transferów uczestników w przypadku atrakcji poza lokalizacją miejsc noclegowych itd.;
— uroczyste pożegnanie uczestników; Zamawiający w ramach prezentów pożegnalnych przewiduje kosz regionalnych produktów spożywczych, tj. co najmniej pieczywo regionalne typu chleb na zakwasie lub równoważny 1 kg, produkty serowarskie 0,5 kg, wysokogatunkową kiełbasę odznaczoną nagrodą 0,5 kg (kosze prezentowe dostarcza Wykonawca po uprzedniej konsultacji z Zamawiającym) lub inne zestawy np. złożone z kosmetyków na bazie uniejowskiej wody termalnej jako pamiątkę z Uniejowa.
3. Zaleca się oferentom szczegółowe zapoznanie się z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zdobycie wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania oferty oraz sprawdzenie i zweryfikowanie udostępnionych przez Zamawiającego informacji oraz niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o ewentualnych błędach i/lub przeoczeniach.
Zamawiający w ramach realizacji zamówienia nie widzi potrzeby wymogu od Wykonawcy przedłożenia poświadczenia o zawartej umowie o pracę z osobami realizującymi zadania w ramach przedmiotowego zamówienia z uwagi na charakter wykonywanych czynności ( zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu Pracy)
Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia w zakresie przedmiotu zamówienia.Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.
Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
55.10.00.00-1- Usługi hotelarskie
55.30.00.00-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
79.95.10.00 – 5 – Usługi w zakresie organizowania seminariów
22.46.20.00-6 – materiały reklamowe.
Termin
Termin składania ofert wynosił 2017-05-31.
Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2017-04-14.
Dostawcy
Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:
Kto?
Co?
Historia zamówień
| Data |
Dokument |
| 2017-04-14
|
Ogłoszenie o zamówieniu
|
| 2017-05-10
|
Dodatkowe informacje
|
| 2017-07-05
|
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
|