Kompleksowa organizacja konferencji regionalnych na temat wsparcia i zmian dla biznesu

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja maksymalnie 80 konferencji dla ok. 6 400 uczestników, na temat zmian legislacyjnych, w tym nowych rozwiązań prawnych ułatwiających prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce w zakresie prawa przedsiębiorców, prawa podatkowego i prawa zamówień publicznych, a także o ofercie wsparcia MŚP, zwanych dalej „konferencjami”, w tym:
1. Organizacja do 16 konferencji w miastach wojewódzkich – na 90 - 120 osób każda,
2. Organizacja do 64 konferencji w pozostałych miastach Polski – na 50 - 70 osób każda,
3. Zapewnienie liczby uczestników konferencji opisanych w Zadaniu 1 i 2,
4. Przygotowywanie materiałów podsumowujących każdą z konferencji na potrzeby strony internetowej cyklu konferencji,
5. Nagrania audio,
6. Transmisje online,
7. Transport,
8. Sprawozdawczość.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale VI IWZ. Informacje o tym, że Wykonawca spełnia warunki udziału – zostaną zawarte w oświadczeniu, który stanowi załącznik nr 3 do IWZ.
2. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlega wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 uPzp informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu – zostaną zawarte w oświadczeniu, który stanowi załącznik nr 3 do IWZ.
3. Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny kryteriów zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XV IWZ tj.: Cena-30 pkt, Koncepcja rekrutacji - 35 pkt, Dodatkowe doświadczenie-15 pkt, Ocena próbki tekstu na stronę internetową -20 pkt.

1. W zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej” Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie 2 usługi każda polegająca na zorganizowaniu co najmniej 8 spotkań/szkoleń/seminariów/warsztatów/konferencji (wydarzeń) w okresie 1 roku, o następujących parametrach:
a) Liczba uczestników każdego spotkania/szkolenia/seminarium/warsztatu/konferencji (wydarzenia) w ramach każdej usługi wynosiła co najmniej 50 osób;
b) Wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 50 000,00 PLN brutto (w przypadku, gdy wartość usługi została określona w umowie w walucie obcej, wartość tej usługi powinna zostać przeliczona wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie zamówienia);
c) każda usługa obejmowała swoim zakresem pełną obsługę cateringową podczas każdego spotkania/szkolenia/seminarium/warsztatu/konferencji (wydarzenia) (tzn. poczęstunek kawowy, lunch/obiad),
2) dysponuje i skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.: co najmniej 22 osobami, które będą pełnić funkcję:
2.1) Kierownika projektu, który:
a) posiada minimum dwuletnie doświadczenie w organizacji spotkań/szkoleń/seminariów/ warsztatów/konferencji (wydarzeń);
b) był odpowiedzialny za koordynację/nadzór nad realizacją 8 spotkań/ szkoleń/seminariów/warsztatów/konferencji (wydarzeń) w okresie 1 roku, o budżecie łącznym co najmniej 50 000,00 złotych brutto (w przypadku, gdy wartość umowy została określona w walucie innej niż złoty przeliczenie nastąpi wg średniego kursu złotego ogłoszonego przez Prezesa NBP i obowiązującego w dniu podpisania umowy na realizację usługi);
c) kierował zespołem nie mniejszym niż 5 osób (w przypadku każdej/ego wykazanego spotkania/szkolenia/seminarium/warsztatu/konferencji (wydarzenia).
2.2) Koordynatora ds. działań informacyjnych, który:
a) posiada doświadczenie na stanowisku redaktora strony/stron internetowych;
b) posiada doświadczenie w tworzeniu tekstów do publikacji na stronie internetowej, w tym relacji z wydarzeń;
2.3) 4 osobami, które będą pełnić funkcję: Koordynatora konferencji w danej części kraju – każda z tych osób odpowiadała za przygotowanie, realizację, koordynację i logistykę co najmniej 5 spotkań/szkoleń/seminariów/warsztatów/konferencji (wydarzeń) realizowanych w okresie 1 roku;
2.4) 4 osobami, które będą pełnić funkcję: Fotografa - każda z tych osób musi posiadać minimum 2 letnie doświadczenie w robieniu i obróbce zdjęć w trakcie wydarzeń typu: spotkanie/szkolenie/seminarium/warsztat/konferencja (wydarzenie);
2.5) 4 osobami, które będą pełnić funkcję: Koordynatora rekrutacji - każda z tych osób była odpowiedzialna w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert za przeprowadzenie rekrutacji na co najmniej 8 spotkań/szkoleń/seminariów/warsztatów/konferencji (wydarzeń), a w każdym z nich uczestniczyło co najmniej 50 osób;
2.6) 8 osobami, które będą pełnić funkcję: Specjalista ds. rekrutacji - osoba, która była odpowiedzialna w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert za przeprowadzenie rekrutacji na co najmniej 8 spotkań/szkoleń/seminariów/warsztatów/konferencji (wydarzeń), a w każdym z nich uczestniczyło co najmniej 40 osób.
2. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 10 000 PLN przed upływem terminu składania ofert.
3. Zamawiający dokona zmiany treści umowy zgodnie z warunkami określonymi w §13 wzoru umowy, stanowiącej Załącznik nr 4 do IWZ.
4. Zaleca się sporządzenie oferty na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do IWZ. Do formularza ofertowego Wykonawca załączy: -dokumenty, o których mowa w Rozdziale XII ust. 2 IWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób,aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ustawy Pzp zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.