Kompleksowe zarządzanie dokumentacją archiwum zakładowego Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwum zakładowego Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego polegająca na:
Czynnościach związanych z zakresem dokumentacji medycznej i niemedycznej archiwum zakładowego:
1) Inwentaryzacji:
2) Przechowywanie
3) Brakowaniu
4) Obsługa, w skład której wchodzą następujące czynności:
a) Udostępnienie nieodpłatnie pomieszczeń do przeglądu akt.
b) Niszczenie dokumentów znajdujących się w archiwum po okresie przechowywania, zgłoszenie do archiwum państwowego, ogłoszenie o planowanym niszczeniu dokumentacji.
c) Transport do wyznaczanego miejsca /odbiór pełnych wskazanych przez Zamawiającego pudeł.
d) Zabierania dokumentacji niemedycznych po kolejnym roku (na miejscu 2 lata) oraz medycznej po kolejnym roku (na miejscu 5 lat).
e) Udostępnienie przez wykonawcę systemu komputerowego do obsługi Zamawianych dokumentacji.
f) Pozostawienie kopii dokumentacji u wykonawcy w przypadku przekazywania oryginału.
g) Przepakowywanie/wypakowanie (część dokumentacji może będzie trzeba dołożyć do innej, ponieważ zdarza się, że na terenie szpitala odnajdujemy starszą dokumentację, którą będzie trzeba dołożyć do wcześniej już zinwentaryzowanej i przekazanej do firmy).
h) Zabezpieczenie dokumentacji z badań klinicznych w kartonach zabezpieczonych plombami.
i) Dostawa ekspresowa w nagłych przypadkach do 4 godzin od czasu zgłoszenia potrzeby przez Zamawiającego droga elektroniczną lub telefoniczną -oryginał dokumentacji.
j) Niszczenie.
k) Odgrzybianie.
l) Wyszukanie dokumentacji-przesyłka kurierska w nagłych przypadkach.
m) Skanowanie, kopiowanie i wysyłka mail.
5) Przekazywanie dokumentacji każdorazowo będzie odbywało się wraz z podpisanym przez strony protokołem, którego wzór będzie stanowił załącznik. Protokół ilościowy do poziomu archiwboksów, kartoników, w których obecnie są przechowywane dokumenty.

1. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt. 7 ustawy Pzp.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy zgodnie z załącznikiem 5 do SIWZ.
5. W przypadku, gdy wartości podane przez Wykonawców na oświadczeniach i dokumentach, o których mowa w pkt VII SIWZ, podane będą w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN przyjmując średni kurs NBP danej waluty na dzień wszczęcia postępowania.
6. Wszelkie nieuregulowane w niniejszym SIWZ czynności, uprawnienia, obowiązki Wykonawców i Zamawiającego, których ustawa nie nakazała zawierać Zamawiającemu w SIWZ, a które mogą przyczynić się do właściwego przebiegu postępowania, reguluje ustawa Pzp.
4. Wykonawca składa dokument JEDZ w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenia podmiotów składających ofertę wspólnie oraz podmiotów udostępniających potencjał składane na formularzu JEDZ powinny mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp. Analogiczny wymóg dotyczy JEDZ składanego przez podwykonawcę, na podstawie art. 25a ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp.
5. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu JEDZ przez wykonawcę, jest poczta elektroniczna. Uwaga! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18.7.2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
6. JEDZ należy przesłać na adres email: jedz@uck.gda.pl
a. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujący format przesyłanych danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt.
b. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w szczególności w jednym z ww. formatów.
c. Po stworzeniu lub wygenerowaniu przez wykonawcę dokumentu elektronicznego JEDZ, wykonawca podpisuje ww. dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie.
d. Podpisany dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany, tj. opatrzony hasłem dostępowym. W tym celu wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument oświadczenia (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych.
e. Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści druku oferty. Treść druku oferty może zawierać, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ.
f. Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na wskazany adres poczty elektronicznej w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. W tytule przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na identyfikację wykonawcy (np. JEDZ do postępowania nr .../PN/2018 – Nazwa Wykonawcy).
g. Wykonawca, przesyłając JEDZ, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ.
h. Datą przesłania JEDZ będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ z serwera pocztowego zamawiającego.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 zdanie drugie ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
2. Zasady wnoszenia środków ochrony prawnej w niniejszym postępowaniu regulują przepisy Działu VI ustawy z dnia 29.1.2004 roku Prawo zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.).