Organizacja Gali Polski Produkt Przyszłości

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja na rzecz Zamawiającego gali finałowej Konkursu Polski Produkt Przyszłości.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do IWZ (OPZ).

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja na rzecz Zamawiającego gali finałowej Konkursu Polski Produkt Przyszłości.
2. Zadania Wykonawcy:
Zadanie 1 – Wynajęcie, aranżacja i zabudowa miejsca organizacji Gali
Zadanie 2 – Wykonanie i wysyłka zaproszeń i rekrutacja
Zadanie 3 – Przygotowanie prezentacji multimedialnej oraz filmów promocyjnych
Zadanie 4 - Wykonanie filmu nt. poprzednich edycji Konkursu PPP
Zadanie 5 – Obsługa konferansjerska Gali
Zadanie 6 – Oprawa muzyczna Gali
Zadanie 7 – Obsługa fotograficzna Gali
Zadanie 8 – Przygotowanie dyplomów dla laureatów
Zadanie 9 – Wykonanie statuetek dla laureatów Konkursu PPP
Zadanie 10 - Przygotowanie statuetek i etui dla laureatów Nagrody Specjalnej w Konkursie PPP
Zadanie 11 – Przygotowanie dodatków do statuetek dla laureatów głównych nagród
Zadanie 12 – Przygotowanie projektu graficznego katalogu laureatów Konkursu PPP
Zadanie 13 – Pozyskanie materiałów do katalogu od laureatów Konkursu PPP
Zadanie 14 – Przygotowanie katalogów do druku
Zadanie 15 – Druk katalogu i jego dystrybucja
Zadanie 16 – Produkcja materiałów promocyjnych
Zadanie 17 – Zapewnienie ubezpieczenia Gali
Zadanie 18 – Zapewnienie usług cateringowych
Zadanie 19 – Zapewnienie obsługi PR wydarzenia
Zadanie 20 – Sprawozdawczość

Informacje dodatkowe

Wykonawca w celu prawidłowej realizacji zamówienia zatrudni przy wykonywaniu zamówienia, w zakresie dotyczącym przygotowania posiłków, 1 osobę bezrobotną, lub 1 osobę niepełnosprawną.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale VI IWZ. Informacje o tym, że Wykonawca spełnia warunki udziału – zostaną zawarte w oświadczeniu, który stanowi załącznik nr 3 do IWZ. 2. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlega wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 uPzp informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu – zostaną zawarte w oświadczeniu, który stanowi załącznik nr 3 do IWZ. 3. Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny kryteriów zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XV IWZ tj.: Cena - 30 pkt, Wstępna propozycja scenariusza Gali - 30 pkt, Koncepcja aranżacji przestrzeni konferencyjnej Gali - 40 pkt. Rozwiązania proekologiczne (kryterium rozstrzygające) - 3 pkt

1. W zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej” Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie 3 usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń typu: gala/konferencja/kongres, spełniające poniższe parametry:
a) w ramach każdego z tych wydarzeń uczestniczyło nie mniej niż 200 osób;
b) zakres prac Wykonawcy obejmował, w przypadku co najmniej dwóch wydarzenia, opracowanie koncepcji scenograficznej i scenariusza wydarzenia oraz jego realizację;
c) zakres prac Wykonawcy obejmował kompleksową organizację techniczną i obsługę wydarzenia, oraz rekrutację uczestników i produkcję materiałów promocyjnych;
2) dysponuje i skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia tj.:
a) Koordynatorem usługi - osobą, która odpowiadała za koordynację co najmniej 3 wydarzeń typu: gala/konferencja /kongres, a zespół, którym kierowała przy realizacji jednego wydarzenia był nie mniejszy niż 4 osoby;
b) 3 specjalistami ds. obsługi wydarzenia – osobami, które były odpowiedzialne (osobno) za koordynację i logistykę zamówień w ramach organizacji 3 wydarzeń typu: gala/konferencja/kongres, a w każdym z nich uczestniczyło co najmniej 200 osób;
c) Specjalistą ds. obsługi mediów – osobą, która była odpowiedzialna za kontakt
Z mediami przed oraz po gali/konferencji/kongresie, oraz sprawowała nadzór nad mediami w trakcie każdego z tych wydarzeń, oraz była odpowiedzialna za przygotowanie materiałów prasowych dla dziennikarzy w ramach organizacji co najmniej 3 wydarzeń typu gala/konferencja/kongres. Uwaga: Jedna osoba może pełnić wyłącznie jedną funkcję w zespole realizującym zadanie.
2. Zamawiający dokona zmiany treści umowy zgodnie z warunkami określonymi w §12 wzoru umowy, stanowiącej Załącznik nr 4 do IWZ.
3. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 5 000 PLN przed upływem terminu składania ofert.
2. Zaleca się sporządzenie oferty na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do IWZ. Do formularza ofertowego Wykonawca załączy:
a) oświadczenie stanowiące Załącznik nr 3 do IWZ,
b) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (wykonawców występujących wspólnie), o ile ofertę składa pełnomocnik,
c) zobowiązanie innego podmiotu, jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji innego podmiotu.
3. W ofercie Wykonawca przedstawi:
1) wstępną propozycję scenariusza Gali. Opis wstępnej propozycji scenariusza powinien zostać sporządzony w sposób umożliwiający Zamawiającemu ocenę Wykonawcy
W kryteriach oceny ofert (Rozdział XV pkt 3). W scenariuszu Wykonawca uwzględni wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ, które mają znaczenie/wpływ na przebieg Gali.
Zamawiający informuje, że przedstawiona przez Wykonawcę wstępna propozycja scenariusza będzie podlegała uszczegółowieniu podczas spotkania analitycznego, o którym mowa w OPZ, z zastrzeżeniem, że jej istotne elementy nie ulegną zmianie. Scenariusz powinien nawiązywać do wieczornego charakteru Gali. Brak przedstawienia wstępnej propozycji scenariusza będzie równoznaczny z odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 uPzp (treść oferty nie odpowiada wymaganiom IWZ).
2) Koncepcję aranżacji przestrzeni konferencyjnej Gali. Koncepcja aranżacji przestrzeni konferencyjnej powinna zostać sporządzona jako wizualizacja wraz z dokładnym opisem,
W sposób umożliwiający ocenę Wykonawcy w kryteriach oceny ofert (Rozdział XV pkt 4).
Koncepcja powinna zawierać co najmniej:
— propozycję aranżacji sali konferencyjnej wraz z oświetleniem
— prepozycję scenografii sceny (wraz z oświetleniem)
— pozycję aranżacji pozostałych pomieszczeń (hall, toalety)
— propozycję oświetlenia budynku
3) Propozycję rozwiązań proekologicznych (wymóg nieobligatoryjny - mający znaczenie dla kryterium rozstrzygającego)

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 180 ust. 5 ustawy Pzp zdanie drugie albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.